財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)管理中非常重要的一部分，它包含了企業(yè)的財(cái)務(wù)活動(dòng)記錄和相關(guān)憑證。為了保證財(cái)務(wù)檔案的完整性和可靠性，我們需要對(duì)其進(jìn)行規(guī)范的整理和歸檔。

　　財(cái)務(wù)檔案是企業(yè)管理的重要組成部分，其整理歸檔對(duì)于企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制具有重要意義。

　　1.資料分類：將財(cái)務(wù)資料按照會(huì)計(jì)科目進(jìn)行分類，例如資產(chǎn)、負(fù)債、收入、支出等，確保每個(gè)科目的資料都能被準(zhǔn)確歸檔。

　　 文件命名：為每份財(cái)務(wù)文件進(jìn)行規(guī)范的命名，便于查找和識(shí)別，例如按照時(shí)間順序加上相關(guān)信息作為文件名。

　　3.文檔備份：對(duì)于重要的財(cái)務(wù)文件進(jìn)行備份，避免文件丟失或損壞后無(wú)法恢復(fù)。

　　4.文件存儲(chǔ)：選擇適當(dāng)?shù)拇鎯?chǔ)設(shè)備，例如硬盤、云存儲(chǔ)等，并對(duì)存儲(chǔ)位置進(jìn)行標(biāo)識(shí)和分類，以方便查找。

　　5.定期清理：對(duì)于已經(jīng)過(guò)期或者無(wú)用的財(cái)務(wù)文件，及時(shí)清理，避免占用存儲(chǔ)空間。

　　總之，財(cái)務(wù)檔案的整理歸檔是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)。通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)資料的分類、文件命名、文檔備份、文件存儲(chǔ)和定期清理等方式，可以確保財(cái)務(wù)檔案的完整性、可靠性和易查性，為企業(yè)的經(jīng)營(yíng)管理和財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)控制提供有力的支持。

　　財(cái)務(wù)檔案整理歸檔的作用

　　財(cái)務(wù)檔案整理歸檔是企業(yè)管理中不可或缺的一環(huán)。它對(duì)于企業(yè)的法律合規(guī)、信息查詢和分析、風(fēng)險(xiǎn)控制以及審計(jì)支持等方面都具有重要的作用。財(cái)務(wù)檔案整理歸檔對(duì)企業(yè)的管理和運(yùn)營(yíng)具有重要作用。

　　1.法律合規(guī)：財(cái)務(wù)檔案整理歸檔是企業(yè)遵守相關(guān)法律法規(guī)的重要手段。通過(guò)完善的檔案整理歸檔工作，企業(yè)可以滿足審計(jì)、稅務(wù)、監(jiān)管等方面的要求，確保企業(yè)在合規(guī)性方面不受到風(fēng)險(xiǎn)。

　　 信息查詢和分析：良好的財(cái)務(wù)檔案整理歸檔可以提供準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)信息。企業(yè)管理者可以通過(guò)查詢和分析這些信息，做出科學(xué)決策，制定合理的財(cái)務(wù)戰(zhàn)略，優(yōu)化財(cái)務(wù)資源配置。

　　3.風(fēng)險(xiǎn)控制：財(cái)務(wù)檔案整理歸檔有助于發(fā)現(xiàn)財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)和問(wèn)題。通過(guò)對(duì)財(cái)務(wù)檔案的整理和歸檔，企業(yè)可以及時(shí)識(shí)別潛在的財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，并采取相應(yīng)的措施進(jìn)行控制和應(yīng)對(duì)，降低經(jīng)營(yíng)風(fēng)險(xiǎn)。

　　4.審計(jì)支持：財(cái)務(wù)檔案整理歸檔是審計(jì)工作的重要依據(jù)。良好的檔案整理歸檔可以提供清晰、完整的財(cái)務(wù)憑證和相關(guān)文件，為審計(jì)工作提供支持，確保審計(jì)的準(zhǔn)確性和有效性。

　　總之，財(cái)務(wù)檔案整理歸檔對(duì)于企業(yè)的管理和運(yùn)營(yíng)具有重要的作用。通過(guò)規(guī)范的整理歸檔工作，企業(yè)能夠滿足法律合規(guī)要求，提供準(zhǔn)確、及時(shí)的財(cái)務(wù)信息，輔助決策和優(yōu)化資源配置。同時(shí)，它也有助于識(shí)別和控制財(cái)務(wù)風(fēng)險(xiǎn)，支持審計(jì)工作。良好的財(cái)務(wù)檔案整理歸檔是企業(yè)管理中必不可少的環(huán)節(jié)，應(yīng)得到足夠的重視和規(guī)范。

　　財(cái)務(wù)歸檔管理制度

　　1、歸檔范圍：

　　1.1、記賬憑證、賬簿、財(cái)務(wù)報(bào)表、國(guó)地稅納稅申報(bào)表、出口退稅資料及年度審計(jì)報(bào)告

　　1.2、成本核算資料（含電子檔案）

　　1.3、工資表（含電子檔文件、相關(guān)紙質(zhì)資料及員工簽確單）

　　1.4、增值稅專用發(fā)票抵扣聯(lián)

　　1.5、采購(gòu)合同、銷售合同、生產(chǎn)訂單

　　1.6、手工入庫(kù)單、出庫(kù)單

　　1.7、現(xiàn)金、銀行日記賬（電子版）、紙質(zhì)銀行存款對(duì)賬單、銀行余額調(diào)節(jié)表及現(xiàn)金盤點(diǎn)表

　　1.8、各公司訂單、發(fā)貨、收款明細(xì)表（電子表）、審單記錄表（電子檔）

　　1.9、月末盤點(diǎn)表（紙質(zhì)及電子檔案）

　　 0、其他；

　　2、歸檔時(shí)間要求

　　 1、1-8項(xiàng)按月整理、編號(hào)、登記并于第二年第一季度內(nèi)歸檔

　　 2、第9項(xiàng)按月整理、編號(hào)并于次月15日前歸檔；

　　3、歸檔要求

　　3.1、歸檔文件必須裝訂成冊(cè)，且有完整的文件明細(xì)；

　　3.2、電子文件按時(shí)間順序進(jìn)行排列并編號(hào)登記。

　　4、文件查閱制度

　　4.1、財(cái)務(wù)檔案查閱須在會(huì)計(jì)人員陪同方可進(jìn)行，文件不能帶出檔案室，如需查賬可由會(huì)計(jì)人員帶到財(cái)務(wù)部進(jìn)行查閱。如需復(fù)印必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后由會(huì)計(jì)人員進(jìn)行復(fù)印。

　　4.2、電子版文件只準(zhǔn)查閱，嚴(yán)禁轉(zhuǎn)發(fā)、復(fù)制和拍照。如有需要必須經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意后才能復(fù)制或打印需要部分文件；

　　4.3、所有經(jīng)查閱、復(fù)印、打印的文件需進(jìn)行詳細(xì)的登記。

　　5、文件的銷毀

　　5.1、財(cái)務(wù)檔案的銷毀必須按照《會(huì)計(jì)檔案管理辦法》執(zhí)行。

　　財(cái)務(wù)檔案該如何進(jìn)行歸檔和保管？

　　財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)檔案管理的人員按照歸檔范圍和歸檔要求，負(fù)責(zé)定期將應(yīng)當(dāng)歸檔的會(huì)計(jì)資料整理立卷，編制會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)。

　　當(dāng)年形成的會(huì)計(jì)檔案，在會(huì)計(jì)年度終了后，由財(cái)務(wù)部臨時(shí)保管兩年，再移交檔案管理部保管。因工作需要確需推遲移交的，應(yīng)當(dāng)經(jīng)檔案管理部同意。

　　財(cái)務(wù)部臨時(shí)保管會(huì)計(jì)檔案最長(zhǎng)不超過(guò)三年。臨時(shí)保管期間，會(huì)計(jì)檔案的保管應(yīng)當(dāng)符合公司檔案管理的有關(guān)規(guī)定，出納人員不得兼管會(huì)計(jì)檔案。

　　1.會(huì)計(jì)核算電子賬套應(yīng)設(shè)置自動(dòng)備份功能，每天在服務(wù)器上進(jìn)行自動(dòng)備份，并且一周最少一次將備份帳套拷貝至移動(dòng)硬盤。年度賬套應(yīng)刻制成光盤，以利于長(zhǎng)期保存；

　　 會(huì)計(jì)憑證需在次月20日前完善附件，整理裝訂完畢；會(huì)計(jì)賬簿需在會(huì)計(jì)年度結(jié)束1個(gè)月內(nèi)打印完畢，裝訂成冊(cè)，整理歸檔；

　　單位以電子會(huì)計(jì)憑證的紙質(zhì)打印件作為報(bào)銷入賬歸檔依據(jù)的，必須同時(shí)保存打印該紙質(zhì)件的電子會(huì)計(jì)憑證。

　　3.財(cái)務(wù)報(bào)告、管理性報(bào)表等會(huì)計(jì)核算資料的保管分紙質(zhì)和電子文檔兩種，紙質(zhì)部分需在次月20日前整理歸檔，電子文檔需妥善備份，避免丟失；

　　4.納稅申報(bào)資料（包括紙質(zhì)申報(bào)表、納稅輔助說(shuō)明資料及其他稅務(wù)局要求報(bào)送資料、統(tǒng)計(jì)局報(bào)送資料等）需在次月20日前整理歸檔，并于年度結(jié)束3個(gè)月內(nèi)整理裝訂成冊(cè)，以便于長(zhǎng)期保存；

　　5.發(fā)票應(yīng)將未開(kāi)具發(fā)票及作廢發(fā)票全聯(lián)分別保管，作廢發(fā)票必須各聯(lián)齊全；

　　發(fā)票的存放和保管嚴(yán)格按照稅務(wù)機(jī)關(guān)的規(guī)定辦理，不得丟失和擅自損毀，如有丟失當(dāng)日書面報(bào)告主管稅務(wù)機(jī)關(guān)；

　　需建立發(fā)票領(lǐng)用制度，設(shè)“發(fā)票領(lǐng)用登記本”，領(lǐng)取時(shí)要記載領(lǐng)用日期、發(fā)票號(hào)碼、開(kāi)具項(xiàng)目、金額，并由領(lǐng)取人簽字。

　　收據(jù)保管參照發(fā)票保管的辦法執(zhí)行。

　　6.審計(jì)報(bào)告、稅審報(bào)告、評(píng)估報(bào)告、內(nèi)審報(bào)告等外部鑒證、咨詢資料，應(yīng)將紙質(zhì)部分按類別、年限歸檔，妥善保管；各類鑒證、咨詢資料應(yīng)取得電子版本，妥善存儲(chǔ)；

　　7.會(huì)計(jì)人員工作交接需編制會(huì)計(jì)移交清單，會(huì)計(jì)移交清單應(yīng)作為會(huì)計(jì)檔案的一部分，存檔保管；

　　8.各類檔案的保管需建立子檔案目錄清單，并且打印一份粘貼在檔案盒上，以方便查找。

　　9.同時(shí)滿足下列條件的，公司內(nèi)部形成的屬于歸檔范圍的電子會(huì)計(jì)資料可僅以電子形式保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案：

　?。ㄒ唬┬纬傻碾娮訒?huì)計(jì)資料來(lái)源真實(shí)有效，由計(jì)算機(jī)等電子設(shè)備形成和傳輸；

　　（二）使用的會(huì)計(jì)核算系統(tǒng)能夠準(zhǔn)確、完整、有效接收和讀取電子會(huì)計(jì)資料，能夠輸出符合國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)歸檔格式的會(huì)計(jì)憑證、會(huì)計(jì)賬簿、財(cái)務(wù)會(huì)計(jì)報(bào)表等會(huì)計(jì)資料，設(shè)定了經(jīng)辦、審核、審批等必要的審簽程序；

　?。ㄈ┦褂玫碾娮訖n案管理系統(tǒng)能夠有效接收、管理、利用電子會(huì)計(jì)檔案，符合電子檔案的長(zhǎng)期保管要求，并建立了電子會(huì)計(jì)檔案與相關(guān)聯(lián)的其他紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案的檢索關(guān)系；

　?。ㄋ模┎扇∮行Т胧乐闺娮訒?huì)計(jì)檔案被篡改；

　　（五）建立電子會(huì)計(jì)檔案?jìng)浞葜贫?，能夠有效防范自然?zāi)害、意外事故和人為破壞的影響；

　　（六）形成的電子會(huì)計(jì)資料不屬于具有永久保存價(jià)值或者其他重要保存價(jià)值的會(huì)計(jì)檔案。

　　公司從外部接收的電子會(huì)計(jì)資料符合上述條件，且附有符合《中華人民共和國(guó)電子簽名法》規(guī)定的電子簽名的，可僅以電子形式歸檔保存，形成電子會(huì)計(jì)檔案。

　　財(cái)務(wù)部向檔案管理部辦理會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)，應(yīng)當(dāng)編制會(huì)計(jì)檔案移交清冊(cè)，辦理檔案移交手續(xù)。

　　紙質(zhì)會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)保持原卷的封裝。電子會(huì)計(jì)檔案移交時(shí)應(yīng)當(dāng)將電子會(huì)計(jì)檔案及其元數(shù)據(jù)一并移交，且文件格式應(yīng)當(dāng)符合國(guó)家檔案管理的有關(guān)規(guī)定。特殊格式的電子會(huì)計(jì)檔案應(yīng)當(dāng)與其讀取平臺(tái)一并移交。

　　檔案管理部接收電子會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)對(duì)電子會(huì)計(jì)檔案的準(zhǔn)確性、完整性、可用性、安全性進(jìn)行檢測(cè)，符合要求的才能接收。