職工人事檔案整理方法在現(xiàn)代企業(yè)管理中，是一項(xiàng)至關(guān)重要的工作。它涉及到員工的基本信息、工作經(jīng)歷、學(xué)歷學(xué)位、職稱職務(wù)、培訓(xùn)經(jīng)歷、獎(jiǎng)懲記錄等方面的內(nèi)容，是企業(yè)對(duì)員工進(jìn)行全面了解和評(píng)價(jià)的重要依據(jù)。然而，隨著企業(yè)規(guī)模的擴(kuò)大和員工數(shù)量的增加，人事檔案管理工作變得越來(lái)越復(fù)雜，如何有效地整理和管理這些檔案，成為了企業(yè)管理者亟待解決的問(wèn)題。

　　本文將從以下幾個(gè)方面探討職工人事檔案的整理方法：分類、排序、編目、技術(shù)加工、裝訂入庫(kù)五個(gè)步驟。

　　人事檔案整理分類

　　第一類：履歷材料。包括以反映人事本人自然情況、經(jīng)歷、家庭和社會(huì)關(guān)系等基本情況為主要內(nèi)容的履歷材料。

　　第二類：自傳材料、報(bào)告?zhèn)€人有關(guān)事項(xiàng)的材料。自傳材料包括自傳和屬于自傳性質(zhì)的材料，是個(gè)人撰寫自己家世、身世和主要社會(huì)關(guān)系的自述材料。自傳材料的歸類，應(yīng)該以內(nèi)容和用途為依據(jù)，不能單純按名稱歸類。

　　第三類：考察、考核、鑒定、審計(jì)材料。包括人事管理工作中組織、人事部門通過(guò)各種途徑，對(duì)員工德能勤績(jī)廉進(jìn)行調(diào)查、評(píng)價(jià)的材料。歸入本類的材料，必須是組織正式形成的，手續(xù)完備，能正確、歷史地反映本人實(shí)際情況，具有查考價(jià)值的鑒定、考察、考核材料。

　　第四類：學(xué)歷學(xué)位材料、職業(yè)（任職）資格材料、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)資格（職務(wù)）、職業(yè)技能鑒定、專家聘任、反映科研學(xué)術(shù)水平、培訓(xùn)等材料。包括記載和反映員工學(xué)習(xí)、技術(shù)技能水平、科研水平的各種材料。

　　第五類：政審材料、更改或認(rèn)定姓名、民族、籍貫、國(guó)籍、出生日期、入黨入團(tuán)時(shí)間、參加工作時(shí)間等材料。包括人事審查和人事基本情況更改形成的材料。

　　第六類：黨、團(tuán)組織建設(shè)工作中形成的材料。包括加入黨、團(tuán)組織的有關(guān)材料以及民主黨派的入黨材料。

　　第七類：表彰獎(jiǎng)勵(lì)材料。包括各類獎(jiǎng)勵(lì)或表彰的材料。

　　第八類：涉法違紀(jì)材料。

　　第九類：招錄、聘用，任免、調(diào)動(dòng)、授銜、軍人轉(zhuǎn)業(yè)（復(fù)員安置、退（離）休，辭職、辭退、罷免，工資、待遇，出國(guó)（境），黨代會(huì)、人代會(huì)、政協(xié)會(huì)議、人民團(tuán)體和群眾團(tuán)體代表會(huì)議、民主黨派代表會(huì)議形成的材料，基本社會(huì)保險(xiǎn)與企業(yè)年金材料。

　　第十類：其他可供組織上參考的材料。包括錄用體檢表、反映嚴(yán)重慢性病或身體殘疾的體檢表、工傷致殘?jiān)\斷書、確定致殘等級(jí)的有關(guān)材料，生平、非正常死亡調(diào)查報(bào)告。人事檔案報(bào)送單、人事檔案有關(guān)情況說(shuō)明歸入此類。

　　有三點(diǎn)說(shuō)明：

　?。ㄒ唬┑诰蓬惒牧蟽?nèi)容復(fù)雜、數(shù)量眾多，為方便查找，采用二級(jí)分類法，按照內(nèi)容的不同再分別為五小類：

　　1.工資材料；

　　2.任免材料；

　　3.出國(guó)（境）材料；

　　4.參加會(huì)議的代表登記表等其它材料；

　　5.基本社會(huì)保險(xiǎn)與企業(yè)年金材料。

　?。ǘ﹥?nèi)容交叉材料按以下規(guī)則劃分：以自傳為主的履歷或簡(jiǎn)歷表歸二類；學(xué)生登記表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）鑒定表、學(xué)習(xí)（培訓(xùn)）考核表歸四類；“三齡一歷”認(rèn)定材料、更改或認(rèn)定姓名的材料統(tǒng)一歸五類；享受政府特殊津貼材料歸七類；干部任免時(shí)形成的考察（考核）材料作為干部任免審批表的附件歸九類。

　?。ㄈ┰诜诸愡^(guò)程中，對(duì)剔出的重復(fù)、不屬于歸檔范圍的材料分類登記造冊(cè)。對(duì)其中有保存價(jià)值的文件、資料，可交文書檔案或轉(zhuǎn)有關(guān)部門保存。一般性證件、文章等可退還本人。無(wú)保存價(jià)值又不宜退還本人的，報(bào)主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后銷毀。

　　人事檔案整理排序

　　人事檔案整理排序排序是指將每一類別的材料按其形成時(shí)間的先后順序或內(nèi)容的內(nèi)在聯(lián)系排列順序，并通過(guò)編寫類號(hào)、順序號(hào)和頁(yè)碼固定下來(lái)。具體方法有：

　?。ㄒ唬┌床牧闲纬傻臅r(shí)間排序：一類、二類、三類、四類、七類、九類、十類材料。第九類材料排列時(shí)，在采用二級(jí)分類后的各小類中分別按時(shí)間排序。

　?。ǘ┌床牧系膬?nèi)容以及材料之間的內(nèi)在聯(lián)系排序：五類、六類、八類材料。其中第五類、第八類材料的排列順序?yàn)椋荷霞?jí)批復(fù)，結(jié)論或處分決定，本人對(duì)結(jié)論或處分決定的意見(jiàn)，調(diào)查報(bào)告，證明材料，本人檢討或交待材料等。第六類材料，入團(tuán)志愿書應(yīng)排在入團(tuán)的其他材料之前；入黨志愿書應(yīng)排在入黨的其他材料之前，黨員登記表等可按時(shí)間先后依次排序。

　?。ㄈ┟總€(gè)類別中的檔案材料排序后，用鉛筆在每份材料首頁(yè)右上角編上類號(hào)和順序號(hào)，并在其右下角逐頁(yè)編寫頁(yè)碼。頁(yè)碼的編寫方法為：凡有圖文的頁(yè)面，每面作為一頁(yè)；空白紙和托裱用的襯紙不計(jì)為頁(yè)數(shù)，復(fù)制件和原件應(yīng)視為一份材料統(tǒng)一編寫頁(yè)數(shù)。

　　人事檔案整理編目

　?。ㄒ唬┌凑疹悇e排列順序及檔案材料目錄格式，逐份逐項(xiàng)地進(jìn)行填寫；

　?。ǘ└鶕?jù)材料題目填寫“材料名稱”。無(wú)題目的材料，應(yīng)擬定題目。材料的題目過(guò)長(zhǎng)，可適當(dāng)簡(jiǎn)化。擬定或簡(jiǎn)化題目，必須確切反映材料的主要內(nèi)容或性質(zhì)特點(diǎn)。凡原材料題目不符合實(shí)際內(nèi)容的，須另行擬定題目或在目錄上加以注明；

　?。ㄈ安牧闲纬蓵r(shí)間”一般采用材料落款標(biāo)明的最后時(shí)間。復(fù)制的檔案材料，采用原材料形成時(shí)間；

　?。ㄋ模┨顚憽安牧戏輸?shù)”以每份完整的材料為一份（包括附件）；材料頁(yè)數(shù)的計(jì)算，采用圖書編頁(yè)法，每面為一頁(yè)，印有頁(yè)碼的材料、表格，應(yīng)如數(shù)填寫；

　　（五）目錄要準(zhǔn)確、工整，手寫時(shí)一律使用黑色水筆書寫。

　　人事檔案整理技術(shù)加工

　?。ㄒ唬┘垙埰茡p和字跡材料不符合要求的材料采用復(fù)印、掃描、拍攝等方法進(jìn)行復(fù)制，復(fù)制件應(yīng)附在原件后，與原件作為一件，注明復(fù)制單位和日期。

　?。ǘ┓孢^(guò)大的材料進(jìn)行折疊或剪裁。折疊后的檔案材料要保持平整，文字、照片不得損壞，便于展開(kāi)閱讀。剪裁時(shí)不得損壞檔案材料上的文字、印章、圖形等內(nèi)容。

　　（三）幅面過(guò)小的材料應(yīng)進(jìn)行托裱，裝訂邊過(guò)窄或裝訂線內(nèi)有文字的材料應(yīng)加邊。

　?。ㄋ模n案材料上的大頭針、曲別針、訂書釘?shù)冉饘傺b訂物應(yīng)予拆除。

　?。ㄎ澹n案材料應(yīng)各自獨(dú)立，嚴(yán)禁將多份材料以縫紉、裱糊等形式粘連在一起。

　　人事檔案整理裝訂入庫(kù)

　?。ㄒ唬n案目錄置于卷首，卷內(nèi)材料排列順序與目錄相符。檔案材料應(yīng)左邊、下邊對(duì)齊，在左側(cè)打孔裝訂。

　?。ǘ┤耸聶n案材料過(guò)多，應(yīng)該分卷裝訂，分卷裝訂時(shí)保證同一類材料分在同一卷中。

　?。ㄈn案卷背應(yīng)有人員編號(hào)、姓名、籍貫等，便于查找。

　?。ㄋ模┤耸聶n案整理裝訂成卷后，必須進(jìn)行認(rèn)真細(xì)致地檢查，經(jīng)驗(yàn)收合格后方能入庫(kù)。