為了適應社會經濟的發(fā)展速度, 我國的各個事業(yè)單位對于文書檔案管理提出了更高的要求。 文書檔案掌握著事業(yè)單位中重要的檔案資料, 檔案資料里包括事業(yè)單位在行政活動中的重要文件, 除此之外, 事業(yè)單位的檔案資料還充分地體現出事業(yè)單位的成長以及發(fā)展軌跡, 以及事業(yè)單位下一步的行政活動的依據。 

作為單位行政活動的寶貴財富和信息資源, 對于檔案管理應當重視起來。 文章主要對文書檔案管理對事業(yè)單位效能化發(fā)展的重要意義進行深入研究, 對事業(yè)單位文書檔案管理的現狀, 以及出現問題等提出相應的決策, 讓檔案管理促進整個事業(yè)單位的發(fā)展。

為了讓事業(yè)單位獲得更好的發(fā)展, 必須重視加強文書檔案的管理工作, 提高事業(yè)單位的工作效能化。 因為檔案管理資料是對整個事業(yè)單位的真實反映, 高效的文書檔案管理工作對事業(yè)單位的工作效能化有著重要的意義。

 文章對文書檔案管理對事業(yè)單位功能化發(fā)展的重要意義進行深入分析, 主要針對文書檔案管理的內涵、  文書檔案管理在事業(yè)單位中的作用、  當前事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的缺陷和不足, 以及對文書檔案管理的信息化建設四個方面進行細致的研究, 希望能夠對事業(yè)單位的文書檔案管理建言獻策。

1、文書檔案管理的內涵

文書檔案主要應用在行政管理活動中, 比如事業(yè)單位、機關團體, 以文書的方式將資料保存下來, 里面的內容都是對事業(yè)單位發(fā)展的重要信息, 比如決定指示、 報告、 批復、通知、 會議記錄、 計劃以及總結等, 而文書檔案管理的重要作用就是對這些行政活動進行科學合理的分類, 并且保存。這樣能夠讓事業(yè)單位行政活動的文書更加系統化和條理化, 同時也能夠提高工作效率, 促進事業(yè)單位長久發(fā)展。

2、文書檔案管理在事業(yè)單位中的意義

2.11 文書檔案整理工作是促進事業(yè)單位檔案建設的重要環(huán)節(jié)

完整的、 系統的檔案管理對于事業(yè)單位的效能化發(fā)展有著重要的意義。 文書檔案作為檔案管理的重要類型, 其工作的要求必須嚴格, 必須保證檔案資料的完整系統。 首先, 文書檔案整理工作是保證檔案資料完整的前提, 只有做好前期的整理工作, 才能保障檔案管理的規(guī)范化和系統化, 進一步提高檔案的利用。

文書檔案管理的工作就是將事業(yè)單位的行政活動記錄進行收集、 分類、 整理、 編目, 然后將其完整地保存下來以供查閱。 在進行工作時, 一定要注意檢查文書資料收集的完整性, 查驗有哪些方面疏漏, 在保證文書檔案管理工作完整的前提下, 還能夠對檔案收集工作起到一個監(jiān)督的作用, 在進行檔案整理的過程中可以對檔案進行比較和鑒定, 有利于突出檔案的價值, 在完整系統的基礎上突出重點, 這才是文書檔案整理的最終價值。

2.22  文書檔案管理工作對檔案信息資源的開發(fā)具有重要的作用

檔案管理的工作就是讓信息資源能夠有效地被利用。 如果文件都是零散的, 會對日后的查找和翻閱造成嚴重的阻礙, 甚至對事業(yè)單位的成長和發(fā)展無法真實地反映出來, 檔案管理的價值得不到體現和發(fā)揮。 因此, 檔案管理的完整性和系統性對于事業(yè)單位工作有著重要的影響。  首先就是要將分散的文書檔案進行系統化的整理, 尤其在分類、 編目之后才能保證文檔的有序, 以及文檔之間的聯系。 因此, 檔案的整理工作是整個工作過程的重要前提, 必須加以重視, 才能將檔案完整規(guī)范地保存下來, 對于事業(yè)單位的成長和發(fā)展更好地呈現出來, 便于日后的查閱。

2.33 文書檔案整理工作對事業(yè)單位管理工作的持續(xù)發(fā)展具有重要的作用

科學的、 合理的檔案整理工作, 對于工作的效率和質量都有著重要的作用, 從而保證檔案管理的完整性和系統性。必要時還應該建立日后檢索文檔的體系, 從而將文檔的保存價值體現出來。 科學合理、 標準規(guī)范的文檔管理, 能夠使文檔管理工作更加優(yōu)化, 對于檔案管理工作的效率和質量有重要的影響, 是開發(fā)文檔信息資源價值的重要保障。

3、當前事業(yè)單位文書檔案管理工作中存在的缺陷和不足

3.11事業(yè)單位對文書檔案管理工作的重視程度不夠, 對文書檔案的資料收集工作造成困難

目前很多的事業(yè)單位還沒有對文書檔案整理工作進行深 入地了解, 不了解檔案管理工作的意義, 所以還不夠重視檔案的管理工作, 從而導致文檔管理無法高效率地開展工作, 文檔的價值也沒有辦法體現出來。  文檔的收集工作是文檔管理工作的基礎, 如果文檔收集工作不充分, 后續(xù)的工作也沒有辦法完整地完成, 從而導致文書檔案的缺失, 對于建立健全文書檔案管理的體系也造成了阻礙, 對于整個文書檔案管理工作造成嚴重的影響。

3.22文書檔案整理工作不夠科學化

計算機信息技術的發(fā)展為我國事業(yè)單位的檔案管理工作 提供了技術的支持, 因此, 電子檔案管理已經是必然趨勢。但是隨著數據信息越來越多, 資料文獻越來越豐富, 對文書檔案管理工作的需求越來越高。 

電子文檔文件改變了原有的文件管理工作體系, 很多管理人員的技術無法適應其發(fā)展, 整個的工作流程都可以通過計算機來實現, 但是計算器的思維無法體現事業(yè)單位的成長以及發(fā)展 軌跡, 雖然與傳統的紙質文檔相比, 電子文檔比較便捷, 不易損壞, 但是其安全性還有一定的缺陷。 因此, 電子文檔的管理工作需要進一步提高才能夠取代紙質檔案, 為事業(yè)單位檔案管理工作提供安全有效的技術支持。

4、文書檔案管理的信息化建設

必須重視加強文書檔案管理的信息化建設, 在計算機信息技術迅猛發(fā)展的今天, 電子文檔已是必然趨勢, 也是提高事業(yè)單位檔案管理工作效能化的重要保證。

 首先, 要促進紙質檔案向數字檔案的轉化, 必須重視數字檔案資源的建設, 可以充分地利用計算機網絡技術對檔案信息資源來接收和管理。 

其次, 要建立專門的文書檔案管理系統, 有計算機網絡技術的支持, 對于文書檔案的管理會更加安全、 高效。 然后, 要加強文書檔案管理硬件設施的建設。 比如計算機、 服務器、 網絡設施以及存儲設備等, 讓文書檔案管理工作向信息化邁進。 最后, 加強保障體系的建設。 為了更好地保障文檔管理信息資源的安全性, 對文檔信息化的規(guī)劃、 法律法規(guī)、 人才隊伍的培養(yǎng)和建設, 以及安全體系的完善等方面都要著重加強, 從而能夠有效地加強文數檔案管理的信息化建設。

5、結 論

綜上所述, 文書檔案管理工作是促進事業(yè)單位工作效能化的重要環(huán)節(jié), 它不僅掌握著事業(yè)單位的重要信息資源, 還蘊含著寶貴的經驗財富以及事業(yè)單位的發(fā)展軌跡, 這些對于事業(yè)單位的長久發(fā)展有著重要的意義。  

本文對文書檔案管理工作進行了深入的研究, 指出了事業(yè)單位的檔案管理工作的不足, 并且對電子文檔的信息化建設提出了有效的建議, 這些對于事業(yè)單位文書檔案管理的效能化發(fā)展有著重要的意 義。 雖然目前文書檔案管理工作還存在著一些問題, 還有許多地方的不足需要去完善。

  無論是對文書檔案管理工作的重視程度不夠, 管理工作不夠科學化等一系列的問題, 還是紙質管理向電子管理轉化的過程中存在的問題, 但是只要采取科學合理的措施, 就一定能夠促進文書檔案管理在事業(yè)單位中的發(fā)展, 從而有效地提高事業(yè)單位的功效化, 從而促進事業(yè)單位長久的發(fā)展。