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石家莊職工退休檔案整理工作在不斷發(fā)展和進(jìn)步。近年來,石家莊積極組織并指導(dǎo)企業(yè)進(jìn)行檔案規(guī)范整理和驗(yàn)收。石家莊市企業(yè)退休人員管理服務(wù)辦法規(guī)定,退休人員入社會化管理后可以獲得節(jié)日慰問、文體健身、健康體檢等服務(wù)。通過推進(jìn)退休人員人事檔案移交工作,實(shí)現(xiàn)了國企、央企退休人員的社會化管理,為退休人員提供了更好的服務(wù)和保障。在未來,石家莊職工退休檔案整理工作將繼續(xù)向著更加規(guī)范、高效、便捷的方向發(fā)展,為退休人員提供更好的服務(wù)和保障。
以下是一些關(guān)于石家莊職工退休檔案整理的建議:
1、建立健全的檔案管理制度:制定詳細(xì)的檔案管理規(guī)定,明確檔案的收集、整理、保管、借閱、銷毀等各個環(huán)節(jié)的操作流程和責(zé)任分工。
2、加強(qiáng)檔案信息化建設(shè):利用現(xiàn)代化的信息技術(shù)手段,建立電子檔案管理系統(tǒng),實(shí)現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理,提高檔案的檢索和利用效率。
3、加強(qiáng)檔案安全保密工作:嚴(yán)格遵守檔案保密法規(guī),加強(qiáng)檔案的安全保管,防止檔案的丟失、損壞和泄密。
4、定期進(jìn)行檔案整理和鑒定:定期對檔案進(jìn)行整理和鑒定,清理過期檔案,確保檔案的真實(shí)性、完整性和準(zhǔn)確性。
5、提高檔案管理人員素質(zhì):加強(qiáng)檔案管理人員的培訓(xùn)和教育,提高他們的業(yè)務(wù)素質(zhì)和管理水平,確保檔案管理工作的質(zhì)量和效率。
6、加強(qiáng)與相關(guān)部門的協(xié)作:加強(qiáng)與勞動保障、人事、財務(wù)等相關(guān)部門的協(xié)作,建立檔案信息共享機(jī)制,提高檔案的利用價值。
總之,石家莊職工退休檔案整理是一項(xiàng)復(fù)雜而重要的工作,需要各級管理部門的高度重視和積極配合,以確保檔案的安全、完整和準(zhǔn)確,為職工的退休生活提供有力的保障。
職工退休檔案整理流程
首先,我們需要收集職工退休的相關(guān)證件、文件、證明材料等。這些資料包括職工的身份證、戶口本、工作證明、社??ǖ?。通過收集這些資料,我們可以全面了解職工的個人信息和工作情況。
接下來,根據(jù)所收集的資料,我們需要按序整理成詳細(xì)的目錄清單。這個目錄清單應(yīng)該包含每個資料項(xiàng)的名稱、編號以及所屬類別等信息。通過編制目錄清單,我們可以方便地查找和管理退休檔案。
為了進(jìn)一步方便查找,我們還需要為每個資料項(xiàng)編制對應(yīng)的索引編號。索引編號可以根據(jù)資料項(xiàng)的名稱或編號進(jìn)行編制,這樣可以更加快速地定位到所需的資料。
在整理過程中,我們需要將所有資料按照不同類別進(jìn)行分類和排序。這些類別可以包括人事、財務(wù)、保險等。通過歸類排序,我們可以更好地組織和管理退休檔案,使其更加系統(tǒng)化和易于查閱。
整理完畢后,我們需要將資料打印裝訂成冊。在打印裝訂的過程中,我們需要注意保持整潔美觀。這可以通過選擇合適的紙張和裝訂方式來實(shí)現(xiàn),使退休檔案看起來更加專業(yè)和規(guī)范。
存儲保管是整理工作的最后一步。我們需要將裝訂好的資料存入專門的檔案柜中,并采取防潮、防火、防盜等措施,確保退休檔案的安全性和完整性。定期檢查也是必要的,我們可以定期對已整理好的退休檔案進(jìn)行復(fù)查和更新,以確保其準(zhǔn)確性和完整性。
通過以上步驟,我們可以完成石家莊職工退休檔案的整理工作。這個過程需要耐心和細(xì)心,但只有通過這樣的整理,我們才能更好地管理和利用退休檔案,為職工提供更好的服務(wù)和支持。
職工退休檔案整理要求
為了提升企業(yè)退休人員檔案整理工作的規(guī)范性,以便更好地保管和利用這些檔案,我們現(xiàn)在就這一工作的要求進(jìn)行如下闡述:
一、企業(yè)退休人員檔案的內(nèi)容和分類
企業(yè)整理退休人員檔案時,應(yīng)本著完整、條理、真實(shí)的原則,按檔案內(nèi)容將其分為以下四類:
(一)招工、退休材料:包括招工(入伍)審批表、病退材料、退休申請表、公示結(jié)果、退休審批表等;
?。ǘ┕べY待遇材料:包括轉(zhuǎn)正定級、升級、調(diào)資等
各種工資變動審批表和解決待遇問題審批材料,保險福利待遇核定等材料;
?。ㄈ┘尤朦h團(tuán)材料:包括中國共產(chǎn)黨入黨申請書、入黨志愿書、轉(zhuǎn)正申請書、中國共產(chǎn)黨黨員登記表,黨紀(jì)處分材料,入團(tuán)申請書、入團(tuán)志愿書、團(tuán)員登記表、退團(tuán)材料,加入民主黨派的有關(guān)材料;
?。ㄋ模┢渌牧希翰粚儆谏鲜鋈惖牟牧弦宦蓺w入此類(整理時應(yīng)按原檔案管理分類排序歸類)。
二、企業(yè)退休人員檔案卷內(nèi)文件目錄的登記
目錄是查閱檔案內(nèi)容的索引,目錄登記要求清晰、確切、精煉,目錄應(yīng)放在檔案首頁,包括以下內(nèi)容:
1.類號和順序號(如第一類第一份,在目錄應(yīng)登記為“一、1”,以此類推);
2.材料名稱(有題名一般要登記全稱,無題名或題名不準(zhǔn)確重擬題名,題名稱較長可以用規(guī)范簡稱縮寫,但應(yīng)準(zhǔn)確反映材料的主要內(nèi)容);
3.材料制成的時間(材料制成時間要填全年月日,一般采用落款時間);
4.材料的份數(shù),頁碼的計算登記。材料份數(shù)應(yīng)以每個完整材料為一份;材料頁數(shù)的計算,每面為一頁,無內(nèi)容的頁面不計算頁數(shù),并按頁碼數(shù)如數(shù)填寫,封面封底及襯紙后空白頁不計算頁數(shù),封二或封三的填寫說明不算頁數(shù)。
書寫目錄時,應(yīng)在每類目錄之后,留出適量的空格,供補(bǔ)充材料使用。
三、企業(yè)退休人員檔案整理要求
1.排序:在具體整理檔案時,所有材料按檔案形成時間的先后排序。并在每份材料第一頁的右上角編上類號和順序號(此編號與目錄編號要一致,具體格式為:類號—順序號,如第二類第三份材料的編號格式為2—3)
2.技術(shù)加工:對招工(入伍)登記表、退休審批表、工資待遇等重要材料,有用紙不規(guī)則、破損、卷角和折皺等情況的,要進(jìn)行剪裁、裱糊、包邊等技術(shù)加工,以延長檔案文件材料的保存壽命。
文件材料上有大頭針、曲別針、訂書針等金屬物品,要去除,防止銹蝕。
四、企業(yè)退休人員檔案的裝訂
在裝訂退休人員檔案時,用白色卡線裝訂,長度要適中。裝訂時,將全卷材料卷面向下,把卡線對折,然后將折點(diǎn)當(dāng)穿頭,由卷面中眼穿至卷底,最后將已穿過卷底上下兩線頭,同時朝卷底中眼的折頭帶孔中對穿打結(jié)。
五、檔案的編號及檔案盒脊背的填寫
(一)檔案的編號
1.檔案編號的構(gòu)成:檔號由社保個人編號、單位社保編碼、案卷順序號三級代碼構(gòu)成。①社保個人編號(填寫社保個人編號后8位阿拉伯?dāng)?shù)字),以職工退休待遇審批表個人編號為準(zhǔn);②單位社保編碼(6位阿拉伯?dāng)?shù)字),以職工退休待遇審批表單位編碼為準(zhǔn);③案卷順序號(單位移交退休人員編號),此號到移交市檔案館時統(tǒng)一編制。
2.檔案編號的要求:①確保唯一性,一人一檔,一檔一號,不得重復(fù);②用耐久字跡(炭素、籃黑墨水等)規(guī)范填寫在檔案盒脊背的指定位置。
(二)檔案盒脊背的填寫
橫向填寫檔號,豎向填寫單位名稱,原工作單位可用雕刻的印章加蓋,填寫時要求字跡清晰耐久、書寫端正、整齊美觀。
(三)檔案盒封面填寫個人身份證號碼
六、使用統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的目錄、封皮和檔案盒
企業(yè)整理退休人員檔案所需的目錄、封皮和檔案盒由市檔案局統(tǒng)一印制,各參保單位和個人需要時向市檔案局購買。
七、對已整理好的檔案的處理
已按人事檔案整理標(biāo)準(zhǔn)將退休人員檔案分十類整理好的企業(yè),只需按四類重新填寫一份目錄,并注明在原目錄中的對應(yīng)位置,檔案材料可不再重新整理裝訂。