編者薦語(yǔ)：

　　新版《檔案法》是近期熱點(diǎn)話題，檔案館利用是個(gè)持久熱門話題。檔案館利用有一定的規(guī)律這個(gè)大家認(rèn)同，可新《檔案法》與《檔案館利用五定律》（2）：

　　檔案與圖書、情報(bào)的區(qū)別及對(duì)利用的影響

　　劉東斌

　　對(duì)于檔案利用，新《檔案法》專門有一章規(guī)定檔案的利用和公布，共有8條，其中涉及限制性內(nèi)容的條款有5條，占了62.5%。即第二十七條規(guī)定“滿二十五年向社會(huì)開放”，“涉及國(guó)家安全或者重大利益以及其他到期不宜開放的檔案，可以多于二十五年向社會(huì)開放?！钡诙藯l規(guī)定“利用檔案涉及知識(shí)產(chǎn)權(quán)、個(gè)人信息的，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定?！钡谌畻l規(guī)定“館藏檔案的開放審核，由檔案館會(huì)同檔案形成單位或者移交單位共同負(fù)責(zé)?！钡谌粭l規(guī)定“向檔案館移交、捐獻(xiàn)、寄存檔案的單位和個(gè)人，可以優(yōu)先利用該檔案，并可以對(duì)檔案中不宜向社會(huì)開放的部分提出限制利用的意見，檔案館應(yīng)當(dāng)予以支持，提供便利。”第三十二條規(guī)定“屬于國(guó)家所有的檔案，由國(guó)家授權(quán)的檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)公布；未經(jīng)檔案館或者有關(guān)機(jī)關(guān)同意，任何單位和個(gè)人無(wú)權(quán)公布。”

　　《圖書館法》沒有關(guān)于利用的專門章節(jié)，利用的內(nèi)容列在“服務(wù)”章節(jié)里，其中涉及限制性利用內(nèi)容的條款只有1條，即第三十七條規(guī)定“公共圖書館向社會(huì)公眾提供文獻(xiàn)信息，應(yīng)當(dāng)遵守有關(guān)法律、行政法規(guī)的規(guī)定，不得向未成年人提供內(nèi)容不適宜的文獻(xiàn)信息?！?/p>

　　對(duì)比新《檔案法》與《圖書館法》有關(guān)利用的條款，就可以宏觀地看出，檔案利用與圖書利用有著明顯的區(qū)別，在法律層面最大的區(qū)別就在檔案是限制性利用的信息，而圖書是開放性信息。

　　下面就具體地分析一下檔案與圖書、情報(bào)的區(qū)別及對(duì)利用的影響（節(jié)選《檔案館利用五定律》第一章第二節(jié)）。

　　檔案與圖書、情報(bào)是不同的事物，是有區(qū)別的，這應(yīng)該是檔案與圖書、情報(bào)界的共識(shí)，尤其是檔案界的共識(shí)。然而，到了信息時(shí)代似乎人們對(duì)這三者的不同關(guān)注的不那么熱心了，而對(duì)它們的共性關(guān)注的熱情在不斷的高漲。1981年11月召開的全國(guó)第一次檔案學(xué)術(shù)討論會(huì)上，張幗英提出了“機(jī)關(guān)企業(yè)的檔案、圖書、資料、情報(bào)一體化的意見”，[1]并得到了吳寶康先生的認(rèn)可。隨后，很快就引起全國(guó)檔案界以及圖書、情報(bào)界的廣泛關(guān)注和強(qiáng)烈的反應(yīng)。雖然，時(shí)間過(guò)去了三四十年，“圖書、情報(bào)、檔案一體化”推進(jìn)的并不太理想，但是，卻給檔案界留下了很深的影響，當(dāng)然，這種影響并不都是正面的，也有一些負(fù)面的影響。其負(fù)面的影響：其一，對(duì)于“圖書、情報(bào)、檔案一體化”的研究，過(guò)度集中在從信息角度對(duì)圖書、情報(bào)、檔案共性的探討上，以及如何實(shí)施上。而對(duì)于信息時(shí)代它們的區(qū)別研究不足，尤其是這些區(qū)別對(duì)檔案、檔案工作的影響研究不足。甚至出現(xiàn)在信息共性的認(rèn)識(shí)上取消檔案學(xué)的趨勢(shì)。其二，過(guò)度研究解讀圖書、情報(bào)、檔案共性對(duì)利用的影響，更確切地說(shuō)是抹殺檔案?jìng)€(gè)性對(duì)檔案利用的影響。在檔案利用量上，向圖書利用靠攏?！皺n案利用率這一概念是從圖書利用率移植過(guò)來(lái)的”[2]，檔案價(jià)值擴(kuò)展律的認(rèn)識(shí)就深受其影響，因?yàn)?，“由于檔案價(jià)值與作用對(duì)象的擴(kuò)大或利用單位數(shù)量的擴(kuò)大，使得檔案價(jià)值與作用的范圍擴(kuò)大了?！盵3]在圖書利用的影響下產(chǎn)生的這些認(rèn)識(shí)就成了指導(dǎo)檔案利用的理論，檔案界這些年也一直在以圖書利用為標(biāo)準(zhǔn)，用利用率來(lái)評(píng)估檔案的利用情況，認(rèn)為檔案利用也應(yīng)該達(dá)到圖書利用是水平。因此，檔案館就采取了種種措施向著這一目標(biāo)努力。然而，幾十年下來(lái)，并沒有多大的起色，離圖書利用的標(biāo)準(zhǔn)相差甚遠(yuǎn)。從1998-2017年的全國(guó)綜合檔案館與全國(guó)公共圖書館利用量比較看，20年來(lái)圖書館利用總量平均是檔案館利用總量的24.18倍，圖書館利用率平均是檔案館利用率的10.70倍。而在檔案開放利用上，則向情報(bào)利用靠攏。對(duì)情報(bào)來(lái)說(shuō)利用的越及時(shí)越好，才能體現(xiàn)其迅速傳遞信息的作用。受情報(bào)利用特點(diǎn)的影響，不僅《檔案法》做出了“經(jīng)濟(jì)、科學(xué)、技術(shù)、文化等類檔案向社會(huì)開放的期限，可以少于30年”的規(guī)定（新《檔案法》縮短為25年），而且要求：“檔案部門對(duì)于一般性的檔案，也要及時(shí)做好開放利用的各項(xiàng)準(zhǔn)備工作，一俟到期，即行向社會(huì)開放，不要人為地拖延開放期限。”[4]但是，檔案部門也做了很大的努力，在檔案開放上有了明顯的成果。不過(guò)它對(duì)于擴(kuò)大檔案的利用，提高檔案利用率的效果并沒有明顯。顯然，在檔案利用方面，過(guò)度研究解讀圖書、情報(bào)、檔案共性對(duì)利用的影響，使我們有些迷失了方向，影響了我們認(rèn)識(shí)檔案的個(gè)性對(duì)檔案利用的影響。對(duì)于檔案的信息個(gè)性研究，尤其是有關(guān)檔案?jìng)€(gè)性對(duì)檔案利用影響的研究，幾乎沒有人關(guān)注。

　　一、檔案與圖書、情報(bào)的區(qū)別

　　檔案是記憶備忘的工具，這是因?yàn)闄n案最基本的作用是記憶備忘。從檔案起源的動(dòng)因看，檔案是為了滿足人類記憶備忘的要求而產(chǎn)生的。檔案起源最初的動(dòng)因是為了滿足人們記憶備忘的需要，彌補(bǔ)人腦記憶貯存信息不能持久的缺陷，最初形成的檔案就是為了記憶備忘?！翱梢哉f(shuō)人們的社會(huì)記憶的需要，發(fā)展和創(chuàng)造了檔案”。[5]記錄事實(shí)以備不測(cè)之用，就是檔案的記憶備忘作用。因而，檔案是人們?cè)谡J(rèn)識(shí)世界和改造世界的實(shí)踐活動(dòng)創(chuàng)造出的記憶備忘的工具。

　　圖書是傳播知識(shí)的工具。從圖書起源的動(dòng)因看，圖書是為了傳播經(jīng)驗(yàn)、思想、知識(shí)的需要而產(chǎn)生，圖書起源的動(dòng)因是為了傳播?！爱?dāng)人們開始有意識(shí)地將文字刻寫在各式各樣的材料上，借以記錄經(jīng)驗(yàn)，闡述思想，并使之傳播久遠(yuǎn)的時(shí)候，書籍便開始出現(xiàn)了?！盵6]圖書“它是靜態(tài)的信息和知識(shí)，只有通過(guò)傳遞、交流、供人使用才能發(fā)揮作用?！盵7]“傳播知識(shí)信息是圖書的基本職能，知識(shí)信息是構(gòu)成圖書的基本因素。”[8]圖書最主要的作用是傳播信息、經(jīng)驗(yàn)、思想和知識(shí)?！皥D書是一種用以表達(dá)思想、積累經(jīng)驗(yàn)、保存知識(shí)與傳播知識(shí)的工具”。[9]

　　情報(bào)的作用就是搜集、分析與判斷處理信息，并為決策服務(wù)，以提高效率。其一，正確決策的作用。要做到正確決策自己的行動(dòng)，就需要調(diào)查研究，就要充分掌握有關(guān)情況，經(jīng)過(guò)分析判斷后，才有可能做出自己的正確決策。其二，新知識(shí)的催化作用?！扒閳?bào)來(lái)自他人，集思才能廣益?！閳?bào)可以使今人得以彼此啟發(fā)和借鑒，可以使后人繼承前人，使人們對(duì)自然界和社會(huì)現(xiàn)象的認(rèn)識(shí)一步步深化和成熟，使新知識(shí)不斷地出現(xiàn)，從而推動(dòng)社會(huì)迅速地向前發(fā)展?！逼淙?，節(jié)約時(shí)間加快速度的作用?！坝辛饲闆r，心中有數(shù)，可以迅速做出判斷，采取正確的行動(dòng)，辦事效率就會(huì)加快，從而為人們節(jié)省大量的寶貴時(shí)間?！盵10]

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　　《檔案館利用五定律》提出了“檔案利用五定律”的觀點(diǎn)，即用少律：檔案利用的越少越好，它限制了對(duì)檔案的利用；時(shí)效律：檔案利用具有時(shí)效的特點(diǎn)，它限制了檔案利用的時(shí)間范圍；地域律：檔案利用具有一定的地域性，它限制了檔案利用的空間范圍；專指律：檔案利用具有專指的特點(diǎn)，它限制了檔案利用的人群范圍；一次律：檔案利用具有一次性的特點(diǎn)，它限制了檔案利用的次數(shù)。并通過(guò)對(duì)檔案館的檔案利用情況統(tǒng)計(jì)分析、理論研究歸納與案例說(shuō)明進(jìn)行闡述論證。希望讀完《檔案館利用五定律》一書后，能夠?qū)ζ溆^點(diǎn)有全面的了鄭州大學(xué)出版社《檔案館利用五定律》介紹網(wǎng)址：

　　http://www.zzup.cn/product/1443.html解。要說(shuō)檔案館利用規(guī)律與新版《檔案法》有關(guān)聯(lián),是確實(shí)如此？二、檔案的個(gè)性對(duì)檔案利用的影響

　　影響檔案利用的因素是多方面的，但就檔案本身而言，影響檔案利用的不是檔案的信息共性，而是檔案的信息個(gè)性。也就是說(shuō)影響檔案利用的最主要的因素，不是檔案、圖書、情報(bào)作為信息的共性，而是檔案的個(gè)性。雖然，檔案、圖書、情報(bào)都是信息的一部分，但是，由于它們是不同的信息，有著不同的性質(zhì)，反映到被利用上，就是在利用次數(shù)、利用率以及利用的時(shí)效性等方面都是不同的。

　　檔案是記憶備忘的工具，檔案最基本的作用是記憶備忘，記憶備忘就是檔案在信息中的個(gè)性之一。反映到被利用上，檔案主要發(fā)揮的是記憶備忘功能，發(fā)揮的是維護(hù)社會(huì)記憶的真實(shí)性和“備用查考”的作用。“檔案的形成從一開始就有著明確的目的性——備用查考。離開了這個(gè)目的，就沒有檔案的產(chǎn)生，也就沒有檔案的存在。”[11]因而保存檔案的目的雖然是為了利用，但是，這種利用是——備用查考，為了“備日后之用”。當(dāng)然，這“備日后之用”的涵義是有深意的，關(guān)鍵是“備”。它說(shuō)明保存檔案的目的并非立刻就用，而是“備日后之用”?！皺n案屬于備用品的范疇”，“檔案作為一種備用品，發(fā)揮的主要是備用功能，具體表現(xiàn)為保障功能：1.發(fā)揮‘以備查考’作用，保障社會(huì)各項(xiàng)活動(dòng)的正常進(jìn)行。2.維護(hù)社會(huì)記憶的真實(shí)性。檔案作為原始的歷史記錄，只有檔案的完整與安全，才能維護(hù)國(guó)家歷史面貌和社會(huì)秩序的穩(wěn)定?！盵12]保存檔案的目的就是為了“備用”，“備用”就是偶爾用，“備用”體現(xiàn)在利用上，就是利用的人次少，檔案被利用的次數(shù)也少，利用率也低，這是由檔案的記憶備忘工具性質(zhì)所決定的，不是人們可以任意改變的。

　　而對(duì)于圖書來(lái)說(shuō)，保存圖書的目的并不是為了記憶備忘，也就是說(shuō)不是為了“備用”，而是為了用，是“使用”，而不是“備用”。保存圖書的目的是為了“使用”圖書最大限度地傳播經(jīng)驗(yàn)、思想和知識(shí)。圖書館保存圖書的目的和圖書館的基本職能是“使用”圖書，傳播經(jīng)驗(yàn)、思想和知識(shí)?！皥D書館藏書是通過(guò)長(zhǎng)年累月把零散的書收集起來(lái)，經(jīng)過(guò)科學(xué)地加工整理，形成完整的、系統(tǒng)的、有序的科學(xué)體系；它的藏書是供社會(huì)廣大讀者長(zhǎng)期、反復(fù)使用的”。[13]也就是說(shuō)檔案館的保存檔案是為了“備用”，而圖書館的保存圖書是為了“使用”，并且這種“使用”是“反復(fù)使用”?！皞溆谩焙汀笆褂谩庇绕涫恰胺磸?fù)使用”是有區(qū)別的，“備用”是偶爾用，“使用”尤其是“反復(fù)使用”則是經(jīng)常用?！皺n案屬于‘備查’之物，而非常用之物”，“檔案是人們?cè)谏鐣?huì)活動(dòng)中形成的原始記錄，通過(guò)檔案，人們可以較好地了解一個(gè)機(jī)構(gòu)或一個(gè)國(guó)家過(guò)去發(fā)生的各項(xiàng)活動(dòng)，但人們并不是要頻繁地去查閱檔案，而只是在需要辨清某個(gè)歷史事實(shí)的時(shí)候，才去查考檔案。在檔案館中，有很多檔案默默地保存在庫(kù)房中，平時(shí)較少被利用，有些檔案幾十年未曾被調(diào)過(guò)一次檔，但它己經(jīng)發(fā)揮了保障作用”，這就是檔案的記憶備忘的作用。而“圖書屬于使用品，發(fā)揮的是使用功能，具體來(lái)說(shuō)，圖書作為一種傳媒，發(fā)揮的是知識(shí)傳播的功能，利用人次越多，知識(shí)傳播范圍越廣，發(fā)揮的作用就越大，由此可見，圖書的主要功能在于‘用’”。[14]也就是說(shuō)檔案利用的少與圖書利用的多，都是由它們的信息個(gè)性所決定的，在被利用方面它們都有各自的特點(diǎn)并沒有可比性或可借鑒的。

　　參考文獻(xiàn)：

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　　[12]楊立人.從備用品看檔案的備用價(jià)值——兼與圖書價(jià)值特點(diǎn)進(jìn)行比較[J].檔案學(xué)通訊，2012（06）：29-32.

　　[13]黃宗忠編著.圖書館學(xué)導(dǎo)論[M].武漢：武漢大學(xué)出版社，2013：20.

　　[14]楊立人.從備用品看檔案的備用價(jià)值——兼與圖書價(jià)值特點(diǎn)進(jìn)行比較[J].檔案學(xué)通訊，2012（06）:29-32.

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