青海省檔案掃描公司的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。企業(yè)部門想要做好檔案數(shù)字化工作，需要充分準(zhǔn)備好前、中、后三個階段。

　　一、掃描前期準(zhǔn)備

　　1.檔案數(shù)字化加工流程的第一步是接收。

　　接收時要對檔案進行詳細登記，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記，保證檔案接收過程中數(shù)量無誤，同時也要與客戶進行書面交接并簽字確認。第一階段是數(shù)字化工作開展前的準(zhǔn)備階段，也是檔案數(shù)字化起步的關(guān)鍵時刻，準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度等。

　　2.檔案整理準(zhǔn)備

　　檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確無誤填寫，確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數(shù)字化加工。

　　3.設(shè)備的準(zhǔn)備

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足，布局合理，需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），設(shè)備、數(shù)碼相機等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　4.人員的準(zhǔn)備

　　檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要做好工作計劃，制定實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強，細心細致，能夠嚴格把好質(zhì)量關(guān)，實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

　　5.管理制度的完善

　　確保檔案的安全和工作的科學(xué)、規(guī)范、有序，應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行。

　　二、掃描加工中階段

　　1.掃描操作

　　檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。掃描操作就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。

　　2.圖像存儲：通常存儲的格式為JPG，掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定為300dpi以上。

　　3.圖像處理：能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項工作依次銜接完成。

　　1.圖像檢查：檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責(zé)，在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進行修改。

　　2.數(shù)據(jù)對接檢查：目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

　　3.數(shù)據(jù)存儲：存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等，其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立，而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4.數(shù)據(jù)移交：將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù)，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行辦理交接手續(xù)，交接手續(xù)在雙方蓋章確認后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

　　青海省檔案掃描軟件需要注意什么問題？

　　檔案數(shù)字化掃描軟件是指用于檔案文件的掃描和數(shù)字化的軟件。

　　1.圖像處理和識別技術(shù)：檔案數(shù)字化掃描軟件通常需要包含圖像處理和光學(xué)字符識別等技術(shù)。確保選擇合適的圖像處理算法和OCR引擎，以提高圖像質(zhì)量和文本識別準(zhǔn)確性。

　　2.兼容性和擴展性：考慮到不同用戶的需求，確保軟件具有良好的兼容性和擴展性。支持不同類型的檔案格式和多種語言，同時為將來的功能擴展留出余地。

　　3.更新和維護：持續(xù)跟蹤用戶反饋，及時更新軟件，并提供維護服務(wù)。修復(fù)漏洞和錯誤，改進功能，并向用戶提供新的功能和改進。

　　4.遵守法律法規(guī)：確保軟件開發(fā)過程中遵守相關(guān)的法律法規(guī)和行業(yè)準(zhǔn)則，特別是數(shù)據(jù)保護、隱私保護和知識產(chǎn)權(quán)等方面的法律要求。確保用戶的檔案信息得到妥善保護，并防止侵權(quán)行為。

　　5.質(zhì)量控制：確保軟件開發(fā)和測試過程中的質(zhì)量控制。進行充分的單元測試、集成測試和系統(tǒng)測試，以確保軟件的穩(wěn)定性和可靠性。及時修復(fù)漏洞和錯誤，提供高質(zhì)量的軟件產(chǎn)品。

　　6.用戶培訓(xùn)和技術(shù)支持：提供必要的用戶培訓(xùn)和技術(shù)支持。確保用戶能夠正確使用軟件，并解決他們在使用過程中遇到的問題。

　　7.數(shù)據(jù)安全和保密性：檔案數(shù)字化涉及大量的敏感信息。在軟件設(shè)計和開發(fā)過程中，要重視數(shù)據(jù)安全和保密性。采取必要的措施加密、備份和防止未經(jīng)授權(quán)的訪問，以保護用戶檔案的數(shù)據(jù)安全。

　　8.合規(guī)審計和備案：在開發(fā)過程中，進行合規(guī)審計，并妥善備份和存檔開發(fā)相關(guān)的文件和記錄。確保軟件開發(fā)過程的合法性和可追溯性。

　　通過考慮檔案系統(tǒng)廠商專久智能提供的上述注意事項，可以輕松選擇符合用戶需求、安全可靠的檔案數(shù)字化掃描軟件，并提供良好的用戶體驗和服務(wù)。

　　青海省檔案掃描的儀器選擇

　　檔案數(shù)字化，是一個對掃描儀要求很高的行業(yè)，掃描儀的規(guī)范和使用直接影響著掃描圖片的質(zhì)量，決定了項目進度的快慢。

　　《紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范》指出，掃描應(yīng)該根據(jù)檔案幅面的大小選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃描儀進行掃描。

　　在數(shù)字化加工過程中，常用的掃描設(shè)備有平板掃描儀、零邊距掃描儀、饋紙式掃描儀（高速掃描儀）、大幅面掃描儀、高拍儀、非接觸式掃描儀等。面對這些紛雜的掃描設(shè)備，實際工作中該如何正確選擇運用？

　　首先，我們要對檔案數(shù)字化中的檔案進行統(tǒng)計、分類，然后根據(jù)檔案新舊程度、裝訂方式、紙張質(zhì)量、大小、厚度等予以判斷，最后決定選擇掃描儀的類型：

　　1.檔案紙張不太好，比較薄、易破損，或者掃描量較少，選擇平板掃描儀。

　　平板掃描儀（flatbed scanner），又稱平臺式掃描儀、臺式掃描儀，是指由CCD或CIS等光學(xué)器件來完成掃描工作的掃描設(shè)備。掃描時需要掀開掃描儀的蓋子，檔案資料平鋪透光玻璃上再蓋上蓋子，鏡頭在透光玻璃下左右移動，達到掃描成像目的。

　　普通企業(yè)日常辦公用的較多的掃描儀就是平板掃描儀，它能夠?qū)4、A3紙張進行掃描，是常用的辦公小助手。

　　平板掃描儀知名品牌有愛普生、佳能，國產(chǎn)的中晶也是掃描儀的老品牌，掃描質(zhì)量不輸日本品牌，另外，精益的平板掃描儀性價比也是極高的。

　　2.如果檔案紙張可以拆訂，質(zhì)量相對較好，沒有太多褶皺，沒有粘貼票據(jù)，且掃描量相對較大的項目，可以選擇饋紙式掃描儀。

　　饋紙式掃描儀（sheetfed scanner）俗稱高速掃描儀，將單張的整齊的紙張放到饋紙?zhí)?，掃描儀會自動一頁一頁的將紙張進行掃描。市面上應(yīng)用較廣的有愛普生、佳能、惠普等進口品牌，國產(chǎn)有方正、紫光、中晶等。

　　相對來說，高速掃描儀，效率高，速度快，掃描的圖片質(zhì)量好，但成本相對較高。

　　3.在掃描的檔案中，有些難以拆卷或者不允許拆卷的情況，這個時候零邊距掃描儀可以派上用場了。

　　零邊距掃描儀可以不用拆卷就能夠?qū)n案進行掃描，在掃描裝訂成冊的對象時，紙張不必緊貼玻璃面板，并且掃描后的圖像能夠做到不變形，不失真。主要品牌有富士通、漢王、紫光、中晶等。

　　4.如果須對工程類的檔案或者大型圖紙進行加工，可以選擇大幅面掃描儀。

　　大幅面掃描儀能夠?qū)0、A1這類的大型圖紙進行掃描，保持圖像的完整性。

　　市面上大幅面掃描儀主要有卡萊泰克（ColorTrac）、金翔（kinghum）、卡萊奇（ColorGiant）、康泰克斯（Contex）和日圖（Graphtec）五種品牌。

　　5.如果檔案紙張粘貼有票據(jù)，或者項目有一些特殊要求，可以選擇高拍儀。

　　高拍儀（high-speed photographic apparatus）可以通過拍照的方式，對圖像畫面進行掃描。高拍儀具有OCR文字識別功能，可以將掃描的圖片識別轉(zhuǎn)換成可編輯的word文檔。市場口碑較高的品牌有紫光、楓林、良田、方正等。

　　6.對于已經(jīng)裝訂成冊，不方便拆訂的書籍、卷宗等，可以選擇非接觸式掃描儀。

　　非接觸式掃描儀也稱為書刊掃描儀，它通常指掃描元件與被掃描物品不進行直接接觸，被掃描的書籍、檔案、卷宗等擺放在置物臺上，線性CCD的掃描方式對圖像進行采集。主要品牌有亞博通、賽數(shù)、i2s、bookeye。

　　非接觸式掃描儀具有OCR文字識別功能，是專門為書籍、檔案、賬本、卷宗這種已經(jīng)裝訂成冊，不方便拆訂的紙張而設(shè)計的一種特殊結(jié)構(gòu)的掃描儀。

　　隨著檔案數(shù)字化在我國進程的不斷加快，掃描檔案存在的一些問題也逐漸引起檔案部門的重視，由于設(shè)備、文件保存質(zhì)量等原因造成掃描的圖像存在噪聲、圖像明暗不均、扭曲變形等情況，這些問題嚴重影響到對數(shù)字圖像的OCR識別，以及后期對掃描檔案的利用。

　　在檔案數(shù)字化的實際工作中，應(yīng)以數(shù)字無損轉(zhuǎn)化為導(dǎo)向，靈活選擇匹配度高的掃描儀，才能高效助力項目完美落地。

　　任何一個行業(yè)，只有以工匠精神，在看不到的細節(jié)處做到極致，才是能成就其品牌價值。掃描是檔案數(shù)字化必須經(jīng)過的一個過程，是紙質(zhì)檔案實現(xiàn)數(shù)字轉(zhuǎn)換的關(guān)鍵步驟，更被賦予了深刻的意義。