進行檔案管理工作，對于單位來說，不僅僅只將重點著眼于收集、存儲保管等方面，還需要加強檔案的利用，加強檔案資源在日常檔案工作中的使用。

      但在實際工作中，檔案專崗工作相對而言是比較少的，缺乏專業(yè)工作人員、臨時拼湊的人員缺乏專業(yè)工作經(jīng)驗、進行檔案整理數(shù)字化等工作缺乏專業(yè)設(shè)備等方面的問題也會對企業(yè)開展工作造成困擾。所以選擇檔案數(shù)字化管理公司對人事檔案、文書檔案、會計檔案等提供一站式檔案整理及數(shù)字化專業(yè)服務(wù)，是企業(yè)解決檔案管理困擾的有效方案之一。那么在武漢，怎樣選擇合適的檔案數(shù)字化管理公司呢？

　　首先，檔案整理及數(shù)字化工作并不是隨心所欲的進行的，而是需要遵守國家制定的各類檔案政策、行業(yè)法規(guī)等各類標準、條例來開展工作。所以對于檔案數(shù)字化管理公司，選擇擁有豐富工作經(jīng)驗的專業(yè)化檔案服務(wù)團隊是很重要的一點。

　　其次，開展檔案數(shù)字化工作需要專業(yè)的工具與設(shè)備，比如進行掃描工作時，對于文書檔案、人事檔案等就需要使用不同的掃描儀器，所以檔案數(shù)字化管理公司對于工作設(shè)備的配置也是需要更上使用需求的。除此之外，對于進行數(shù)字化處理的檔案材料，配備專業(yè)軟件和系統(tǒng)，才能更好地完成數(shù)據(jù)處理、利用的需求。

　　海南省檔案掃描公司的掃描流程

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲、目錄建庫、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。企業(yè)部門想要做好檔案數(shù)字化工作，需要充分準備好前、中、后三個階段。

　　一、掃描前期準備

　　1.檔案數(shù)字化加工流程的第一步是接收。

　　接收時要對檔案進行詳細登記，不出現(xiàn)漏登記或重復登記，保證檔案接收過程中數(shù)量無誤，同時也要與客戶進行書面交接并簽字確認。第一階段是數(shù)字化工作開展前的準備階段，也是檔案數(shù)字化起步的關(guān)鍵時刻，準備的內(nèi)容包括紙質(zhì)檔案的準備、基礎(chǔ)設(shè)施的準備、人員的準備及相應(yīng)管理制度等。

　　2.檔案整理準備

　　檔案工作人員要能夠熟練掌握各階段檔案整理規(guī)則，整理工作包括歸檔與不歸檔鑒定、保管期限鑒定、文件頁排序、頁碼的編寫、按檔案整理方案歸檔排序、每一件蓋好歸檔章并準確無誤填寫，確保即將進行數(shù)字化加工的檔案齊全、完整、真實、準確、規(guī)范，同時要注意有些檔案需要進行拆除裝訂物，修整頁面，修補褪變、破損檔案等工作，才能進行數(shù)字化加工。

　　3.設(shè)備的準備

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作需要相應(yīng)的設(shè)備和場所，數(shù)字化加工場所應(yīng)空間充足，布局合理，需配備消防系統(tǒng)和門禁、防盜、視頻監(jiān)控等安全系統(tǒng)。數(shù)字化加工設(shè)備需要計算機、檔案掃描儀、刻錄機及存儲介質(zhì)（如磁帶、磁盤、光盤等），設(shè)備、數(shù)碼相機等，數(shù)字化加工工作同樣需要相應(yīng)的軟件系統(tǒng)支撐，如操作系統(tǒng)、檔案管理軟件、掃描程序、刻錄軟件、備份軟件、病毒查殺軟件等，來保障數(shù)字化加工工作安全有保障。

　　4.人員的準備

　　檔案數(shù)字化加工人員需要具備一定的計算機知識和檔案管理知識。檔案工作人員要做好工作計劃，制定實施方案，成立檔案數(shù)字化工作領(lǐng)導小組，工作人員要求責任心強，細心細致，能夠嚴格把好質(zhì)量關(guān)，實行數(shù)字化加工過程的全流程管理。

　　5.管理制度的完善

　　確保檔案的安全和工作的科學、規(guī)范、有序，應(yīng)從這幾個方面制定相應(yīng)的制度，如《檔案數(shù)字化工作管理辦法》《數(shù)字化工作流程》《檔案信息保密管理制度》《檔案數(shù)字化驗收工作細則》《數(shù)字化工作制度》《設(shè)備管理制度》等，并在紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作過程嚴格執(zhí)行。

　　二、掃描加工中階段

　　1.掃描操作

　　檔案掃描儀與計算機連接，安裝驅(qū)動和掃描軟件后即可使用。掃描操作就是將紙質(zhì)檔案放入掃描儀、掃描、將檔案拿出掃描儀。但是這里還是強調(diào)不要急于掃描，在掃描前一定要對掃描方式、掃描色彩模式、掃描分辨率、圖像存儲格式進行判斷和設(shè)置，其依據(jù)為《紙質(zhì)檔案數(shù)字化規(guī)范》及《紙質(zhì)檔案數(shù)字化工作指南》中的相關(guān)要求。

　　2.圖像存儲：通常存儲的格式為JPG，掃描分辨率是影響檔案直觀效果的重要參數(shù)，規(guī)范中規(guī)定為300dpi以上。

　　3.圖像處理：能夠完成圖像拼接、圖像去污、裁邊、旋轉(zhuǎn)及糾偏等圖像處理工作，使圖像完整、整潔、端正。

　　三、掃描加工后階段

　　一批檔案掃描完，在移交檔案管理部門前，還有一些工作要做，包括圖像檢查、數(shù)據(jù)對接檢查、數(shù)據(jù)存儲、數(shù)據(jù)移交等工作，每項工作依次銜接完成。

　　1.圖像檢查：檢查人員首先要掌握紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工的標準要求，然后才能參與檢查。其次檢查人員要認真負責，在可能的情況下實現(xiàn)100%的檢查，一旦發(fā)現(xiàn)問題，必須進行修改。

　　2.數(shù)據(jù)對接檢查：目前，利用數(shù)字檔案的方式基本都是通過目錄來檢索數(shù)據(jù)，因此目錄與圖像及數(shù)字化副本能否一一對應(yīng)，也是檢查的重要內(nèi)容，檢查率應(yīng)為100%，如果發(fā)現(xiàn)問題，必須重新修改完善。

　　3.數(shù)據(jù)存儲：存儲的內(nèi)容包括檔案圖像、目錄數(shù)據(jù)、相關(guān)說明文件等，其存儲結(jié)構(gòu)包括圖像文件的命名方式等應(yīng)按照數(shù)字檔案管理系統(tǒng)的設(shè)計模板來建立，而相關(guān)文件說明要盡可能地齊全，包括但不限于工作流程過程中的規(guī)劃方案、人員登記表、數(shù)字化加工檔案登記表、數(shù)量統(tǒng)計表、質(zhì)量檢查表、編碼說明文件、數(shù)據(jù)描述等，建立起完整的項目檔案元數(shù)據(jù)。

　　4.數(shù)據(jù)移交：將前期工作成果向檔案管理部門移交，移交的內(nèi)容由檔案管理部門規(guī)定，移交過程包括移交前的驗收和辦理交接手續(xù)，此驗收由檔案管理部門來驗收，驗收合格則進行辦理交接手續(xù)，交接手續(xù)在雙方蓋章確認后，標明此次工作即圓滿完成。

　　海南省檔案掃描的難點

　　檔案數(shù)字化掃描的難點取決于多方面的因素，比如檔案的狀態(tài)、類型和數(shù)量，以及掃描設(shè)備和技術(shù)的可用性等。具體來說，檔案數(shù)字化掃描的難點主要有以下幾個方面的內(nèi)容：

　　1.檔案類型和狀態(tài)：不同類型的文檔（如紙質(zhì)文件、照片、負片等）可能需要使用不同的掃描設(shè)備和技術(shù)。此外，如果檔案受損、老化或具有特殊格式，可能需要更復雜的處理和修復。

　　2.檔案數(shù)量：如果要處理大量的檔案，可能需要投入大量的時間和資源來完成掃描工作。這可能需要組織和協(xié)調(diào)有效的工作流程和團隊。

　　3.掃描設(shè)備和技術(shù)：掃描設(shè)備的質(zhì)量和性能對掃描結(jié)果產(chǎn)生直接影響。高質(zhì)量的掃描設(shè)備可以提供清晰、準確的圖像，而低質(zhì)量的設(shè)備可能導致圖像模糊或失真。

　　4.數(shù)據(jù)格式和兼容性：不同類型的檔案可能使用不同的格式進行存儲，這就需要將檔案進行統(tǒng)一格式的轉(zhuǎn)換，以便于管理和檢索。此外，還需要考慮數(shù)據(jù)的長期保存和兼容性，避免數(shù)據(jù)損壞或無法讀取的情況發(fā)生。

　　5.數(shù)據(jù)安全和保密性：掃描的檔案可能包含敏感信息，如個人身份證件、醫(yī)療記錄等。在數(shù)字化過程中，確保數(shù)據(jù)的安全性和保密性是一個重要的挑戰(zhàn)。

　　6.圖像處理和后期處理：檔案數(shù)字化不僅僅是簡單的掃描，還需要對掃描圖像進行處理和后期處理，以確保圖像質(zhì)量、清晰度和可讀性。這可能需要使用專業(yè)的圖像處理軟件和技術(shù)。

　　7.掃描質(zhì)量控制：為了保證數(shù)字化掃描結(jié)果的準確性和一致性，需要建立質(zhì)量控制措施，如校對、驗收和糾正錯誤。

　　依據(jù)我們檔案數(shù)字化的經(jīng)驗，在遇到相對而言復雜又大規(guī)模的檔案數(shù)字化掃描項目時，最好評估項目的需求和挑戰(zhàn)，并準備好相應(yīng)的資源和計劃，以應(yīng)對項目實施時所需的資源和技術(shù)支持。

　　海南省檔案掃描儀

　　 海南省檔案掃描儀是一種用于將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的設(shè)備。以下是對 的分點論述：

　　1.功能： 的主要功能是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)換為數(shù)字圖像，以便于存儲、管理和檢索。

　　2.類型：根據(jù)掃描方式的不同， 可以分為平板式掃描儀器和高速掃描儀器兩種類型。平板式掃描儀器適用于掃描單頁或少量頁面的檔案，而高速掃描儀器則適用于大量檔案的批量掃描。

　　3.分辨率：分辨率是指掃描儀器所能捕捉到的圖像細節(jié)的程度，通常以dpi（每英寸點數(shù)）來表示。較高的分辨率可以提供更清晰的圖像，但同時也會增加文件的大小。

　　4.自動文檔進給：許多儀器配備了自動文檔進給功能，可以自動吸入和送出文檔，提高掃描效率。

　　5.圖像處理：通常具備一些圖像處理功能，如糾偏、去噪、裁剪等，以提高掃描圖像的質(zhì)量。

　　6.連接和兼容性：可以通過USB、以太網(wǎng)等接口與計算機連接，并支持多種圖像格式，如JPEG、TIFF、PDF等。

　　7.安全性：一些 具備安全功能，如密碼保護、用戶認證等，以確保數(shù)字化檔案的安全性。

　　8.應(yīng)用領(lǐng)域：廣泛應(yīng)用于檔案館、圖書館、政府機構(gòu)、企業(yè)等領(lǐng)域，幫助他們將紙質(zhì)檔案數(shù)字化，便于管理、共享和保護。

　　總之， 是一種將紙質(zhì)檔案數(shù)字化的重要設(shè)備，具有多種功能和特點。在選擇 時，需要考慮掃描速度、分辨率、自動文檔進給、圖像處理、連接和兼容性等因素，以滿足不同用戶的需求。