一、總則

　?。ㄒ唬┕救耸聶n案是指記錄和反映員工的經(jīng)歷和德才情況的檔案。它是對員工任免、調(diào)動及管理分析的工具之一，也是人事考核的主要依據(jù)之一。為加強(qiáng)人事檔案的有效管理，制定人事檔案管理制度。

　　（二）人事檔案具有以下特性：

　　1.真實性：這是員工個人經(jīng)歷和德才情況真實記錄；

　　2.保性：它界黨和國家的機(jī)；

　　3.可靠性：它必須具有完備的手續(xù)；

　　4.獨(dú)立性：它是以個人為立案單位。

　?。ㄈ┕救耸聶n案由黨委組織部門歸口統(tǒng)一管理。

　　二、人事檔案的歸檔范圍

　　（一）組織人事部門應(yīng)當(dāng)歸檔的材料包括：

　　1.干部履歷表；

　　2.中層干部任免、聘任及解聘材料；

　　3.科技干部技術(shù)職稱確定呈報表；

　　4.大中專畢業(yè)生轉(zhuǎn)正定級表；

　　5.各類干部的簽訂材料；

　　6.出國人員審批表及出國人員鑒定表；

　　7.學(xué)歷證明；

　　8.干部退休、離休審批表；

　　9.干部違紀(jì)處分決定、批復(fù)等綜合材料，以及本人檢查、交代、申訴材料；

　　10.取消或撤銷行政違紀(jì)處分決定、批復(fù)、平反決定材料及本人申訴材料；

　　11.后備干部考核材料及登記表；

　　12.工程技術(shù)人員和業(yè)務(wù)管理人員獎勵材料；

　　13.大中專畢業(yè)生、對調(diào)和單調(diào)干部以及專業(yè)干部檔案；

　　14.發(fā)展新黨員有關(guān)材料，如入黨志愿書、入黨申請書及入黨政審材料和入黨轉(zhuǎn)正申請；

　　15.中國共產(chǎn)黨黨員登記表；

　　16.公司以上先進(jìn)獎勵材料；

　　17.中國共產(chǎn)黨黨員退黨的有關(guān)材料；

　　18.預(yù)備黨員延長預(yù)備期及取消預(yù)備黨員資格材料；

　　19.中共黨員違紀(jì)處分決定，批復(fù)及處分的甄別材料及平反決定材料。

　?。ǘ﹦谫Y部門應(yīng)歸檔的材料主要有：

　　1.員工登記表；

　　2.各種審批表：如勞動合同制審批表、調(diào)整工資審批表、學(xué)徒工定級審批表、復(fù)職審批表及要害作業(yè)崗位審批表；

　　3.各類生產(chǎn)工人檔案；

　　4.工人行政違紀(jì)處分決定及本人檢查材料；

　　5.撤銷對工人行政違紀(jì)處分決定、平反材料及本人申訴材料；

　　6.退職、退休人員提高待遇審批表；

　　7.開除廠籍及解除合同的有關(guān)材料。

　?。ㄈ┍Ｐl(wèi)部門應(yīng)歸檔的材料主要有：

　　1.各種刑事犯罪和政治犯罪的判決書；

　　2.刑事處分材料；

　　3.勞動教養(yǎng)通知書及教養(yǎng)期滿釋放有關(guān)材料。

　　（四）公司工會應(yīng)歸檔的材料主要有：

　　1.公司級以上先進(jìn)生產(chǎn)者(勞模)、先進(jìn)工作者(勞模)登記表及事跡材料；

　　2.干部、工人死亡后組織上寫的悼詞；

　　3.干部、工人非正常死亡的調(diào)查材料及善后處理意見。

　?。ㄎ澹﹫F(tuán)委應(yīng)歸檔的材料主要有：

　　1.入團(tuán)志愿書、入團(tuán)申請書；

　　2.退團(tuán)申請書及退團(tuán)登記表；

　　3.團(tuán)員及團(tuán)干部各種獎勵材料；

　　4.團(tuán)員違紀(jì)處分材料及撤銷處分的決定；

　　5.團(tuán)員各種鑒定材料。

　　三、人事檔案的管理

　?。ㄒ唬┤耸聶n案歸檔要求

　　1.歸檔的材料及名稱(或標(biāo)題)應(yīng)確切、清楚，并寫在材料醒目的位置。

　　2.歸檔的材料，應(yīng)鋼筆或毛筆書寫，字跡工整、清晰。

　　3.歸檔的材料或表格，一律用十六開紙書寫或印刷，如必須用大號開紙印刷，允許按16開折頁。

　　4.形成材料的部門要認(rèn)真填寫以下內(nèi)容：

　?。?）形成材料的部門應(yīng)蓋公章；

　?。?）單位負(fù)責(zé)人應(yīng)簽字；

　?。?）個人形成的材料，形成材料人應(yīng)簽字；

　?。?）填寫形成材料的年、月、日。

　?。ǘ┤耸聶n案的保管要求：

　　1.對存放檔案的庫房要求，主要有：

　?。?）庫房清潔、適用和牢固；

　?。?）有防盜及防火措施和工具；

　?。?）既能防潮，又能防曬；

　?。?）有防蟲及防鼠措施。

　　2.按“企業(yè)檔案分類”規(guī)定，必須做到認(rèn)真鑒別，分類準(zhǔn)確編排有序，目錄清楚，裝訂整齊，達(dá)到檔案、卡片、人員、名冊四統(tǒng)一。

　　3.定期與不定期檢查案卷的擺放裝置，各項安全措施及庫房周圍的環(huán)境情況，若發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施加以解決。

　　4.經(jīng)常保持人事檔案與登記臺帳、案卷存放位置相一致，一旦發(fā)現(xiàn)問題及時采取措施糾正。

　　5.每半年進(jìn)行一次抽查，每年進(jìn)行一次全面檢查。

　　四、人事檔案的借閱

　?。ㄒ唬┓惨蛳铝行枰栝喨耸聶n案，必須辦理借閱手續(xù)：

　　a調(diào)資；b提級考核；c調(diào)動工作；d任免事項；e政審；f組織處理；g入黨；h出國；I離、退休等。

　?。ǘ┎殚喨耸聶n案的手續(xù)

　　1.只能由查閱單位的黨組織指派黨員到檔案室查閱，一般不外借；必須外借時，需經(jīng)有關(guān)組織部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)，但不得中途轉(zhuǎn)借。外借檔案必須在十五天內(nèi)歸還。

　　2.查閱人事檔案人員，對檔案應(yīng)嚴(yán)加保，不得向無關(guān)人員泄。

　　3.查閱人事檔案時，不準(zhǔn)在材料上圈劃、折疊、涂改、污損、撤換、拆毀、拍照、復(fù)印。

　　4.閱檔時必須抄錄有關(guān)材料，需經(jīng)檔案室主管人員同意。

　　5.組織、人事、紀(jì)委、保衛(wèi)等部門查閱檔案時，須經(jīng)本部門主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。

　　6.單位(部門)或個人需要由人事檔案部門出具證明材料時，需履行以下手續(xù)：

　?。?）由有關(guān)單位(部門)開具介紹信，說明要求出具證明材料的理由、并加蓋公章。

　?。?）黨委組織部門按照有關(guān)規(guī)定，結(jié)合利用者的要求，提供證明材料。

　?。?）證明材料由黨委組織部門主管領(lǐng)導(dǎo)審閱，加蓋公章，然后登記、發(fā)出。

　　五、人事檔案的傳遞

　　1.人事檔案轉(zhuǎn)入或轉(zhuǎn)出，人事檔案部門要審批手續(xù)完備，登記清楚，責(zé)任明確。

　　2.凡員工調(diào)動工作，做到人事檔案隨人走，避免人事檔案與人的工作單位不一致。

　　3.凡調(diào)往外省、市的工人、干部，其本人檔案內(nèi)黨委組織部門負(fù)責(zé)郵遞。

　　4.人事檔案轉(zhuǎn)遞方式

　?。?）外省、市人事檔案，以機(jī)件掛號郵寄，嚴(yán)包裝。嚴(yán)禁本人攜帶或以平信郵寄。

　?。?）市內(nèi)人事檔案，由對方單位派人持介紹信提取，一般不應(yīng)郵寄，不得本人攜帶。