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石家莊檔案信息化外包公司

時間:2023-11-09 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  檔案信息化是指將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案,并利用信息技術(shù)手段對其進行管理、存儲、檢索和利用的過程。檔案信息化的具體實施過程一般包括以下幾個步驟:

石家莊檔案信息化外包公司

  1.檔案數(shù)字化:將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過掃描、拍照等方式轉(zhuǎn)化為數(shù)字化的電子檔案,包括圖像、音頻、視頻等多種形式。

  2.數(shù)據(jù)整理:對數(shù)字化后的檔案進行整理、分類、著錄、標引等工作,以便于后續(xù)的管理和利用。

  3.數(shù)據(jù)存儲:將整理后的數(shù)字化檔案存儲在計算機系統(tǒng)中,可以采用本地存儲、云存儲等方式。

  4.數(shù)據(jù)檢索:利用信息技術(shù)手段對數(shù)字化檔案進行檢索,包括關(guān)鍵詞檢索、全文檢索、分類檢索等多種方式,以便于用戶快速找到所需的檔案。

  5.數(shù)據(jù)利用:通過網(wǎng)絡(luò)等方式將數(shù)字化檔案提供給用戶進行利用,包括在線查閱、下載、打印等多種方式。

  6.數(shù)據(jù)安全:采取相應(yīng)的技術(shù)和管理措施,確保數(shù)字化檔案的安全性和完整性,防止數(shù)據(jù)泄露、丟失、損壞等問題。

  7.系統(tǒng)維護:對檔案信息化系統(tǒng)進行維護和升級,確保系統(tǒng)的穩(wěn)定性和安全性,提高系統(tǒng)的性能和效率。

  檔案信息化的實施需要投入大量的人力、物力和財力,同時也需要檔案管理部門和信息技術(shù)部門的密切合作。在實施過程中,需要注意保護檔案的原始性和真實性,確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性。同時,也需要注意信息安全和隱私保護,確保數(shù)字化檔案的安全性和保密性。

  檔案信息化對檔案管理人員有哪些要求?

  檔案信息化對檔案管理人員提出了以下要求:

  1.信息素養(yǎng):檔案管理人員需要具備良好的信息素養(yǎng),包括信息意識、信息知識、信息技能和信息道德等方面的素養(yǎng),能夠熟練掌握計算機和網(wǎng)絡(luò)技術(shù),熟練使用各種檔案管理軟件和工具。

  2.專業(yè)知識:檔案管理人員需要具備豐富的檔案管理專業(yè)知識,包括檔案學(xué)、檔案管理學(xué)、檔案保護技術(shù)等方面的知識,能夠?qū)n案進行科學(xué)的分類、整理、保管和利用。

  3.數(shù)據(jù)處理能力:檔案管理人員需要具備較強的數(shù)據(jù)處理能力,能夠?qū)?shù)字化檔案進行數(shù)據(jù)整理、著錄、標引等工作,確保數(shù)字化檔案的質(zhì)量和可用性。

  4.信息安全意識:檔案管理人員需要具備較高的信息安全意識,能夠采取相應(yīng)的技術(shù)和管理措施,確保數(shù)字化檔案的安全性和保密性。

  5.溝通協(xié)調(diào)能力:檔案管理人員需要具備良好的溝通協(xié)調(diào)能力,能夠與信息技術(shù)部門、用戶等進行有效的溝通和協(xié)調(diào),確保檔案信息化工作的順利進行。

  6.學(xué)習(xí)能力:檔案管理人員需要具備較強的學(xué)習(xí)能力,能夠不斷學(xué)習(xí)新的信息技術(shù)和檔案管理知識,不斷提高自身的業(yè)務(wù)水平和工作能力。

  總之,檔案信息化對檔案管理人員提出了更高的要求,檔案管理人員需要不斷提高自身的素質(zhì)和能力,以適應(yīng)檔案信息化工作的需要。

  石家莊檔案信息化外包問題

  檔案數(shù)字化項目績效的衡量存在結(jié)項延時及超預(yù)算、組長開展模式有損項目質(zhì)量、項目人員溝通不佳導(dǎo)致返工率高等問題。

  一、結(jié)項延時及超預(yù)算問題

  實踐中衡量檔案數(shù)字化項目績效主要通過過程績效和業(yè)務(wù)成果兩個維度。其中過程績效評價主要依據(jù)項目能否基于項目預(yù)算及項目工期按時完成。

  經(jīng)調(diào)研發(fā)現(xiàn),項目保質(zhì)按時結(jié)項的難點在于項目開展較難兼顧項目質(zhì)量、進度與預(yù)算,重視成果質(zhì)量的項目常存在超時、超預(yù)算等問題。

  二、組長開展模式有損項目質(zhì)量

  檔案數(shù)字化加工是一項多業(yè)務(wù)、多學(xué)科知識的系統(tǒng)業(yè)務(wù)活動。參照調(diào)研訪談結(jié)果可知,由于委托加工檔案類型多樣、需求復(fù)雜、項目組員業(yè)務(wù)能力有限,業(yè)務(wù)組員遇到問題常采取咨詢或請組長協(xié)調(diào)的工作模式,逐漸形成了以項目組長為項目驅(qū)動的項目開展模式。

  該模式下,項目組長承擔(dān)了項目組內(nèi)、組間及組外的業(yè)務(wù)推進及協(xié)調(diào)角色。弊端在于以個人經(jīng)驗決定項目質(zhì)量,不是長久科學(xué)的辦法。

  三、項目人員溝通不佳,返工率高

  數(shù)字化成果返工率是衡量檔案數(shù)字化項目績效的重要指標。調(diào)研發(fā)現(xiàn)項目返工率與技能、組織、流程等因素有關(guān)。

  其中流程因素中檔案數(shù)字化加工中項目組、委托方和監(jiān)理方(下稱三方)溝通尤為關(guān)鍵,三方溝通通暢、高效是減少或避免數(shù)字化成果返工的有效保障。

  石家莊檔案信息化驗收

  檔案數(shù)字化項目驗收的內(nèi)容包括合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。

  一、合同履約情況

  是否按照招標文件、合同的要求完成項目的工作任務(wù),完成工作量的90%以上可以視為完成任務(wù)。

  二、檔案整理情況

  各門類檔案是否按照相應(yīng)的整理規(guī)范進行整理,歸檔范圍明確,保管期限區(qū)分準確,裝訂、裝盒符合相關(guān)標準,檔號章、背脊填寫規(guī)范等。

  三、檔案目錄數(shù)據(jù)

  按照《檔案著錄規(guī)則》等標準進行著錄條目數(shù)據(jù),包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準確程度、必填項是否填寫等。

  四、數(shù)字圖像

  按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標準進行數(shù)字化掃描,包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準確性、圖像的完整性、排列順序的準確性、圖像質(zhì)量等。

  五、元數(shù)據(jù)

  元數(shù)據(jù)的獲取,元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

  六、數(shù)據(jù)掛接

  包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準確性等。

  七、工作文件

  各種工作文件、日志、記錄等,包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

  1.檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、記錄,工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等;

  2.各種工作人員名單、訪客名單、設(shè)備登記表、安全審查報告、保密承諾書、檔案交接單、項目驗收報告等。

  八、存儲載體

  數(shù)字化加工的各種存儲介質(zhì),移交的成果存儲介質(zhì),主要包括載體的可用性、有無病毒、按照規(guī)定標準進行存儲等。

  總之,檔案數(shù)字化項目驗收是確保檔案數(shù)字化質(zhì)量的重要環(huán)節(jié),需要對合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、工作文件、存儲載體等多個方面進行全面檢查。只有在各個方面都符合相關(guān)標準和要求的情況下,才能認為該項目達到了驗收要求,確保數(shù)字化成果的可用性、可靠性和安全性。

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