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檔案數字化管理辦法是指通過電子手段對紙質檔案進行數字化處理,實現對檔案的電子化管理。隨著科技的發(fā)展和信息化的進程,數字化管理已經成為檔案管理的必要手段。本文將從幾個方面來分點論述檔案數字化管理辦法。
一、數字化處理流程
檔案數字化處理包括掃描、文本識別、質量控制、元數據標注等多個環(huán)節(jié)。其中,掃描質量對后續(xù)處理非常重要,需要保證掃描圖像清晰、色彩還原準確。在文本識別環(huán)節(jié),需要選擇合適的OCR軟件,進行準確率高、速度快的識別。此外,在數字化處理過程中,還需要對數字化后的檔案進行質量控制和元數據標注,以便對檔案進行更好的管理和利用。
二、數字化管理系統(tǒng)建設
數字化管理系統(tǒng)建設是檔案數字化管理的核心。數字化管理系統(tǒng)應該具備多種功能,如檔案瀏覽、檢索、下載、上傳、備份等,同時還需要滿足安全性、可靠性、易用性等多方面的要求。因此,在數字化管理系統(tǒng)建設過程中,要充分考慮檔案管理的實際需求,進行定制化開發(fā)或選擇成熟的商業(yè)軟件。
三、數字化管理實踐
數字化管理實踐是數字化管理的重要環(huán)節(jié)。在數字化管理實踐中,需要考慮檔案數字化后的保管、維護和利用。保管方面,需要對數字化檔案進行備份和存儲,以便于檔案的長期保存和防止數據丟失。維護方面,需要對數字化檔案進行定期檢查和修復,以確保檔案的可讀性和可用性。利用方面,數字化檔案可以通過網絡進行共享和利用,極大地方便了檔案的使用和傳播。
總之,本文從數字化處理流程、數字化管理系統(tǒng)建設和數字化管理實踐三方面對檔案數字化管理辦法進行了分點論述。數字化管理已經成為現代檔案管理的必要手段,數字化管理的實踐需要考慮到檔案的長期保存、維護和利用。未來,數字化管理還將繼續(xù)發(fā)展和完善,為檔案管理提供更好的服務。
檔案數字化管理的好處
檔案數字化管理是指通過電子手段對紙質檔案進行數字化處理,以實現對檔案的電子化管理。隨著科技的不斷發(fā)展和信息化的進程,數字化管理已經成為檔案管理的必要手段。本文將從幾個方面來分點論述檔案數字化管理的好處。
一、提高管理效率
數字化管理可以大幅提高檔案的檢索、存儲、傳輸等方面的效率。數字化處理后,檔案可以通過電子設備進行瀏覽、檢索和傳輸,大大縮短了傳統(tǒng)管理方式下的時間和空間限制。數字化管理還可以通過元數據標注等方式,提高檔案的利用率和管理水平。
二、節(jié)約管理成本
傳統(tǒng)的檔案管理需要占用大量的人力、物力和財力資源。而數字化管理能夠大大減少這些成本,將管理工作轉為數字化處理和維護工作,減輕了管理的負擔。數字化管理還可以節(jié)省檔案存儲空間、減少紙張使用,對環(huán)境也有一定的保護作用。
三、增強檔案保密性
數字化管理可以采用多種安全措施,如密碼保護、權限管理等,保障檔案的保密性。數字化檔案還可以進行備份和加密措施,以防止數據丟失或泄露。數字化管理提高了檔案的安全性,保護了檔案的機密性。
四、促進文化資源共享
數字化管理將檔案轉化為電子文檔,便于網絡傳播和共享。數字化檔案可以通過互聯網進行廣泛傳播,促進文化資源的共享,增加了對文化資源的認知和利用。數字化管理也為文化資源的保護提供了更好的手段和平臺。
總之,本文從提高管理效率、節(jié)約管理成本、增強檔案保密性和促進文化資源共享等方面分點論述了檔案數字化管理的好處。數字化管理作為現代檔案管理的必要手段,已經得到了廣泛的應用。數字化管理可以提高檔案管理的效率、降低管理成本、增強檔案保密性和促進文化資源的共享,進一步推動著數字化管理的發(fā)展和完善。
檔案數字化安全管理
為加強檔案數字化安全管理,確定檔案數字化過程中檔案實體與信息安全,根據國家有關規(guī)定和標準,特制定本單位檔案數字化安全管理制度。
一、檔案實體的安全管理
檔案部門要對擬數字化的檔案進行涉密性、完整性、有序性及檔案實體與目錄的一致性檢查。涉密檔案要予以篩除,檔案實體破損、殘缺的要進行登記和處理,檔案實體與文件目錄不對應的要進行必要的記錄和標示。
檔案數字化加工不得損毀檔案,出現檔案損毀的,需按有關規(guī)定進行修復和登記。需要拆裝檔案時,應盡可能地保持檔案原貌。正在進行數字化加工的檔案必須每天入庫,不得在加工工位上留存過夜,加工完畢的檔案要及時入庫。
二、數字化場所的安全管理
檔案數字化必須指定專門的數字化工作場所,應在指定的安全場地內開展工作。數字化加工場所應符合防盜、防火、防塵、防水、防潮、防高溫、防日光及紫外線照射,防有害生物、防污染等安全管理要求。
數字化加工場所應配備滿足安全管理需要的視頻監(jiān)控設備,確保檔案暫存處、數字化加工工位、服務器、數據導出端及門窗等無監(jiān)控死角;視頻監(jiān)控系統(tǒng)應由檔案部門專人負責,數字化加工場所如設于檔案部門之外的,檔案部門應定期檢查視頻監(jiān)控系統(tǒng),數字化服務機構應將視頻監(jiān)控數據移交檔案部門保存;視頻監(jiān)控數據自產生之日起保存不少于6個月;檔案部門應定期對視頻監(jiān)控數據進行回放檢查,在刪除視頻監(jiān)控數據之前,要留存視頻回放安全檢查記錄。數字化加工場所應配備符合國家標準并滿足工作需要的檔案裝具,用于分別存放待數字化處理和已數字化處理的檔案。檔案部門和數字化服務機構應指定有關人員經常對數字化加工場所進行巡查,確保有關數字化加工和管理的各項規(guī)章制度和操作規(guī)范得到切實貫徹和執(zhí)行。數字化服務機構應對工作人員進行安全保密教育和必要的上崗培訓,并與工作人員簽訂保密協(xié)議,明確規(guī)定工作人員不得閱讀、摘抄、外泄檔案內容和其他安全保密責任、義務。安全保密協(xié)議應報送檔案部門備案。
三、數字化加工設備、網絡環(huán)境與數據載體的安全管理
檔案數字化加工使用的計算機、掃描儀等設備,必須采用技術手段或專業(yè)物理設備封閉所有不必要的信息輸出裝置或端口,如USB接口、紅外線、藍牙、SCSI接口、光驅接口等,封閉的裝置或端口要定期進行檢查。除必要的操作系統(tǒng)、殺毒軟件、加工軟件和第三方安全管理軟件外,檔案數字化加工計算機不允許安裝任何與加工無關的軟件。數字化加工網絡環(huán)境中應配備具有權限管理、設備管理、端口管理、日志管理和安全審計等功能的數字化加工安全保護系統(tǒng),準確記錄授權用戶的訪問行為、設備接入和電子檔案信息流向等信息。
用于檔案數字化加工的設備和存儲介質嚴禁與其他設備和儲介交叉使用,非數字化專用的設備和存儲介質嚴禁帶入數字化加工場所。處理尚未開放的檔案的信息設備的管理和使用應符合國家有關秘密載體管理和使用的相關規(guī)定。
四、檔案數字化成果移交接收與設備處理的安全管理
檔案數字化任務完成后,檔案部門應對數字化成果進行驗收。如外包的,嚴格按照規(guī)定要求,組織專業(yè)人員對加工單位移交的數字化加工介質(如存儲介質、移動介質、備份介質等)、加工監(jiān)控視頻回放安全檢查記錄、檔案實體出入庫交接記錄等進行安全保密專項驗收;凡未開展安全保密專項驗收或驗收不合格的,不得對項目進行總體驗收,必須通過完整性、準確性、可用性和安全性檢測,檢驗合格方能辦理數據交接手續(xù)。
檔案數字化任務完成后,外包的數字化加工單位應會同檔案部門拆除其自帶加工設備中的硬盤等存儲介質,并將其與數字化過程中使用過的其他移動存儲介質一起移交給檔案部門,并辦理相關移交手續(xù)。
檔案數字化任務完成后,檔案部門必須組織專業(yè)人員對外包的數字化加工單位所用的設備進行檢查,以確保其設備中無信息留存。凡存有信息的,必須作清除信息的安全處理。