紙質檔案的存放可能會因為年限過程而產(chǎn)生長霉發(fā)黃或者是字跡退化等問題。為了避免這些問題，我們就需要把進行檔案數(shù)字化，讓材料以網(wǎng)絡化的形式有限延長原件的保存時間，實現(xiàn)檔案的永久保存。

　　那么什么是檔案數(shù)字化呢？檔案數(shù)字化就是指把檔案通過計算機掃描的方法把檔案紙質原件進行數(shù)字網(wǎng)絡化。一般情況下，我們需要先把檔案按照十大類要求進行整理分類、排序、編目、著錄，然后再進行數(shù)字化。

　　在進行數(shù)字化時我們需要先對原紙質材料進行掃描，上傳到相應的系統(tǒng)；然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等；

　　接著會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗，只有通過兩次校驗都沒有問題，我們才能接著對檔案進行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應的檔案條目；

　　掛接完成之后我們還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對；接下來進行對紙質檔案進行分類和裝訂。

　　最后在光盤或者硬盤中進行數(shù)字化的備份。數(shù)字化完成之后我們還需要對光盤進行檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)進行整體驗收，由技術人員將加工完并審核無誤的數(shù)據(jù)進行數(shù)據(jù)倒入相應的庫中。

　　檔案出庫。需要對每一本檔案材料做出庫登記、入庫盤點、雙方核對、驗收移交。

　　整理編碼、核對。對接收的每本檔案材料進行核查與整理，比如拆除材料紙頁上舊的裝訂、對存在破損或未達掃描標準的材料進行技術修復，編制材料的類號和頁號，整理編碼完成后仔細核查準確，防止漏編錯編。

　　電子目錄的錄入、校對、調整。將每一份檔案紙質材料編制對應的電子目錄，對完成的目錄進行校對，確保轉確率、避免出現(xiàn)錯別字等，還要核查檔案材料的形成日期、材料具體頁數(shù)是否有誤。

　　檔案文件掃描。要將全部檔案材料逐件按照順序掃描，形成檔案材料電子檔原始圖像。

　　原始圖像制作、數(shù)據(jù)初審、高清圖像刻作。對原始掃描圖像進行修整，比如在不影響材料內容的前提下對紙張的破損、遺留的裝訂痕跡進行修理；修整后要對電子數(shù)據(jù)進行核查核對，并作圖像高清刻作。

　　重新裝訂并檢查。要保證紙質文件順序與電子檔文件順序完全一致，打印并加裝新的檔案材料目錄、隔頁紙和檔案正文內容，檢查類頁號是否填寫缺漏、文件是否有錯裝、漏裝，核查無誤后將紙質檔案封盒。

　　數(shù)據(jù)總審入庫。對電子檔數(shù)據(jù)進行檢查復核，確定各方面細節(jié)無誤、數(shù)據(jù)內容符合標準規(guī)則后，將電子檔數(shù)據(jù)刻作入庫，將檔案紙質材料與電子檔數(shù)據(jù)庫移交。

　　檔案數(shù)字化能夠有效地延長我們紙質檔案的保存時間，檔案的數(shù)字化是一項嚴謹?shù)墓ぷ?，關注中博奧技術有限公司，了解更多檔案數(shù)字化信息。

　　檔案整理及數(shù)字化外包需要注意哪些方面

　　在檔案整理及數(shù)字化過程中，需要注意以下幾個方面，一起來看看！

　　具備專業(yè)知識和技能、遵守相關規(guī)定和標準：工作人員應具備檔案整理及數(shù)字化技術的基本知識，熟悉數(shù)字化設備的操作和維護，掌握相關軟件和工具的使用方法；能夠遵循國家和行業(yè)的相關標準規(guī)范，如參照《紙質檔案數(shù)字化規(guī)范》等文件，確保數(shù)字化工作的順利進行。

　　檔案整理：在進行數(shù)字化之前，要對檔案進行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準確。

　　圖像處理、質量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對原始檔案造成不必要的損害；需要對數(shù)字化過程中的圖像質量、文件完整性、數(shù)據(jù)準確性等進行嚴格把關，確保數(shù)字化成果的質量。

　　數(shù)據(jù)存儲和管理、數(shù)據(jù)保密和權限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲，并進行有效的管理和維護；選擇合適且多樣化的存儲設備，如硬盤、光盤、云存儲等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強對敏感和機密信息的保護，設置相應的權限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務管理：如果需要進行檔案整理及數(shù)字化的外包服務，選擇外包公司的時候不僅要鑒別單位的資質，還需要按照上述注意事項進行嚴格的管理和監(jiān)督，確保外包服務的質量和檔案安全。

　　通過以上注意事項，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進行，提高檔案管理效率，并且達到保護原始檔案的目的。

　　檔案整理及數(shù)字化標準

　　根據(jù)紙質檔案重要程度、破損狀況、利用需求等，進行統(tǒng)籌規(guī)劃，分步實施。國家重點檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業(yè)檔案應優(yōu)先列入數(shù)字化加工對象。數(shù)字化應保持原有檔案全宗或目錄的完整性。

　　1、加強管理，保障安全

　　遵守保密安全要求，對數(shù)字化對象進行劃控、鑒定。涉及國家秘密的檔案，不得以外包方式委托進行數(shù)字化加工。加強檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)的管理工作，確保檔案原件和數(shù)字化成果的安全。

　　2、完善細節(jié)，規(guī)范流程

　　對因涉密不宜以外包方式委托進行數(shù)字化加工的對象，應用文字做出說明，并由數(shù)字化實施單位組織工作人員集中進行數(shù)字化加工。應加強數(shù)字化加工流程管理，界定各個環(huán)節(jié)的職責任務，堵塞漏洞和缺憾。

　　3、分工協(xié)作，夯實基礎

　　加強內設機構的分工協(xié)作，把夯實檔案基礎業(yè)務工作與檔案數(shù)字化相結合，開展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎處理工作，為加快推進檔案數(shù)字化創(chuàng)造有利條件。

　　4、檔案整理標準

　　將分散的材料補充到文件中。對每一份材料嚴格把關，按類編號，頁碼進行編注，編碼不能出現(xiàn)重復，次序混亂。

　　檔案材料整理完畢后，用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號和序號，并在右下角寫上頁碼；紙張要求A4或B5格式，其他格式的文件需要改為A4版本。

　　5、打印訂裝標準

　　打印文件目錄；為符合《檔案整理細則》的規(guī)定，裝訂時一定要做到底側整齊，左側整齊。

　　6、目錄錄入標準

　　文件目錄的錄入要嚴格準確，具體要求如下：一是單記一條，不多記，少記；二是輸入的目錄內容與檔案內容完全一致，不得有差錯。

　　7、掃描圖像標準

　　檢查文件的掃描圖像，圖像的排列順序與紙質文件的排序要求一致；圖像清晰無雜質，亮度不易太強，但適中。

　　分辨率為300DPI的圖像必須進行校正和打孔，圖像在每條中心線的起點和終點的傾斜度不得超過1°。

　　8、圖像處理標準

　　基于原始圖像質量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點、黑點、黑邊，肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡，字跡清晰。

　　9、存儲處理標準

　　存儲是對檔案信息的完整評估；檢查和校準目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像，以滿足驗收標準。原則上，存儲需要單獨存儲在服務器上，如果條件不能滿足，也可以用單獨的計算機代替。

　　檔案整理及數(shù)字化外包的意義

　　檔案整理及數(shù)字化外包是指將檔案整理和數(shù)字化工作委托給專業(yè)的服務提供商來完成。這種外包方式具有以下意義：

　　1.專業(yè)能力：外包公司通常擁有豐富的檔案整理和數(shù)字化經(jīng)驗，掌握先進的技術和方法，能夠高效、準確地完成工作。借助他們的專業(yè)能力，可以提高整理和數(shù)字化的質量和效率。

　　2.成本控制：檔案整理和數(shù)字化過程需要大量的人力和設備投入。通過外包，機構可以避免自己購買昂貴的設備和培訓人員的成本，將固定成本轉變?yōu)榭勺兂杀荆瑢崿F(xiàn)成本的靈活控制。

　　3.提高效率：外包公司具備豐富的項目管理經(jīng)驗，能夠合理安排資源和時間，提高工作效率。同時，他們掌握專業(yè)的整理和數(shù)字化流程，能夠快速有效地完成任務。

　　4.信息安全：外包公司會建立完善的信息安全管理體系，確保檔案信息的保密性和安全性。他們采用安全可靠的技術和措施，避免信息泄露和損壞。

　　5.專注核心業(yè)務：通過外包檔案整理和數(shù)字化工作，機構可以將精力集中在自身的核心業(yè)務上，提高工作效率和競爭力。

　　綜上所述，檔案整理及數(shù)字化外包具有提供專業(yè)能力、成本控制、提高效率、信息安全和專注核心業(yè)務等意義。通過選擇合適的外包服務提供商，機構可以獲得更好的檔案整理和數(shù)字化效果，提高工作效率，降低成本，使機構更加專注于自身的核心業(yè)務。