電子文件是國家和社會的重要信息資源，確保電子文件的真實(shí)、完整、可用和安全，對促進(jìn)信息資源開發(fā)利用和維護(hù)國家安全具有重大戰(zhàn)略意義。檔案部門保存了大量的電子檔案，如何確保這些電子檔案的價值實(shí)現(xiàn)，是檔案工作者需要關(guān)注的重點(diǎn)。版式文檔是電子檔案保存的重要格式，因其版面固化、與設(shè)備無關(guān)、體積精簡等特性一直是電子文件交換和文書類電子檔案長期保存的首選格式，被稱為數(shù)字時代的“數(shù)字紙張”。

　　雖然我國2016年就正式發(fā)布了自主國家版式文檔標(biāo)準(zhǔn)《GB/T 33190—2016電子文件存儲與交換格式版式文件》OFD(Open Fixed-layoutDocument)，但是該標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用情況不容樂觀。鑒OFD文檔是我國根據(jù)國內(nèi)各領(lǐng)域特色需求，在日趨嚴(yán)峻的國際形勢下，自主研發(fā)制定的版式文件格式標(biāo)準(zhǔn)。習(xí)近平總書記早在2016年就提出，“加快推進(jìn)國產(chǎn)自主可控替代計(jì)劃，構(gòu)建安全可控的信息技術(shù)體系”。國家各主管部門陸續(xù)出臺各項(xiàng)政策引導(dǎo)OFD版式文檔的推廣應(yīng)用。國家檔案局印發(fā)的《數(shù)字檔案室建設(shè)評價辦法》推薦在電子檔案領(lǐng)域應(yīng)用OFD標(biāo)準(zhǔn)作為歸檔文件格式?？梢姡琌FD標(biāo)準(zhǔn)的應(yīng)用推廣是大勢所趨。

　　但不能忽略的是，OFD標(biāo)準(zhǔn)在應(yīng)用中還存在不少問題。第一，標(biāo)準(zhǔn)應(yīng)用沒有形成規(guī)模。近年來《電子文件管理暫行辦法》《數(shù)字檔案室建設(shè)指南》《國家電子文件管理“十三五”規(guī)劃》《黨政機(jī)關(guān)電子公文系列標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范》等文件陸續(xù)推出，鼓勵黨政機(jī)關(guān)及重點(diǎn)行業(yè)領(lǐng)域使用具有自主產(chǎn)權(quán)、安全可控的電子文件管理產(chǎn)品，OFD國家標(biāo)準(zhǔn)試點(diǎn)工作也在辦公、證照、檔案和票據(jù)等各領(lǐng)域得到推廣。但目前除了稅務(wù)系統(tǒng)的大面積應(yīng)用外，其他領(lǐng)域應(yīng)用都沒有形成規(guī)模。第二，標(biāo)準(zhǔn)單一，研發(fā)廠商較少。

　　目前對OFD的格式研究還更多地停留在格式介紹及其與PDF（20世紀(jì)九十年代美國發(fā)布的標(biāo)準(zhǔn)）對比方面，對OFD格式本身的技術(shù)方案、特性分析及其應(yīng)用場景研究相對較少。研究及產(chǎn)品主要集中在少數(shù)幾個廠商，容易形成行業(yè)壟斷，同時產(chǎn)業(yè)基礎(chǔ)薄弱，不利于OFD的持續(xù)發(fā)展。OFD只是一個主標(biāo)準(zhǔn)，標(biāo)準(zhǔn)生態(tài)仍需要不斷完善補(bǔ)充。第三，更換成本較高。在OFD廣泛應(yīng)用之前，PDF已在包括檔案行業(yè)在內(nèi)的諸多領(lǐng)域廣泛應(yīng)用，兼容性好，在使用和溝通上的成本非常低。

　　而OFD的閱讀和轉(zhuǎn)換卻需要專門的軟件支持。據(jù)了解，目前某品牌的OFD轉(zhuǎn)換軟件一套就需要幾十萬元?，F(xiàn)有廠商產(chǎn)品價格昂貴不利于培育用戶和市場。短期來看，出于降低技術(shù)風(fēng)險(xiǎn)和成本投入的考慮，檔案部門還沒有將PDF徹底更換成OFD的強(qiáng)烈意愿。第四，宣傳力度和試點(diǎn)推廣有待加強(qiáng)。OFD現(xiàn)在主要是在政府機(jī)關(guān)使用，還需要加強(qiáng)宣傳推廣，在全社會范圍內(nèi)鼓勵使用OFD版式，不斷開發(fā)新的用戶，讓越來越多的人了解OFD、使用OFD。目前OFD版式文檔的應(yīng)用試點(diǎn)中，大部分單位只將部分電子文件轉(zhuǎn)換為OFD版式格式，在局部進(jìn)行應(yīng)用，影響試點(diǎn)的效果，試點(diǎn)工作的覆蓋范圍不夠。

　　總之，OFD版式格式只是一個技術(shù)方案，標(biāo)準(zhǔn)制定后的關(guān)鍵是各有關(guān)方面要堅(jiān)定不移要加大推廣應(yīng)用力度，做好長期規(guī)劃。

　　我們要清醒認(rèn)識到一個標(biāo)準(zhǔn)從制定到成熟推廣，需要一個漫長的過程。OFD作為版式文件的后發(fā)技術(shù)，它的發(fā)展取決于實(shí)際應(yīng)用。在檔案部門海量數(shù)據(jù)的驗(yàn)證中，OFD承載的電子文件數(shù)量達(dá)到一定量級時，這個格式才能不斷成熟完善。檔案部門要在“十四五”規(guī)劃中有所體現(xiàn)，做好長期準(zhǔn)備，分階段、堅(jiān)持不懈地推進(jìn)OFD應(yīng)用。

　　要鼓勵眾多國內(nèi)企業(yè)參與研究開發(fā)。

　　OFD要形成健康的生態(tài)環(huán)境,需要更多廠商加大研發(fā)力度,允許百家爭鳴,才能百花齊放。這就需要國家相關(guān)部門出臺優(yōu)惠政策對廠商進(jìn)行扶持。眾多廠商設(shè)計(jì)出更加好用的產(chǎn)品,同時積極參與標(biāo)準(zhǔn)推廣應(yīng)用,共同構(gòu)建OFD產(chǎn)業(yè)生態(tài)。廠商還要加強(qiáng)與行業(yè)用戶的溝通,了解各行業(yè)不同標(biāo)準(zhǔn),根據(jù)用戶需求,有針對性地持續(xù)更新相關(guān)技術(shù)。

　　要努力培育市場，減低使用成本。

　　新的版式文件的應(yīng)用范圍取決于周邊的生態(tài)環(huán)境。現(xiàn)有主流的操作系統(tǒng)、網(wǎng)頁瀏覽器、編輯軟件，支持OFD應(yīng)用的屈指可數(shù)。我們要學(xué)習(xí)借鑒PDF標(biāo)準(zhǔn)，在公文、檔案、工程、印刷等不同行業(yè)形成OFD標(biāo)準(zhǔn)體系。打通眾多應(yīng)用系統(tǒng)與OFD的接口，在易用性等多方面達(dá)到人們的認(rèn)可，標(biāo)準(zhǔn)得到廣泛應(yīng)用后，它的應(yīng)用市場會逐步成熟，使用成本也會相應(yīng)降低。

　　要加大宣傳力度和試點(diǎn)范圍。

　　現(xiàn)階段很多用戶不了解OFD，沒有用戶就沒有市場。只有加大宣傳力度，增加OFD標(biāo)準(zhǔn)曝光度，對社會公眾和檔案工作者推送該標(biāo)準(zhǔn)，提升OFD的知名度。同時檔案部門試點(diǎn)應(yīng)用中不要割裂OFD使用環(huán)節(jié)，要在文件收集、鑒定、整理、保管、利用等全生命周期中廣泛應(yīng)用。這樣才能在試點(diǎn)中盡早發(fā)現(xiàn)問題、及時解決問題，最終完善該標(biāo)準(zhǔn)。地推廣應(yīng)用。于版式文檔在電子檔案工作中的獨(dú)特作用，檔案部門應(yīng)該堅(jiān)決大膽地推進(jìn)該標(biāo)準(zhǔn)獲得更加廣泛的應(yīng)用。