一、人事檔案數(shù)字化過(guò)程中存在的問(wèn)題

（一）保存環(huán)境更為苛刻

傳統(tǒng)的人事檔案主要以紙質(zhì)檔案為主，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的進(jìn)步，紙質(zhì)檔案的質(zhì)量也在逐步提高，紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境也得到了一定程度的提升，但紙質(zhì)檔案的特性使得紙質(zhì)檔案的保存環(huán)境只要保持干燥、常溫、避光、干凈等就能將紙質(zhì)檔案保存較長(zhǎng)一段時(shí)間。人事檔案數(shù)字化后，檔案信息需要以數(shù)據(jù)的方式保存在光盤或硬盤中，但光盤或硬盤的保存條件比紙質(zhì)檔案保存條件更為苛刻，灰塵、氣體、濕度、溫度、磁場(chǎng)等都可能會(huì)讓光盤或硬盤里的信息受損，導(dǎo)致信息無(wú)法讀出來(lái)，造成信息丟失。

（二）信息技術(shù)更新較快

信息技術(shù)的更新速度可以用日新月異來(lái)形容。人事檔案數(shù)字化后，信息存儲(chǔ)在光盤或硬盤中。對(duì)于數(shù)字化后的人事檔案，最重要的基礎(chǔ)時(shí)其存儲(chǔ)設(shè)備能夠被相應(yīng)的讀取設(shè)備所識(shí)別，并能順利讀出。但隨著科學(xué)技術(shù)的迅速發(fā)展，各種軟硬件水平在不斷升級(jí)，升級(jí)后的軟硬件水平可能與原有的光盤或硬盤在銜接口或讀取程序等方面存在不相容現(xiàn)象，最終導(dǎo)致光盤或硬盤中原有信息無(wú)法被轉(zhuǎn)換或準(zhǔn)確讀書(shū)，導(dǎo)致儲(chǔ)存信息丟失。

（三）信息安全存在隱患

人事檔案數(shù)字化后，人事檔案的調(diào)閱、復(fù)制和管理等得到了較大的便利，但數(shù)字化后的人事檔案在存儲(chǔ)與保管等方面還存在較大的安全隱患。主要為：第一，檔案管理人員在對(duì)檔案進(jìn)行操作時(shí)，可能會(huì)存在操作失誤，造成檔案無(wú)意識(shí)地被刪減或更改等，而存儲(chǔ)設(shè)備沒(méi)有對(duì)原檔案進(jìn)行備份，進(jìn)而造成信息丟失和失真。第二，互聯(lián)網(wǎng)信息技術(shù)存在一個(gè)較大的隱患則為網(wǎng)絡(luò)病毒與網(wǎng)絡(luò)黑客，這些病毒和黑客對(duì)于保密性極高的人事檔案而言屬于天敵，一旦保密要求極高的人事檔案信息受到竊取和泄露，則會(huì)給檔案當(dāng)事人帶來(lái)無(wú)法彌補(bǔ)的損失。

二、人事檔案數(shù)字化管理對(duì)策分析

（一）定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行升級(jí)

信息技術(shù)會(huì)隨著時(shí)代的發(fā)展不斷進(jìn)步與完善，同時(shí)，在新技術(shù)對(duì)舊技術(shù)進(jìn)行替代時(shí)，以舊技術(shù)為依托的存儲(chǔ)設(shè)備可能會(huì)無(wú)法被新技術(shù)所讀取。在這種情況下，檔案管理人員一方面應(yīng)做好兩手準(zhǔn)備，即既保存數(shù)字化人事檔案信息，也同步保存紙質(zhì)化人事檔案信息，使得每一份人事檔案信息都有一份保底檔案，供后期查閱。另一方面，檔案管理人員應(yīng)定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行升級(jí)，在升級(jí)過(guò)程中，要保障存儲(chǔ)的檔案信息不被丟失或更改，保障檔案的準(zhǔn)確性。

（二）選擇合適的存儲(chǔ)載體

載體是人事檔案數(shù)字化最主要的物質(zhì)基礎(chǔ)，載體選擇的好壞直接決定數(shù)字化人事檔案的保存年限。當(dāng)前載體的形式有多種，做成載體的材質(zhì)也五花八門，但材質(zhì)品質(zhì)優(yōu)良的存儲(chǔ)設(shè)備其各方面抗風(fēng)險(xiǎn)能力都會(huì)較為凸出。人事檔案管理人員應(yīng)在存儲(chǔ)載體方面選擇材質(zhì)優(yōu)良，具有較強(qiáng)抗風(fēng)險(xiǎn)能力和保存時(shí)間較長(zhǎng)的存儲(chǔ)設(shè)備，讓人事檔案信息不會(huì)因?yàn)檩d體本身的原因而遭到破壞或丟失。

（三）加強(qiáng)人事檔案數(shù)字化管理安全性

數(shù)字化人事檔案的安全性主要依靠對(duì)計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)和存儲(chǔ)硬件設(shè)備的安全性進(jìn)行多方面加強(qiáng)來(lái)保障。首先，檔案管理部門應(yīng)清晰地分清人事檔案的保密級(jí)數(shù)，對(duì)保密級(jí)數(shù)較高的人事檔案應(yīng)加強(qiáng)安全保管系數(shù)，加強(qiáng)病毒查殺軟件，應(yīng)用軟件，聯(lián)網(wǎng)設(shè)備，防火墻等計(jì)算機(jī)系統(tǒng)保護(hù)程序的安裝與監(jiān)管。其次，加強(qiáng)人事檔案保管人員的安全性教育。對(duì)保密級(jí)數(shù)較低或完全公開(kāi)的人事檔案信息，檔案保管人員也應(yīng)該嚴(yán)格按照單位制定的人事檔案管理、調(diào)閱等程序進(jìn)行處理。再次，完善人事檔案責(zé)任落實(shí)制度。人事檔案在管理過(guò)程中，可能會(huì)遇到上級(jí)領(lǐng)導(dǎo)要調(diào)閱自己的檔案或他人檔案，或數(shù)字化人事檔案在操作過(guò)程中出現(xiàn)失誤等造成檔案信息丟失，對(duì)于這些問(wèn)題，單位要根據(jù)具體情況將責(zé)任落實(shí)到具體個(gè)人，以責(zé)任來(lái)加強(qiáng)檔案管理人員的保管意識(shí)。

綜上所述，人事檔案數(shù)字化管理較傳統(tǒng)的紙質(zhì)化管理便利了許多，但數(shù)字化管理也并不是一本萬(wàn)利，也存在一些問(wèn)題，最主要的是存儲(chǔ)設(shè)備的管理，數(shù)字化檔案的安全性等，這些管理手段比紙質(zhì)化管理手段要更加專業(yè)化，需要檔案管理人員具備一定的計(jì)算機(jī)專業(yè)知識(shí)，在檔案管理的過(guò)程中除了按照規(guī)章制度嚴(yán)格管理檔案信息外，還需要用專業(yè)的計(jì)算機(jī)知識(shí)對(duì)檔案信息進(jìn)行檢測(cè)與保管，才能保障數(shù)字化人事檔案被合理利用。