呼和浩特檔案掃描公司的檔案掃描是檔案數(shù)字化加工重要的一部分，檔案掃描應(yīng)根據(jù)紙質(zhì)檔案原件實際情況、數(shù)字化目的、數(shù)字化規(guī)模、計算機(jī)網(wǎng)絡(luò)和存儲條件等選擇相應(yīng)的掃描設(shè)備,進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整。

       參數(shù)的設(shè)置和調(diào)整應(yīng)保證掃描后數(shù)字圖像清晰、完整、不失真，圖像效果最接近檔案原貌。掃描的工作人員需要掌握一定的操作技術(shù)和方法，充分掌握合格圖像的標(biāo)準(zhǔn)要求。

　　1.掃描設(shè)備

　　1.1掃描設(shè)備的選擇應(yīng)特別注意對檔案實體的保護(hù),盡量采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備進(jìn)行數(shù)字化。

　　1.2超出所使用掃描儀掃描尺寸的檔案可采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊,并且采用標(biāo)板等方式明確說明分幅方法；若后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的三分之一。

　　1.3對于極其珍貴且尺寸不規(guī)則的檔案,為方便直觀顯示原件大小，可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式標(biāo)識原件大小等信息。

　　1.4應(yīng)遵循相關(guān)設(shè)備的使用規(guī)律進(jìn)行定期維護(hù)、保養(yǎng)。

　　2.掃描色彩模式

　　2.1為最大限度保留檔案原件信息,便于多種方式的利用,宜全部采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　2.2頁面中有紅頭、印章或插有照片、彩色插圖、多色彩文字等的檔案,應(yīng)采用彩色模式進(jìn)行掃描。

　　2.3頁面為黑白兩色,并且字跡清晰、不帶插圖的檔案,也可采用黑白二值模式進(jìn)行掃描。

　　2.4頁面為黑白兩色,但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案,也可采用灰度模式掃描。

　　3.掃描分辨率

　　3.1掃描分辨率的選擇,應(yīng)保證掃描后圖像清晰、完整,并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。

　　3.2掃描分辨率應(yīng)不小于200 dpi。如文字偏小,密集、清晰度較差時,建議掃描分辨案不小于300 dpi。

　　3.3如有計算機(jī)輸出縮微攝影、仿真復(fù)制、印刷出版等其他用途時,可根據(jù)需要調(diào)整掃描分辨率。需要進(jìn)行輸出的檔案,掃描分辨率建議不小于300 dpi：需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進(jìn)行印刷出版的檔案,可結(jié)合檔案幅面、印刷出版幅面、印刷精度要求等選擇合適的分辨離。

　　4.存儲格式

　　4.1紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像長期保存格式為TIFF、JPEG或JPEG2000等通用格式,圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應(yīng)用的需求而定。

　　4.2紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時,也可從網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度、易操作性、存儲空間占用等方面進(jìn)行綜合考慮，將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PIDF等其他格式。

　　4.3同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。

　　5.圖像命名

　　5.1應(yīng)以檔號為基礎(chǔ)對數(shù)字圖像命名。圖像命名方式的選擇應(yīng)確保圖像命名的唯一性。

　　5.2建議將數(shù)字圖像存儲為單頁文件,并按檔號與圖像流水號的組合對圖像命名。

　　數(shù)字圖像確需存儲為多頁文件時,可采用該檔案的檔號對圖像命名。

　　5.3應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。

　　6.裁邊

　　如需對數(shù)字圖像進(jìn)行裁邊處理，應(yīng)在距頁邊最外延至少2 mm~3 mm處裁剪圖像

　　7.去污

　　如需對數(shù)字圖像進(jìn)行去污處理,以去除在掃描過程中產(chǎn)生的污點、污線、黑邊等影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，應(yīng)遵循展現(xiàn)檔案原貌的原則,處理過程中不得去除檔案頁面原有的紙張褪變斑點、水遺、污點、裝訂孔等痕跡。

　　8.圖像質(zhì)量檢查

　　8.1數(shù)字圖像不完整、無法清晰識別或圖像失真度較大時,應(yīng)重新掃描

　　8.2對于漏掃、重掃、多掃等情況，應(yīng)及時改正。

　　8.3數(shù)字圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

　　8.4對數(shù)字圖像拼接、旋轉(zhuǎn)及糾偏、裁邊、去污等處理情況進(jìn)行檢查,發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時應(yīng)重新進(jìn)行圖像處理。

　　9.數(shù)據(jù)掛接

　　9.1應(yīng)借助相關(guān)軟件對數(shù)據(jù)庫中的目錄數(shù)據(jù)和與其對應(yīng)的紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像進(jìn)行掛接，以實現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)與數(shù)字圖像的關(guān)聯(lián)。

　　9.2逐條對掛接結(jié)果進(jìn)行檢查,包括目錄數(shù)據(jù)與紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像對應(yīng)的準(zhǔn)確性、已掛接數(shù)字圖像與實際掃描數(shù)量的一致性、數(shù)字圖像是否能正常打開等,發(fā)現(xiàn)錯誤及時進(jìn)行糾正。

　　呼和浩特老舊檔案掃描的注意事項

　　老舊檔案掃描是將歷史紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化處理的過程，以便于保存、管理和利用。以下是一些在進(jìn)行老舊檔案掃描時需要注意的事項：

　　1.準(zhǔn)備工作

　　在掃描之前，需要對檔案進(jìn)行預(yù)處理，包括清潔、平整、修復(fù)等，以確保檔案的質(zhì)量和可讀性。

　　對檔案進(jìn)行分類和編目，以便于后續(xù)的檢索和管理。

　　2.選擇合適的掃描設(shè)備

　　根據(jù)檔案的大小、材質(zhì)和質(zhì)量等因素，選擇合適的掃描設(shè)備，如平板掃描儀、高速掃描儀或大幅面掃描儀等。

　　確保掃描設(shè)備的分辨率和色彩模式符合要求，以保證掃描圖像的清晰度和準(zhǔn)確性。

　　3.掃描參數(shù)設(shè)置

　　根據(jù)檔案的特點和要求，設(shè)置合適的掃描參數(shù)，如分辨率、色彩模式、亮度、對比度等。

　　對于一些特殊的檔案，如古籍、字畫等，可能需要進(jìn)行更高級的設(shè)置，如去網(wǎng)、糾偏等。

　　4.質(zhì)量控制

　　在掃描過程中，需要進(jìn)行質(zhì)量控制，檢查掃描圖像的清晰度、完整性和準(zhǔn)確性。

　　對于不合格的圖像，需要及時進(jìn)行重新掃描或修復(fù)。

　　5.數(shù)據(jù)安全和備份

　　確保掃描數(shù)據(jù)的安全性，采取適當(dāng)?shù)拇胧┓乐箶?shù)據(jù)丟失或泄露。

　　定期對掃描數(shù)據(jù)進(jìn)行備份，以防止意外情況發(fā)生。

　　6.索引和檢索

　　為掃描后的檔案建立索引信息，包括檔案的編號、題名、責(zé)任者、日期等。

　　建立高效的檢索系統(tǒng)，以便用戶快速查找和利用檔案。

　　7.合作與溝通

　　與相關(guān)部門和人員進(jìn)行良好的溝通和合作，共同完成老舊檔案掃描工作。

　　及時解決可能出現(xiàn)的問題，確保掃描工作的順利進(jìn)行。

　　總之，老舊檔案掃描是一項復(fù)雜而重要的工作，需要注意以上事項，以確保掃描的質(zhì)量和效率。通過合理的準(zhǔn)備、選擇合適的設(shè)備、設(shè)置正確的參數(shù)、進(jìn)行質(zhì)量控制、保護(hù)數(shù)據(jù)安全、建立索引和檢索系統(tǒng)等措施，可以有效地完成老舊檔案掃描工作，為檔案的保存和利用提供更好的支持。

　　呼和浩特檔案掃描驗收工作

　　檔案數(shù)字化項目驗收的內(nèi)容包括合同履約情況、檔案整理情況、檔案目錄數(shù)據(jù)、數(shù)字圖像、元數(shù)據(jù)、數(shù)字化工作中產(chǎn)生的工作文件、存儲載體等。

　　1.合同履約情況

　　是否按照招標(biāo)文件、合同的要求完成項目的工作任務(wù)，完成工作量的90%以上可以視為完成任務(wù)。

　　2.檔案整理情況

　　各門類檔案是否按照相應(yīng)的整理規(guī)范進(jìn)行整理，歸檔范圍明確，保管期限區(qū)分準(zhǔn)確，裝訂、裝盒符合相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，檔號章、背脊填寫規(guī)范等。

　　3.檔案目錄數(shù)據(jù)

　　按照《檔案著錄規(guī)則》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行著錄條目數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)庫中各條目的內(nèi)容、格式等的準(zhǔn)確程度、必填項是否填寫等。

　　4.數(shù)字圖像

　　按照《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》等標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行數(shù)字化掃描，包括數(shù)字化參數(shù)、存儲路徑、命名的準(zhǔn)確性、圖像的完整性、排列順序的準(zhǔn)確性、圖像質(zhì)量等。

　　5.元數(shù)據(jù)

　　元數(shù)據(jù)的獲取，元數(shù)據(jù)元素的完整性和賦值規(guī)范性等。

　　6.數(shù)據(jù)掛接

　　包括目錄數(shù)據(jù)與其對應(yīng)的數(shù)字圖像的掛接的準(zhǔn)確性等。

　　7.工作文件

　　各種工作文件、日志、記錄等，包括工作文件的完整性、規(guī)范性等。

　　1）檔案數(shù)字化過程中形成的各種數(shù)字化工作文件、記錄，工作流程單、前處理工作單、掃描工作單、圖像處理工作單、數(shù)據(jù)錄入工作單等；

　　2）各種工作人員名單、訪客名單、設(shè)備登記表、安全審查報告、保密承諾書、檔案交接單、項目驗收報告等。

　　8.存儲載體

　　數(shù)字化加工的各種存儲介質(zhì)，移交的成果存儲介質(zhì)，主要包括載體的可用性、有無病毒、按照規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行存儲等。

　　呼和浩特檔案數(shù)字化掃描方式

　　掃描的方式根據(jù)檔案紙張的大小和狀態(tài)進(jìn)行選擇，小幅面的可以選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀，大幅面的則選擇大幅面數(shù)碼平臺，或者掃描微縮處理后的膠片，或者進(jìn)行圖像拼接。紙張狀態(tài)較好時，可以選擇高速掃描的方式；如有紙張破損或非常規(guī)薄、軟、厚的情況，則需采用平板掃描儀。

　　1掃描色彩模式

　　掃描色彩模式一般有二值、灰度以及彩色，第一種方式選擇得比較多。一般情況下黑白兩色、字跡清晰的純文本檔案可以采用黑白二值模式掃描，若字跡不清或帶有插圖則可以選擇灰度模式。帶有紅頭、印章或者其他顏色以及插圖的檔案，可以用彩色模式掃描。紙張底色較深的檔案，在使用二值模式時，可以把對比度和亮度調(diào)低，成品不清晰時可以改用灰度掃描。

　　2掃描分辨率

　　以掃描成果清晰完好且不影響后續(xù)電子檔案的利用為前提，來確定掃描分辨率。通常，分辨率與成果識別率呈正相關(guān)。但如果檔案文字過大或過粗，高掃描分辨率可能會造成識別率和掃描速度雙雙降低，對檔案數(shù)字化工作進(jìn)度造成影響。

　　3掃描亮度及對比度

　　作業(yè)過程中，需要適當(dāng)調(diào)節(jié)掃描儀的亮度以及對比值。具體以掃描亮度和對比度不影響掃描后文字及圖像筆畫清晰、粗細(xì)均勻，沒有過大斷點為準(zhǔn)。如果掃描后的電子檔案存在噪點、黑斑或者文字線條過粗導(dǎo)致筆畫無法辨認(rèn)的情況，這代表檔案掃描時選擇的亮度值過小，應(yīng)該進(jìn)行適當(dāng)提高后重新進(jìn)行掃描。如果文字線條出現(xiàn)較多斷點甚至文字殘缺，說明亮度過高，應(yīng)調(diào)低后重掃。

　　4掃描過程登記

　　掃描過程中需要仔細(xì)填寫紙質(zhì)檔案數(shù)字化登記交接單，對于掃描文件頁數(shù)進(jìn)行登記，核實每份掃描文件的實際頁數(shù)和掃描后電子文件的頁數(shù)一致。如出現(xiàn)二者不一致的情況，應(yīng)在登記表內(nèi)寫明原因和相應(yīng)的舉措。