紙質(zhì)檔案的存放可能會因為年限過程而產(chǎn)生長霉發(fā)黃或者是字跡退化等問題。為了避免這些問題，我們就需要把進行檔案數(shù)字化，讓材料以網(wǎng)絡(luò)化的形式有限延長原件的保存時間，實現(xiàn)檔案的永久保存。

　　那么什么是檔案數(shù)字化呢？檔案數(shù)字化就是指把檔案通過計算機掃描的方法把檔案紙質(zhì)原件進行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化。一般情況下，我們需要先把檔案按照十大類要求進行整理分類、排序、編目、著錄，然后再進行數(shù)字化。

　　在進行數(shù)字化時我們需要先對原紙質(zhì)材料進行掃描，上傳到相應(yīng)的系統(tǒng)；然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等；接著會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗，只有通過兩次校驗都沒有問題，我們才能接著對檔案進行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目；掛接完成之后我們還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對；接下來進行對紙質(zhì)檔案進行分類和裝訂。

　　最后在光盤或者硬盤中進行數(shù)字化的備份。數(shù)字化完成之后我們還需要對光盤進行檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)進行整體驗收，由技術(shù)人員將加工完并審核無誤的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)倒入相應(yīng)的庫中。

　　檔案數(shù)字化能夠有效地延長我們紙質(zhì)檔案的保存時間，檔案的數(shù)字化是一項嚴謹?shù)墓ぷ?，關(guān)注中博奧技術(shù)有限公司，了解更多檔案數(shù)字化信息。

　　在實際的操作中，檔案數(shù)字化是一個龐大且繁冗的工作任務(wù)，小到一張紙，大到整個檔案數(shù)據(jù)庫，都需要人工去操作實現(xiàn)。雖然檔案數(shù)字化的流程大同小異，但不同的行業(yè)也對應(yīng)著不同的檔案整理流程。

　　金昌檔案整理標準

　　金昌檔案整理標準是為了有效管理和保護金昌地區(qū)的檔案信息，確保其準確性、完整性和可持續(xù)利用性而制定的一系列規(guī)范和準則。遵循金昌檔案整理標準有助于提高檔案管理效率，促進檔案信息的共享與傳承。

　　1.文件分類與歸檔：

　　制定清晰的文件分類體系，按照檔案的內(nèi)容、形式、功能等進行分類，確保檔案的有序管理。

　　設(shè)計統(tǒng)一的文件目錄結(jié)構(gòu)，包括文件夾、文件名規(guī)范等，方便文件的組織和查找。

　　2.文件鑒定與評估：

　　對檔案文件進行鑒定，確定其價值和重要性，為后續(xù)的處理和分類提供依據(jù)。

　　進行檔案評估，根據(jù)法律法規(guī)和相關(guān)政策，確定檔案的保存期限和處理方式。

　　3.文件整理與修復(fù)：

　　進行文件整理，包括對紙質(zhì)文件的整齊排列、翻新和重新裝訂等工作，確保檔案的完整性和可讀性。

　　進行文件修復(fù)，采用適當?shù)姆椒ㄐ扪a破損的文件，延長其使用壽命。

　　4.數(shù)字化處理與存儲：

　　對重要的檔案文件進行數(shù)字化處理，將其轉(zhuǎn)換為電子格式，提高檔案信息的安全性和可檢索性。

　　設(shè)立合適的數(shù)字化存儲設(shè)備或云端存儲系統(tǒng)，確保數(shù)字化檔案的長期保存和備份。

　　5.權(quán)限管理與保密措施：

　　建立健全的權(quán)限管理制度，明確檔案信息的訪問、查閱和使用權(quán)限，防止未經(jīng)授權(quán)的訪問。

　　采取相應(yīng)的保密措施，防止檔案信息泄露或被非法篡改，確保檔案的機密性和完整性。

　　金昌檔案整理標準是一個旨在規(guī)范金昌地區(qū)檔案整理和管理工作的重要參考依據(jù)。通過文件分類與歸檔、文件鑒定與評估、文件整理與修復(fù)、數(shù)字化處理與存儲以及權(quán)限管理與保密措施的措施，金昌地區(qū)的檔案管理能夠更加高效、便捷和安全。這將有助于保護和傳承金昌地區(qū)的歷史文化遺產(chǎn)，促進檔案信息的共享與利用。

　　金昌檔案整理步驟

　　檔案整理，就是按照文件材料的形成規(guī)律，根據(jù)科學的理論和方法，把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動?！稒C關(guān)檔案管理規(guī)定》（以下簡稱《規(guī)定》）提出了檔案整理的基本原則，即“遵循文件材料的形成規(guī)律，保持文件材料之間的有機聯(lián)系，區(qū)分不同價值，便于保管和利用”。按照上述原則，檔案整理的基本流程包括：確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標識符、編制檢索工具，也就是組件（卷）、分類、排列、編號與編目等五個步驟。

　　01組件（卷）

　　檔案整理的第一步，就是要確定檔案的基本整理單位，即組件或組卷，以此明確件（卷）的構(gòu)成以及件（卷）內(nèi)的排序。

　　在件的構(gòu)成中，對于照片、錄音、錄像、實物檔案，一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些，收文一般包括文件處理單、文件正本，發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等，各種稿本往往還會包括正文、附件。在件內(nèi)排序時要求正文在前、附件在后，正本在前、定稿在后，有文件處理單或發(fā)文稿紙的，文件處理單在前、收文在后，正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

　　組卷（以科技檔案為例）時，科研課題、建設(shè)項目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項目、臺（套）等分別組卷，管理性科技文件應(yīng)放入所針對的項目文件中，按階段或分年度組卷?？萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后，案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時間（階段）或重要程度排列。

　　02分類

　　分類指的是檔案歸類，即將完成組件（卷）的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別，揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系，使檔案形成一套有機體系。

　　文書檔案一般采用年度、機構(gòu)（問題）、保管期限分類項進行復(fù)式分類，如：年度—機構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)（問題）、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，一般采用年度—機構(gòu)（問題）—保管期限、年度—保管期限—機構(gòu)（問題）三級分類；規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機構(gòu)（問題）分類的立檔單位，可采用兩級分類，如：年度—保管期限分類法。

　　照片、錄音、錄像、實物檔案分類方法與文書檔案類似，但一般按照問題進行分類較為適宜，即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類，實物檔案按印章、題詞、獎牌、獎?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的，也可以不分問題，采用兩級分類。常見的分類方法包括：年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

　　03排列

　　排列是在分類方案最低一級類目內(nèi)，根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級類目內(nèi)，按時間結(jié)合事由排列，同一事由的文件按照形成先后順序排列；以卷為單位整理的科技檔案，科研類、建設(shè)項目類檔案可按照課題研究、項目建設(shè)工作順序排列，設(shè)備儀器類檔案可按照立項、驗收、安裝、維護等過程排列；照片、錄音、錄像、實物檔案在最低一級類目內(nèi)按照時間排列即可。

　　04編號

　　宗號—檔案門類代碼·年度—機構(gòu)（問題）—保管期限—件號。比如，Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件，按照規(guī)則確定的檔號為：Z109WS·2019YBGS0001、Z109 ZP·2019Y0010001。采用“年度—保管期限”進行分類的，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號。前例檔案，去掉機構(gòu)（問題）分類要求，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109WS·2019Y0001、Z109ZP·2019Y0001。

　　以卷為單位整理的檔案，其檔號結(jié)構(gòu)為：全宗號—目錄號（類別號、項目號）—案卷號—件、頁（張）號，比如，Z109全宗科技檔案科研項目第1項第1卷第3件、Z109全宗會計檔案2019年度第15卷第21件，按照本規(guī)則確定的檔號為：Z109KJ·KY010010003、Z109 KU·20190150021。

　　05編目

　　編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄，以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果，依據(jù)檔號順序，逐卷，逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個條目。在信息化條件下，檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄，同時也體現(xiàn)為電子目錄，既方便手工查閱、檔案交接，又方便計算機檢索。需要注意的是，使用電子表格或者文字處理軟件進行目錄編制的，項目內(nèi)容應(yīng)直接輸入完成，不加入空格、回車，以免影響數(shù)據(jù)完整性，給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

　　雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同，但在具體要求上存在一定差異，尤其是采用不同整理方式時差異就更為明顯。為解決此問題，《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路，從整理思路、檔案管理、檔號編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來，實現(xiàn)檔案資源的融合管理。

　　金昌檔案整理數(shù)字化服務(wù)的重要性

　　在電子信息化飛速發(fā)展的今天，科技的發(fā)展給我們生活和工作帶來了便利。人事檔案工作，同樣緊跟時代步伐，全國各國企事業(yè)單位都在逐步落實檔案數(shù)字化進程。那么，檔案數(shù)字化重要性體現(xiàn)在哪里呢？

　　“由于以前檔案管理條件有限，不能保護好檔案的完整面貌，翻開一本陳年檔案，發(fā)霉發(fā)黃的印跡歷歷在目，有的破損嚴重，還需要小心翼翼的查閱，一不小心又加重了破損，以后要查閱檔案更困難了…”這是很多單位人事的吐槽。所以這個時候檔案數(shù)字化作用以及重要性就體現(xiàn)出來了！

　　檔案是具有公信力的材料，是記錄著一個人出生時間、家庭背景，學歷時間、參工時間，政治背景等等重要信息。所以很多小伙伴在考公或者國企事業(yè)單位入職前，都要進行檔案的政審查閱。而且不僅如此，在很多面臨即將退休的長輩都會需要查閱檔案中的工齡，所以足以見得檔案的重要性。

　　但是一本受損的檔案，如何能延長它的使用壽命呢？那就是將檔案數(shù)字化！用先進專業(yè)的高科掃描儀對檔案進行超高清的掃描，然后再用特定的美工軟件對掃描出來的圖像進行美化，例如去除那些發(fā)黃發(fā)霉的印跡，調(diào)整圖像的邊距等等，以體現(xiàn)出一份檔案的完整性。

　　將原始檔案好好保管起來、不再加重受損的同時，最重要的是方便了檔案的查閱使用，也體現(xiàn)了現(xiàn)在高科技術(shù)的發(fā)展和檔案數(shù)字化作用，電子化檔案最終會逐步成為常態(tài)化。

　　檔案數(shù)字化重要性最直觀的一點，就是很大的提高了檔案工作效率。雖然檔案數(shù)字化前期的工期長、工作量大，但是一旦所有在庫檔案都實現(xiàn)了數(shù)字化管理，這對于檔案工作者來說，不僅僅在檔案的查借閱上更加方便快捷，而且方便管理，大大的提高了工作效率。

　　其次，實現(xiàn)檔案數(shù)字化，在一定程度上也可以保護原始檔案。畢竟檔案作為紙質(zhì)材料，雖然所有檔案室都嚴格按照“十防”標準進行管理，但是不可能100%保證每份檔案的安全。將檔案進行數(shù)字化掃描，上傳至特定服務(wù)器儲存，減少原始紙質(zhì)檔案的使用，可以起到很好的保護作用。

　　最后，檔案數(shù)字化重要性還體現(xiàn)在落實國家政策上。我國檔案工作一直在倡導(dǎo)“存量數(shù)字化、增量電子化”的信息化戰(zhàn)略，這也是大勢所趨。當前大多存檔機構(gòu)的檔案數(shù)字化率低，還是因循守舊、沒有做到檔案資源整合。實現(xiàn)檔案數(shù)字化，可以很好的解決這些問題。

　　檔案數(shù)字化重要性和意義，不僅僅可以提高檔案的工作效率，也是利國利民的好事，更是國家對檔案工作支持的具體體現(xiàn)。