南京檔案數(shù)字化掃描加工是指在南京地區(qū)批量的進(jìn)行紙質(zhì)檔案經(jīng)過相適應(yīng)的檔案掃描設(shè)備掃描轉(zhuǎn)化成數(shù)字形式的加工。

　　一、檔案掃描

　?。?）掃描方式：①根據(jù)檔案幅面的大小（A4、A3、A0等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀（如工程圖紙可采用0號圖紙掃描儀）進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù)碼平臺，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。②紙張狀況較差，以及過薄、過軟或超厚的檔案，應(yīng)采平板掃描方式；紙張狀況好的檔案可采用高速掃描方式以提高工作效率。

　　（2）掃描色彩模式：①掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。黑白二值圖像（簡稱黑白圖像）是指只有黑白兩級灰度的數(shù)字圖像?；叶葓D像是指圖像亮度范圍可以達(dá)到豐富層次（最高256級~512級）的數(shù)字圖像。彩色圖像是指具有豐富色彩和亮度層次的數(shù)字圖像。后者較前者所記錄的檔案信息更豐富，當(dāng)然占用存儲空間也更大。②頁面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。③頁面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁面為多色文字的檔案?？刹捎没叶饶Ｊ綊呙?。④頁面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　?。?）掃描分辨率：分辨率指單位長度內(nèi)圖像包含的點數(shù)或像素數(shù)，一般用每英寸點數(shù)（dpi）表示。掃描文件時，分辨率數(shù)值設(shè)置越大，圖像分辨率越高，清晰度越好。當(dāng)然圖像文件也更大，占用的存儲空間就更多。①掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以掃描后的圖像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。②采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對檔案進(jìn)行掃描時，其分辨率一般均建議選擇大于等于150dpi；采用彩色模式對檔案進(jìn)行掃描時，其分辨率一般應(yīng)選擇大于等于300dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等，可適當(dāng)提高分辨率。③需要進(jìn)行OCR漢字識別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于等于200dpi。

　?。?）掃描登記：認(rèn)真填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過程交接登記表單，登記掃描的頁數(shù)，核對每份文件的實際掃描頁數(shù)與檔案整理時填寫的文件頁數(shù)是否一致，不一致時應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　二、檔案掃描驗收

　　檔案掃描是檔案數(shù)字化加工的中心環(huán)節(jié)，加工公司必須根據(jù)所掃描檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進(jìn)行掃描。檔案掃描驗收，主要檢查掃描色彩模式是否按照合同的分辨率要求和模式情況進(jìn)行，是否反映檔案的原貌等。

　　剛開始數(shù)字化加工工作的時候，也有過一些爭議，主要就是在檔案是提供一般性利用，還是可以提供特殊利用，比如原文出版等，因為兩者所要求的存儲空間差別很大。

　　根據(jù)這幾年來的數(shù)字化掃描加工工作的進(jìn)一步發(fā)展，存儲介質(zhì)的飛躍發(fā)展，也逐漸統(tǒng)一了思路，規(guī)定了檔案掃描的一些基本標(biāo)準(zhǔn)。但在數(shù)字化掃描及驗收的過程中，發(fā)現(xiàn)了很多意想不到的特殊情況。例如：

　　1在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案紙張存在油性紙、復(fù)寫紙、鉛筆字、字跡模糊、紙張較差及較薄等情況。具體做法是:在保持檔案原貌的前提下進(jìn)行掃描，并提高分辨率或采用墊白紙再進(jìn)行掃描，盡量反映檔案的原始原貌。

　　2在掃描中發(fā)現(xiàn)部分檔案原件紙張的底色較深，所標(biāo)頁碼掃描后看不清楚。具體做法是:用一張白色小紙條寫上該頁頁碼，放在該頁右上角，然后再進(jìn)行掃描。

　　3在掃描中發(fā)現(xiàn)有重份檔案、重份照片、重份表格等情況。具體做法是：只掃描一份。

　　4在掃描中存在多張零散照片。具體做法是:將照片平鋪在白紙上，并在白紙右上角標(biāo)上頁碼后再進(jìn)行掃描。

　　5檔案存在部分超大、超長、圖紙及表格，無法進(jìn)行掃描。具體做法是：用白紙打上“此頁為特大圖紙”字樣，掃描此頁來代替特大圖紙并在備注欄注明。

　　6在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案上有多張粘貼的小紙條或部分檔案紙張粘貼原文且破損嚴(yán)重等情況。具體做法是:為保持檔案原貌，用平版掃描儀進(jìn)行掃描，盡量將檔案可視部分掃描出來，如果有遮擋部分，重新進(jìn)行標(biāo)頁后再另掃一頁。

　　7檔案中有部分大畫幅(大于A3幅面)無法一次性掃描。具體做法是:分幅掃描后進(jìn)行完整拼接或用相機(jī)拍攝。如：

　　8檔案數(shù)字化過程中存在照片底片、錦旗、獎狀等實物檔案音像檔案。具體做法是:把實物檔案放于白紙上并在右上角標(biāo)注相應(yīng)的頁碼進(jìn)行拍照或只對音像封面進(jìn)行掃描。

　　9在掃描民國檔案時，很多是桐子頁，由于紙張較破較薄，正反面都有內(nèi)容，如果正常掃描，就會把背面的內(nèi)容印到正面。具體做法是:掃描時在桐子頁中間夾放一張白紙。

　　三、紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)驗收過程管理

　　根據(jù)《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》規(guī)定數(shù)據(jù)驗收主要包括：數(shù)據(jù)抽檢、驗收指標(biāo)、驗收審核、驗收登記四個方面的內(nèi)容。組織嚴(yán)格規(guī)范的數(shù)據(jù)驗收，是保證數(shù)字化加工質(zhì)量的重要手段，紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工，任何一個邏輯錯誤，都會給數(shù)據(jù)的管理和使用帶來麻煩或隱患，要賦予數(shù)字化加工各環(huán)節(jié)工作人員質(zhì)量檢查任務(wù)，每個工作人員操作前，要先對上一環(huán)節(jié)提供的檔案或數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查；檔案掃描員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理質(zhì)量，圖像處理員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理和檔案掃描質(zhì)量，數(shù)據(jù)掛接員負(fù)責(zé)檢查檔案前處理、檔案掃描和圖像處理質(zhì)量，質(zhì)檢員負(fù)責(zé)檢查所有環(huán)節(jié)工作質(zhì)量，各班組長負(fù)責(zé)檢查本班組人員工作質(zhì)量。數(shù)據(jù)驗收包括目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量，抽檢的比率是一個全宗不得低于5%，如出現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫與圖像文件掛接錯誤，或目錄數(shù)據(jù)庫、圖像文件之一出現(xiàn)不完整、不清晰、有錯誤等質(zhì)量問題時，抽檢標(biāo)記為“不合格”；一個全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到95%以上時，給予驗收“通過”，驗收結(jié)論必須經(jīng)處室相關(guān)人員、局館領(lǐng)導(dǎo)審核簽字后方可有效，并填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗收登記表單，數(shù)據(jù)驗收過程結(jié)束。

　　總之，南京檔案數(shù)字化掃描加工進(jìn)行檔案掃描需要選擇合適的方法、色彩、分辨率還要進(jìn)行掃描登記。檔案掃描驗收是必不可少的步驟，防止檔案出現(xiàn)漏掃、錯掃等著各種情況。紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工成果數(shù)據(jù)驗收過程管理能讓整個流程排除掉各種各樣的錯誤，規(guī)范數(shù)據(jù)驗收也是對檔案數(shù)據(jù)的保障。