檔案數字化管理是指將傳統紙質檔案通過數字化技術手段轉換成電子形式，并利用信息技術工具進行存儲、管理、檢索和利用的過程。它可以提高檔案管理的效率和安全性，方便用戶獲取和利用檔案信息，同時也為檔案長期保存和傳承提供了可行的解決方案。

　　1.檔案數字化前期準備：

　　確定數字化管理的目標和范圍，明確需要數字化的檔案種類和數量。

　　制定數字化管理的策略和規(guī)劃，包括技術選型、人力資源配備等。

　　進行檔案調查和整理，清理冗余和重復的檔案材料。

　　2.數字化設備和技術建設：

　　選購適合數字化管理的設備，如掃描儀、存儲設備等。

　　配置數字化管理系統，包括數據存儲、備份和恢復、安全權限控制等。

　　建立數字化管理流程和操作規(guī)范，培訓相關工作人員熟練使用設備和系統。

　　3.檔案數字化處理：

　　對紙質檔案進行掃描或拍攝，獲取數字化圖像或視頻。

　　進行圖像處理，包括裁剪、調整亮度、對比度等，以提高圖像質量。

　　進行文字識別（OCR）處理，將圖像中的文字內容轉換為可編輯和檢索的文本信息。

　　4.數字化檔案管理：

　　建立數字檔案庫，按照一定的分類和目錄結構進行存儲和管理。

　　為檔案添加元數據，如標簽、關鍵詞等，方便檢索和利用。

　　制定檔案訪問權限和安全控制策略，確保檔案信息的保密性和完整性。

　　建立檔案借閱和歸還系統，記錄檔案的使用情況和流轉軌跡。

　　尾部總結：

　　檔案數字化管理工作是一個全面而復雜的過程，涉及到前期準備、設備和技術建設、數字化處理以及數字化檔案的管理等多個環(huán)節(jié)。通過數字化管理，可以提高檔案的利用效率和保護水平，實現檔案信息的長期保存和傳承。然而，數字化管理也需要合理規(guī)劃和有效執(zhí)行，同時要注重檔案信息的安全和隱私保護，確保數字化檔案管理工作的順利進行。

　　檔案數字化管理的方法

　　檔案數字化管理是將傳統紙質檔案轉換為電子形式，并利用信息技術進行存儲、管理和利用的過程。不同的方法可以應用于不同類型和規(guī)模的檔案，以實現高效、安全和可持續(xù)的數字化管理。

　　1.掃描與拍攝法：

　　使用專業(yè)掃描儀對紙質檔案進行掃描，將紙質文件轉換為數字化圖像。

　　利用高像素的相機對大型檔案或特殊格式的檔案進行拍攝，并將照片轉換為數字化圖像。

　　該方法適用于較小規(guī)模的檔案，具有較高的圖像質量和保真度。

　　2.光學字符識別（OCR）技術：

　　利用OCR技術，將數字化圖像中的文字內容轉換為可編輯和檢索的文本信息。

　　OCR技術可以大大提高檔案的檢索效率和利用價值，方便用戶查找和使用檔案信息。

　　需要注意的是，OCR技術對于手寫或特殊字體的文字識別可能存在一定的誤差。

　　3.元數據標注：

　　為數字化檔案添加元數據，如標簽、關鍵詞、日期等，以便進行分類、檢索和管理。

　　元數據標注可以提高檔案的組織結構和信息關聯性，方便用戶快速定位和使用檔案。

　　合理設計和管理元數據標注體系，確保一致性和準確性。

　　4.數據存儲和管理系統：

　　建立統一的數字檔案庫，采用數據庫或文檔管理系統進行檔案的存儲和管理。

　　需要考慮數據備份、容災和安全性等因素，確保數字檔案的長期保存和信息安全。

　　結合權限控制和版本管理等功能，實現對檔案的嚴格訪問控制和歷史追蹤。

　　總之，檔案數字化管理的方法多樣化，根據檔案的特點和需求選擇合適的方法進行實施。掃描與拍攝法可用于小規(guī)模檔案的轉換，OCR技術提高了檔案信息的可編輯和檢索性，元數據標注有助于檔案的組織和管理，而數據存儲和管理系統確保了數字檔案的安全和可持續(xù)性。綜合運用這些方法，可以有效地實現檔案的數字化管理，提高檔案利用效率和信息價值。

　　檔案數字化安全管理制度

　　為加強檔案數字化安全管理，確定檔案數字化過程中檔案實體與信息安全，根據國家有關規(guī)定和標準，特制定本單位檔案數字化安全管理制度。

　　一、檔案實體的安全管理

　　檔案部門要對擬數字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除，檔案實體破損、殘缺的要進行登記和處理，檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要的記錄和標示。

　　檔案數字化加工不得損毀檔案，出現檔案損毀的，需按有關規(guī)定進行修復和登記。需要拆裝檔案時，應盡可能地保持檔案原貌。正在進行數字化加工的檔案必須每天入庫，不得在加工工位上留存過夜，加工完畢的檔案要及時入庫。

　　二、數字化場所的安全管理

　　檔案數字化必須指定專門的數字化工作場所，應在指定的安全場地內開展工作。數字化加工場所應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射，防有害生物、防污染等安全管理要求。

　　數字化加工場所應配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設備，確保檔案暫存處、數字化加工工位、服務器、數據導出端及門窗等無監(jiān)控死角；視頻監(jiān)控系統應由檔案部門專人負責，數字化加工場所如設于檔案部門之外的，檔案部門應定期檢查視頻監(jiān)控系統，數字化服務機構應將視頻監(jiān)控數據移交檔案部門保存；視頻監(jiān)控數據自產生之日起保存不少于6個月；檔案部門應定期對視頻監(jiān)控數據進行回放檢查，在刪除視頻監(jiān)控數據之前，要留存視頻回放安全檢查記錄。數字化加工場所應配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具，用于分別存放待數字化處理和已數字化處理的檔案。檔案部門和數字化服務機構應指定有關人員經常對數字化加工場所進行巡查，確保有關數字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。數字化服務機構應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓，并與工作人員簽訂保密協議，明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內容和其他安全保密責任、義務。安全保密協議應報送檔案部門備案。

　　三、數字化加工設備、網絡環(huán)境與數據載體的安全管理

　　檔案數字化加工使用的計算機、掃描儀等設備，必須采用技術手段或專業(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口，如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅接口等，封閉的裝置或端口要定期進行檢查。除必要的操作系統、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外，檔案數字化加工計算機不允許安裝任何與加工無關的軟件。數字化加工網絡環(huán)境中應配備具有權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數字化加工安全保護系統，準確記錄授權用戶的訪問行為、設備接入和電子檔案信息流向等信息。

　　用于檔案數字化加工的設備和存儲介質嚴禁與其他設備和儲介交叉使用，非數字化專用的設備和存儲介質嚴禁帶入數字化加工場所。處理尚未開放的檔案的信息設備的管理和使用應符合國家有關秘密載體管理和使用的相關規(guī)定。

　　四、檔案數字化成果移交接收與設備處理的安全管理

　　檔案數字化任務完成后，檔案部門應對數字化成果進行驗收。如外包的，嚴格按照規(guī)定要求，組織專業(yè)人員對加工單位移交的數字化加工介質（如存儲介質、移動介質、備份介質等）、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄等進行安全保密專項驗收；凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的，不得對項目進行總體驗收，必須通過完整性、準確性、可用性和安全性檢測，檢驗合格方能辦理數據交接手續(xù)。

　　檔案數字化任務完成后，外包的數字化加工單位應會同檔案部門拆除其自帶加工設備中的硬盤等存儲介質，并將其與數字化過程中使用過的其他移動存儲介質一起移交給檔案部門，并辦理相關移交手續(xù)。

　　檔案數字化任務完成后，檔案部門必須組織專業(yè)人員對外包的數字化加工單位所用的設備進行檢查，以確保其設備中無信息留存。凡存有信息的，必須作清除信息的安全處理。