廣州檔案掃描公司的掃描范圍規(guī)定是指對(duì)于進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案材料、文件或記錄所做的明確規(guī)定和界定。這些規(guī)定通常由相關(guān)機(jī)構(gòu)、法律法規(guī)、政府文件和指南、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及最佳實(shí)踐等制定，并用于指導(dǎo)數(shù)字化掃描的實(shí)施。

　　1.掃描對(duì)象：規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的具體檔案對(duì)象，如文件、卷宗、盒、冊(cè)、卡片等。

　　2.檔案類型：規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案類型，如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。

　　3.檔案來源：規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來源，如機(jī)構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機(jī)構(gòu)提供的檔案、個(gè)人捐贈(zèng)的檔案等。

　　4.數(shù)字化要求：規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求，如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。

　　5.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定了檔案是否適合進(jìn)行數(shù)字化掃描的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。

　　6.政府文件和指南：政府機(jī)構(gòu)可能發(fā)布文件或指南，提供有關(guān)檔案數(shù)字化掃描的準(zhǔn)則和要求。這些文件可以包括掃描標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。

　　7.法律法規(guī)：某些國家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī)，明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護(hù)法等。

　　8.行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐：專業(yè)機(jī)構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐。這些標(biāo)準(zhǔn)可以提供關(guān)于掃描設(shè)備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導(dǎo)。

　　9.其他限制條件：規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件，如涉及隱私保、版權(quán)要求等。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定為檔案數(shù)字化掃描范圍從概念上界定，并提供了操作指南和準(zhǔn)則，以確保利用專久智能檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)符合相關(guān)要求，保護(hù)檔案的完整性、可訪問性和安全性，幫助機(jī)構(gòu)和個(gè)人在數(shù)字化檔案管理中明確目標(biāo)、規(guī)劃程序并進(jìn)行操作。

　　廣州檔案掃描公司的掃描流程

　　廣州檔案掃描公司通常會(huì)根據(jù)客戶的需求和檔案的特點(diǎn)，制定相應(yīng)的掃描方案和流程，以確保掃描質(zhì)量和數(shù)據(jù)安全。以下是一般的掃描流程：

　　一、前期準(zhǔn)備

　　1.客戶咨詢與評(píng)估：與客戶溝通，了解檔案的類型、數(shù)量、保存狀況等信息，評(píng)估掃描的可行性和需求。

　　2.簽訂合同與保密協(xié)議：明確雙方的責(zé)任和義務(wù)，確保檔案的保密性和安全性。

　　3.制定掃描計(jì)劃：根據(jù)客戶要求和檔案特點(diǎn)，制定詳細(xì)的掃描計(jì)劃，包括設(shè)備選擇、人員安排、時(shí)間進(jìn)度等。

　　二、檔案預(yù)處理

　　1.檔案整理與分類：對(duì)檔案進(jìn)行整理和分類，確保檔案的順序和完整性。

　　2.拆除裝訂物：如果檔案有裝訂物，如訂書釘、回形針等，需要拆除以避免影響掃描質(zhì)量。

　　3.清潔與修復(fù)：對(duì)檔案進(jìn)行清潔，去除灰塵和污漬，對(duì)于破損的檔案進(jìn)行修復(fù)。

　　三、掃描與處理

　　1.選擇掃描設(shè)備：根據(jù)檔案的大小和材質(zhì)，選擇適合的掃描設(shè)備，如平板掃描儀、高速掃描儀等。

　　2.設(shè)置掃描參數(shù)：根據(jù)檔案的特點(diǎn)和客戶要求，設(shè)置合適的掃描分辨率、色彩模式、文件格式等參數(shù)。

　　3.掃描檔案：按照預(yù)定的計(jì)劃和順序，對(duì)檔案進(jìn)行掃描，確保掃描圖像的清晰度和完整性。

　　4.圖像處理與質(zhì)檢：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行處理，如糾偏、去噪、裁剪等，同時(shí)進(jìn)行質(zhì)量檢查，確保圖像質(zhì)量符合要求。

　　四、數(shù)據(jù)交付與存儲(chǔ)

　　1.數(shù)據(jù)交付：將掃描后的電子檔案以客戶要求的格式和方式進(jìn)行交付，如光盤、硬盤、云端等。

　　2.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)與備份：對(duì)掃描后的電子檔案進(jìn)行存儲(chǔ)和備份，確保數(shù)據(jù)的安全性和可恢復(fù)性。

　　總之，檔案掃描公司的掃描流程包括前期準(zhǔn)備、檔案預(yù)處理、掃描與處理以及數(shù)據(jù)交付與存儲(chǔ)等環(huán)節(jié)。通過專業(yè)的掃描服務(wù)，公司可以將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，方便客戶管理和使用，同時(shí)提高檔案的保存和共享效率。

　　廣州檔案掃描時(shí)應(yīng)如何避免這些問題

　　檔案數(shù)字化工作的開展就是為了減少紙質(zhì)檔案的利用，最大限度的保護(hù)檔案實(shí)體。數(shù)字化工作開展的過程中，需要盡可能的保持檔案的原貌，做到準(zhǔn)確無誤，而實(shí)際工作開展的過程中，漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，如何避免上述問題的產(chǎn)生？

　　1.制度上嚴(yán)格管理，建立崗位責(zé)任制

　　完善的規(guī)章制度，嚴(yán)格的責(zé)任落實(shí)，是做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，制度和落實(shí)兩者缺一不可，相輔相成，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案數(shù)字化表面上是流水線作業(yè)，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務(wù)公司需要按照相關(guān)規(guī)定，制定完善的工作方案，明確每個(gè)環(huán)節(jié)、崗位的工作職責(zé)，做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術(shù)保障。

　　2.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié)，找準(zhǔn)問題根源

　　漏掃即少掃描一頁或若干頁，重掃即一張或多張檔案頁重復(fù)掃描一頁或若干頁，多掃即不該掃描的頁被掃描了。

　?。?）掃描設(shè)備的問題

　　使用高速掃描儀的時(shí)候容易出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象，由于設(shè)備新采購尚未調(diào)試正常，或者設(shè)備使用時(shí)間過長，部分配件老化，滾軸在高速旋轉(zhuǎn)過程中連帶兩張或兩張以上紙張進(jìn)行掃描，要么第二張紙不被掃描，要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個(gè)檔案圖像頁。

　?。?）檔案紙張的問題

　　①部分檔案紙張由于紙張比較脆、薄，具有較強(qiáng)的吸附性，兩張或兩張以上的紙吸合在一起，不容易分離，造成漏掃。

　?、诓糠謾n案在形成的階段，使用了膠水對(duì)兩張以上的檔案紙張進(jìn)行黏合，數(shù)字化過程容易漏掃。

　　（3）操作人員的問題

　?、俨僮魅藛T未對(duì)設(shè)備進(jìn)行必要的維護(hù)，未對(duì)待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查，造成（1）問題的產(chǎn)生從而漏掃；

　?、诓僮魅藛T未對(duì)待掃描的檔案頁進(jìn)行檢查，造成（2）問題的產(chǎn)生從而漏掃；

　?、鄄僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，少拿了部分檔案頁從而造成漏掃；

　　④檔案整理的工作人員在編制頁碼的過程中，由于疏忽，漏編、重復(fù)編、跳編頁碼，而造成漏掃、重掃；

　?、莶僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，由于自身疏忽，反復(fù)拿了相同的檔案頁從而造成重掃；

　?、薏僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，未按照相關(guān)要求將不該數(shù)字化掃描的檔案頁進(jìn)行了掃描，從而造成多掃；

　?、卟僮魅藛T在拿檔案頁的過程中，將不屬于本卷/件的紙張進(jìn)行了掃描，或者掃描了空白頁等情況，從而造成多掃。

　　3.發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，提高工作質(zhì)量

　　通過上述2的分析，設(shè)備的老化容易產(chǎn)生漏掃情況，而其他原因造成漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象基本上都是操作人員的問題。

　?。?）加強(qiáng)設(shè)備的維護(hù)，更換易損設(shè)備的部件；

　?。?）加強(qiáng)操作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，在做技能培訓(xùn)的過程中不能僅僅局限于某一個(gè)環(huán)節(jié)或某一個(gè)步驟，需要了解掌握整個(gè)數(shù)字化工作的流程；

　?。?）加強(qiáng)制度監(jiān)督，做好每個(gè)工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理，確保每個(gè)工序質(zhì)量達(dá)標(biāo)；

　　（4）做好技術(shù)保障，前后呼應(yīng)，及時(shí)反饋

　?、匍_展數(shù)字化工作之前的檔案前處理環(huán)節(jié)，要做好檔案紙張頁的平整工作，提高后續(xù)掃描工作的“通過率”；

　?、诰幹祈摯a過程中，要注意頁碼編制的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，不能有誤；

　?、壑洯h(huán)節(jié)，要準(zhǔn)確的將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，特別是“頁數(shù)”“頁號(hào)”；

　?、艹跏紥呙钑r(shí)，要能夠自動(dòng)鑒別空白頁、重復(fù)頁；

　?、輶呙柽^程中，有效鑒別掃描的圖像質(zhì)量，不合適的掃描圖像及時(shí)處置；

　?、迴呙桧摂?shù)與著錄“頁數(shù)”相吻合，如果出現(xiàn)差異，及時(shí)查找原因并解決。

　　漏掃、重掃、多掃是檔案數(shù)字化開展過程中經(jīng)常容易出現(xiàn)的問題，如果不引起重視，極易產(chǎn)生輕視心理，進(jìn)而造成整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量下降。抓源頭，找關(guān)鍵，防微杜漸，做好、做細(xì)、做實(shí)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，才能做出合格的檔案數(shù)字化成品，才能成為優(yōu)秀的檔案數(shù)字化項(xiàng)目，才能更好的保護(hù)檔案實(shí)體安全。

　　廣州檔案掃描公司驗(yàn)收

　　檔案數(shù)字化項(xiàng)目驗(yàn)收的內(nèi)容包括合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲(chǔ)載體等。

　　1.合同履約情況

　　是否按照招標(biāo)文件、合同的要求完成項(xiàng)目的工作任務(wù)，完成工作量的90%以上可以視為完成任務(wù)。

　　2.檔案整理情況

　　各門類檔案是否按照相應(yīng)的整理規(guī)范進(jìn)行整理，歸檔范圍明確，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，裝訂、裝盒符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔號(hào)章、背脊填寫規(guī)范等。

　　3.檔案目錄數(shù)據(jù)

　　按照《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄條目數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項(xiàng)是否填寫等。

　　4.數(shù)字圖像

　　按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化掃描，包括數(shù)字化參數(shù)、存儲(chǔ)路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　5.元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)的獲取，元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　6.數(shù)據(jù)掛接

　　包括目錄數(shù)據(jù)與其對(duì)應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　7.工作文件

　　各種工作文件、日志、記錄等，包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　1）檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、記錄，工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等；

　　2）各種工作人員名單、訪客名單、設(shè)備登記表、安全審查報(bào)告、保密承諾書、檔案交接單、項(xiàng)目驗(yàn)收?qǐng)?bào)告等。

　　8.存儲(chǔ)載體

　　數(shù)字化加工的各種存儲(chǔ)介質(zhì)，移交的成果存儲(chǔ)介質(zhì)，主要包括載體的可用性、有無病毒、按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲(chǔ)等。