隨著社會的進步和發(fā)展，尤其是信息化建設，越來越多的人開始重視檔案管理，無論是我們的人事檔案還是單位的文書檔案、會計檔案等等，都掀起了一股檔案正規(guī)化管理的熱潮，近一個月我們就接到了多家單位咨詢關(guān)于檔案數(shù)字化方案。接下來我們就一起來看看一站式檔案數(shù)字化方案：

　　檔案數(shù)字化方案是根據(jù)每個單位的具體情況來具體分析和制定的。拿人事檔案舉例吧，有的單位有自主人事檔案保管權(quán)限，有的單位卻沒有，那么解決方案也就不同，有人事保管權(quán)限的，我們可以提供上門服務，在單位全程保密的環(huán)境下來開展檔案數(shù)字化工作。如果是沒有人事保管權(quán)限的單位，作為有人事檔案保管權(quán)限的我們，就可以通過集中開函將單位員工檔案從全國各地調(diào)入我中心，檔案到檔后，由我中心進行集中管理并同時開展檔案數(shù)字化工作。

　　1、檔案整理標準

　　將分散的材料補充到文件中。對每一份材料嚴格把關(guān)，按類編號，頁碼進行編注，編碼不能出現(xiàn)重復，次序混亂。

　　檔案材料整理完畢后，用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號和序號，并在右下角寫上頁碼；紙張要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改為A4版本。

　　2、打印訂裝標準

　　打印文件目錄；為符合《檔案整理細則》的規(guī)定，裝訂時一定要做到底側(cè)整齊，左側(cè)整齊。

　　3、目錄錄入標準

　　文件目錄的錄入要嚴格準確，具體要求如下：一是單記一條，不多記，少記；二是輸入的目錄內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全一致，不得有差錯。

　　4、掃描圖像標準

　　檢查文件的掃描圖像，圖像的排列順序與紙質(zhì)文件的排序要求一致；圖像清晰無雜質(zhì)，亮度不易太強，但適中。

　　分辨率為300DPI的圖像必須進行校正和打孔，圖像在每條中心線的起點和終點的傾斜度不得超過1°。

　　5、圖像處理標準

　　基于原始圖像質(zhì)量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點、黑點、黑邊，肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡，字跡清晰。

　　6、存儲處理標準

　　存儲是對檔案信息的完整評估；檢查和校準目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像，以滿足驗收標準。原則上，存儲需要單獨存儲在服務器上，如果條件不能滿足，也可以用單獨的計算機代替。

　　二、優(yōu)化建議

　　1、增強數(shù)字化加工人員的安全意識

　　可以在一定程度上減少信息泄露，應運用風險控制的思想定期進行評估。

　　例如處理場地分散所帶來的文件實體風險，及時制定可行的應急策略，從而規(guī)范信息安全應急響應，能夠有效預先預防.

　　及時控制和最大限度地消除各種突發(fā)事件的危害和影響，使安全危機在初期得以消除。

　　2、完善安全監(jiān)管體系

　　檔案數(shù)字化處理必須堅持法治，加強監(jiān)督和指導，制定科學、合理、詳細的安全管理措施；

　　其次，進一步完善管理機構(gòu)，明確分工，責任到人，建立覆蓋檔案數(shù)字化全過程的領(lǐng)導責任制和崗位安全責任制；實行監(jiān)督機制。

　　由檔案管理機構(gòu)和保密監(jiān)督部門共同制定監(jiān)督考核制度，對數(shù)字化服務機構(gòu)的處理進度和保密措施的落實情況進行監(jiān)督檢查。

　　文書檔案數(shù)字化的質(zhì)檢過程

　　文書檔案數(shù)字化是現(xiàn)代信息化建設的重要一環(huán)，通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，可以提高信息的存儲、檢索和共享效率。然而，在數(shù)字化過程中，質(zhì)檢是不可或缺的環(huán)節(jié)。本文將分點論述文書檔案數(shù)字化的質(zhì)檢過程，以確保數(shù)字化結(jié)果的準確性和可靠性。

　　1.前期準備：

　　制定質(zhì)檢標準：根據(jù)數(shù)字化要求和規(guī)范，制定詳細的質(zhì)檢標準，明確數(shù)字化結(jié)果的準確性、完整性、一致性等指標。

　　確定質(zhì)檢人員：選擇具備相關(guān)專業(yè)知識和經(jīng)驗的人員組成質(zhì)檢團隊，確保其熟悉數(shù)字化技術(shù)和操作流程。

　　準備工具和設備：提供必要的軟硬件設備，如質(zhì)檢軟件、掃描儀、電腦等，以支持質(zhì)檢過程。

　　2.質(zhì)檢過程：

　　檔案掃描質(zhì)檢：對掃描儀進行校準，確保掃描質(zhì)量符合要求。質(zhì)檢人員應逐頁檢查掃描結(jié)果，確保圖像清晰、無遺漏、無失真等。

　　OCR識別質(zhì)檢：對掃描后的圖像進行OCR（光學字符識別）處理，將圖像轉(zhuǎn)換為可編輯的文本。質(zhì)檢人員應核對OCR結(jié)果與原始文書內(nèi)容是否一致，并進行必要的修正和校對。

　　元數(shù)據(jù)錄入質(zhì)檢：在數(shù)字化過程中，需要將檔案相關(guān)的元數(shù)據(jù)（如文件名、標簽、日期等）錄入系統(tǒng)。質(zhì)檢人員應核對元數(shù)據(jù)的準確性和完整性。

　　文件格式轉(zhuǎn)換質(zhì)檢：根據(jù)實際需求，可能需要將數(shù)字化文檔轉(zhuǎn)換為不同的文件格式（如PDF、Word等）。質(zhì)檢人員應核對轉(zhuǎn)換結(jié)果，確保格式正確、內(nèi)容無誤。

　　數(shù)據(jù)存儲質(zhì)檢：將數(shù)字化文檔存儲到相應的數(shù)據(jù)庫或文件系統(tǒng)中。質(zhì)檢人員應檢查存儲結(jié)果，確保數(shù)據(jù)完整、可讀可寫，并設置適當?shù)臋?quán)限和備份策略。

　　總之，文書檔案數(shù)字化的質(zhì)檢過程是確保數(shù)字化結(jié)果準確性和可靠性的關(guān)鍵環(huán)節(jié)。通過制定質(zhì)檢標準、選擇專業(yè)人員、使用合適的工具設備，并依次進行掃描質(zhì)檢、OCR識別質(zhì)檢、元數(shù)據(jù)錄入質(zhì)檢、文件格式轉(zhuǎn)換質(zhì)檢和數(shù)據(jù)存儲質(zhì)檢，可以最大程度地減少錯誤和失誤，提高數(shù)字化文書檔案的質(zhì)量。質(zhì)檢過程的嚴謹性和細致性在文書檔案數(shù)字化項目中至關(guān)重要，有助于提升工作效率、降低風險，并為后續(xù)的信息管理和利用奠定基礎。

　　文書檔案數(shù)字化的方便點

　　文書檔案數(shù)字化是現(xiàn)代信息化建設的一項重要工作，通過將傳統(tǒng)紙質(zhì)文書檔案轉(zhuǎn)換為電子形式，可以提高檔案管理效率、節(jié)省存儲空間，并方便實現(xiàn)信息的檢索和共享。本文將分點論述文書檔案數(shù)字化的方便之處，以及其帶來的好處。

　　1.便于存儲和管理：

　　數(shù)字化文書檔案可以通過電子設備進行存儲，避免了紙質(zhì)檔案占用大量空間的問題。數(shù)字化后的檔案可以集中存儲在服務器或云端，便于管理和維護。

　　通過建立數(shù)據(jù)庫或文件系統(tǒng)，可以實現(xiàn)對文書檔案的分類、歸檔和索引，便于快速檢索和查找特定信息。同時，可以根據(jù)需要設置不同的權(quán)限和訪問級別，提高檔案的安全性和保密性。

　　2.便于信息共享和傳遞：

　　數(shù)字化文書檔案可以通過網(wǎng)絡進行遠程訪問和共享，實現(xiàn)信息的快速傳遞和共享。不再受限于地域和時間的限制，方便多部門、多人員之間的合作與協(xié)同工作。

　　可以通過電子郵件、即時通訊工具等方式，快速傳遞文書檔案信息，加快辦公效率，減少了傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案傳遞的時間和成本。

　　3.便于檢索和利用：

　　數(shù)字化檔案可以進行全文檢索，通過關(guān)鍵詞、日期等條件進行檢索，快速找到所需信息。極大地提高了檔案利用效率和準確性。

　　可以對數(shù)字化文書檔案進行數(shù)據(jù)分析和挖掘，獲取更多有價值的信息。通過數(shù)據(jù)可視化等手段，可以更好地理解和利用文書檔案信息，為決策提供支持。

　　總之，文書檔案數(shù)字化的方便之處主要體現(xiàn)在存儲和管理的便利性、信息共享和傳遞的高效性，以及檢索和利用的便捷性。通過數(shù)字化轉(zhuǎn)換，可以節(jié)省空間、提高工作效率，實現(xiàn)信息的快速共享和傳遞。同時，數(shù)字化檔案還提供了更多利用方式和可能性，為信息化建設和知識管理帶來了更多的機會和挑戰(zhàn)。