前言：國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)《科學(xué)技術(shù)檔案案卷構(gòu)成的一般要求》GB/T 11822—2008于2009年5月1日實(shí)施。

1 范 圍

本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了科學(xué)技術(shù)檔案案卷的組卷原則和方法、案卷和案卷內(nèi)文件材料的排列、案卷的編目、案卷的裝訂、卷盒、表格規(guī)格及其制成材料的質(zhì)量要求。

本標(biāo)準(zhǔn)適用于一般科學(xué)技術(shù)檔案的案卷整理。專業(yè)性較強(qiáng)和非紙質(zhì)載體科學(xué)技術(shù)檔案的整理可參照本標(biāo)準(zhǔn)。

2 規(guī)范性引用文件

下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引用文件，其隨后所有的修改單（不包括勘誤的內(nèi)容）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)，然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

GB/T 10609.3 技術(shù)制圖 復(fù)制圖的折疊方法

3 術(shù)語(yǔ)與定義

下列術(shù)語(yǔ)與定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。

3.1 科學(xué)技術(shù)文件材料（以下簡(jiǎn)稱科技文件）

記錄和反映科學(xué)研究、生產(chǎn)運(yùn)營(yíng)、項(xiàng)目建設(shè)活動(dòng)和設(shè)備儀器運(yùn)行、維護(hù)及其管理工作的文字、圖表、聲像等不同形式文件材料的總稱。

3.2 科學(xué)技術(shù)檔案（以下簡(jiǎn)稱科技檔案）

國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織以及個(gè)人從事各項(xiàng)社會(huì)活動(dòng)形成的，對(duì)國(guó)家、社會(huì)、本單位和個(gè)人具有保存價(jià)值的，應(yīng)當(dāng)歸檔保存的科技文件。

3.3 案卷 

由互有聯(lián)系的若干文件組合而成的檔案保管單位。

3.4 卷內(nèi)文件目錄（以下簡(jiǎn)稱卷內(nèi)目錄）

登錄卷內(nèi)文件題名和其他特征并固定文件排列次序的表格，排列在卷內(nèi)文件之前。

3.5 卷內(nèi)備考表

卷內(nèi)文件狀況的記錄單。

3.6 檔號(hào)

以字符形式賦予檔案實(shí)體的用以固定和反映檔案排列順序的一組代碼。

3.7 案卷目錄

登錄案卷題名、檔號(hào)、保管期限及其他特征，并按案卷號(hào)次序排列的檔案目錄。

4 案卷組織

4.1 組卷原則

遵循科技文件的形成規(guī)律，保持案卷內(nèi)科技文件的有機(jī)聯(lián)系和案卷的成套、系統(tǒng)，便于檔案的保管和利用。

4.2 組卷要求

4.2.1 案卷內(nèi)科技文件應(yīng)齊全、完整，簽章手續(xù)完備。

4.2.2 案卷內(nèi)科技文件的載體和書寫印制材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求。

4.3 組卷方法

4.3.1 針對(duì)具體項(xiàng)目的管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中，按階段或分年度組卷。

4.3.2 科研課題、產(chǎn)品、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件，應(yīng)按其項(xiàng)目、結(jié)構(gòu)、階段或臺(tái)（套）等分別組卷。

4.3.3 成冊(cè)、成套的科技文件宜保持其原有形態(tài)。

4.3.4 通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖可放入相應(yīng)一項(xiàng)目文件中或單獨(dú)組卷。其他涉及這些通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的項(xiàng)目，應(yīng)在卷內(nèi)備考表中注明并標(biāo)注通用圖、標(biāo)準(zhǔn)圖的圖號(hào)和檔號(hào)。

4.3.5 底圖以張或套為保管單位進(jìn)行整理。

4.3.6 產(chǎn)品局部或零部件變更、建設(shè)項(xiàng)目和設(shè)備儀器在維修和維護(hù)中所形成的科技文件，宜采取插卷方式放入原案卷中；亦可單獨(dú)組卷排列在原案卷之后，并在原案卷的備考表中予以說(shuō)明和標(biāo)注。

4.3.7 產(chǎn)品升級(jí)換代、建設(shè)項(xiàng)目后評(píng)估、改擴(kuò)建或重建所形成的科技文件應(yīng)單獨(dú)組卷排列。

5 案卷和案卷內(nèi)科技文件排列

5.1 科技文件宜按系統(tǒng)、成套性特點(diǎn)進(jìn)行案卷或卷內(nèi)文件排列。卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前，圖樣在后；譯文在前，原文在后。

5.2 案卷內(nèi)管理性文件按問(wèn)題結(jié)合時(shí)間（階段）或重要程度排列。一般應(yīng)印件在前，定稿在后；正件在前，附件在后；復(fù)文在前、來(lái)文在后。

5.3 科研類案卷宜按課題可行性研究立項(xiàng)、方案論證、研究實(shí)驗(yàn)、總結(jié)鑒定、成果和知識(shí)產(chǎn)權(quán)申報(bào)、推廣應(yīng)用等階段排列。

5.4 產(chǎn)品類案卷宜按產(chǎn)品設(shè)計(jì)（含初步設(shè)計(jì)、基礎(chǔ)設(shè)計(jì)、技術(shù)設(shè)計(jì)）、工藝、工裝、制造、定型等工作程序，或按其產(chǎn)品系列、結(jié)構(gòu)等排列。

5.5 建設(shè)項(xiàng)目類案卷宜按項(xiàng)目前期、項(xiàng)目設(shè)計(jì)、項(xiàng)目施工、項(xiàng)目監(jiān)理、項(xiàng)目竣工、項(xiàng)目驗(yàn)收及項(xiàng)目后評(píng)估等階段排列。

5.6 設(shè)備儀器類案卷應(yīng)按設(shè)備儀器立項(xiàng)審批、外購(gòu)設(shè)備儀器開箱驗(yàn)收（自制設(shè)備儀器的設(shè)計(jì)、制造、驗(yàn)收）、設(shè)備儀器安裝調(diào)試、隨機(jī)文件材料、設(shè)備儀器運(yùn)行、設(shè)備儀器維護(hù)等階段或工作程序排列。

6 案卷編目

6.1 卷內(nèi)科技文件頁(yè)號(hào)編寫

6.1.1 案卷內(nèi)科技文件以件為單位編寫頁(yè)號(hào)，以有效內(nèi)容的頁(yè)面為一頁(yè)。

6.1.2 已有頁(yè)號(hào)的文件可不再重新編寫頁(yè)號(hào)。

6.1.3 卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表不編寫頁(yè)號(hào)。

6.2 案卷封面編制

6.2.1 案卷封面宜印制在卷盒正表面，亦可采用內(nèi)封面形式(封面式樣見(jiàn)圖A1。虛線內(nèi)為提示項(xiàng)，下同）

6.2.2 案卷題名，應(yīng)簡(jiǎn)明、準(zhǔn)確地揭示卷內(nèi)科技文件的內(nèi)容，主要包括產(chǎn)品、科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器名稱或代字（號(hào)）、結(jié)構(gòu)、階段名稱、文件類型名稱等。

6.2.3 立卷單位，應(yīng)填寫負(fù)責(zé)組卷部門或單位。

6.2.4 起止日期，應(yīng)填寫案卷內(nèi)科技文件形成的最早和最晚的時(shí)間---年、月、日（年度應(yīng)填寫四位數(shù)字，下同）。

6.2.5 保管期限，應(yīng)填寫組卷時(shí)依照有關(guān)規(guī)定劃定的保管期限。

6.2.6 級(jí)，應(yīng)填寫卷內(nèi)科技文件的最高級(jí)。

6.2.7 檔號(hào)，由全宗號(hào)、分類號(hào)（或項(xiàng)目代號(hào)或目錄號(hào)）、案卷號(hào)組成。

全宗號(hào)，需向檔案館移交的檔案，其全宗號(hào)由負(fù)責(zé)接收的檔案館給定；

分類號(hào)，應(yīng)根據(jù)本單位分類方案設(shè)定的類別號(hào)確定；

項(xiàng)目代號(hào)，由所反映的產(chǎn)品、課題、項(xiàng)目、設(shè)備儀器等的型號(hào)、代字或代號(hào)確定；

目錄號(hào)，填寫目錄編號(hào)；

案卷號(hào)，應(yīng)填寫科技檔案按一定順序排列后的流水號(hào)。

6.3 案卷脊背編制

6.3.1 案卷脊背印制在卷盒側(cè)面，脊背式樣見(jiàn)圖A2。

6.3.2 案卷題名、保管期限、檔號(hào)，填寫方法同6.2。

6.3.3 案卷脊背項(xiàng)目可根據(jù)需要選擇填寫。

6.4 卷內(nèi)目錄編制

6.4.1 卷內(nèi)目錄應(yīng)排列在卷內(nèi)文件首頁(yè)之前，式樣見(jiàn)圖A3。

6.4.2 序號(hào)，應(yīng)依次標(biāo)注卷內(nèi)文件排列順序。

6.4.3 文件編號(hào)，應(yīng)填寫文件文號(hào)或型號(hào)或圖號(hào)或代字、代號(hào)等。

6.4.4 責(zé)任者，應(yīng)填寫文件形成者或第一責(zé)任者。

6.4.5 文件題名，應(yīng)填寫文件全稱。文件沒(méi)有題名的，應(yīng)由立卷人根據(jù)文件內(nèi)容擬寫題名。

6.4.6 日期，應(yīng)填寫文件形成的時(shí)間---年、月、日。

6.4.7 頁(yè)數(shù)，應(yīng)填寫每件文件總頁(yè)數(shù)。

6.4.8 備注，可根據(jù)實(shí)際填寫需注明的情況。

6.4.8 檔號(hào)，填寫方法同6.2.7

6.5 卷內(nèi)備考表編制

6.5.1 卷內(nèi)備考表

6.5.2 卷內(nèi)備考表應(yīng)標(biāo)明案卷內(nèi)全部文件總件數(shù)、總頁(yè)數(shù)以及在組卷和案卷提供使用過(guò)程中需要說(shuō)明的問(wèn)題。

6.5.3 立卷人，應(yīng)由立卷責(zé)任者簽名。

6.5.4 立卷日期，應(yīng)填寫完成立卷的時(shí)間。

6.5.5 檢查人，應(yīng)由案卷質(zhì)量審核者簽名。

6.5.6 檢查日期，應(yīng)填寫案卷質(zhì)量審核的時(shí)間。

6.5.7 互見(jiàn)號(hào)，應(yīng)填寫反映同一內(nèi)容不同載體檔案的檔號(hào)，并注明其載體類型。

6.5.8 檔號(hào)，填寫方法同6.2.7。

6.5.9 卷內(nèi)備考表，應(yīng)排列在卷內(nèi)全部文件之后，或直接印制在卷盒內(nèi)底面。

6.6 案卷目錄編制

6.6.1 案卷目錄

6.6.2 序號(hào)，應(yīng)填寫登錄案卷的流水順序號(hào)

6.6.3 檔號(hào)、案卷題名、保管期限，填寫方法同6.2。

6.6.4 總頁(yè)數(shù)，應(yīng)填寫案卷內(nèi)全部文件的頁(yè)數(shù)之和。

6.6.5 備注，可根據(jù)管理需要填寫案卷的級(jí)、互見(jiàn)號(hào)或存放位置等信息。

7 案卷裝訂

7.1 案卷內(nèi)文件可整卷裝訂或以件為單位裝訂。

7.2 以件為單位裝訂的應(yīng)在每件文件首頁(yè)空白處加蓋檔號(hào)章，式樣見(jiàn)圖A7。檔號(hào)填寫方法同6.2.7，序號(hào)填寫方法同6.4.2。

7.3 案卷內(nèi)超出卷盒幅面的科技文件應(yīng)疊裝。圖紙折疊方法見(jiàn)GB/T 10609.3。破損的科技文件要應(yīng)修復(fù)。

8 案卷、表格規(guī)格及其制成材料

8.1 卷盒

8.2 卷盒規(guī)格和制成材料

8.2.1 卷盒外表面規(guī)格為：310mm×220mm。脊背厚度可根據(jù)需要設(shè)定。

8.2.2 卷盒宜采用220g以上的單層無(wú)酸牛皮紙板雙裱壓制。

8.3 表格規(guī)格和制成材料

8.3.1 案卷目錄、卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表表格規(guī)格為：297mm×210mm。

8.3.2 表格宜采用70g以上白色書寫紙制作。

8.4 表格字跡應(yīng)清晰端正。

來(lái)源：國(guó)家檔案局

編輯：SAN

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