上海檔案掃描公司的檔案數(shù)字化加工服務(wù)是指將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為電子文件的一系列過(guò)程。通過(guò)數(shù)字化加工服務(wù)，可以實(shí)現(xiàn)對(duì)大量的紙質(zhì)檔案的高效管理和利用，同時(shí)也可以保護(hù)了檔案本身。那么，對(duì)于檔案數(shù)字化加工服務(wù)，主要內(nèi)容有哪些呢？

　　檔案數(shù)字化加工服務(wù)包含檔案掃描、文本識(shí)別、數(shù)據(jù)處理、歸類(lèi)整理等。首先檔案掃描是將紙質(zhì)檔案通過(guò)掃描儀轉(zhuǎn)換成電子格式的文件；文字識(shí)別是對(duì)文本文件進(jìn)行光學(xué)字符識(shí)別（OCR）等技術(shù)處理，將檔案中的文本信息轉(zhuǎn)換為電子文字；數(shù)據(jù)處理是利用多種軟件和技術(shù)，對(duì)電子文件進(jìn)行后期處理，包括圖像處理、文字編輯、格式轉(zhuǎn)換等，以提高數(shù)字化檔案的質(zhì)量。

　　檔案整理是對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行歸類(lèi)整理，建立目錄和索引，以便用戶(hù)可以快速查找所需檔案信息；最后是對(duì)數(shù)字化檔案進(jìn)行備份和存儲(chǔ)，確保其安全性和可靠性，并采取措施防止未經(jīng)授權(quán)的獲取、篡改或刪除檔案。

　　檔案數(shù)字化加工服務(wù)是一項(xiàng)十分重要的工作，它將傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為更加高效、便捷的電子檔案，并對(duì)電子檔案進(jìn)行歸類(lèi)整理、保護(hù)和存儲(chǔ)，對(duì)于紙質(zhì)檔案也可以得到很好的保護(hù)。

　　上海檔案掃描怎樣提高質(zhì)量

　　檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案的重要環(huán)節(jié)，其質(zhì)量的高低直接影響到檔案的利用和保存。為了提高檔案掃描的質(zhì)量，可以從以下幾個(gè)方面入手：

　　一、設(shè)備選擇與維護(hù)

　　1.選擇適合的掃描儀：根據(jù)檔案的特點(diǎn)和要求，選擇分辨率高、色彩還原好、穩(wěn)定性強(qiáng)的掃描儀。

　　2.定期維護(hù)與保養(yǎng)：對(duì)掃描儀進(jìn)行定期的清潔、校準(zhǔn)和維修，確保其正常運(yùn)行。

　　二、掃描前的準(zhǔn)備工作

　　1.拆除裝訂物：對(duì)于裝訂成冊(cè)的檔案，拆除裝訂物可以避免掃描時(shí)出現(xiàn)遮擋和變形。

　　2.清潔檔案：使用干凈的軟布輕輕擦拭檔案表面，去除灰塵和污漬。

　　3.整理檔案：將檔案按照順序整理好，便于掃描和后期處理。

　　三、掃描參數(shù)設(shè)置

　　1.分辨率：根據(jù)檔案的用途和要求，選擇合適的分辨率，一般建議300dpi以上。

　　2.色彩模式：根據(jù)檔案的特點(diǎn)，選擇彩色、灰度或黑白模式進(jìn)行掃描。

　　3.亮度和對(duì)比度：調(diào)整亮度和對(duì)比度，使掃描圖像的層次分明，細(xì)節(jié)清晰。

　　四、掃描過(guò)程控制

　　1.穩(wěn)定放置檔案：將檔案放置在掃描儀的掃描區(qū)域內(nèi)，確保其平整、穩(wěn)定，避免出現(xiàn)移動(dòng)和變形。

　　2.控制掃描速度：根據(jù)掃描儀的性能和檔案的質(zhì)量要求，選擇適當(dāng)?shù)膾呙杷俣?，避免過(guò)快或過(guò)慢導(dǎo)致的圖像模糊或失真。

　　3.檢查掃描結(jié)果：在掃描過(guò)程中，及時(shí)檢查掃描圖像的質(zhì)量，如有問(wèn)題及時(shí)調(diào)整參數(shù)或重新掃描。

　　五、后期處理與質(zhì)量檢查

　　1.圖像處理：對(duì)掃描后的圖像進(jìn)行去噪、糾偏、裁剪等處理，提高圖像的質(zhì)量。

　　2.質(zhì)量檢查：檢查掃描圖像的清晰度、完整性、色彩還原等，確保符合質(zhì)量要求。

　　3.元數(shù)據(jù)添加：為掃描圖像添加必要的元數(shù)據(jù)，如檔案編號(hào)、題名、責(zé)任者等信息。

　　六、人員培訓(xùn)與管理

　　1.操作培訓(xùn)：對(duì)掃描人員進(jìn)行專(zhuān)業(yè)的操作培訓(xùn)，提高其操作技能和質(zhì)量意識(shí)。

　　2.質(zhì)量管理：建立完善的質(zhì)量管理制度，對(duì)掃描過(guò)程進(jìn)行監(jiān)督和檢查，及時(shí)發(fā)現(xiàn)和解決問(wèn)題。

　　通過(guò)以上幾個(gè)方面的努力，可以有效提高檔案掃描的質(zhì)量，為檔案的數(shù)字化建設(shè)提供可靠的保障。

　　總結(jié)：提高檔案掃描質(zhì)量需要從設(shè)備選擇與維護(hù)、掃描前的準(zhǔn)備工作、掃描參數(shù)設(shè)置、掃描過(guò)程控制、后期處理與質(zhì)量檢查以及人員培訓(xùn)與管理等方面入手。只有在每個(gè)環(huán)節(jié)都嚴(yán)格把控，才能確保掃描得到的檔案圖像清晰、完整、準(zhǔn)確，為后續(xù)的檔案管理和利用提供有力支持。

　　上海檔案掃描公司的注意事項(xiàng)

　　檔案掃描是檔案數(shù)字化加工重要的一部分，檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實(shí)際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲(chǔ)條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備,進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。掃描的工作人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　1.掃描設(shè)備

　　1.1掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對(duì)檔案實(shí)體的保護(hù),盡量采用對(duì)檔案實(shí)體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。

　　1.2超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時(shí)，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊,并且采用標(biāo)板等方式明確說(shuō)明分幅方法；若后期采用軟件自動(dòng)拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對(duì)應(yīng)原件尺寸的三分之一。

　　1.3對(duì)于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案,為方便直觀顯示原件大小，可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式標(biāo)識(shí)原件大小等信息。

　　1.4應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。

　　2.掃描色彩模式

　　2.1為最大限度保留檔案原件信息,便于多種方式的利用,宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　2.2頁(yè)面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案,應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　2.3頁(yè)面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　　2.4頁(yè)面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,也可采用灰度模式掃描。

　　3.掃描分辨率

　　3.1掃描分辨率的選擇,應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整,并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。

　　3.2掃描分辨率應(yīng)不小于200 dpi。如文字偏小,密集、清晰度較差時(shí),建議掃描分辨案不小于300 dpi。

　　3.3如有計(jì)算機(jī)輸出縮微攝影、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時(shí),可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進(jìn)行輸出的檔案,掃描分辨率建議不小于300 dpi：需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進(jìn)行印刷出版的檔案,可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨離。

　　4.存儲(chǔ)格式

　　4.1紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長(zhǎng)期保存格式為T(mén)IFF、JPEG或JPEG2000等通用格式,圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實(shí)際應(yīng)用的需求而定。

　　4.2紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時(shí),也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲(chǔ)空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PIDF等其他格式。

　　4.3同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲(chǔ)格式。

　　5.圖像命名

　　5.1應(yīng)以檔號(hào)為基礎(chǔ)對(duì)數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

　　5.2建議將數(shù)字圖像存儲(chǔ)為單頁(yè)文件,并按檔號(hào)與圖像流水號(hào)的組合對(duì)圖像命名。

　　數(shù)字圖像確需存儲(chǔ)為多頁(yè)文件時(shí),可采用該檔案的檔號(hào)對(duì)圖像命名。

　　5.3應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲(chǔ)路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

　　6.裁邊

　　如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁(yè)邊最外延至少2 mm~3 mm處裁剪圖像

　　7.去污

　　如需對(duì)數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理,以去除在掃描過(guò)程中產(chǎn)生的污點(diǎn)、污線(xiàn)、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則,處理過(guò)程中不得去除檔案頁(yè)面原有的紙張褪變斑點(diǎn)、水遺、污點(diǎn)、裝訂孔等痕跡。

　　8.圖像質(zhì)量檢查

　　8.1數(shù)字圖像不完整、無(wú)法清晰識(shí)別或圖像失真度較大時(shí),應(yīng)重新掃描

　　8.2對(duì)于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時(shí)改正。

　　8.3數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí),應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。

　　8.4對(duì)數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。

　　9.數(shù)據(jù)掛接

　　9.1應(yīng)借助相關(guān)軟件對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)中的目錄數(shù)據(jù)和與其對(duì)應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

　　9.2逐條對(duì)掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對(duì)應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實(shí)際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開(kāi)等,發(fā)現(xiàn)錯(cuò)誤及時(shí)進(jìn)行糾正。

　　如何進(jìn)行檔案數(shù)字化掃描？

　　01

　　掃描方式

　　掃描方式要根據(jù)檔案幅面的大小(A4、A3、A0)選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀和專(zhuān)業(yè)掃描儀(如工程掃描可采用0號(hào)圖紙掃描儀)進(jìn)行掃描。大幅面檔案可以采用大幅面數(shù)碼平臺(tái)，或者用縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描后的圖像拼接方式處理。如果紙張較長(zhǎng)但幅面不超過(guò)A3，可采用掃描儀長(zhǎng)紙掃描功能，根據(jù)紙張狀況設(shè)定合適的掃描幅長(zhǎng)即可。

　　紙張較差的情況，或者過(guò)于薄、過(guò)軟、超厚的檔案，可采用平板掃描方式。紙張狀況較好的檔案可采用高速掃描的方式進(jìn)行掃描，以提高工作效率。

　　紙張比較薄的檔案(如信紙、便箋紙)容易破損且透光，應(yīng)采用中、低檔進(jìn)行掃描。

　　紙張如有破損，可將破損紙張夾人透明塑料薄膜內(nèi)，調(diào)整掃描儀進(jìn)紙為厚紙模式并采用中、低檔進(jìn)行掃描，如破損嚴(yán)重且不平整，采用平板掃描儀來(lái)完成。下面以圖檔易掃通掃描軟件為例，作以詳細(xì)介紹。見(jiàn)圖1掃描作業(yè)平臺(tái)。

　　(1)掃描色彩模式

　　掃描色彩模式一般分為黑白二值、灰度、彩色等，通常采用黑白二值。頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案，可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　　頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或者帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色文字的檔案，可采用灰度模式掃描。

　　頁(yè)面中帶有紅頭、印章或者插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　底灰較深的紙張(如草漿紙、油印紙)，如采用黑白二值應(yīng)將掃描對(duì)比度及亮度適當(dāng)調(diào)低，調(diào)節(jié)效果不理想則采用灰度掃描。

　　字跡較淺(如鉛筆字)的紙張：如采用黑白二值掃描應(yīng)調(diào)節(jié)臨界值，拉大字跡與原稿的反差，效果不理想則采用灰度掃描。見(jiàn)圖2掃描色彩模式。

　　(2)掃描分辨率

　　掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上是以?huà)呙韬蟮膱D像清晰、完整、不影響圖像的利用效果為準(zhǔn)。為了方便以后OCR識(shí)別，掃描分辨率建議選擇大于等于300dpi。一般情況下，分辨率越高識(shí)別率也就會(huì)越高。但這也不是絕對(duì)的，對(duì)于一些過(guò)大過(guò)粗的字體，設(shè)置過(guò)高的分辨率，識(shí)別率可能會(huì)降低，而且設(shè)置高分辨率后，掃描速度會(huì)大大降低。見(jiàn)圖3掃描分辨率選擇。

　　(3)亮度和對(duì)比度

　　在掃描過(guò)程中，適當(dāng)?shù)卣{(diào)整好掃描儀的亮度和對(duì)比度值，對(duì)識(shí)別率的高低影響比較大，在進(jìn)行掃描亮度和對(duì)比度的設(shè)定時(shí)，以?huà)呙韬蟮膱D像中文字的筆畫(huà)較細(xì)、均勻，且沒(méi)有明顯斷點(diǎn)為準(zhǔn)。如果掃描后的文字圖像存在有黑點(diǎn)、黑斑或者文字線(xiàn)條很粗很黑，分不清楚筆畫(huà)的情況下，說(shuō)明亮度值太小，應(yīng)該增加亮度值再重新掃描。如果文字線(xiàn)條凹凸不平，有斷線(xiàn)甚至圖像中漢字輪廓?dú)埲睍r(shí)，說(shuō)明亮度太大，應(yīng)減小亮度后再重新掃描。

　　(4)掃描登記

　　認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化掃描過(guò)程中交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)和檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理方法。

　　2

　　檔案數(shù)字化掃描工序

　　掃描工序是整理工序之后的第二道工序，主要功能就是將整理和分檢好的紙質(zhì)檔案通過(guò)專(zhuān)用掃描儀生成高質(zhì)量的圖像文件，并進(jìn)行圖像壓縮存儲(chǔ)處理，為下一道工序提供基礎(chǔ)的圖像數(shù)據(jù)。

　　掃描工序的功能職責(zé)主要包括資料掃描、特殊資料重復(fù)掃描、頁(yè)數(shù)核對(duì)等。下面將逐一進(jìn)行介紹。

　　(1)紙質(zhì)檔案順序掃描

　　工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按順序放入掃描儀的入口，進(jìn)行掃描處理，生成連續(xù)的圖像文件。程序?qū)呙枭傻膱D像數(shù)據(jù)會(huì)自動(dòng)進(jìn)行壓縮存儲(chǔ)。

　　(2)在掃描過(guò)程中工作人員應(yīng)注意以下幾點(diǎn)：

　?、賿呙桧樞?/p>

　　掃描時(shí)，工作人員必須按照整理好的順序進(jìn)行掃描，不能顛倒檔案的掃描順序。

　?、诳刂祈樞驋呙璧募垙垟?shù)量

　　在掃描時(shí)，一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜大多，最好不要超過(guò)10張，以避免由于在掃描過(guò)程中發(fā)生錯(cuò)誤后，而導(dǎo)致大量文件重新描的現(xiàn)象發(fā)生，并且可以避免由于掃描儀一次進(jìn)多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。

　?、郾ＷC掃描圖像質(zhì)量

　　掃描工序必須嚴(yán)格把好圖像質(zhì)量的第一關(guān)。要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無(wú)傾斜，特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴(yán)重模糊不清等嚴(yán)重錯(cuò)誤。

　?、芎藢?duì)掃描頁(yè)數(shù)

　　一卷檔案掃描完成后，必須對(duì)紙張檔案頁(yè)數(shù)和掃描生成的圖像頁(yè)數(shù)進(jìn)行核對(duì)，如系統(tǒng)掃描后計(jì)算的頁(yè)數(shù)與人工計(jì)算的頁(yè)數(shù)不一致，則需視情況予以補(bǔ)掃描或重新掃描處理。

　?、輽n案排序

　　排序工序位于掃描之后，是掃描加工流程中四級(jí)質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序，主要功能是對(duì)掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查、核對(duì)紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項(xiàng)。

　　在排序工序中，掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項(xiàng)，即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責(zé)主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。