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淺議縣級數(shù)字化檔案館建設

時間:2022-04-01 作者: 來源:網(wǎng)絡 點擊量:

1數(shù)字化檔案館的重要性

1.1數(shù)字化檔案館的含義。數(shù)字化檔案館是以館藏檔案 數(shù)字化為基礎,以數(shù)字化信息為館藏內(nèi)容,以計算機為管理 手段,以網(wǎng)絡傳遞為利用方式的~種新型檔案館,是采用現(xiàn) 代高新技術的數(shù)字信息資源系統(tǒng)。

1.2數(shù)字化檔案館建設的意義。構建數(shù)字化檔案館能夠 最大限度地改善檔案的保管條件,提高檔案的壽命;便于查 閱利用,提高檔案利用率;有利于檔案信息資源的深層開發(fā) 及共享,更好地為社會服務。

2數(shù)字化檔案館建設的瓶頸

2.1經(jīng)費申請難。數(shù)字化檔案館建設可以說是燒錢的工 程,從最初的軟硬件的購買或開發(fā),到平時的正常使用和維 護,以及不斷的軟硬件更新都需要大量的資金支持。而縣 級檔案部門的弱勢之一就是經(jīng)費短缺。這與長期以來政府的 重視度有關。也與檔案館本身要求不高有關。 “重館藏輕利 用”思想不改變,檔案事業(yè)很難受到關注,充足資金保障就 是一句空話。

2.2數(shù)字化檔案館的內(nèi)容充實困難。目前,通過掃描技 術對紙質(zhì)檔案進行數(shù)字化,為數(shù)字化檔案館的建設打下了堅 實的基礎。而作為數(shù)字化檔案館新鮮血液的電子文件的收集 管理工作做得很不好,原因主要在于檔案管理系統(tǒng)與辦公 自動化系統(tǒng)缺乏適應檔案數(shù)字化管理統(tǒng)一規(guī)范,相互兼容性 差,無法實現(xiàn)無縫對接。

2.3利用效率低是數(shù)字化檔案館建設中的一大障礙。 受傳統(tǒng)管理體制和管理思想的影響,成本效益觀念淡薄, 重數(shù)量輕質(zhì)量,重建設輕利用的思想嚴重。利用情況一直不 容樂觀。雖然數(shù)字化檔案館的目的是檔案信息資源共享.但 是,現(xiàn)在數(shù)字化檔案館類似于搬到網(wǎng)上的傳統(tǒng)檔案館信息質(zhì) 量不高,多為“原態(tài)”的一次信息,缺乏集約化、高質(zhì)量的 “深加工”的增值信息.不考慮利用者的需求,不敢公開查 閱。網(wǎng)絡建設不理想,利用數(shù)字檔案信息資源的個人條件偏 低等問題,都不同程度地阻礙了數(shù)字化檔案館建設進程。

2.4復合型人才嚴重缺I乏。數(shù)字化檔案館要求檔案管理者不僅要有深厚扎實的檔案專業(yè)理論知識,還要匿計算機、 網(wǎng)絡、數(shù)據(jù)庫、多媒體等高新技術。而現(xiàn)實中,縣級檔案干 部隊伍整體素質(zhì)普遍不高,表現(xiàn)在:知識面不寬、知識層次 不高、知識結(jié)構不合理,與新形勢下的檔案工作的要求有不 小的差距。 3數(shù)字化檔案館建設的對策

3.1增加資金投入。一方面,檔案部門要積極主動地向當 地政府及匕級主管部門去申請,爭取把檔案信息化建設納人 當?shù)匦畔⒒ㄔO總體規(guī)劃之中。此外,檔案部門方面也要節(jié) 省資金,力爭用最少的錢辦最大的事。例如:數(shù)字化檔案館 要分清階段,分清主次,先鑒定,把最需要掃描的找出來。 接收電子文件方面,用移動硬盤拷貝或制成光盤。數(shù)字化方 式可以采用外包與本單位人員共同參與的方式,讓檔案干部 快速有效地學會具體操作。檔案館也可以接收檔案專業(yè)畢業(yè) 生來實習,幫助檔案館進行數(shù)字化檔案館的建設。

3.2創(chuàng)新檔案服務方式。數(shù)字化檔案館與傳統(tǒng)檔案館的 目的都是為社會服務,區(qū)別在于服務方式上。對于縣級檔案 館來說,要讓數(shù)字化的檔案信息資源充分利用起來。例如, 在檔案管理信息網(wǎng)上公布開放檔案目錄;上傳檔案編研的成 果;在當?shù)氐恼W(wǎng)上開辟檔案咨詢欄;公開單位郵箱、微 信號或OQ號,開展個性化信息推送,等等,借助現(xiàn)代化的 技術手段,把檔案信息資源做好整合,提供最有效的服務。

3.3加強檔案干部隊伍建設。一是對現(xiàn)有人員進行有針 對性的培訓或繼續(xù)教育,樹立自主學習的意識。二是選調(diào)或 招聘合格人才加入檔案隊伍, “高、中、青”三個年齡段的 人員都有,從知識上和技能上能做好配合。三是建立有效的 獎懲機制。打破傳統(tǒng)的鐵飯碗思想,要讓在崗者時刻都有危 機感。從而不斷地去提升自己。

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