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檔案整理及數(shù)字化外包方案

時間:2023-12-14 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  對于企事業(yè)單位,建立安全便捷的檔案信息化管理體系,對于日常檔案工作的開展也有很多好處。但是對于一些企事業(yè)單位來說,開展檔案數(shù)字化建設(shè)也有一些問題,比如缺乏專業(yè)的數(shù)字化設(shè)備,但是專門購置所進(jìn)行的投入也較高。而且進(jìn)行信息化體系建設(shè)需要構(gòu)建專門的檔案信息化處理系統(tǒng),對于單位的檔案工作人員而言,缺乏相關(guān)工作經(jīng)驗,可能達(dá)不到較好的工作狀態(tài)。那么構(gòu)建檔案數(shù)字化管理體系可以為日常檔案工作提供哪些服務(wù)呢?

檔案整理及數(shù)字化外包方案

  首先,檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建需要完成對傳統(tǒng)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化工作。所以對于人事檔案、會計檔案、文書檔案等多種類型檔案材料,都可以進(jìn)行數(shù)字化服務(wù),將紙質(zhì)材料轉(zhuǎn)化為信息端的電子資料,使得檔案查詢、利用更為便捷。

  而且專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)商可協(xié)助單位構(gòu)建各類專業(yè)的檔案信息查詢系統(tǒng),可實時掌握檔案情況,加強對檔案信息資源的開發(fā)利用,對于提升檔案信息的處理、傳輸能力也有好處。

  掃描對象:規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的具體檔案對象,如文件、卷宗、盒、冊、卡片等。

  檔案類型:規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案類型,如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。

  檔案來源:規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來源,如機構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機構(gòu)提供的檔案、個人捐贈的檔案等。

  數(shù)字化要求:規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求,如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。

  鑒定標(biāo)準(zhǔn):規(guī)定了檔案是否適合進(jìn)行數(shù)字化掃描的鑒定標(biāo)準(zhǔn),如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。

  政府文件和指南:政府機構(gòu)可能發(fā)布文件或指南,提供有關(guān)檔案數(shù)字化掃描的準(zhǔn)則和要求。這些文件可以包括掃描標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。

  法律法規(guī):某些國家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī),明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護(hù)法等。

  行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實踐:專業(yè)機構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實踐。這些標(biāo)準(zhǔn)可以提供關(guān)于掃描設(shè)備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導(dǎo)。

  其他限制條件:規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件,如涉及隱私保、版權(quán)要求等。

  總之,檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定為檔案數(shù)字化掃描范圍從概念上界定,并提供了操作指南和準(zhǔn)則。所以選擇一家專業(yè)的檔案數(shù)字化服務(wù)供應(yīng)商進(jìn)行檔案數(shù)字化管理體系的構(gòu)建,對于推進(jìn)檔案工作的開展是很有利的!

  檔案整理及數(shù)字化原則

  根據(jù)紙質(zhì)檔案重要程度、破損狀況、利用需求等,進(jìn)行統(tǒng)籌規(guī)劃,分步實施。國家重點檔案、重要全宗檔案和涉及民生的專業(yè)檔案應(yīng)優(yōu)先列入數(shù)字化加工對象。數(shù)字化應(yīng)保持原有檔案全宗或目錄的完整性。

  加強管理,保障安全

  遵守保密安全要求,對數(shù)字化對象進(jìn)行劃控、鑒定。涉及國家秘密的檔案,不得以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工。加強檔案數(shù)字化各個環(huán)節(jié)的管理工作,確保檔案原件和數(shù)字化成果的安全。

  完善細(xì)節(jié),規(guī)范流程

  對因涉密不宜以外包方式委托進(jìn)行數(shù)字化加工的對象,應(yīng)用文字做出說明,并由數(shù)字化實施單位組織工作人員集中進(jìn)行數(shù)字化加工。應(yīng)加強數(shù)字化加工流程管理,界定各個環(huán)節(jié)的職責(zé)任務(wù),堵塞漏洞和缺憾。

  分工協(xié)作,夯實基礎(chǔ)

  加強內(nèi)設(shè)機構(gòu)的分工協(xié)作,把夯實檔案基礎(chǔ)業(yè)務(wù)工作與檔案數(shù)字化相結(jié)合,開展傳統(tǒng)載體檔案清理、整理、鑒定、修裱等基礎(chǔ)處理工作,為加快推進(jìn)檔案數(shù)字化創(chuàng)造有利條件。

  新《條例》要求要保證數(shù)字檔案的真實性、完整性、可用性、安全性,確保與紙質(zhì)檔案一致。檔案數(shù)字化平臺在實際的數(shù)字化工作中,也遵循著真實性、可用性、安全性的基本原則。

  真實性指確保數(shù)字化后的內(nèi)容與紙質(zhì)檔案在內(nèi)容上一致,確保檔案信息不被更改。原始圖像應(yīng)保留原紙張的顏色、污損情況、文字修改痕跡等原始信息??捎眯灾复_保數(shù)字檔案可被查找、檢索、呈現(xiàn)等,確保數(shù)字檔案的連續(xù)性,維護(hù)其可跟蹤,可回溯,可關(guān)聯(lián),可被發(fā)現(xiàn)和可被再用,數(shù)據(jù)鏈不出現(xiàn)斷裂。安全性指應(yīng)建立身份認(rèn)證體系、加密存儲體系、數(shù)據(jù)傳輸方式等安全保密管理機制,確保檔案信息的安全。

  關(guān)于檔案數(shù)字化平臺數(shù)字化工作遵循的原則就這些了。后續(xù)針對檔案數(shù)字化有任何需求,歡迎聯(lián)系我們咨詢。

  檔案整理及數(shù)字化外包特點

  檔案整理及數(shù)字化外包是將企業(yè)或組織的紙質(zhì)檔案整理和數(shù)字化處理的工作委托給專業(yè)服務(wù)提供商進(jìn)行,具有如下特點:

  1.專業(yè)知識與經(jīng)驗:外包服務(wù)提供商通常擁有豐富的檔案管理和數(shù)字化處理經(jīng)驗,熟悉相關(guān)的法律法規(guī)和最佳實踐。他們了解檔案整理的方法和流程,并能夠提供專業(yè)的建議和解決方案。

  2.節(jié)約時間和人力資源:將檔案整理和數(shù)字化處理工作外包給專業(yè)團隊,可以節(jié)約企業(yè)的時間和人力資源。外包服務(wù)商能夠迅速高效地完成任務(wù),釋放企業(yè)內(nèi)部人員的工作壓力,使其專注于核心業(yè)務(wù)。

  3.降低成本:外包服務(wù)通常以一定費用為基礎(chǔ),相比企業(yè)自行投資檔案整理設(shè)備和培訓(xùn)人員,外包服務(wù)更具經(jīng)濟性。此外,外包服務(wù)還可以減少人員培訓(xùn)和設(shè)備維護(hù)的成本。

  4.保障數(shù)據(jù)安全:專業(yè)的檔案整理及數(shù)字化外包服務(wù)提供商會采取嚴(yán)格的數(shù)據(jù)安全措施,確保檔案的機密性和完整性。他們通常會使用加密技術(shù)和安全存儲設(shè)備,以防止數(shù)據(jù)泄露或丟失。

  5.高質(zhì)量的數(shù)字化檔案:外包服務(wù)商通過使用專業(yè)的掃描設(shè)備和處理軟件,能夠提供高質(zhì)量的數(shù)字化檔案。他們會進(jìn)行質(zhì)量控制和檢查,確保數(shù)字化檔案的清晰度和準(zhǔn)確性。

  綜上所述,檔案整理及數(shù)字化外包為企業(yè)提供了專業(yè)、高效、經(jīng)濟和安全的檔案處理方案。在選擇外包服務(wù)提供商時,企業(yè)應(yīng)該注意選擇具備專業(yè)知識和良好聲譽的服務(wù)商,確保合同條款明確,并建立良好的溝通與協(xié)作機制,以確保外包工作的順利進(jìn)行和達(dá)到預(yù)期的效果。

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