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新疆檔案數(shù)字化加工掃描公司

時(shí)間:2023-12-19 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  新疆檔案數(shù)字化加工掃描公司,可以說是靠掃描儀吃飯的公司,掃描儀是否規(guī)范使用直接影響著掃描成果的質(zhì)量和項(xiàng)目進(jìn)程。在檔案數(shù)字化加工過程中,常用的掃描設(shè)備有平板掃描儀、零邊距掃描儀、高速掃描儀、大幅面掃描儀、高拍儀、非接觸式掃描儀等。

新疆檔案數(shù)字化加工掃描公司

       面對(duì)這些紛雜的掃描設(shè)備,實(shí)際工作中該如何正確選擇運(yùn)用?

  首先,我們要對(duì)檔案數(shù)字化中的檔案進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分類,然后根據(jù)檔案新舊程度、裝訂方式、紙張質(zhì)量、大小、厚度等進(jìn)行判斷,最后決定選擇掃描儀的類型:

  1.檔案紙張較差,較薄、易破損,或者掃描量較少,選擇平板掃描儀。

  平板掃描儀,又稱平臺(tái)式掃描儀、臺(tái)式掃描儀,是指由CCD或CIS等光學(xué)器件來完成掃描工作的掃描設(shè)備。掃描時(shí)需要掀開掃描儀的蓋子,檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子,鏡頭在透光玻璃下左右移動(dòng),達(dá)到掃描成像目的。普通企業(yè)日常辦公用得較多的掃描儀就是平板掃描儀,它能夠掃描A4、A3等大小的紙張。

  2.如果檔案紙張可以拆訂,質(zhì)量相對(duì)較好,沒有太多褶皺,沒有粘貼票據(jù),且掃描量相對(duì)較大的項(xiàng)目,可以選擇饋紙式掃描儀。

  高速掃描儀,將單張的整齊的紙張放到饋紙?zhí)?,掃描儀會(huì)自動(dòng)一頁(yè)一頁(yè)地將紙張進(jìn)行掃描。相對(duì)來說,高速掃描儀,高速高效,掃描成果質(zhì)量好,但成本相對(duì)較高。

  3.在掃描的檔案中,有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況,這個(gè)時(shí)候零邊距掃描儀可以派上用場(chǎng)了。

  零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠?qū)n案進(jìn)行掃描,在掃描裝訂成冊(cè)的對(duì)象時(shí),紙張不必緊貼玻璃面板,并且掃描后的圖像能夠做到不變形,不失真。

  4.如果須對(duì)工程類的檔案或者大型圖紙進(jìn)行加工,可以選擇大幅面掃描儀。

  大幅面掃描儀能夠?qū)0、A1這類的大型工程圖紙進(jìn)行掃描,保持圖像的完整性。

  5.如果檔案紙張粘有票據(jù),或者存在特殊要求,可以選擇高拍儀。

  高拍儀可以通過拍照的方式,對(duì)圖像畫面進(jìn)行掃描。高拍儀具有OCR文字識(shí)別功能,可以將掃描的圖片識(shí)別轉(zhuǎn)換成可編輯的word文檔。

  6.對(duì)于已經(jīng)裝訂成冊(cè),不方便拆訂的書籍、卷宗等,可以選擇非接觸式掃描儀。

  非接觸式掃描儀,也稱書刊掃描儀,通常指掃描元件與被掃描物品不直接接觸,被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺(tái)上,通過線性CCD掃描對(duì)圖像進(jìn)行采集。非接觸式掃描儀具有OCR文字識(shí)別功能,是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種裝訂成冊(cè)并且不方便拆訂的紙張而設(shè)計(jì)的一種特殊的掃描儀。

  在檔案數(shù)字化的實(shí)際操作中,應(yīng)以文件內(nèi)容無損轉(zhuǎn)化為目標(biāo),靈活選擇最適掃描儀,才能高效助力項(xiàng)目。

  新疆檔案數(shù)字化加工掃描過程可能會(huì)遇見的問題

  檔案數(shù)字化是一項(xiàng)繁瑣細(xì)致、環(huán)環(huán)相扣的工作,在傳統(tǒng)檔案管理前期,需要依賴大量的人力、物力、財(cái)力投入來完成。

  尤其作為檔案成果驗(yàn)收關(guān)鍵部分,如果采用第三方人工隨機(jī)抽查,人工清點(diǎn)的方式,在圖像數(shù)量、質(zhì)量上,往往會(huì)導(dǎo)致數(shù)據(jù)嚴(yán)重偏差,不得不重新返工,導(dǎo)致數(shù)字化工作被迫拖延,影響資金回籠,延誤項(xiàng)目周期等。

  此外,在數(shù)字化掃描及成果驗(yàn)收中還容易存在以下問題:

  01掃描內(nèi)容模糊

  在掃描中發(fā)現(xiàn)檔案紙張存在油性紙、復(fù)寫紙、鉛筆字、字跡模糊、紙張較差及較薄等情況。而這部分內(nèi)容由于人工審查,可能會(huì)出現(xiàn)遺漏或無法辨別等情況。

  02頁(yè)碼標(biāo)注錯(cuò)誤

  有些部分檔案原件紙張的底色較深,所標(biāo)頁(yè)碼掃描后看不清楚,或者前后頁(yè)標(biāo)碼錯(cuò)誤等情況。

  03檔案重復(fù)掃描

  在掃描中出現(xiàn)有重份檔案、重份照片、重份表格等情況,而人工初審中恰好存在遺漏。

  04掃描內(nèi)容不全面

  圖片檔案的內(nèi)容存在多張零散的照片,大量圖片需手動(dòng)裁剪多余邊線、糾正偏斜。

  05檔案文件大小不一

  檔案文件存在部分超大,超長(zhǎng),圖紙及表格無法掃描等情況,造成人工驗(yàn)收歸檔不好統(tǒng)一處理。

  06檔案內(nèi)容有破損

  檔案上有粘貼的小紙條或者是檔案原文粘貼處破損遮擋嚴(yán)重情況,也會(huì)導(dǎo)致掃描圖像的不合格,而這部分在人工審查中也容易被遺漏并難以發(fā)現(xiàn)。

  07掃描圖像標(biāo)準(zhǔn)無法界定

  在一些歷史悠久的檔案原件存在紙張較差、破損嚴(yán)重,蟲蛀、霉變、老化、缺字、字跡模糊無法展平等情況,這樣造成掃描出的內(nèi)容存在有誤差,人工難以衡量每一份的檔案的合規(guī)標(biāo)準(zhǔn)。同時(shí),檔案新舊及背景色不一,掃描影像曝光及明暗度不合格。

  新疆檔案數(shù)字化加工具體流程

  1.檔案出庫(kù)。檔案出庫(kù)需先提交紙質(zhì)檔案出庫(kù)申請(qǐng),經(jīng)相關(guān)責(zé)任人審批后嚴(yán)格按照檔案庫(kù)房管理規(guī)定為數(shù)字化對(duì)象辦理出庫(kù)手續(xù),并與數(shù)字化部門共同清點(diǎn)無誤后,對(duì)檔案進(jìn)行交接出庫(kù)。

  2.數(shù)字化前處理。對(duì)確定掃描頁(yè)進(jìn)行頁(yè)碼編制,按照目錄數(shù)據(jù)庫(kù)建立時(shí)制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對(duì)照紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行錄入檔案目錄。

  3.檔案掃描。根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況進(jìn)行掃描,掃描時(shí)應(yīng)調(diào)整設(shè)置好相關(guān)參數(shù)以保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真,圖像效果最接近檔案原貌。

  4.圖像處理。圖像的處理包括圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等。需要注意的是,數(shù)字圖像不完整、無法清晰識(shí)別或圖像失真時(shí),應(yīng)重新掃描;對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況應(yīng)及時(shí)糾正。

  5.數(shù)據(jù)掛接。借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)和與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字化圖像進(jìn)行掛接,實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)和數(shù)字圖像關(guān)聯(lián)。

  6.數(shù)字化成果驗(yàn)收與移交。經(jīng)過專門的驗(yàn)收組對(duì)紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果進(jìn)行驗(yàn)收,收的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案數(shù)字化成果(數(shù)字圖像、檔案目錄、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等)。

  7.檔案入庫(kù)。紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作完成后,應(yīng)注意保持檔案原貌,做到安全、準(zhǔn)確、無遺漏按照檔案入庫(kù)相關(guān)要求對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行處理和清點(diǎn)后,辦理檔案入庫(kù)手續(xù)。

  新疆檔案數(shù)字化加工掃描公司的安全工作

  新疆檔案數(shù)字化加工掃描公司承擔(dān)著重要的檔案數(shù)字化任務(wù),確保檔案的安全和保密性是其首要職責(zé)。為了保障安全工作的有效實(shí)施,該公司采取了一系列措施。

  1.員工背景審查和培訓(xùn):公司對(duì)所有員工進(jìn)行嚴(yán)格的背景審查,確保其具備可靠的個(gè)人品質(zhì)和職業(yè)操守。同時(shí),公司定期組織員工參加安全意識(shí)培訓(xùn),提高員工對(duì)檔案安全的重視和保護(hù)意識(shí)。

  2.訪問控制與權(quán)限管理:公司實(shí)施嚴(yán)格的訪問控制措施,只有經(jīng)過授權(quán)的人員才能進(jìn)入檔案數(shù)字化加工掃描的工作區(qū)域。并且,公司采用權(quán)限管理系統(tǒng),根據(jù)員工的職責(zé)和工作需求,為其分配適當(dāng)?shù)臋?quán)限,確保只有授權(quán)人員能夠訪問和處理特定的檔案。

  3.物理安全措施:公司采取一系列物理安全措施,包括安裝監(jiān)控?cái)z像頭、門禁系統(tǒng)和報(bào)警設(shè)備等,確保工作區(qū)域的安全。同時(shí),公司定期進(jìn)行安全巡邏,檢查門窗、鎖具等設(shè)施的完好性,防止未經(jīng)授權(quán)的人員進(jìn)入。

  4.網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù):公司建立了強(qiáng)大的網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)體系,采用防火墻、入侵檢測(cè)系統(tǒng)和加密技術(shù)等,保護(hù)檔案數(shù)字化加工過程中的數(shù)據(jù)傳輸安全。此外,公司定期進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)安全漏洞掃描和修復(fù),及時(shí)更新安全補(bǔ)丁,防范網(wǎng)絡(luò)攻擊和數(shù)據(jù)泄露的風(fēng)險(xiǎn)。

  5.數(shù)據(jù)備份與恢復(fù):公司定期對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份,并將備份數(shù)據(jù)存儲(chǔ)在安全的地方。同時(shí),公司建立了完善的數(shù)據(jù)恢復(fù)計(jì)劃,確保在系統(tǒng)故障或數(shù)據(jù)丟失的情況下,能夠快速恢復(fù)檔案數(shù)據(jù)。

  6.安全監(jiān)督與審計(jì):公司設(shè)立了安全監(jiān)督部門,定期對(duì)安全工作進(jìn)行監(jiān)督和審計(jì)。通過安全審計(jì),公司可以及時(shí)發(fā)現(xiàn)安全隱患并采取相應(yīng)的整改措施,不斷完善安全管理體系。

  總結(jié)起來,新疆檔案數(shù)字化加工掃描公司通過員工背景審查、訪問控制與權(quán)限管理、物理安全措施、網(wǎng)絡(luò)安全防護(hù)、數(shù)據(jù)備份與恢復(fù)以及安全監(jiān)督與審計(jì)等多方面的措施,保障了檔案數(shù)字化加工過程的安全和保密性。這些努力不僅有助于保護(hù)檔案的完整性和可用性,也為客戶提供了可靠的服務(wù)保障。然而,安全工作是一個(gè)持續(xù)的過程,公司將不斷適應(yīng)新的安全挑戰(zhàn),持續(xù)改進(jìn)和完善安全管理體系,以確保檔案數(shù)字化加工掃描工作的安全可靠。

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