隨著社會(huì)的進(jìn)步和發(fā)展，尤其是信息化建設(shè)，越來(lái)越多的人開始重視檔案管理，無(wú)論是我們的人事檔案還是單位的文書檔案、會(huì)計(jì)檔案等等，都掀起了一股檔案正規(guī)化管理的熱潮，近一個(gè)月我們就接到了多家單位咨詢關(guān)于檔案數(shù)字化方案。接下來(lái)我們就一起來(lái)看看一站式檔案數(shù)字化方案：

　　檔案數(shù)字化方案是根據(jù)每個(gè)單位的具體情況來(lái)具體分析和制定的。拿人事檔案舉例吧，有的單位有自主人事檔案保管權(quán)限，有的單位卻沒有，那么解決方案也就不同，有人事保管權(quán)限的，我們可以提供上門服務(wù)，在單位全程保密的環(huán)境下來(lái)開展檔案數(shù)字化工作。如果是沒有人事保管權(quán)限的單位，作為有人事檔案保管權(quán)限的我們，就可以通過(guò)集中開函將單位員工檔案從全國(guó)各地調(diào)入我中心，檔案到檔后，由我中心進(jìn)行集中管理并同時(shí)開展檔案數(shù)字化工作。

　　總而言之，我公司所提供的一站式檔案數(shù)字化方案是在絕對(duì)保密，絕對(duì)安全的前提下開展工作。有檔案數(shù)字化方案相關(guān)的建議也歡迎網(wǎng)友們和我們留言互動(dòng)。

　　檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施的注意事項(xiàng)

　　檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施是現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的重要組成部分。通過(guò)數(shù)字化，可以提高檔案管理的效率、準(zhǔn)確性和可持續(xù)性。然而，在實(shí)施數(shù)字化項(xiàng)目時(shí)，需要注意一些關(guān)鍵的事項(xiàng)，以確保項(xiàng)目的成功進(jìn)行。本文將從幾個(gè)方面進(jìn)行分點(diǎn)論述檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施的注意事項(xiàng)。

　　1.策劃階段：

　　確定項(xiàng)目目標(biāo)：明確數(shù)字化項(xiàng)目的目標(biāo)和價(jià)值，例如提高檔案檢索速度、減少物理存儲(chǔ)空間等。

　　制定詳細(xì)計(jì)劃：制定項(xiàng)目的時(shí)間表、資源需求和工作分配等詳細(xì)計(jì)劃，以確保項(xiàng)目按計(jì)劃進(jìn)行。

　　進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估：評(píng)估數(shù)字化項(xiàng)目可能面臨的各種風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)管理和應(yīng)對(duì)。

　　2.數(shù)據(jù)處理階段：

　　數(shù)據(jù)清洗和整理：對(duì)原始紙質(zhì)檔案進(jìn)行清洗、整理和分類，以減少后續(xù)數(shù)字化過(guò)程中的錯(cuò)誤和混亂。

　　選擇合適的數(shù)字化技術(shù)：根據(jù)檔案特點(diǎn)和需求，選擇最適合的數(shù)字化技術(shù)，例如掃描、OCR（光學(xué)字符識(shí)別）等。

　　確保數(shù)據(jù)質(zhì)量：在數(shù)字化過(guò)程中，采用適當(dāng)?shù)男ｒ?yàn)和糾錯(cuò)措施，確保數(shù)字化數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性和完整性。

　　3.存儲(chǔ)與訪問階段：

　　建立合適的存儲(chǔ)系統(tǒng)：選擇合適的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)硬件和軟件系統(tǒng)，確保數(shù)據(jù)的安全性、可靠性和可擴(kuò)展性。

　　設(shè)計(jì)用戶界面：為用戶提供友好的檔案檢索界面，使其能夠方便地訪問和利用數(shù)字化檔案。

　　制定權(quán)限控制策略：根據(jù)不同用戶角色和需求，制定合理的權(quán)限控制策略，確保檔案數(shù)據(jù)的安全和隱私。

　　總之，檔案數(shù)字化項(xiàng)目的實(shí)施需要綜合考慮策劃、數(shù)據(jù)處理和存儲(chǔ)與訪問等關(guān)鍵階段。在策劃階段，確定項(xiàng)目目標(biāo)、制定詳細(xì)計(jì)劃和進(jìn)行風(fēng)險(xiǎn)評(píng)估是關(guān)鍵。在數(shù)據(jù)處理階段，注意數(shù)據(jù)清洗和整理以及選擇合適的數(shù)字化技術(shù)來(lái)確保數(shù)據(jù)質(zhì)量。最后，在存儲(chǔ)與訪問階段，建立合適的存儲(chǔ)系統(tǒng)、設(shè)計(jì)用戶界面和制定權(quán)限控制策略是至關(guān)重要的。通過(guò)遵循這些注意事項(xiàng)，可以順利實(shí)施檔案數(shù)字化項(xiàng)目，并提高檔案管理的效率和可持續(xù)性。

　　檔案數(shù)字化項(xiàng)目實(shí)施的“六大原則”

　　早期，檔案工作信息化曾經(jīng)走過(guò)一段不小的彎路，把大量的精力投入到傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化工作當(dāng)中，對(duì)館（室）藏所有檔案進(jìn)行數(shù)字化，最后投入與產(chǎn)出不成比例，造成人力、物力的浪費(fèi)。經(jīng)過(guò)十幾年的發(fā)展，檔案界逐漸總結(jié)出若干傳統(tǒng)載體檔案數(shù)字化的原則。

　　規(guī)范化原則

　　規(guī)范化原則是指檔案數(shù)字化時(shí)數(shù)據(jù)的格式、信息代碼元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須規(guī)范一致，以方便數(shù)據(jù)管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換與共享。相反，數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)不統(tǒng)一、不規(guī)范，將不利于檔案的管理、檢索利用和數(shù)據(jù)交換共享。

　　統(tǒng)一的規(guī)范包含三個(gè)方面，一是數(shù)字化的檔案信息的數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)項(xiàng)必須統(tǒng)一；二是數(shù)字化中應(yīng)盡可能采用國(guó)家或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)，將數(shù)據(jù)格式、信息代碼和元數(shù)據(jù)統(tǒng)一到國(guó)家或國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)上來(lái)；三是數(shù)字化過(guò)程要規(guī)范，每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須遵循相應(yīng)的規(guī)范。

　　準(zhǔn)確性原則

　　檔案著錄的信息應(yīng)與檔案原有屬性信息相一致，建立的對(duì)應(yīng)關(guān)系應(yīng)準(zhǔn)確。

　　完整性與系統(tǒng)性原則

　　檔案數(shù)字化過(guò)程中錄入信息的完整性，確保內(nèi)容信息、背景信息和元數(shù)據(jù)等信息的系統(tǒng)性，能夠全面地記錄和描述檔案的各種屬性。

　　需求牽引，成本效益原則

　　檔案數(shù)字化以檔案利用為目的，貫徹需求牽引和成本效益原則，根據(jù)需要，先數(shù)字化利用率高的檔案，后數(shù)字化利用率低的檔案。根據(jù)這一原則，應(yīng)貫徹“五個(gè)優(yōu)先”原則，下列檔案應(yīng)優(yōu)先考慮建立數(shù)據(jù)庫(kù)。

　?。?）常用優(yōu)先

　　這是貫徹需求牽引原則，把利用頻率較高的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足當(dāng)前利用的需求，增加數(shù)字檔案館的效益。

　　（2）目錄優(yōu)先

　　即把檔案目錄優(yōu)先數(shù)字化，以滿足檢索需求。目錄優(yōu)先還體現(xiàn)為成本效益的需要。由于全文數(shù)字化建設(shè)需投入的人力物力較大，見效比較慢，如優(yōu)先將檔案的目錄進(jìn)行數(shù)字化，實(shí)現(xiàn)檔案的計(jì)算機(jī)檢索，以盡快見到效果。

　?。?）急用優(yōu)先

　　企業(yè)在某一個(gè)時(shí)期有特定的專項(xiàng)任務(wù)，從而派生出對(duì)某一方面檔案利用的緊迫需求，檔案數(shù)字化時(shí)應(yīng)考慮這一需求，將急用的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足緊急需求。如產(chǎn)品開發(fā)時(shí)期有可能對(duì)某一老產(chǎn)品的檔案調(diào)用較多，可考慮優(yōu)先將該老產(chǎn)品檔案數(shù)字化，以方便利用和滿足業(yè)務(wù)發(fā)展對(duì)檔案利用的需求。

　?。?）孤本優(yōu)先

　　即把珍貴的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足珍藏需求。數(shù)字化后，孤本檔案利用可不用調(diào)用原件，可有效保護(hù)檔案原件，達(dá)到珍藏的目的。

　?。?）特色優(yōu)先

　　即將體現(xiàn)本企業(yè)特色的檔案優(yōu)先數(shù)字化，以滿足特殊需求。不少企業(yè)檔案機(jī)構(gòu)保存有稱之為“鎮(zhèn)館之寶”的檔案，這部分檔案較易引起利用者的興趣，可優(yōu)先數(shù)字化，有利于增強(qiáng)檔案部門的影響力。

　　安全保密原則

　　傳統(tǒng)載體數(shù)字化前，應(yīng)建立安全保障和保密措施，以確保數(shù)字化過(guò)期的檔案信息的保密，安全保密包括安全與保密兩個(gè)方面，其含義包括以下幾個(gè)方面。

　?。?）要建立在檔案數(shù)字化過(guò)程中的檔案信息安全保密體系，建立一套管理制度與機(jī)制，從人、物、技術(shù)、管理等方面保證檔案信息安全、防止信息失泄密。

　?。?）要注重檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案信息的安全。

　　防止傳統(tǒng)載體檔案及數(shù)字化后信息丟失、損毀。保證傳統(tǒng)載體安全，注意數(shù)字化場(chǎng)所的安全，注意機(jī)器、人員對(duì)檔案造成的損毀；建立檔案出入、交接整記制，分清檔案安全保管責(zé)任。數(shù)字化后，需做好信息備份工作，及時(shí)備份數(shù)據(jù)；防止計(jì)算機(jī)病毒破壞檔案數(shù)據(jù)信息。

　?。?）要注重檔案數(shù)字化過(guò)程中檔案信息的保密。

　　要從人防、物防、技防和加強(qiáng)管理入手，在人防方面要為檔案數(shù)字化配備素質(zhì)可靠的工作人員；在物防方面要選擇具有保密措施的環(huán)境作為檔案數(shù)字化建設(shè)的場(chǎng)所，場(chǎng)所要符合保密要求；在技防方面要特別注意用于檔案數(shù)字化信息系統(tǒng)的保密建設(shè)，投入使用的電子檔案管理系統(tǒng)要符合涉密管理要求。

　　檔案數(shù)字化“兩個(gè)同步”原則

　?。?）檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案鑒定同步推進(jìn)

　　在檔案數(shù)字化過(guò)程中，要對(duì)每個(gè)保管單位進(jìn)行梳理，在這個(gè)過(guò)程中對(duì)需要數(shù)字化的檔案進(jìn)行一次鑒定是十分必要的。通過(guò)鑒定重新審視其價(jià)值，尤其是已到期或?qū)⒌奖９芷谙薜臋n案，通過(guò)鑒定可剔除價(jià)值較低的檔案，將其排除在數(shù)字化范圍之外。數(shù)字化過(guò)程中的鑒定也可列入日常管理的定期鑒定，可謂一舉兩得。

　?。?）數(shù)字化轉(zhuǎn)換與檔案利用同步推進(jìn)

　　由于檔案數(shù)量龐大，檔案數(shù)字化工作周期一般較長(zhǎng)，如果等到全部檔案數(shù)字化完成后將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，數(shù)字檔案館的效益將長(zhǎng)期得不到體現(xiàn)，增加縮減投資和項(xiàng)目失敗的風(fēng)險(xiǎn)。為此，必須盡早將檔案數(shù)據(jù)開放檢索，實(shí)行數(shù)字化與檔案利用同步進(jìn)行，完成一批投入，開放一批，盡早使數(shù)字檔案館建設(shè)工作見到成效。