石家莊檔案掃描公司的紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。企業(yè)部門想要做好檔案數(shù)字化工作，需要充分準(zhǔn)備好前、中、后三個(gè)階段。

　　一、掃描前期準(zhǔn)備

　　1.檔案數(shù)字化加工流程的第一步是接收。

　　接收時(shí)要對(duì)檔案進(jìn)行詳細(xì)登記，不出現(xiàn)漏登記或重復(fù)登記，保證檔案接收過(guò)程中數(shù)量無(wú)誤，同時(shí)也要與客戶進(jìn)行書面交接并簽字確認(rèn)。第一階段是數(shù)字化工作開(kāi)展前的準(zhǔn)備階段，也是檔案數(shù)字化起步的關(guān)鍵時(shí)刻，準(zhǔn)備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準(zhǔn)備、基礎(chǔ)設(shè)施的準(zhǔn)備、人員的準(zhǔn)備及相應(yīng)管理制度等。

　　2.檔案整理準(zhǔn)備

　　檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁(yè)排序、頁(yè)碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準(zhǔn)確無(wú)誤填寫，確保即將進(jìn)行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實(shí)、準(zhǔn)確、規(guī)范，同時(shí)要注意有些檔案需要進(jìn)行拆除裝訂物，修整頁(yè)面，修補(bǔ)褪變、破損檔案等工作，才能進(jìn)行數(shù)字化加工。

　　3.設(shè)備的準(zhǔn)備

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場(chǎng)所，數(shù)字化加工場(chǎng)所應(yīng)空間充足，布局合理，需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計(jì)算機(jī)、檔案掃描儀、刻錄機(jī)及存儲(chǔ)介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），設(shè)備、數(shù)碼相機(jī)等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來(lái)保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　4.人員的準(zhǔn)備

　　檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計(jì)算機(jī)知識(shí)和檔案管理知識(shí)。檔案工作人員要做好工作計(jì)劃，制定實(shí)施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導(dǎo)小組，工作人員要求責(zé)任心強(qiáng)，細(xì)心細(xì)致，能夠嚴(yán)格把好質(zhì)量關(guān)，實(shí)行數(shù)字化加工過(guò)程的全流程管理。

　　5.管理制度的完善

　　確保檔案的安全和工作的科學(xué)、規(guī)范、有序，應(yīng)從這幾個(gè)方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗(yàn)收工作細(xì)則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過(guò)程嚴(yán)格執(zhí)行。

　　二、掃描加工中階段

　　1.掃描操作

　　檔案掃描儀與計(jì)算機(jī)連接，安裝驅(qū)動(dòng)和掃描軟件后即可使用。掃描操作就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強(qiáng)調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對(duì)掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲(chǔ)格式進(jìn)行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。

　　2.圖像存儲(chǔ)：通常存儲(chǔ)的格式為JPG，掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定為300dpi以上。

　　3.圖像處理：能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對(duì)接檢查、數(shù)據(jù)存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)移交等工作，每項(xiàng)工作依次銜接完成。

　　1.圖像檢查：檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標(biāo)準(zhǔn)要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認(rèn)真負(fù)責(zé)，在可能的情況下實(shí)現(xiàn)100%的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須進(jìn)行修改。

　　2.數(shù)據(jù)對(duì)接檢查：目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過(guò)目錄來(lái)檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對(duì)應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，必須重新修改完善。

　　3.數(shù)據(jù)存儲(chǔ)：存儲(chǔ)的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說(shuō)明文件等，其存儲(chǔ)結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計(jì)模板來(lái)建立，而相關(guān)文件說(shuō)明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過(guò)程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計(jì)表、質(zhì)量檢查表、編碼說(shuō)明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項(xiàng)目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4.數(shù)據(jù)移交：將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過(guò)程包括移交前的驗(yàn)收和辦理交接手續(xù)，此驗(yàn)收由檔案管理部門來(lái)驗(yàn)收，驗(yàn)收合格則進(jìn)行辦理交接手續(xù)，交接手續(xù)在雙方蓋章確認(rèn)后，標(biāo)明此次工作即圓滿完成。

       石家莊檔案掃描怎樣處理紙質(zhì)曝光現(xiàn)象

　　檔案掃描數(shù)字化過(guò)程中出現(xiàn)紙質(zhì)曝光是一種常見(jiàn)的問(wèn)題，需要及時(shí)處理以保護(hù)檔案的安全和完整性。以下是處理紙質(zhì)曝光的一些步驟：

　　1.停止掃描：一旦發(fā)現(xiàn)紙質(zhì)曝光，應(yīng)立即停止掃描過(guò)程，以避免進(jìn)一步損壞檔案。

　　2.隔離曝光文件：將曝光的文件與其他文件隔離開(kāi)來(lái)，以防止繼續(xù)受到曝光的影響。

　　3.評(píng)估損壞程度：檢查曝光文件的損壞程度，確定是否需要進(jìn)行修復(fù)或復(fù)制。

　　4.修復(fù)受損文件：對(duì)于輕微曝光的文件，可以嘗試使用修復(fù)工具或軟件進(jìn)行修復(fù)。這些工具可以幫助恢復(fù)部分或全部圖像內(nèi)容。

　　5.復(fù)制文件：如果文件的損壞程度較為嚴(yán)重，無(wú)法通過(guò)修復(fù)來(lái)恢復(fù)，那么可以考慮對(duì)文件進(jìn)行復(fù)制。使用高質(zhì)量的掃描儀或相機(jī)，對(duì)文件進(jìn)行重新掃描或拍攝，以獲取可替代的數(shù)字化副本。

　　6.調(diào)整掃描設(shè)置：檢查掃描設(shè)備的設(shè)置，確保合適的曝光時(shí)間、亮度和對(duì)比度等參數(shù)。調(diào)整這些設(shè)置可以避免future掃描過(guò)程中再次出現(xiàn)曝光問(wèn)題。

　　7.培訓(xùn)和監(jiān)督：對(duì)操作人員進(jìn)行培訓(xùn)，確保他們了解正確的掃描操作流程和注意事項(xiàng)。同時(shí)，建立監(jiān)督機(jī)制，定期檢查掃描工作，以確保質(zhì)量和一致性。

　　總之，紙質(zhì)曝光是檔案掃描數(shù)字化過(guò)程中的一個(gè)問(wèn)題，但通過(guò)及時(shí)處理和采取適當(dāng)?shù)拇胧?，可以最大限度地減少損失，并保護(hù)檔案的完整性。定期維護(hù)和檢查掃描設(shè)備，培訓(xùn)操作人員，以及正確的文件處理和存儲(chǔ)方法都是預(yù)防曝光問(wèn)題的重要環(huán)節(jié)。

　　石家莊檔案掃描如何避免出現(xiàn)問(wèn)題

　　檔案數(shù)字化工作的開(kāi)展就是為了減少紙質(zhì)檔案的利用，最大限度的保護(hù)檔案實(shí)體。數(shù)字化工作開(kāi)展的過(guò)程中，需要盡可能的保持檔案的原貌，做到準(zhǔn)確無(wú)誤，而實(shí)際工作開(kāi)展的過(guò)程中，漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象時(shí)有發(fā)生，如何避免上述問(wèn)題的產(chǎn)生？

　　1.制度上嚴(yán)格管理，建立崗位責(zé)任制

　　完善的規(guī)章制度，嚴(yán)格的責(zé)任落實(shí)，是做好各項(xiàng)工作的基礎(chǔ)，制度和落實(shí)兩者缺一不可，相輔相成，協(xié)調(diào)統(tǒng)一。檔案數(shù)字化表面上是流水線作業(yè)，實(shí)質(zhì)上是一項(xiàng)規(guī)范化、系統(tǒng)化的工作。檔案主管部門、檔案業(yè)主單位、外包服務(wù)公司需要按照相關(guān)規(guī)定，制定完善的工作方案，明確每個(gè)環(huán)節(jié)、崗位的工作職責(zé)，做到有制度管理、有人監(jiān)督、有技術(shù)保障。

　　2.規(guī)范作業(yè)環(huán)節(jié)，找準(zhǔn)問(wèn)題根源

　　漏掃即少掃描一頁(yè)或若干頁(yè)，重掃即一張或多張檔案頁(yè)重復(fù)掃描一頁(yè)或若干頁(yè)，多掃即不該掃描的頁(yè)被掃描了。

　　（1）掃描設(shè)備的問(wèn)題

　　使用高速掃描儀的時(shí)候容易出現(xiàn)漏掃現(xiàn)象，由于設(shè)備新采購(gòu)尚未調(diào)試正常，或者設(shè)備使用時(shí)間過(guò)長(zhǎng)，部分配件老化，滾軸在高速旋轉(zhuǎn)過(guò)程中連帶兩張或兩張以上紙張進(jìn)行掃描，要么第二張紙不被掃描，要么第二張紙連同第一張紙掃描成一個(gè)檔案圖像頁(yè)。

　?。?）檔案紙張的問(wèn)題

　?、俨糠謾n案紙張由于紙張比較脆、薄，具有較強(qiáng)的吸附性，兩張或兩張以上的紙吸合在一起，不容易分離，造成漏掃。

　?、诓糠謾n案在形成的階段，使用了膠水對(duì)兩張以上的檔案紙張進(jìn)行黏合，數(shù)字化過(guò)程容易漏掃。

　?。?）操作人員的問(wèn)題

　?、俨僮魅藛T未對(duì)設(shè)備進(jìn)行必要的維護(hù)，未對(duì)待掃描的檔案頁(yè)進(jìn)行檢查，造成（1）問(wèn)題的產(chǎn)生從而漏掃；

　　②操作人員未對(duì)待掃描的檔案頁(yè)進(jìn)行檢查，造成（2）問(wèn)題的產(chǎn)生從而漏掃；

　?、鄄僮魅藛T在拿檔案頁(yè)的過(guò)程中，由于自身疏忽，少拿了部分檔案頁(yè)從而造成漏掃；

　?、軝n案整理的工作人員在編制頁(yè)碼的過(guò)程中，由于疏忽，漏編、重復(fù)編、跳編頁(yè)碼，而造成漏掃、重掃；

　?、莶僮魅藛T在拿檔案頁(yè)的過(guò)程中，由于自身疏忽，反復(fù)拿了相同的檔案頁(yè)從而造成重掃；

　?、薏僮魅藛T在拿檔案頁(yè)的過(guò)程中，未按照相關(guān)要求將不該數(shù)字化掃描的檔案頁(yè)進(jìn)行了掃描，從而造成多掃；

　?、卟僮魅藛T在拿檔案頁(yè)的過(guò)程中，將不屬于本卷/件的紙張進(jìn)行了掃描，或者掃描了空白頁(yè)等情況，從而造成多掃。

　　3.發(fā)現(xiàn)問(wèn)題，解決問(wèn)題，提高工作質(zhì)量

　　通過(guò)上述2的分析，設(shè)備的老化容易產(chǎn)生漏掃情況，而其他原因造成漏掃、重掃、多掃現(xiàn)象基本上都是操作人員的問(wèn)題。

　?。?）加強(qiáng)設(shè)備的維護(hù)，更換易損設(shè)備的部件；

　?。?）加強(qiáng)操作人員的業(yè)務(wù)知識(shí)培訓(xùn)，在做技能培訓(xùn)的過(guò)程中不能僅僅局限于某一個(gè)環(huán)節(jié)或某一個(gè)步驟，需要了解掌握整個(gè)數(shù)字化工作的流程；

　?。?）加強(qiáng)制度監(jiān)督，做好每個(gè)工作環(huán)節(jié)的質(zhì)量管理，確保每個(gè)工序質(zhì)量達(dá)標(biāo)；

　?。?）做好技術(shù)保障，前后呼應(yīng)，及時(shí)反饋

　?、匍_(kāi)展數(shù)字化工作之前的檔案前處理環(huán)節(jié)，要做好檔案紙張頁(yè)的平整工作，提高后續(xù)掃描工作的“通過(guò)率”；

　　②編制頁(yè)碼過(guò)程中，要注意頁(yè)碼編制的規(guī)范性和準(zhǔn)確性，不能有誤；

　?、壑洯h(huán)節(jié)，要準(zhǔn)確的將檔案信息錄入到系統(tǒng)中，特別是“頁(yè)數(shù)”“頁(yè)號(hào)”；

　　④初始掃描時(shí)，要能夠自動(dòng)鑒別空白頁(yè)、重復(fù)頁(yè)；

　?、輶呙柽^(guò)程中，有效鑒別掃描的圖像質(zhì)量，不合適的掃描圖像及時(shí)處置；

　?、迴呙桧?yè)數(shù)與著錄“頁(yè)數(shù)”相吻合，如果出現(xiàn)差異，及時(shí)查找原因并解決。

　　漏掃、重掃、多掃是檔案數(shù)字化開(kāi)展過(guò)程中經(jīng)常容易出現(xiàn)的問(wèn)題，如果不引起重視，極易產(chǎn)生輕視心理，進(jìn)而造成整個(gè)項(xiàng)目的質(zhì)量下降。抓源頭，找關(guān)鍵，防微杜漸，做好、做細(xì)、做實(shí)每一個(gè)工作環(huán)節(jié)，才能做出合格的檔案數(shù)字化成品，才能成為優(yōu)秀的檔案數(shù)字化項(xiàng)目，才能更好的保護(hù)檔案實(shí)體安全。

　　石家莊檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定

　　檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定是指對(duì)于進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案材料、文件或記錄所做的明確規(guī)定和界定。這些規(guī)定通常由相關(guān)機(jī)構(gòu)、法律法規(guī)、政府文件和指南、行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)以及最佳實(shí)踐等制定，并用于指導(dǎo)數(shù)字化掃描的實(shí)施。

　　那么，檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定有哪些內(nèi)容和要求呢？

　　1.掃描對(duì)象：規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的具體檔案對(duì)象，如文件、卷宗、盒、冊(cè)、卡片等。

　　2.檔案類型：規(guī)定了可以進(jìn)行數(shù)字化掃描的檔案類型，如紙質(zhì)檔案、照片、繪圖、音頻錄音等。

　　3.檔案來(lái)源：規(guī)定了數(shù)字化掃描適用的檔案來(lái)源，如機(jī)構(gòu)內(nèi)部產(chǎn)生的檔案、外部機(jī)構(gòu)提供的檔案、個(gè)人捐贈(zèng)的檔案等。

　　4.數(shù)字化要求：規(guī)定了數(shù)字化掃描的具體技術(shù)要求，如分辨率、圖像格式、顏色模式、文件命名規(guī)則等。

　　5.鑒定標(biāo)準(zhǔn)：規(guī)定了檔案是否適合進(jìn)行數(shù)字化掃描的鑒定標(biāo)準(zhǔn)，如檔案的保存狀態(tài)、材質(zhì)特性、保密性要求等。

　　6.政府文件和指南：政府機(jī)構(gòu)可能發(fā)布文件或指南，提供有關(guān)檔案數(shù)字化掃描的準(zhǔn)則和要求。這些文件可以包括掃描標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)據(jù)安全要求、檔案分類規(guī)范等內(nèi)容。

　　7.法律法規(guī)：某些國(guó)家或地區(qū)可能有特定的法律法規(guī)，明確了檔案數(shù)字化掃描的范圍和要求。這些法律法規(guī)可以包括檔案管理法、數(shù)字化檔案法、隱私保護(hù)法等。

　　8.行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐：專業(yè)機(jī)構(gòu)或組織可能制定了與檔案數(shù)字化掃描相關(guān)的行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和最佳實(shí)踐。這些標(biāo)準(zhǔn)可以提供關(guān)于掃描設(shè)備、圖像質(zhì)量、元數(shù)據(jù)描述等方面的指導(dǎo)。

　　9.其他限制條件：規(guī)定了數(shù)字化掃描的限制條件，如涉及隱私保、版權(quán)要求等。

　　總之，檔案數(shù)字化掃描范圍規(guī)定為檔案數(shù)字化掃描范圍從概念上界定，并提供了操作指南和準(zhǔn)則，以確保利用專久智能檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行數(shù)字化掃描時(shí)符合相關(guān)要求，保護(hù)檔案的完整性、可訪問(wèn)性和安全性，幫助機(jī)構(gòu)和個(gè)人在數(shù)字化檔案管理中明確目標(biāo)、規(guī)劃程序并進(jìn)行操作。