檔案在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位越來越高了，無論是商業(yè)規(guī)劃還是人事任免都需要利用到檔案。不過檔案的內(nèi)容五花八門，如果不進(jìn)行系統(tǒng)化的整理是無法有效地進(jìn)行利用的，但公司往往由于缺少專業(yè)化的檔案管理專員而苦惱，所以今天咱們就來談?wù)剻n案整理外包服務(wù)這件事吧。

　　檔案可以分為不同的類型，如人事檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案以及各種專業(yè)檔案。不同的檔案類型對應(yīng)著不同的分類整理方法，如人事檔案，按照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定，人事檔案分為了十個大的類別：履歷類；自傳；考察考核鑒定；學(xué)歷、職稱、科研、培訓(xùn)類；政審審計類；黨團(tuán)類；獎勵類；處罰類；工資、任免、出國、會議類、重要其他類。

　　文書檔案按照部門、問題和保管期限分為了永久、定期30年、定期10年。要掌握正確的檔案整理技能確實是一項比較困難的事情，如果單位沒有專業(yè)檔案專員，就需要找專業(yè)的檔案整理外包服務(wù)平臺了。

　　具體來說，檔案整理外包服務(wù)包含了告知需要補(bǔ)充的材料，待材料收齊之后進(jìn)行系統(tǒng)化的整理以及錄入系統(tǒng)、數(shù)字化和裝盒上架等服務(wù)。每一個流程還可以細(xì)分為不同的步驟。

　　由于檔案的種類繁多，這里我們就以人事檔案為例為大家說明檔案整理服務(wù)的具體內(nèi)容。首先檔案整理不是亂整理，它是有一定的法律法規(guī)依據(jù)的。人事檔案整理的規(guī)范大家可以參考《干部人事檔案工作條例》中關(guān)于檔案收集、分類的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行整理。在人事檔案中共計包含了履歷類、自傳、鑒定等十個大類的類別，所以我們首先需要對檔案材料進(jìn)行分類整理。

　　其次，在我們進(jìn)行了系統(tǒng)的分類之后，還需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序和編寫類號、件號和頁號的工作。在人事檔案的排序中分為了時間排序法和邏輯排序法兩類排序方法，其中一類、二類、三類、四類、七類、九類和十類是按照時間排序法，五類、六類和八類按照邏輯排序法排列。

　　再次，我們進(jìn)行了系統(tǒng)分類、排序和編碼之后，需要借助計算機(jī)和專門的加工軟件來編寫目錄，方便后期檔案的查詢和閱讀，在編寫目錄的時候需要注意的是材料名稱的準(zhǔn)確性以及備注內(nèi)容的填寫。

　　最后，我們需要使用打孔機(jī)對檔案進(jìn)行打孔，并用專門的人事檔案盒進(jìn)行裝訂，貼好側(cè)脊和姓名，這樣一份完整的檔案才算是整理完畢。

　　檔案外包整理需要注意哪些事項

　　隨著社會的發(fā)展和進(jìn)步，檔案管理對于各個行業(yè)都顯得尤為重要。然而，由于各種原因，很多企業(yè)和機(jī)構(gòu)的檔案管理工作存在不完善和混亂的情況，因此很多人開始考慮將檔案整理外包給專業(yè)公司。那么檔案整理外包服務(wù)中有注意哪些事項？

　　1、選擇合適的檔案整理外包服務(wù)公司至關(guān)重要。檔案整理外包服務(wù)公司很多，選擇一家信譽(yù)良好、經(jīng)驗豐富的公司非常重要?？梢酝ㄟ^查看公司的工作案例、了解其口碑和背景、與其進(jìn)行面對面的溝通等方式來準(zhǔn)確評估其專業(yè)水平和能力。

　　2、要明確自己的需求和目標(biāo)。在將檔案整理外包給公司之前，需要明確自己的需求和目標(biāo)，以及對整理后檔案的要求。例如，需要整理什么類型的檔案，是否需要數(shù)字化處理，是否需要建立檔案管理系統(tǒng)，通過明確需求和目標(biāo)，可以更好地和外包服務(wù)公司進(jìn)行溝通和合作，確保能夠滿足自己的需求。

　　3、確保與外包服務(wù)公司有良好的溝通和合作。在整個檔案整理外包的過程中，與服務(wù)公司的溝通和合作至關(guān)重要。要保持雙方的信息暢通，及時溝通和解決問題，確保整個項目能夠順利進(jìn)行。

　　4、保護(hù)檔案的安全和隱私。檔案整理外包服務(wù)涉及大量的機(jī)密和敏感信息，因此要確保檔案的安全和隱私。在選擇合適的服務(wù)公司時，還要了解其相關(guān)的安全措施和隱私保護(hù)政策?？梢院凸竞炇鸨Ｃ軈f(xié)議，明確保護(hù)檔案安全和隱私的責(zé)任和義務(wù)。

　　5、進(jìn)行監(jiān)管和評估。在整個項目完成后，需要對外包服務(wù)進(jìn)行監(jiān)管和評估?？梢栽u估其整理的效果和質(zhì)量，了解整體的滿意度，以及與預(yù)期目標(biāo)的差距。這樣可以為今后的檔案管理工作提供參考和借鑒，進(jìn)一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量。

　　綜上所述，只有做到這些，才能確保檔案整理外包服務(wù)工作能夠順利進(jìn)行，并達(dá)到預(yù)期的效果和目標(biāo)。

　　檔案整理外包服務(wù)原則

　　隨著企業(yè)的高速發(fā)展，來自金融機(jī)構(gòu)、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級數(shù)增加，檔案整理外包服務(wù)以降本增效為特點，受到了很多企事業(yè)單位的青睞。檔案服務(wù)外包需求日益增長，各類服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務(wù)要注意以下三個原則。

　　第一，合法原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)熟悉各項法規(guī)政策，不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包服務(wù)不得實施，能嚴(yán)格按照檔案外包服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開展服務(wù)工作。

　　第二，安全原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實體受損，或造成商業(yè)秘密和個人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)能接受企業(yè)對檔案服務(wù)外包工作全過程的監(jiān)督監(jiān)控，對外包機(jī)構(gòu)的人員、工作場所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查，讓檔案整理外包服務(wù)的各項風(fēng)險點都在可控范圍之內(nèi)。

　　第四，檔案的整理必須保持文件之間的歷史聯(lián)系，全面反映各種活動的本來面貌，從而發(fā)揮檔案應(yīng)有的作用；

　　第五，專業(yè)檔案整理應(yīng)該充分利用原有基礎(chǔ)，不要輕易打亂重整，體現(xiàn)對檔案來源的尊重；

　　第六，采用簡潔有效的方法，使整理后的檔案便于保管和利用。

　　如果您的企業(yè)有檔案整理的需求，把握好以上六個原則，就可以挑選到稱心如意的檔案整理外包服務(wù)機(jī)構(gòu)啦！

　　檔案外包整理掃描的優(yōu)勢

　　作為一名資深的檔案工作者，我在檔案整理業(yè)務(wù)板塊也是有很深的感受，每次和其他企業(yè)在檔案工作對接時，也發(fā)現(xiàn)了很多問題。這期我們就來看一下，檔案整理外包的優(yōu)勢有哪些？

　　首先就是檔案整理外包機(jī)構(gòu)在對檔案政策的敏感度、專業(yè)性更強(qiáng)。就人事檔案整理工作來說，我們常說的“檔案十大類”分類看似簡單，但是如果沒有多年的工作經(jīng)驗實踐，僅憑幾天的短暫的理論培訓(xùn)，是無法按要求完成工作。每一份檔案的情況都會有所不同，特別是有提拔或年代久遠(yuǎn)的干部檔案，不僅材料內(nèi)容復(fù)雜，很多紙質(zhì)材料在分類上會存在一定的爭議，一不小心就會放錯類別。

　　其次，人事檔案整理工作是一個漫長的過程，不僅耗費時間長，同時需要工作人員有足夠的耐心。從檔案的清點、核查，到十大類的分類，最后編目裝訂上架，每一步都是相互承接，特別是最后的二次審查抽查環(huán)節(jié)，錯一步就可能重新開始前面的工序。

　　所以在選擇檔案整理外包公司時，不僅要看對方的資質(zhì)是否齊全，同時需要從業(yè)人員有極強(qiáng)的專業(yè)度，對人事檔案整理工作政策有熟練的解讀，為企業(yè)提供有力的理論支撐。

　　首先，檔案外包服務(wù)公司中心擁有豐富的經(jīng)驗和專業(yè)知識，能夠為企業(yè)量身定制檔案管理方案，確保數(shù)據(jù)的安全和完整性。

　　其次，檔案外包服務(wù)公司配備了先進(jìn)的技術(shù)和設(shè)備，能夠高效地掃描、歸檔和存儲檔案，大大提高工作效率和準(zhǔn)確性。

　　檔案外包服務(wù)公司不僅解決了企業(yè)的檔案管理問題，還帶來了許多顯著的好處。首先外包服務(wù)公司可以降低企業(yè)的運(yùn)營成本。通過外包，企業(yè)不再需要投資大量資金購買設(shè)備和招聘專業(yè)人員，而是按需付費，靈活控制成本。其次，外包服務(wù)提供了快速響應(yīng)和靈活的服務(wù)，能夠根據(jù)企業(yè)需求隨時調(diào)整工作量和服務(wù)范圍。選擇優(yōu)質(zhì)的檔案外包服務(wù)公司至關(guān)重要。