南京檔案掃描公司的數(shù)字化加工過程常用到的設(shè)備及軟件有服務(wù)器、計(jì)算機(jī)、零邊距掃描儀、平板掃描儀、高速掃描儀、大幅面掃描儀、打印機(jī)、數(shù)字化加工管理系統(tǒng)、掃描軟件、圖像處理軟件、OCR識(shí)別轉(zhuǎn)換軟件、PDF批量合成工具。

　　我們先從服務(wù)器講起，服務(wù)器大家應(yīng)該容易理解，服務(wù)器其實(shí)就是對數(shù)據(jù)或者說加工后的電子檔案信息進(jìn)行存儲(chǔ)的，雖然電腦也能存儲(chǔ)，

　　但電腦使用于少量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)，而大批量的數(shù)據(jù)存儲(chǔ)就需要用到服務(wù)器，服務(wù)器對于數(shù)據(jù)的保護(hù)是電腦所不具備的，所以重要的數(shù)據(jù)會(huì)用服務(wù)器進(jìn)行存儲(chǔ)。

　　再講計(jì)算機(jī)，計(jì)算器大家應(yīng)該不能理解，既然有這么多軟件要用，那肯定少不了計(jì)算機(jī)了，所以計(jì)算機(jī)也是必備的。

　　在掃描的檔案中，有些是難以拆卷或者不允許拆卷的情況，那么這個(gè)時(shí)候零邊距掃描儀就派上用場了，它可以不用拆卷就能夠?qū)n案進(jìn)行掃描。

　　平板掃描儀，大家很常見了，我們使用比較多的掃描儀就是平板掃描儀了，他能夠?qū)τ贏3或者A4紙張進(jìn)行掃描，是我們辦公常用的小助手。

　　高速掃描儀，顧名思義，它能夠快速的進(jìn)行掃描，但前提的是拆訂過的檔案。

　　常用于工程類的檔案加工，或者其他類型加工，它能夠?qū)0、A1這類的大型圖紙進(jìn)行掃描。

　　打印機(jī)用于檔案目錄進(jìn)行打印，也是我們加工必不可少的設(shè)備。

　　數(shù)字化加工管理系統(tǒng)能夠用于文件目錄錄入、掃描文件上傳比對、圖像處理文件下載、上傳比對、電子文件質(zhì)量檢查、成品電子文件預(yù)附件、光盤制作等處理程序的管理。

　　掃描軟件是能夠?qū)崿F(xiàn)批量掃描，圖像處理軟件是負(fù)責(zé)對圖像數(shù)字化處理，如果大家有看過我之前的文章，相信對OCR非常了解了，其實(shí)就是文字識(shí)別技術(shù)。

　　PDF批量合成工具可以將單頁P(yáng)DF自動(dòng)批量合并成單件多頁P(yáng)DF，從而能夠快捷的實(shí)現(xiàn)數(shù)字化加工，同時(shí)也為加工人員減少了重復(fù)操作。

　　南京檔案掃描公司的數(shù)字化流程

　　紙質(zhì)檔案的存放可能會(huì)因?yàn)槟晗捱^程而產(chǎn)生長霉發(fā)黃或者是字跡退化等問題。為了避免這些問題，我們就需要把進(jìn)行檔案數(shù)字化，讓材料以網(wǎng)絡(luò)化的形式有限延長原件的保存時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存。

　　那么什么是檔案數(shù)字化呢？檔案數(shù)字化就是指把檔案通過計(jì)算機(jī)掃描的方法把檔案紙質(zhì)原件進(jìn)行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化。一般情況下，我們需要先把檔案按照十大類要求進(jìn)行整理分類、排序、編目、著錄，然后再進(jìn)行數(shù)字化。

　　在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)我們需要先對原紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，上傳到相應(yīng)的系統(tǒng)；然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進(jìn)行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等；接著會(huì)有不同的工作人員進(jìn)行第一次校驗(yàn)和第二次校驗(yàn)，只有通過兩次校驗(yàn)都沒有問題，我們才能接著對檔案進(jìn)行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目；掛接完成之后我們還需要進(jìn)行目錄編撰、圖像處理、掛接校對；接下來進(jìn)行對紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類和裝訂。最后在光盤或者硬盤中進(jìn)行數(shù)字化的備份。數(shù)字化完成之后我們還需要對光盤進(jìn)行檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行整體驗(yàn)收，由技術(shù)人員將加工完并審核無誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)倒入相應(yīng)的庫中。

　　南京檔案掃描公司怎樣解決漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象

　　檔案數(shù)字化工作的開展是為了減少紙質(zhì)檔案的利用，最大限度的保護(hù)實(shí)體檔案。數(shù)字化工作開展的過程中，需要盡可能的保持檔案的原貌，做到準(zhǔn)確無誤，而實(shí)際工作開展的過程中，漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，如何避免上述問題的產(chǎn)生？

　　一.完善規(guī)章制度，建立崗位責(zé)任制

　　完善的規(guī)章制度，嚴(yán)格的責(zé)任落實(shí)，是做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，制度和落實(shí)兩者缺一不可，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案數(shù)字化表面上是流水線作業(yè)，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務(wù)公司需要按照相關(guān)規(guī)定，制定完善的工作方案，明確每個(gè)環(huán)節(jié)、崗位的工作職責(zé)，做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術(shù)保障。

　　二.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié)，找準(zhǔn)問題根源

　　1、掃描設(shè)備問題

　　使用高速掃描儀的時(shí)候容易出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象，新采購設(shè)備需要調(diào)試正常使用，或者設(shè)備使用時(shí)間過長，部分配件老化，滾軸在高速旋轉(zhuǎn)過程中連帶兩張或兩張以上紙張進(jìn)行掃描，要么第二張紙不被掃描，要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個(gè)檔案圖像頁。

　　2、檔案紙張問題

　　部分檔案由于紙張比較薄、脆、具有吸附性，兩張以上的檔案紙張黏合在一起，數(shù)字化過程中容易漏掃。

　　3、操作人員的問題

　　檔案整理的工作人員在編制頁碼的過程中，由于疏忽，漏編、重復(fù)編、跳編頁碼，而造成漏掃、重掃；

　　操作人員在拿檔案頁的過程中，將不屬于本卷/件的紙張進(jìn)行了掃描，或者掃描了空白頁等情況，從而造成多掃。

　　通過上述的分析，設(shè)備的老化容易產(chǎn)生漏掃情況，而其他原因造成漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象基本上都是操作人員的問題。

　　對應(yīng)措施，解決問題：

　　1、加強(qiáng)設(shè)備維護(hù)，更換易損設(shè)備的部件：

　　2、加強(qiáng)操作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，了解掌握這個(gè)數(shù)字化工作流程：

　　做好制度監(jiān)督，每個(gè)環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理，確保工序質(zhì)量達(dá)標(biāo)。做好、做細(xì)、做實(shí)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，才能做出合格的檔案數(shù)字化成品，才能成為優(yōu)秀的檔案數(shù)字化項(xiàng)目，才能更好的保護(hù)檔案實(shí)體安全。

　　南京檔案掃描公司的掃描軟件用途

　　檔案數(shù)字化掃描加工軟件是做什么用的？檔案數(shù)字化掃描加工軟件是在技術(shù)進(jìn)步和需求驅(qū)動(dòng)的雙重作用下產(chǎn)生的，是一種用于處理檔案數(shù)字化掃描的計(jì)算機(jī)程序，以滿足紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式、數(shù)字化檔案管理和利用的需求，并推動(dòng)著檔案工作的現(xiàn)代化和數(shù)字化發(fā)展。

　　1.檔案檢索和查閱：數(shù)字化檔案可以實(shí)現(xiàn)快速、方便的檢索和查閱。使用檔案數(shù)字化掃描加工軟件進(jìn)行文字識(shí)別，可以將掃描的圖像轉(zhuǎn)換為可編輯和搜索的文本格式，用戶可以通過關(guān)鍵詞搜索需要的檔案信息，提高檔案利用效率。

　　2.檔案保護(hù)和備份：通過將紙質(zhì)檔案掃描并轉(zhuǎn)換為數(shù)字形式，可以避免紙質(zhì)檔案受損、丟失或?yàn)?zāi)害破壞的風(fēng)險(xiǎn)。數(shù)字化檔案可以進(jìn)行多次備份和存儲(chǔ)，確保檔案的長期保存和安全性。

　　3.檔案共享與傳輸：數(shù)字化檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)和云平臺(tái)進(jìn)行共享和傳輸。不同部門、機(jī)構(gòu)或地區(qū)之間可以方便地共享檔案資源，促進(jìn)信息共享和協(xié)同工作。

　　4.空間節(jié)約和成本降低：紙質(zhì)檔案需要大量的存儲(chǔ)空間，并需要維護(hù)和保管。將檔案數(shù)字化后，可以減少物理空間的占用，并降低檔案管理和維護(hù)的成本。

　　5.檔案安全與隱私保護(hù)：檔案數(shù)字化掃描加工軟件通常提供數(shù)據(jù)加密、權(quán)限管理和審計(jì)等安全機(jī)制，保護(hù)數(shù)字化檔案的安全性和隱私，確保合法授權(quán)的用戶才能訪問和修改檔案內(nèi)容。

　　綜上，我們了解專久智能檔案數(shù)字化掃描加工軟件具有保護(hù)檔案、提高檔案利用效率、保護(hù)安全與隱私、節(jié)約空間和降低成本、促進(jìn)共享與傳輸、以及文化遺產(chǎn)保護(hù)的功能。檔案數(shù)字化掃描加工軟件為檔案管理和利用帶來了便利和效益，推動(dòng)了檔案工作的現(xiàn)代化和數(shù)字化發(fā)展。