一、企業(yè)數(shù)字化檔案館的形態(tài)特征

　　(一)具備豐富的數(shù)字化檔案資源

　　企業(yè)的建設(shè)的數(shù)字化檔案館是以計(jì)算機(jī)技術(shù)作為基礎(chǔ)，為用戶提供便捷快速的多元化數(shù)字檔案信息查詢等服務(wù)。其運(yùn)用現(xiàn)有的存儲技術(shù)將企業(yè)的各種檔案信息資源轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化信息，通過高效直觀的檢索、瀏覽工具將這些信息資源反饋給用戶。當(dāng)今網(wǎng)絡(luò)技術(shù)不斷更新，數(shù)字化檔案館之間的聯(lián)系日益緊，跨地區(qū)多館聯(lián)合的數(shù)字化檔案館形式逐漸開始實(shí)現(xiàn)。

　　(二)具備完善的資源管理系統(tǒng)

　　值得一提的是，數(shù)字化檔案館和傳統(tǒng)的檔案館所具備的一系列基本功能相同，也應(yīng)該實(shí)現(xiàn)對各類企業(yè)信息檔案資源的收集整理、編排保管等功能而企業(yè)數(shù)字化檔案館對于檔案資源的管理則應(yīng)該更加系統(tǒng)完整、更加真實(shí)和具有動態(tài)性，完善的資源管理系統(tǒng)讓數(shù)字化企業(yè)檔案館成為社會企業(yè)信息資源的集散點(diǎn)。

　　(三)具備健全的信息提供系統(tǒng)

　　只有具備健全的信息提供系統(tǒng)，數(shù)字化檔案館才能夠更好的為用戶提供檔案信息資源服務(wù)。數(shù)字化檔案館除了能夠提供編目和二次檔案信息外，還應(yīng)該能夠提供完整的檔案信息。健全的信息提供系統(tǒng)主要包括全文檔案資源的供給和專門提供檢索服務(wù)的檢索技術(shù)系統(tǒng)。

　　(四)具備開放的共享接口

　　企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)發(fā)展最終會出現(xiàn)在互聯(lián)網(wǎng)上，并且將會與現(xiàn)有的其他信息服務(wù)系統(tǒng)相結(jié)合，逐漸擺脫單一的結(jié)構(gòu)，發(fā)展為開放的網(wǎng)絡(luò)化系統(tǒng)。所以在企業(yè)數(shù)字化檔案館中必須具備開房的共享接口，能夠保證與外界其他系統(tǒng)及時(shí)交互，以實(shí)現(xiàn)信息資源的共享。

　　(五)具備安全的檔案信息服務(wù)

　　企業(yè)數(shù)字化檔案館必須對其中檔案信息資源的真實(shí)可靠性負(fù)責(zé)，為用戶提供相對完備的安全信息服務(wù)，讓用戶能夠得到足夠的可信度和安全感，樹立企業(yè)數(shù)字化檔案館的權(quán)威性。

　　二、企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的意義

　　(一)改善檔案信息開發(fā)現(xiàn)狀

　　眾所周知，目前的檔案信息開發(fā)和管理工作現(xiàn)狀難以另人滿意，主要表現(xiàn)在檔案開發(fā)和管理工作的信息化水平和數(shù)字化程度不高，很多企業(yè)檔案館仍然是進(jìn)行手工檢索工作，檔案信息資源開發(fā)與數(shù)字化資源建設(shè)工作明顯落后，檔案信息的利用率很低，另外重視硬件建設(shè)忽略軟件建設(shè)、資源浪費(fèi)率高等問題也一直阻礙著檔案信息系統(tǒng)的有效開發(fā)管理。通過建設(shè)數(shù)字化企業(yè)檔案館可以明顯改進(jìn)這些問題，滿足新形勢下檔案事業(yè)發(fā)展的需求。

　　(二)實(shí)現(xiàn)檔案信息化的需求

　　在檔案信息化建設(shè)進(jìn)程中，必須積極運(yùn)用各種現(xiàn)代化技術(shù)手段，改變以往企業(yè)檔案館的固有概念，努力建立一個(gè)現(xiàn)代化、信息化、自動化于一體的開放式多功能并且提供多種服務(wù)的數(shù)字化企業(yè)檔案館。通過一系列的措施最大限度的讓檔案信息資源得到開發(fā)與共享，減少不必要的重復(fù)建設(shè)和資源浪費(fèi)，讓數(shù)字化檔案系統(tǒng)與辦公自動化系統(tǒng)更好的結(jié)合在一起。

　　(三)促進(jìn)檔案管理效率提高

　　數(shù)字化檔案館擁有現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)，能夠讓各種檔案資料及時(shí)歸檔，并且更快速的檢索利用。此外，現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)讓用戶在查詢各種資料時(shí)更加簡單方便，讓基層的技術(shù)人員足不出戶就可以了解到各種信息。檔案資源的數(shù)字化形式也讓其成為“無界限檔案”，企業(yè)檔案館也由以往的實(shí)體保存演變?yōu)楝F(xiàn)代化的信息中心。

　　(四)實(shí)現(xiàn)資源共享，提高經(jīng)濟(jì)效益

　　企業(yè)數(shù)字化檔案館中的各種資源逐漸成為公共信息資源的一部分，借助各種互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)，實(shí)現(xiàn)依法共享和信息資源開放。同時(shí)，隨著我國經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，傳統(tǒng)的辦公形式與日益增長的信息量產(chǎn)生了突出的矛盾，而現(xiàn)代化的檔案管理系統(tǒng)將實(shí)體檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字檔案，既可以減少保管經(jīng)費(fèi)，又能夠快速方便的進(jìn)行查閱，從而減少了辦公人員和辦公經(jīng)費(fèi)，在一定程度上提高了經(jīng)濟(jì)效益。

　　三、企業(yè)數(shù)字化檔案館建設(shè)的內(nèi)容

　　(一)數(shù)字信息資源的建設(shè)

　　作為數(shù)字化檔案館的基礎(chǔ)工作，檔案數(shù)字信息資源建設(shè)主要可以分為檔案資源數(shù)字化與檔案數(shù)據(jù)庫的建設(shè)，這是一項(xiàng)長期而有意義的任務(wù)，需要投入足夠的人力、物力、財(cái)力。是要將以往的紙質(zhì)實(shí)體檔案數(shù)字化，采取掃描、微縮膠片轉(zhuǎn)換等手段，根據(jù)檔案的保管期限分批次的進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換；二是將照片檔案資源進(jìn)行數(shù)字化，同樣采取掃描或翻牌等手段進(jìn)行；三是建設(shè)目錄數(shù)據(jù)庫，只有建設(shè)一個(gè)具有特色、使用便捷的檔案信息庫，才能夠科學(xué)的實(shí)現(xiàn)檔案資源共享，更好的服務(wù)于用戶，以便其檢索查閱；四是建立多媒體數(shù)據(jù)庫，對一些視頻音頻檔案進(jìn)行整理統(tǒng)一歸檔。

　　(二)檔案館基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)

　　企業(yè)數(shù)字化檔案館基礎(chǔ)設(shè)施主要包括了三個(gè)方面的建設(shè)內(nèi)容，首先是網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，它擔(dān)負(fù)著保障數(shù)字檔案館通信的重任，網(wǎng)絡(luò)建設(shè)包括企業(yè)總部和下屬各單位部門檔案室的建設(shè)，通過統(tǒng)一的軟硬件環(huán)境，利用局域網(wǎng)組成一個(gè)虛擬的基礎(chǔ)網(wǎng)絡(luò)；其次是硬件設(shè)施的建設(shè)，硬件建設(shè)主要包括企業(yè)檔案館數(shù)字化建設(shè)所需要的各種現(xiàn)代化信息設(shè)備以及存儲加工設(shè)備；最后是軟件建設(shè)，企業(yè)檔案館數(shù)字化過程中所需要的各種系統(tǒng)軟件，除了操作系統(tǒng)之外，還包括各種數(shù)據(jù)庫管理軟件、安全防護(hù)軟件等。

　　(三)檔案館人才隊(duì)伍建設(shè)

　　企業(yè)檔案館數(shù)字化不僅讓檔案管理變得更加便捷，促進(jìn)了工作效率的提高，也帶來了一定的經(jīng)濟(jì)效益。但檔案館數(shù)字化之后，對于檔案相關(guān)工作人員的素質(zhì)要求也相應(yīng)提高。在建設(shè)企業(yè)數(shù)字化檔案館時(shí)，就應(yīng)重點(diǎn)培養(yǎng)與數(shù)字化檔案館工作需求相符合的復(fù)合型人才。這些人才必須具備豐富的檔案管理知識，了解檔案工作流程，同時(shí)要熟練掌握各種現(xiàn)代辦公設(shè)備，具備一定的計(jì)算機(jī)技術(shù)能力。這樣的人才隊(duì)伍才能在實(shí)際工作中將信息技術(shù)和檔案館工作有機(jī)結(jié)合，為企業(yè)數(shù)字化檔案館的發(fā)展打下堅(jiān)實(shí)基礎(chǔ)。

　　(四)應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)

　　企業(yè)數(shù)字檔案館的應(yīng)用系統(tǒng)的主要作用是將檔案管理工作自動化，提升檔案管理工作效率和檔案信息資源利用率，它是一個(gè)動態(tài)的信息網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)。應(yīng)用系統(tǒng)的開發(fā)建設(shè)應(yīng)該在聯(lián)合開發(fā)的基礎(chǔ)上與自身實(shí)際特點(diǎn)相結(jié)合，建成一個(gè)具有自身特點(diǎn)的數(shù)字檔案管理系統(tǒng)，讓企業(yè)數(shù)字化檔案館能夠?qū)崿F(xiàn)檔案管理的最優(yōu)化。數(shù)字檔案館應(yīng)用系統(tǒng)的建設(shè)主要包括了檔案收集系統(tǒng)、檔案信息管理系統(tǒng)、檔案信息利用服務(wù)系統(tǒng)以及檔案信息安全維護(hù)系統(tǒng)等方面的建設(shè)工作。當(dāng)前，計(jì)算機(jī)信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)通訊技術(shù)正在帶領(lǐng)我們邁入信息時(shí)代，作為一種信息交換手段，數(shù)字化檔案信息資源已逐漸融入到社會生產(chǎn)、生活的方方面面。企業(yè)建設(shè)數(shù)字化檔案館是檔案事業(yè)發(fā)展的必然要求。數(shù)字化檔案館不僅僅是將館藏檔案實(shí)現(xiàn)信息化、數(shù)字化，也不是單純的將檔案管理工作簡單的計(jì)算機(jī)化，而是在網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下對檔案資源進(jìn)行綜合管理。