編者薦語：

推薦因觀點(diǎn)不同。檔案不是文件，電子文件單套不等于電子檔案要單套。電子檔案打印紙質(zhì)保存，只是檔案異質(zhì)保存的一種， 是傳統(tǒng)也符合信息冗余要求。在存貯介質(zhì)轉(zhuǎn)換時(shí)代，選擇保守的雙套策略，可以避免竹轉(zhuǎn)紙后紙質(zhì)滅失的重演。重要檔案紙質(zhì)化也是將來的非遺保護(hù)

長期以來，受“雙套制”的約束，原生電子檔案還需保存一套紙質(zhì)或者縮微形式的，以防電子文件存貯載體出問題，里面的文件無法讀取。

實(shí)踐證明，這一做法確實(shí)對(duì)電子檔案起到了很好的保護(hù)作用。

那些雙套保存的，大多經(jīng)受住了時(shí)間的考驗(yàn)，存了下來。

而那些沒來得及雙套存儲(chǔ)的，尤其是只保存在3.5寸軟盤中的檔案，內(nèi)容基本上再無法讀取。

而且，檔案雙套保存，也是相關(guān)法規(guī)的明確要求。

2009年，中辦、國辦印發(fā)的《電子文件管理暫行辦法》第十六條明確指出，具有永久保存價(jià)值的電子檔案，應(yīng)轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件或縮微膠卷同時(shí)歸檔。

既然上邊有規(guī)定，實(shí)施起來又能確保檔案安全，沒理由不照章執(zhí)行。

但是，隨著信息化的不斷深入，再繼續(xù)走雙套制這條路，就有點(diǎn)力不從心了。

一方面，電子文件不再以文書檔案為主，聲音、動(dòng)畫、3d、數(shù)據(jù)庫等文件大批量生成，這其中有些文件根本無法轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)的。

即使想雙套保存也心有余而技不足。

另一方面，那些能夠轉(zhuǎn)換成紙質(zhì)文件的電子文件，由于體量日益龐大，打印機(jī)看見都瑟瑟發(fā)抖，以致于午休時(shí)候辦公室那臺(tái)富士打印機(jī)就老托夢(mèng)問我：你們檔案員的主食到底是水稻、小麥還是A4紙？?。?/p>

轉(zhuǎn)換成本實(shí)在太高，實(shí)在不具長期可行性。

時(shí)至今日，檔案人員、辦文人員以及打印機(jī)都在想，電子文件到底能不能不要再打印紙質(zhì)的？

我的看法是：能。

首先，只保存電子文件于法有據(jù)。

新《檔案法》第三十七條已明確規(guī)定，只要滿足一定條件，電子檔案與傳統(tǒng)載體檔案具有同等效力。

而滿足這些條件并不困難，確保來源可靠，目前通過電子簽名、數(shù)字摘要等技術(shù)可以實(shí)現(xiàn)。

確保程序規(guī)范，通過制度約束和電子文檔流程設(shè)計(jì)就能滿足。

確保要素合規(guī)，通過明確電子文件需要捕獲的數(shù)據(jù)種類、內(nèi)容也不是啥大問題。

而且隨著信息技術(shù)的發(fā)展，對(duì)這三個(gè)條件的滿足只會(huì)愈加充分。

其次，實(shí)踐證明單套制管理具有可行性。

上海自貿(mào)區(qū)檔案管理方案是單套制管理的典型案例。

上海市檔案局與自貿(mào)區(qū)管委會(huì)通過“制度+管理+技術(shù)”的路徑，已先一步開展了電子檔案的“單套制”管理，不再費(fèi)時(shí)費(fèi)力打印紙質(zhì)文件，而且還將這一模式在浦東新區(qū)進(jìn)行了復(fù)制。

足以證明，自貿(mào)區(qū)單套制管理經(jīng)驗(yàn)既具有可操作性，又具有可復(fù)制性。

其中的制度建設(shè)、管理要求、技術(shù)手段與目前的數(shù)字檔案室（館）建設(shè)策略無甚差別。

也就是說按照《數(shù)字檔案室（館）建設(shè)指南》，基本可以在全國鋪開檔案單套制管理工作。

所以，目前對(duì)原生的電子檔案進(jìn)行單套制管理，不再打印紙質(zhì)檔案，個(gè)人認(rèn)為已具備法理和實(shí)踐基礎(chǔ)，可以開展。

但為什么很多單位遲遲沒有踏出這一步呢？

我想可能是還存在一些困難。

一是具體干活的要清楚整個(gè)流程如何設(shè)計(jì)、系統(tǒng)功能如何實(shí)現(xiàn)。

這對(duì)檔案人員是個(gè)挑戰(zhàn)，有可能第一次搞檔案數(shù)字化，第一次找系統(tǒng)開發(fā)公司，第一次提功能需求，信息化建設(shè)過程中會(huì)遇到哪些細(xì)節(jié)問題心里沒譜，能否讓乙方理解自己的想法并實(shí)現(xiàn)是個(gè)未知數(shù)。

就像一個(gè)新兵，還沒積累太多實(shí)戰(zhàn)經(jīng)驗(yàn)，甚至還沒在紙上談過兵法，就得上陣作戰(zhàn)，失敗的概率會(huì)比較大。

二是各業(yè)務(wù)部門也要有較高的電子化程度。

如果一個(gè)單位只檔案部門自己搞信息化，其他業(yè)務(wù)部門還是沿襲傳統(tǒng)工作方式或信息化程度參差不齊，這種情況下想要實(shí)現(xiàn)單套制管理就存在先天不足，基本上不具備實(shí)現(xiàn)條件。

三是檔案行業(yè)總體的實(shí)踐時(shí)間、實(shí)踐范圍還不夠，可能存在尚未發(fā)現(xiàn)或預(yù)料到的風(fēng)險(xiǎn)。

雖然技術(shù)上可行，但搞單套制的單位太少，樣本有限，而且開展時(shí)間不長，風(fēng)險(xiǎn)暴露并不充分，不得不讓檔案人員有所顧忌。

所以，就造成了目前兩難的處境：搞單套制，出問題咋整？畢竟考慮再多也沒有絕對(duì)的安全。

不搞，電子檔案越來越多，雙套制已經(jīng)成了一個(gè)雞肋。

該怎么辦？

我的看法是勇敢向前。

實(shí)質(zhì)上我們根本沒有退路，猶豫越久，電子檔案數(shù)量越多，完全紙質(zhì)化的可能性越低，同時(shí)又沒有積極想辦法推進(jìn)單套制發(fā)展，時(shí)間白白浪費(fèi)，電子檔案出問題的風(fēng)險(xiǎn)也在持續(xù)增加。

因此，下定決心，盡快實(shí)現(xiàn)單套制轉(zhuǎn)型，反而能夠提高電子檔案的安全性，不失為理性的選擇。