人力資源檔案工作是人力資源管理工作的重要內容，是書院規(guī)范化建設和科學發(fā)展的基礎性工作。在整理員工的人事檔案上，需要注意哪些方法呢?下面是小編整理的整理員工人事檔案的方法，歡迎閱讀!

　　整理員工人事檔案的方法(一)

　　第一章總 則

　　第一條 為了提高書院人力資源檔案管理水平，有效地保護和利用好檔案，更好地為我院各項工作服務，結合我院實際，參照檔案管理的基本要求，特制定本規(guī)定。

　　第二條 書院員工人力資源檔案由人力資源處集中保管。其任務是：收集、保管、鑒別、整理員工人事檔案材料;辦理檔案的查詢、借用;探索建立適合書院院情的人力資源檔案管理和使用辦法。不斷研究檔案工作情況，逐步實現(xiàn)人力資源檔案管理的規(guī)范化。

　　第三條 學習、貫徹執(zhí)行國家關于員工人事檔案工作的法令、政策和規(guī)定，結合我院的實際情況，制定員工人事檔案工作的規(guī)章制度，并負責組織、指導、監(jiān)督、檢查和執(zhí)行。

　　第四條 嚴格執(zhí)行員工人事檔案使用借閱規(guī)定，嚴格執(zhí)行保制度，確保檔案的完整、安全。

　　第二章 人事檔案歸檔范圍和要求

　　第五條 歸檔范圍

　　(一)考試錄用形成的有關材料：如應聘人員考核登記表、應聘考試材料、入職報到表、合同書等。

　　(二)在人力資源工作中形成的履歷表、簡歷表和屬于自傳性質的材料:如學歷、教師資格、職稱證明書及相關證件復印件等。

　　(三)鑒定、考核、考察工作中形成的有關材料：如年度考核材料，民主評議的綜合材料，組織審定的考察材料等。

　　(四)認定、評聘專業(yè)技術職稱工作中形成的有關材料：專業(yè)技術職稱任職資格申報表、聘任、認定專業(yè)技術職務審批表及考核材料、有關證書等。

　　(五)黨、團組織建設工作中形成的有關材料：如中國共產黨入黨志愿書(已批準轉正的)、入黨申請書、預備黨員轉正申請書、自傳、綜合性政審材料及有關的證明、考察材料;民主評議黨員材料等;中國共產主義青年團入團志愿書、申請書、團員登記表等材料;加入民主黨派的有關材料等。

　　(六)表彰獎勵活動中形成的有關材料：如評選、嘉獎、通報表揚先進工作者等形成的表彰材料。

　　(七)定職、定級材料。

　　(八)辦理工資、待遇等工作中形成的材料：如轉正定級、各種工資變動，提職晉級和獎勵工資等材料;解決各種待遇問題的審批表、批復材料等。

　　(九)參加院內外有關培訓進修等的有關材料。

　　(十)健康檢查的有關材料：新錄用人員體檢表等有關反映身體健康情況的材料。

　　(十一)、辭退材料、辭職審批材料等其它起重要依據(jù)作用的材料。

　　(十二)、其他有鑒定性、結論性的材料等。

　　第六條 收集方法

　　(一)為了使員工檔案能夠適應人力資源管理工作的需要，要經(jīng)常通過有關部門收集員工任免、考察考核、培訓、獎懲等工作中新形成的反映員工德、能、勤、績的材料，充實檔案的內容。

　　(二)建立主動送交員工檔案材料歸檔的工作制度，及時地將新形成的員工檔案材料送交人力資源部歸檔。

　　(三)有計劃地布置填寫員工履歷表、鑒定、自傳等，并及時將這些材料補充進員工檔案。

　　(四)人力資源處要嚴格執(zhí)行上級有關人事檔案收集歸檔的各項規(guī)定，主動和有關部門協(xié)調好檔案的收集方法和程序，以使員工檔案材料及時完成歸檔。

　　第七條 歸檔要求

　　(一)收集的材料，必須經(jīng)過認真的鑒別，屬于歸檔的材料應真實、完整齊全，文字清楚，對象明確，手續(xù)完備，需經(jīng)組織審查蓋章或本人簽字的，蓋章簽字后方能歸檔。

　　(二)不屬于歸檔范圍的材料，不得擅自歸檔。凡銷毀材料，必須詳細登記，經(jīng)人力資源處負責人檢查，并報請書院主管負責人審查批準。

　　(三)歸檔的材料必須是辦理完畢的正式材料。聘用錄取時的有關個人的證明材料沒有原件可用復印件，在院內工作時形成的材料要用原件，一般不得用復印件代替原件存檔。材料必須有承辦單位或個人署名，有形成材料的日期并注意不歸重復材料。

　　(四)凡規(guī)定要同本人見面的材料，一般應有本人的簽字，特殊情況下本人見面后未簽字的，可由組織注明。

　　(五)員工人事檔案材料的載體，使用A4規(guī)格的辦公用紙，文字須是打印或用藍黑墨水、黑色墨水書寫，不得使用圓珠筆、鉛筆、紅色墨水及純藍墨水和復寫紙書寫。

　　(六)各類人事檔案材料應在材料形成后盡快歸檔。

　　第三章 人事檔案工作崗位職責

　　第八條 檔案管理

　　檔案管理實行專人責任制，對檔案實行嚴格安全管理。由人力資源處檔案專管員負責保管與整理。

　　第九條 負責人力資源處工作的部門領導職責

　　(一)、組織本部門人員學習檔案法規(guī)，認真執(zhí)行集團公司、書院員工人事檔案工作規(guī)章制度，把檔案工作納入本部門的議事日程。

　　(二)、與書院各部門相互配合，加強聯(lián)系，共同做好業(yè)務監(jiān)督指導、檢查工作，保證歸檔檔案質量。

　　(三)、帶頭落實書院人事檔案管理的規(guī)章制度，不斷推進書院人事檔案管理工作的規(guī)范化、實用化。

　　(四)、與書院發(fā)展同步，不斷創(chuàng)新人力資源檔案建設，為書院建好人才資源庫。

　　(五)、關心和支持檔案管理人員的工作，明確具體要求，幫助其解決工作中的實際困難，不斷提高檔案管理水平。

　　(六)、做好與檔案建設與管理相關的其他工作。

　　第十條 人事檔案管理人員的職責

　　(一)、自覺執(zhí)行上級有關人事檔案工作的安全保規(guī)定，嚴格遵守安全保制度，確保員工人事檔案的安全保。

　　(二)、認真執(zhí)行上級關于人事檔案工作的政策和法規(guī)，制定和不斷完善本書院員工人事檔案工作的各項管理制度。

　　(三)、做好對員工人事檔案收集與鑒別、歸檔與整理、保管與保護、利用等工作。

　　(四)、認真執(zhí)行員工檔案歸檔的各項規(guī)定，自覺堅持平時立卷，做好文件材料的收集積累、保管、整理立卷歸檔工作，保證歸檔文件材料完整準確。

　　(五)、歸檔材料做到案卷目錄填寫清楚，并做到歸檔材料合適清楚，準確無誤。

　　(六)、積極主動學習檔案工作的有關法規(guī)及業(yè)務知識，不斷提高檔案管理工作水平。

　　(七)、做好員工人事檔案的統(tǒng)計工作。做到檔案類別、數(shù)量清楚。

　　(八)、始終保持檔案室、柜、盒的整潔、完好。

　　第十一條 檔案整理工作規(guī)定

　　(一)、在整理檔案時嚴禁吸煙，以確保檔案安全。

　　(二)、不得私自涂改、抽取或偽造檔案。

　　(三)、不得擅自處理或銷毀檔案材料。整理中按規(guī)定剔出的檔案材料，須進行登記，經(jīng)主管領導批準后按情況分別予以處理。

　　(四)、在整理檔案過程中，要加強對檔案材料的管理，防止丟失檔案材料和泄露員工檔案內容。

　　(五)、加強檔案管理，提高檔案的保存價值。做到每月歸檔材料一次。每學期整理檔案一次，每學年整理統(tǒng)計一次。按在職和離職員工分類有序徹底整理存放。不得存在有檔案未整理的現(xiàn)象。

　　(六)、做到檔案總目錄及編號與員工檔案實際存放相一致。

　　第四章 員工人事檔案的使用規(guī)定

　　第十二條 借閱規(guī)定

　　檔案查閱原則上實行對上級公開查詢，對下級以人力資源處主任簽字為準，方可查閱。

　　(一)凡因需要查閱人事檔案的，要經(jīng)過書院人力資源處負責人批準后，方可查閱。

　　(二)查閱者必須嚴格遵守保制度和閱檔規(guī)定。

　　1 、查閱人員填寫好《查閱員工檔案審批表》及登記表。

　　2 、查閱人員應嚴格執(zhí)行保制度、閱檔規(guī)定，不準與無關人員議論檔案內容。

　　3 、查閱必須愛護檔案，嚴禁在材料上畫線、涂改、拆散、抽出、增添、圈畫、污損、彎折，保持檔案的整潔。

　　4 、未經(jīng)批準，不得私自摘抄、拍攝復制員工檔案材料，如需復制須辦理登記手續(xù)。復制的材料，必須加蓋人力資源部公章方可生效，摘抄材料一般不予蓋章。材料由使用單位妥善保存、用畢自行銷毀。

　　5 、嚴禁在閱檔室內或閱覽檔案時吸煙及吃東西。

　　6 、對查閱人員審查閱檔材料，一看查檔理由是否充分，二看是否有審批人簽名及公章。對查閱人員手續(xù)不完備的，應做好說明及解釋工作，并做好登記手續(xù)。

　　7 、接待閱檔時，須將案卷先清點后再交給閱檔人員，收回時應清點后再入庫歸位。

　　第十三條 檔案轉遞、留存規(guī)定

　　如有確需向外轉遞的員工檔案，應遵守下列事項：

　　1 、在院領導批準后，員工檔案經(jīng)復印后應以專員送取或交員工本人自帶復印件。并做好詳細登記。

　　2 、對辭退、辭職、退休員工的檔案，留書院檔案室分類保存。

　　第十四條 借用規(guī)定

　　(一)員工檔案一般不外借。

　　(二)本書院部門內部需要借用時，必須做好登記;能當天歸還還必須做好當天入庫歸位;借用一般不超過1天，不得擅自轉借或送有關單位查閱。

　　(三)借用手續(xù)與查閱規(guī)定相同，嚴格執(zhí)行查檔規(guī)定。

　　(四)每月檢查核對一次借用和查檔次數(shù)，并做好及時入庫歸位工作。

　　第五章人事檔案保要求

　　第十五條 檔案工作人員要認真執(zhí)行《保法》和有關的保制度，增強保觀念，同一切失、泄露現(xiàn)象做斗爭。

　　第十六條 檔案工作人員在保管檔案期間不得私自翻閱人事檔案，對所了解的檔案內容不得向外泄。

　　第十七條 接收檔案要嚴格辦理交接手續(xù)，離職后不得泄露任何檔案內容。

　　第十八條 閱檔人員要嚴格遵守閱檔保制度，不得在公共場所及無關人員面前議論檔案內容;不準轉借或給無關人員翻閱;不得向無關人員泄露或向外公布檔案內容。違反者應視情節(jié)輕重，予以批評教育直至紀律處分。

　　第十九條 如有特殊情況，需要出具的各種證明，經(jīng)人力資源處主任批準后，由檔案管理工作人員填寫并加蓋人事部門專用章。本人不得翻閱自己的檔案。

　　第二十條 非人力資源檔案工作人員不得擅自接觸人事檔案，確保檔案安全。

　　第二十一條 嚴格履行員工檔案的保管及保規(guī)定，做好以下幾點：

　　(一)配置必要的檔案存放、保管等設備。

　　(二)認真做好防火、盜、潮、蟲蛀、曬和高溫等六防工作。

　　(三)每天上、下班要認真對保管柜的安全和保進行檢查，及時做好防范工作。

　　(四)每季度定期對案卷進行細致的防蟲檢查，及時做好放防蟲藥等防蟲工作。

　　(五)建立健全員工檔案的花名冊，按規(guī)定做好保等工作。

　　(六)凡是員工及工作人員不準保管和攜帶本人及其親屬的檔案。

　　(七)每季度必須做好定期對庫存的人事檔案進行核對檢查及統(tǒng)計，并定期做好歸檔材料的入卷工作，確保有效地保護和利用員工人