檔案作為人類社會(huì)活動(dòng)的產(chǎn)物，以其記錄信息的原始性、真實(shí)性，成為信息大家族的重要成員。我們所處的信息爆炸時(shí)代更刺激了社會(huì)對(duì)檔案信息的強(qiáng)烈利用需求。隨著網(wǎng)絡(luò)信息技術(shù)的發(fā)展，必然要求建立與之相適應(yīng)的檔案信息開發(fā)利用方式，為社會(huì)各項(xiàng)事業(yè)服務(wù)。

一、檔案信息化建設(shè)的必要性

1.提升工作效率。信息化的檔案為檔案管理和利用提供 了極大方便。面對(duì)浩繁的紙質(zhì)和實(shí)物檔案，檔案管理人員 應(yīng)對(duì)繁重的工作，難免出現(xiàn)疏忽和遺漏。而檔案信息化之 后，許多工作在電腦上就可以輕松完成，記錄信息詳盡且 快捷，大大提高了工作效率。

2. 改善檔案管理。信息化使得檔案管理由封閉轉(zhuǎn)向開 放，讓檔案管理方式從檔案的保管利用轉(zhuǎn)變成檔案的信息 化服務(wù)管理和采集，進(jìn)而使檔案資源科學(xué)配置，為社會(huì)提 供更高效的服務(wù)。

3. 方便檢索查詢。實(shí)現(xiàn)檔案信息化后，關(guān)鍵詞檢索、分 類檢索、年代檢索等查詢方法，可以輕易實(shí)現(xiàn)并能即時(shí)顯 示檢索結(jié)果。

4. 支撐科研活動(dòng)。進(jìn)行科學(xué)研究需要以科技檔案作為參 考依據(jù)。科技檔案的信息化將極大提高科技檔案的利用效 率，進(jìn)而節(jié)省科研時(shí)間。

5. 支持管理和決策。檔案信息化還可以綜合分析檔案信息，從而為社會(huì)管理和決策提供支撐。

二、檔案信息化建設(shè)存在的問題

1. 信息化的檔案管理意識(shí)欠缺。信息化的檔案管理指的是通過數(shù)字形式來處理檔案信息，同時(shí)在網(wǎng)絡(luò)協(xié)助下對(duì)其進(jìn)行集中化管理。受傳統(tǒng)管理模式與思維慣性影響，相當(dāng)一部分檔案部門，在信息資源建設(shè)與檔案服務(wù)上，還是沿襲著傳統(tǒng)的條塊分割、重藏輕用的模式。僅僅關(guān)注本部門的檔案信息管理，忽視全社會(huì)的信息資源整合。只強(qiáng)調(diào)檔案信息網(wǎng)絡(luò)設(shè)施的投入，卻拿不出特有信息資源參與共享。如果信息化檔案建設(shè)的目的，只在于將傳統(tǒng)檔案保管形式轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化保管形式，而不改變信息利用方式，那么信息化的檔案建設(shè)就沒有實(shí)質(zhì)意義了。

檔案信息資源觀念落后，網(wǎng)絡(luò)技術(shù)保守。據(jù)報(bào)道，美國(guó)國(guó)會(huì)圖書館將館藏“大事材料”轉(zhuǎn)換成便于下載保存的 圖像、文本形式，以滿足社會(huì)的多樣化利用需求。反觀我國(guó)，網(wǎng)絡(luò)檔案服務(wù)仍以介紹館獨(dú)、查詢目錄為主。雖然國(guó)家對(duì)檔案信息建設(shè)十分重視，但對(duì)信息共建共享還缺乏統(tǒng)籌規(guī)劃、法律制度保障。不同地區(qū)、行業(yè)間的檔案信息建設(shè)各自為戰(zhàn)，重復(fù)建設(shè)浪費(fèi)嚴(yán)重，整合起來也是困難重重。

2. 開發(fā)標(biāo)準(zhǔn)體系建設(shè)失衡。標(biāo)準(zhǔn)化是信息資源共享機(jī)制 的命門所在。必須對(duì)檔案信息資源的標(biāo)識(shí)、存貯、査詢、 交換、使用、管理等各方面做出統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)。標(biāo)準(zhǔn)化是信息 化建設(shè)的前提與基礎(chǔ)。缺乏統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)的系統(tǒng)與軟件將嚴(yán)重 影響檔案信息資源建設(shè)的健康發(fā)展。

3. 網(wǎng)絡(luò)安全存在隱患。硬件設(shè)備、病毒軟件、黑客入侵 是檔案信息化建設(shè)的主要安全威脅。硬件設(shè)備與操作系統(tǒng) 的安全性是信息化建設(shè)的基礎(chǔ)，軟件服務(wù)水平是信息化建 設(shè)的表現(xiàn)形式，以防火墻技術(shù)、各種加密技術(shù)為代表的信 息安全技術(shù)是信息化建設(shè)的保障。不排除安全隱患，檔案 信息安全就無法保障，網(wǎng)絡(luò)共享信息資源只能是個(gè)夢(mèng)想。

三、檔案信息化建設(shè)方案

1. 提升信息化管理意識(shí)。檔案工作者應(yīng)樹立科學(xué)的檔案 服務(wù)理念，打破各自為政的局面，加強(qiáng)檔案信息資源建設(shè) 過程中的聯(lián)系與合作。把建設(shè)高質(zhì)量、特色化、多元化作 為工作目標(biāo)去追求，將分散的檔案信息資源整合到一起， 成為造福社會(huì)的寶藏。目前，檔案信息資源共享建設(shè)尚處 于探索階段，需要科學(xué)規(guī)劃、分步實(shí)施、循序漸進(jìn)的過 程，絕不可能一蹴而就。

2. 統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，發(fā)揮整體優(yōu)勢(shì)。標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范是實(shí)現(xiàn)信 息資源共享的技術(shù)前提。通過對(duì)各種標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范的制定和落 實(shí)，讓分工協(xié)作以及技術(shù)應(yīng)用有統(tǒng)一的依據(jù)，確保各項(xiàng)工 作可以緊密聯(lián)系，獲得最佳管理效益。檔案信息資源共建 共享機(jī)制建設(shè)將在信息加工標(biāo)準(zhǔn)、信息記錄標(biāo)準(zhǔn)、信息傳 遞標(biāo)準(zhǔn)、信息檢索標(biāo)準(zhǔn)、信息處理控制標(biāo)準(zhǔn)的制約下，以 統(tǒng)一規(guī)范的形式，實(shí)現(xiàn)網(wǎng)絡(luò)化信息交流與利用。避免出現(xiàn) 各自為政、互不兼容的現(xiàn)象。

3.建設(shè)復(fù)合型高素質(zhì)人才隊(duì)伍。在現(xiàn)實(shí)環(huán)境下，檔案信息服務(wù)的方法、手段與模式都發(fā)生了巨大變化，計(jì)算機(jī)技術(shù)、通訊技術(shù)、網(wǎng)絡(luò)技術(shù)日新月異，并且被廣泛應(yīng)用于信息采集、組織、加工等環(huán)節(jié)。這些情況無疑對(duì)檔案工作人員的知識(shí)水平、業(yè)務(wù)技能提出了更高要求?？陀^上要求每位檔案工作人員要有危機(jī)意識(shí)、創(chuàng)新意識(shí)、競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)，不斷提高和更新自己的知識(shí)結(jié)構(gòu)以適應(yīng)時(shí)代新需求。根據(jù)檔案自身特點(diǎn)，結(jié)合傳統(tǒng)檔案工作經(jīng)驗(yàn)，依托網(wǎng)絡(luò)環(huán)境與計(jì)算機(jī)技術(shù)，探索解決檔案信息資源建設(shè)的新問題。在實(shí)踐中培養(yǎng)、鍛煉、完善隊(duì)伍，造就出一批復(fù)合型人才，為檔案信息資源建設(shè)打好堅(jiān)實(shí)的人才基礎(chǔ)。