隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，山西省在行政體制、機(jī)構(gòu)精簡、人事管理等方面發(fā)生了一系列的變化，這對(duì)事業(yè)單位檔案的收集、管理、專歸檔、流向提出了新的問題。

檔案管理；現(xiàn)狀問題；對(duì)策

隨著市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)的發(fā)展，山西省在行政體制、機(jī)構(gòu)精簡、人事管理等 方面發(fā)生了一系列的變化，對(duì)事業(yè)單位檔案的收集、管理、歸檔、流向 提出了新的問題。特別是近幾年，計(jì)算機(jī)和網(wǎng)絡(luò)的普及，越來越多的文 件將直接在電腦上產(chǎn)生和傳輸，無紙化辦公方式產(chǎn)生的電子文件、圖像 文件、圖形文件等，給傳統(tǒng)的檔案管理工作帶來新課題和新挑戰(zhàn)，面對(duì) 這種形勢(shì)，如何管理好事業(yè)單位檔案以實(shí)現(xiàn)向檔案現(xiàn)代化管理方式的轉(zhuǎn) 變，成為檔案信息化建設(shè)中的一個(gè)重要問題。

一、事業(yè)單位檔案管理問題的原因

(--)對(duì)檔案工作的重視程度不夠 有些單位學(xué)習(xí)和貫徹國家《嗤案法>及

(二.)檔案管理基礎(chǔ)業(yè)務(wù)比較薄弱 有的單位雖已建立和健全了檔案的管理制度，但是沒有真正落實(shí)： 檔案整理不規(guī)范，組卷不符合規(guī)范要求，組卷混亂現(xiàn)象較嚴(yán)重：個(gè)別單 位未開展檔案鑒定或不按法定程序擅自銷毀應(yīng)歸檔保存的文件材科等。

(三) 檔案室的現(xiàn)代化管理設(shè)施相對(duì)落后 有些單位檔案室?guī)旆亢喡?，還堆放易燃的雜物，空氣污濁：有的辦 公條件較差，檔案室、辦公室、接待室未實(shí)現(xiàn)三分開：檔案現(xiàn)代化及檔 案保護(hù)設(shè)備配置不全。

(四) 檔案人員隊(duì)伍不穩(wěn)定。業(yè)務(wù)素貢不高 有些單位忽視檔案工作的專業(yè)性，檔案人員變動(dòng)頻繁，檔案部門雖 然年年搞培訓(xùn)，而檔案人員卻年年是新手，到頭來在這個(gè)崗位上搞來搞 去無能手。 伍)檔案資源開發(fā)利用工作尚須加強(qiáng) 許多事業(yè)單位未能最大限度地發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用，只注重檔案的 收集、整理、保管等環(huán)節(jié)，認(rèn)為把檔案管好、不丟失、不破損就算盡到 了責(zé)任，而忽視了對(duì)檔案資源的開發(fā)利用。

二、加強(qiáng)單位檔案管理的對(duì)策 針對(duì)當(dāng)前我省事業(yè)單位檔案工作的現(xiàn)狀及存在問題的實(shí)際情況，我 們應(yīng)進(jìn)一步加強(qiáng)和完善事業(yè)單位檔案管理工作，著重抓好以下七方面的 工作：

㈠提高認(rèn)識(shí)，加大對(duì)檔案工作的宣傳力度 加大檔案宣傳力度是搞好檔案工作的基本前提。我們應(yīng)通過經(jīng)常學(xué) 習(xí)與宣傳檔案法律、法規(guī)和有關(guān)管理規(guī)定，提高各級(jí)領(lǐng)導(dǎo)和廣大干部職 工的檔案意識(shí)，使之充分認(rèn)識(shí)到檔案是黨和國家的寶貴財(cái)富，是社會(huì)各 項(xiàng)事業(yè)得以持續(xù)發(fā)展的重?；A(chǔ)，是不可再生和替代的信息資源，做好 檔案工作是每位工作人員義不容辭的責(zé)任。

(二) 明確職責(zé)，健全檔案管理機(jī)構(gòu)和機(jī)制 健全的機(jī)構(gòu)和機(jī)制是落實(shí)檔案工作的組織保證。多年的檔案工作實(shí) 踐告訴我們，在各立檔單位內(nèi)成立綜合檔案室，確定檔案分管領(lǐng)導(dǎo)、檔 案室主任和檔案人員，明確各自職責(zé)，并根據(jù)內(nèi)設(shè)機(jī)構(gòu)情況配備兼職檔 案人員，形成檔案管理網(wǎng)絡(luò)，是符合當(dāng)前檔案室工作實(shí)際的。

(三) 依法治檔，建立健全檔案管理工作制度 建立健全檔案管理工作制度，使檔案工作按程序化、規(guī)范化、科學(xué) 化的軌道有序運(yùn)行，這是搞好檔案工作的關(guān)鍵。因此，首先要用制度去 規(guī)范檔案工作；其次要用制度去保嘲當(dāng)案工作。

(四) 確保經(jīng)費(fèi)投入，改善檔案保管保護(hù)條件

由于我省部分貧困地區(qū)的經(jīng)濟(jì)發(fā)展比較滯后，有些單位檔案保管條 件相對(duì)較差，受經(jīng)濟(jì)發(fā)展制約，短期內(nèi)難以改善檔案基礎(chǔ)設(shè)施。檔案工 作主管部門應(yīng)加強(qiáng)督促，協(xié)助其積極向當(dāng)?shù)卣I(lǐng)導(dǎo)請(qǐng)示，給予經(jīng)費(fèi)支 持，逐步改善檔案工作條件和設(shè)備，促使檔案工作持續(xù)健康發(fā)展。對(duì)有 條件的單位，應(yīng)積極投入足夠的資金，改善檔案管理設(shè)備條件，逐步實(shí) 現(xiàn)檔案現(xiàn)代化管理的要求。 伍)穩(wěn)定檔案人員。增強(qiáng)和提高其綜合素質(zhì) 做好檔案工作關(guān)鍵在于人。因此，穩(wěn)定檔案人員，提高檔案人員綜 合素質(zhì)是檔案工作擺脫困境的重要保障。首先要確保單位檔案人員的相 對(duì)穩(wěn)定。因?yàn)闄n案工作是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，具有很強(qiáng)的實(shí)踐性和操作 性，沒有三、五年的“檔齡”及豐富的實(shí)踐工作經(jīng)驗(yàn)，要想真正做好檔 案管理工作，達(dá)到檔案收集、管理的規(guī)范要求是難以辦到的。其次要加 強(qiáng)學(xué)習(xí)更新知識(shí)結(jié)構(gòu)，提高綜合素質(zhì)。一方面要加強(qiáng)職業(yè)道德的修養(yǎng)， 樹立正確的職業(yè)道德觀念，樹立為社會(huì)發(fā)展服務(wù)的思想：另一方面要熟 練掌握信息技術(shù)。檔案事業(yè)發(fā)展的趨勢(shì)將促使檔案人員從理論型、實(shí)干 型向技術(shù)型轉(zhuǎn)變。

(五) 樹立新觀念，大力開發(fā)檔案信息資源

打破原有的傳統(tǒng)思想和管理模式，樹立正確的工作方法和態(tài)度，積 極開發(fā)利用檔案的信息資源，充分發(fā)揮檔案的價(jià)值是大勢(shì)所趨。單位應(yīng) 主動(dòng)出擊，開展檔案應(yīng)用研究，既可根據(jù)本單位的需求。編寫單位的發(fā) 展史、大事記匯編、組織沿革、先進(jìn)集體與個(gè)人匯編等：也可圍繞中心 工作與建設(shè)需要，宣傳和總結(jié)單位改革的經(jīng)驗(yàn)和業(yè)績，為領(lǐng)導(dǎo)作好決策 的參謀。并通過網(wǎng)絡(luò)等傳播手段，提高單位知名度，促進(jìn)單位的發(fā)展。 檔案資料匯編還可為社會(huì)提供有效的信息服務(wù)。

(六) 采取有效措施，加決檔案現(xiàn)俄化菅理進(jìn)程

必須高度重視檔案信息化工作，把它列入工作日程，投入一定的資 金，逐步配置信息化基本設(shè)備，同時(shí)要加強(qiáng)檔案人員的計(jì)算機(jī)管理知識(shí) 培訓(xùn)，爭取旱日將電子計(jì)算機(jī)、光盤、縮微、聲像等技術(shù)應(yīng)用于檔案管 理。且前，美國、德國、荷蘭等國對(duì)縮徼、多媒體電子文件檔案的管理 已趨于成熟，我們可借鑒其先進(jìn)的管理方法和先進(jìn)技術(shù)，避免走彎路。 只有檔案管理現(xiàn)代化技術(shù)廣泛、有效地應(yīng)用起來，才能最大限度地為本 單位各項(xiàng)業(yè)務(wù)工作和社會(huì)服務(wù)。展望21世紀(jì)，山西省事業(yè)單位檔案管 理正面臨著新的機(jī)遇和挑戰(zhàn)，正大步走向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)，走向信息時(shí)代。因 此作為山西省檔案管理的一個(gè)重要組成部分，我們應(yīng)針對(duì)事業(yè)單位檔案 工作存在問題和今后的發(fā)展進(jìn)行理性的總結(jié)和思考，這對(duì)于進(jìn)一步提高 敖省檔案管理的整體水平，增強(qiáng)檔案信息化建設(shè)，有效地發(fā)揮檔案的利 用工作以及適應(yīng)信息社會(huì)發(fā)展的需求都具有重要的現(xiàn)實(shí)意義。