人事檔案，是全面、真實、動態(tài)記錄個人身份、學歷、工作等各方面的文字材料，與個人工資待遇,組織關系,社會保障緊聯(lián)系，具有法律效用，是個人人生軌跡的重要依據(jù)。數(shù)字化，通過電腦掃描、個人信息數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)壓縮等技術手段，將傳統(tǒng)的紙質檔案、圖像文件以及相關證書復印件的電子文檔存入電腦，系統(tǒng)整合，組成人事檔案數(shù)據(jù)庫。人事檔案數(shù)字化即實現(xiàn)人事檔案查閱、管理和服務方式數(shù)字化的過程。

一、人事檔案管理目前存在的問題

1、目前人事檔案管理實行有形的庫房管理，因此檔案管理空間非常有限。人事檔案需要長期保存，但是由于紙質材料的缺點，增加了原始文件的保護難度。檔案庫房需要配備空調、去濕機、滅火器等設備，各項指標的要求都很高，需要投入大量的人力、物力和財力。

2、目前的檔案管理，在查詢、借閱、傳遞等工作中，處于封閉的模式。當存檔人需要查詢檔案信息時，不僅得知道自己的存檔地，還得親自或者委托他人到存檔地查詢，費時費力。

二、人事檔案數(shù)字化建設的重要性

1、增強檔案原件的有效保護

人事檔案是用人單位選拔、任用、考核的主要依據(jù)，作用重大。將紙制檔案轉變?yōu)閿?shù)字化電子檔案后，檔案的使用更加安全。尤其對歷史久遠的檔案材料，數(shù)字化處理后無疑是對其更好的保護，另外，通過檔案的數(shù)字化處理后，防止了部分檔案篡改的行為。

2、減少檔案管理的成本

數(shù)字化管理檔案而數(shù)字化管理檔案使傳統(tǒng)的以紙質為載體的檔案信息對象轉為機讀檔案，不僅節(jié)約了保管費用，節(jié)省了占地空間，而且查閱起來極為方便迅速，從而避免了反復印制資料而造成的紙張和人員的浪費。

3、實現(xiàn)人事檔案信息資源共享

隨著計算機技術、掃描技術的發(fā)展，將各種檔案資源轉化為數(shù)字化的檔案信息，以數(shù)字化的形式予以存儲，有效的提高了檔案的使用效率，突破了空間、時間的局限，為實現(xiàn)檔案信息資源共享提供了有利條件。

        總之，我們要改變傳統(tǒng)的手工管理檔案的落后模式，使人事檔案管理工作適應當前形勢，就必須采用高效、快捷的計算機技術進行管理，切實提供檔案的利用效率，真正有效的發(fā)揮好檔案材料的憑證、依據(jù)和參考作用。