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檔案信息涉及國家利益安全、社會秩序、個人穩(wěn)私等內(nèi)容,檔案保密工作非常重要,應引起重視。
一、強化檔案保密意識
檔案管理部門要站在國家安全的高度,切實重視和不斷強化檔案保密工作。通過對《檔案法》、《保密法實施條例》 相關知識的學習,多渠道、全方位地宣傳檔案保密工作,強化保密法制觀念,牢固樹立“保密工作無小事”的責任意識,提高保密工作的自覺性,堅決防止和克服麻痹大意的思想和僥幸心理。要認真貫徹“預防為主”的方針,切實解決好保密工作中存在的問題和隱患。
二、 做好檔案保管過程中的保密工作
1. 檔案庫房管理中的保密工作。首先,在庫房選址時應依照檔案館建筑設計規(guī)范提出的建筑設計標準和技術要求,建造檔案庫房時庫房和閱覽室辦公室分開。其次,檔案庫房應配備防盜門、報警器、電子監(jiān)控設備等防盜設施。第三,檔案庫房應指定專人負責管理,制定嚴格的庫房管理制度,并嚴格遵照執(zhí)行。
2. 做好檔案的保管期限與保密期限的區(qū)分工作。確定檔案保管期限的原則是,正確分析和鑒別檔案內(nèi)容的現(xiàn)實作用和歷史作用,根據(jù)本機關工作的需要和為國家積累歷史文化財富的需要,全面確定檔案的保存價值,準確地判定檔案的保管期限。
3. 強化檔案管理人員的責任感。涉密檔案管理人員要加強日常涉密檔案的管理,如:涉密檔案的調(diào)卷移出銷毀等應該嚴格按艇按手續(xù)辦理,必須有領導審批,履行登記簽拜續(xù),任何人無權私自調(diào)閱涉密檔案;使用完畢后應及時清點檢查,如果發(fā)現(xiàn)失密泄密問題,應及時查明原因,盡快補救。認真學習信息化條件下做好保密工作所必需的基本知識和技能,了解基本的防范手段和高技術竊密的基本常識,以免造成失泄密事情的發(fā)生。
4. 做好檔案密級的調(diào)整工作。要貫徹落實《保密法》、《各級國家檔案館館藏檔案解密和劃分控制使用范圍的暫行規(guī)定》的精神,重點解決好兩個問題:一要嚴格執(zhí)行解密劃控的時間標準、有關涉密內(nèi)容標準及保密規(guī)范標準,做到有法必依,執(zhí)法必嚴,違法必糾。二要主動接受保密部門對調(diào)密工作的監(jiān)督指導,做好檔案涉密文件的清査鑒定。嚴格劃清密與非密的界限,確定哪些檔案能開放利用,哪些限制在一定范圍內(nèi)利用,哪些還不能提供利用。
三、做好檔案利用過程中的保密工作
檔案利用過程中要做到既能利用檔案,又能保證檔案的完整與安全。
1.制度建設。各項檔案利用規(guī)章制度的條文應嚴密而簡明,便于執(zhí)行,并在實踐中認真加以總結,不斷充實和完善。根據(jù)實際情況,對不同層次的利用人員確定不同的利用范圍,規(guī)定不同的審批手續(xù),使提供利用工作有章可循,在大力開展檔案利用工作的同時,確保不失密、不泄密及文件的完好無損。
2. 隊伍建設。負責提供利用服務人員對檔案的安全負有直接責任,必須具備較高的素質。一是政治素質,要有高度的政治責任心,熱愛檔案事業(yè);二是業(yè)務素質,要具備專業(yè)知識,熟悉所保管的檔案內(nèi)容,熟悉檔案法規(guī);能總結和分析利用工作中的經(jīng)驗與問題,從中掌握利用工作的規(guī)律,能獨立處理利用中出現(xiàn)的問題。
3. 監(jiān)督措施。在利用中,有條件的檔案館要安裝攝像監(jiān)視器,防止極個別利用者偷撕或涂改檔案。要做到三勤:一是嘴勤,勤宣傳利用檔案的制度與規(guī)定,掌握利用者利用目的與動機;二是眼勤,勤觀察,置每個利用者于視覺之中;三是手勤腦勤,勤分析利用者的情況和利用效果,勤檢査被利用的案卷。利用者用完檔案后,仔細檢査翻閱被利用過的案卷,發(fā)現(xiàn)問題及時處理。對于損毀檔案等違法行為,應及時報告領導,挽回損失。
四、做好檔案開放過程中的保密工作
1. 做好檔案的審查工作。審査工作是檔案開放前的一項重要工作,也是開放檔案工作的一個重要環(huán)節(jié),其主要任務是科學而準確地區(qū)分、判定檔案的開放與控制使用范圍。對 這項工作可以分三步進行:一是初審,檔案館工作人員根據(jù) 標準,對開放期限內(nèi)的檔案逐件進行審查,初步判定開放與控 制使用范圍。二是中審,由具有較高政策水平和業(yè)務能力的同 志,重點審査初審中沒能判定開放與控制使用的部分檔案,以 確定其取舍。三是終審,由有關領導根據(jù)初審和中審的情況, 權衡利弊,進行綜合分析,最終決定檔案的開放與否。
2. 做好檔案的解密工作。保密檔案是有等級的,其劃分等級是根據(jù)《保密法》規(guī)定,劃分為“絕密”、“機密”、“秘密” 三級。確定檔案的密級,就是為了讓檔案工作人員根據(jù)不同的 密級采取不同的管理措施,最大限度地提供利用檔案。但是秘 密不是一成不變的,一旦秘密保管期限已滿,便失去了其保密價值,為此我們就不能按原有的保密文件管理,而應該按照公開文件進行管理。這就是檔案保密的時效性。