隨著社會的發(fā)展，人們對于檔案管理工作也越來越加以重視，通過它，可以記錄下企業(yè)的發(fā)展歷程，延續(xù)企業(yè)的文化及歷史；又能幫助業(yè)務部門以檔案材料為依據，吸取過往經驗及教訓，做出合理決策。

檔案管理工作不僅僅存在于企業(yè)單位的管理工作中，在各個領域都有它的身影，那么作為檔案工作者，該如何進行檔案管理，才能在維護企業(yè)經驗及成果的同時，輔助企業(yè)更快、更好地發(fā)展？今天我們一起來聊下~

（一）做好前期準備

檔案管理涉及的面繁雜、廣泛，需要檔案工作者預先做好準備，才能在后續(xù)整理及管理過程中有條不紊。

① 認識管理對象：什么是“檔案”？并非企業(yè)經營過程中產出的所有資料，都能稱之為檔案。只有社會或個人在社會活動中直接形成，保存?zhèn)洳榈母鞣N形式及載體的數據、信息和知識記錄，才能稱之為檔案。

檔案具備原始記錄性、回溯性等特性。判斷一份文件是否屬于檔案，可參考以下這三點：

◎ 此文件是否辦理完畢。假如一份文件還處于流程之中，那么就不屬于檔案；

◎ 此文件是否具備利用價值。盲目保存經營過程中產生的所有文件，本質上是資源浪費；

◎ 是否按一定規(guī)律集中妥善保存。單獨隨意擱置的文件也不能稱之為檔案。

② 明晰管理范圍：檔案管理涵蓋的范圍很廣，既可涉及品牌宣傳、合作榮譽、大事件等對外資料，也可覆蓋戰(zhàn)略規(guī)劃、投資運營、業(yè)務評估等對內材料。與此同時，文書規(guī)范性、離任審計、監(jiān)察資料、無形資產等管理性質的資料，可以轉化為檔案的一部分；制度流程、企業(yè)文化等宣傳色彩的材料，也是時常被歸檔的對象。

但并非將以上材料全部進行歸檔，應考慮企業(yè)的實際需求，做到檔案范圍劃分科學合理。

③ 組織人員配置：檔案管理不是單打獨斗，而應「統(tǒng)一指導、分級管理。

在設置專門的檔案管理人員，負責擬定規(guī)劃、制度及實施方法的同時，最好應在各部門配置相應的兼職人員，負責本部門材料的形成及收集。必要時，還應組織相關人員進行檔案管理培訓。

例如：人事部、財務部、業(yè)務部中涉及敏感內容的文件，可由其生成部門自行管理，檔案部實施監(jiān)管。

④ 確定場地支持：應存放在哪里？在具備條件、符合需求的情況下，可將檔案放置在檔案室內；沒有條件的情況下，也可以設置帶鎖的柜子進行檔案歸置。

歸置檔案的場地及設備應根據企業(yè)自身情況而定，既要保證檔案安全性、私性與完整性，又得符合公司資源的實際調用情況及業(yè)務需求，量力而行。

（二）開展檔案管理工作

開展檔案工作，要求檔案管理人員具備耐心、細心的同時，又得具備原則性，嚴格按制度、規(guī)則辦事。可參考以下流程開展整理工作。

企業(yè)檔案·文件點收

文件結案移送歸檔時，依如下原則點收：

1. 檢查文件的本文及附件是否完整，如有短少，應即追查歸入。

2. 文件如經抽存者，應有客戶服務中心部門主管及檔案專管的簽認。

3. 文件的處理手續(xù)是否完備，如有遺漏，應即退回經辦部門補辦。

4. 與本案無關的文件或不應隨案歸檔的文件，應即退回經辦部門。

企業(yè)檔案·文件整理

點收文件后，應依下列方式整理：

1.中文直寫文件以右方裝訂為原則，中文橫寫或外文文件則以左方裝訂為原則。

2.右方裝訂文件及其附件均應對準右上角，左方裝訂則對準左上角理齊釘牢。

3.文件如有皺折、破損、參差不齊等情形，應先整補，裁切折疊，使其整齊劃一。

企業(yè)檔案·檔案分類

1.檔案分類應視案件內容、部門組織、業(yè)務項目等因素，按部門、大類、小類三級分類。先以部門別區(qū)分，部門別之后依案件性質分為若干大類，再在同類中依序分為若干小類。

2.檔案分類應力求切合實用。倘因案件較多，前款三級不敷應用時得于第三級之后另增第四級“細類”。如案件不多，亦可僅使用“部門”及“大類”或“小類”二級。

3.同一“小類”（或細類）之案件以裝訂于一檔夾為原則，如案件較多，一個檔夾不敷使用時，得分為兩個以上的檔夾裝訂，并于小類（或細類）之后增設“卷次”編號，以便查考。

4.每一檔夾封面內頁應設“目次表”，案件歸檔時依序編號、登錄，并以每一案一個“目次”編號為原則。

5.檔號之表示方式如下 A1A2——B1B2C1C2D1——E1E2，A1A2為經辦部門代號，B1B2為大類號，C1C2為小類號。D1為檔卷卷次，E1E2為檔案目次。

企業(yè)檔案·檔案名稱及編號

1.檔案各級分類應賦予一名稱，其名稱應簡明扼要，以能充分表示檔案內容 性質為原則，且有一定范疇，不宜籠統(tǒng)含混。

2.各級分類、卷次及目次的編號，均以十進阿拉伯數字表示；其位數使用視案件多寡及增長情形而斟酌決定。

3.檔案分類各級名稱經確定后，應編制“檔案分類編號表”，即將所有分類各級名 稱及其代表數字編號，用一定順序依次排列，以便查閱。

4.檔案分類各級編號內應預留若干空檔，以備將來組織擴大或業(yè)務增繁時，隨時增補之用。5、檔案分類各級名稱及其代表數字一經確定，不宜任意修改，如確有修改必要，應事先審慎研議，并擬具新舊檔案分類編號對照表，以免混淆。

企業(yè)檔案·檔號編定

1.案件如系新案，應就“檔案分類編號表”，查明該案件所屬類別及其卷次、目次 順序編列檔號。

2.案件如可歸屬前案，應查明前案之檔號予以同號編列。

3.檔號以一案一號為原則，遇有一案件敘述數事或一案歸入多類者，應先確定其主 要類別，編列檔號。

4.檔號應自左而右編列，右方裝訂的案件，應將檔號填寫于案件首頁的左上角；左方裝訂則填寫于右上角。

企業(yè)檔案·歸檔與檔案清理

1.歸檔文件，應依目次號順序以活頁方式裝訂于相關類別的檔夾內，并視實際需要 使用“見出紙”注明目次號碼，以便翻閱。

2.檔夾的背脊應標明檔夾內所含案件的分類編號及名稱，以便查檔。

企業(yè)檔案·保存期限

文件保存期限除政府有關法令或本企業(yè)其他規(guī)章特定者外，依下列規(guī)定辦理：

1.永久保存：（1）公司章程；（2）股東名簿；（3）組織規(guī)程及辦事細則；（4）董事會及股東會紀錄；（5）財務報表；（6）政府機關核準文件；（7）不動產所有權狀及其他債權憑證；（8）工程設計圖；（9）其他經核定須永久保存的文書。

2.10年保存：（1）預算、決算書類；（2）會計憑證；（3）事業(yè)計劃資料；（4）其他經核定須保存10年的文書。

3.5年保存：（1）期滿或解除之合約；（2）其他經核定保存5年的文書。

4.1年保存：結案后無長期保存必要者。

5.規(guī)章由規(guī)章管理部門永久保存，使用部門視其有效期間予以保存。

企業(yè)檔案·檔卷清理

1.管檔人員應隨時拂拭檔案架，維護檔案清潔，以防蟲蛀腐朽。每年年度更換時， 依規(guī)定清理一次，已屆保存期限者，得予銷毀，銷毀前應造冊呈總經理核準，必 要時向主管官署報備，并于目錄表之附注欄內注明銷毀日期。

2.保管期限屆滿的文件中，部分經核定仍有保存參考價值者，管檔人員應將“ 收（發(fā)）文登記單”第五聯(lián)附注在其保留文件上，并在第五聯(lián)上注明部分銷毀之日期。

（三）后期利用

檔案管理不是將檔案整理完就算結束，讓檔案有效流通及利用，才是檔案管理的終極目標。

① 建立查詢、借閱等制度，讓檔案成果惠及員工。原則上由檔案部門對統(tǒng)一保管的檔案文件進行利用，文件生成部門不得隨意將其生成持有的文件外借。

檔案可通過原件、復印件、電子件、在線閱覽等形式進行利用，檔案管理人員應根據文件借閱方式和檔案級不同（公開、秘、機、絕），制定不同的借閱流程。同時注意檔案歸還時不被涂改、保存完整。

② 根據檔案信息，為公司決策提供數據支持。在檔案整理的過程中，就可收集相應的數據及建議。

◎ 文件審核過程，可檢查公司各類工作流程；

◎  文件接收過程，可依據數量梳理各階段業(yè)務活躍度；

◎  檔案類別上，可看出各部門之間協(xié)作是否緊；

另外，檔案管理人員還可對檔案信息進行再加工，提供有效的檔案產品。例如：對公司每年度打印機租賃費用進行匯總，為相關部門提供數據支持；對租賃合同進行分析梳理，可得出本年度公司設立了多少分公司，分局區(qū)域等信息。