檔案掃描是檔案數(shù)字化最重要的工作內(nèi)容之一，應(yīng)依據(jù)紙質(zhì)檔案原件的實際情況、存儲條件、數(shù)字化規(guī)模、數(shù)字化目的和計算機網(wǎng)絡(luò)條件等，選擇相匹配的掃描設(shè)備，并進(jìn)行相關(guān)參數(shù)的設(shè)置及調(diào)整，以掃描后數(shù)字圖像效果最接近檔案原貌、完整、清晰、不失真為前提。

　　1、掃描設(shè)備選擇

　　檔案數(shù)字化應(yīng)特別注意對檔案實體的保護(hù)，優(yōu)先采用對檔案實體破壞性小的掃描設(shè)備。對于尺寸不規(guī)則且極其珍貴的檔案，可采用標(biāo)板、標(biāo)尺等方式標(biāo)識原件大小，以便更直觀的顯示原件大小。

　　紙質(zhì)檔案超出掃描儀掃描尺寸，應(yīng)優(yōu)先采用更大幅面掃描儀進(jìn)行掃描，也可以采用小幅面掃描儀分幅掃描后進(jìn)行圖像拼接的方式處理。分幅掃描時，采用標(biāo)板等方式明確說明分幅方法，并在相鄰圖像之間應(yīng)留有足夠的重疊。如后期采用軟件自動拼接的方式，重疊尺寸建議不小于單幅圖像對應(yīng)原件尺寸的1/3。

　　2、掃描色彩模式

　　為最大限度保留檔案原件信息，掃描色彩建議采用彩色模式進(jìn)行掃描。當(dāng)然，掃描色彩模式的選擇，應(yīng)綜合考慮檔案原件情況、存儲條件、檔案數(shù)字化規(guī)模、利用目的、計算機網(wǎng)絡(luò)條件等多種因素選擇掃描色彩模式。

　　3、掃描分辨率

　　掃描分辨率應(yīng)不小于200dpi。掃描分辨率的選擇，應(yīng)保證掃描后圖像完整、清晰，并綜合考慮數(shù)字圖像后期利用方式等因素。如文字密集、偏小、清晰度較差時，建議掃描分辨率不小于300dpi。需要進(jìn)行高精度仿真復(fù)制的檔案，掃描分辨率建議不小于600 dpi；需要進(jìn)行COM輸出的檔案，掃描分辨率建議不小于300 dpi；需要進(jìn)行印刷出版的檔案，可結(jié)合檔案幅面、印刷精度要求、印刷出版幅面等選擇合適的分辨率。

　　4、存儲格式

　　紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像壓縮率的選擇可根據(jù)實際應(yīng)用的需求而定，長期保存格式為JPEG、TIFF或JPEG2000等通用格式，同一批檔案應(yīng)采用相同的存儲格式。從易操作性、存儲空間占用、網(wǎng)絡(luò)瀏覽速度等方面進(jìn)行綜合考慮，紙質(zhì)檔案數(shù)字圖像利用時，也可將圖像轉(zhuǎn)換為OFD、PDF等其他格式。

　　5、圖像文件命名

　　掃描后的圖像應(yīng)依據(jù)檔號為圖像文件命名，確保圖像文件名的唯一性。應(yīng)科學(xué)建立紙質(zhì)檔案數(shù)字副本的存儲路徑，確保數(shù)據(jù)掛接的準(zhǔn)確性。掃描后的圖像存儲為單頁文件時，可按檔號與圖像流水號的組合對圖像文件命名。掃描后的圖像存儲為多頁文件時，可采用該檔案的檔號對圖像文件命名。

　　湖南省檔案掃描公司的檔案掃描工作

　　檔案數(shù)字化掃描工作是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案通過掃描設(shè)備轉(zhuǎn)化為電子文檔的過程。在檔案數(shù)字化掃描過程中，需要注意以下事項：

　　1.光線環(huán)境：光線環(huán)境對于掃描質(zhì)量有很大的影響，因此需要在掃描前檢查光線是否充足，避免過度反光或陰影影響掃描結(jié)果。如果光線不足，可以考慮增加燈光強度或更換更好的光源設(shè)備。

　　2.OCR軟件：OCR軟件是數(shù)字化掃描的重要工具，其準(zhǔn)確性和速度直接影響掃描結(jié)果。建議選擇專業(yè)的OCR軟件，并根據(jù)實際需求進(jìn)行調(diào)整和優(yōu)化，以提高識別率和效率。

　　3.文檔放置：文檔的位置和擺放也會影響掃描結(jié)果，因此在掃描前需要調(diào)整好文檔的位置和角度，使文檔保持水平且垂直于掃描儀，保證掃描的準(zhǔn)確性和完整性。

　　4.文件格式：掃描的文件格式也需要特別注意，因為不同的文件格式可能會影響掃描質(zhì)量和識別率。建議使用常見的PDF或JPEG格式進(jìn)行掃描，以保證文件兼容性和可讀性。

　　5.文檔尺寸：文檔的尺寸也是影響掃描的重要因素之一，過大或過小的文檔都可能導(dǎo)致掃描效果不佳。建議在掃描前先確定好文檔的尺寸范圍，并在掃描前做好相應(yīng)的調(diào)整。

　　6.數(shù)據(jù)安全：數(shù)字化掃描會產(chǎn)生大量的敏感數(shù)據(jù)，因此需要采取嚴(yán)格的安全措施，防止數(shù)據(jù)泄露和被盜用。建議對數(shù)據(jù)進(jìn)行分類和管理，并對重要數(shù)據(jù)進(jìn)行備份和保護(hù)。

　　檔案數(shù)字化掃描是一種重要的文檔管理方式，它可以幫助用戶高效地管理文檔，提高文檔的可讀性和可訪問性，同時也可以保障文檔的安全性和機密性，促進(jìn)文檔的共享和應(yīng)用，為企業(yè)和個人帶來巨大的價值和效益。

　　湖南省檔案掃描公司的作用

　　檔案掃描公司主要提供檔案掃描服務(wù)，將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，以便于存儲、管理和檢索。以下是檔案掃描公司的作用：

　　1.提高檔案管理效率：紙質(zhì)檔案需要大量的空間存儲，而且查找和使用也比較麻煩。通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，可以實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理，提高管理效率。

　　2.保護(hù)檔案原件：紙質(zhì)檔案經(jīng)過長時間的使用和保存，會出現(xiàn)老化、破損等問題。通過掃描轉(zhuǎn)化為電子檔案，可以有效地保護(hù)檔案原件，避免檔案的損壞和丟失。

　　3.方便檔案共享和利用：電子檔案可以通過網(wǎng)絡(luò)進(jìn)行共享和傳輸，方便用戶在不同地點訪問和使用檔案。這對于企業(yè)、政府機構(gòu)等需要頻繁使用檔案的單位來說，具有非常重要的意義。

　　4.提高檔案安全性：紙質(zhì)檔案容易被盜竊、丟失或者損壞，而電子檔案可以通過密碼、指紋等方式進(jìn)行加密和保護(hù)，提高了檔案的安全性。

　　總之，檔案掃描公司的作用是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)化為電子檔案，提高檔案管理效率、保護(hù)檔案原件、方便檔案共享和利用，以及提高檔案安全性。對于需要大量管理檔案的單位來說，檔案掃描公司的服務(wù)具有非常重要的意義。

　　湖南省檔案掃描公司的RFID技術(shù)

　　隨著信息技術(shù)的飛速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案盤點方式已逐漸被新技術(shù)所取代。RFID技術(shù)作為一種非接觸式自動識別技術(shù)，不僅極大地提高了檔案盤點的效率，還有效地解決了傳統(tǒng)盤點方式中存在的繁瑣、耗時的問題。下面將詳細(xì)介紹RFID技術(shù)在檔案盤點中的應(yīng)用。

　　一、RFID技術(shù)原理及工作方式

　　RFID技術(shù)是通過無線電信號進(jìn)行數(shù)據(jù)交換的技術(shù)，它由標(biāo)簽、天線、讀寫器和后臺系統(tǒng)組成。標(biāo)簽內(nèi)嵌有芯片和天線，通過接收讀寫器發(fā)射的電波來進(jìn)行數(shù)據(jù)通信。讀寫器負(fù)責(zé)發(fā)射電波和接收標(biāo)簽返回的信息，并將信息傳遞給中央處理器進(jìn)行處理和分析。

　　二、RFID技術(shù)在檔案盤點中的優(yōu)勢

　　1.提高盤點效率：傳統(tǒng)的檔案盤點方式需要逐一掃描和記錄檔案信息，非常耗時和繁瑣。而采用RFID技術(shù)，只需用RFID手持終端接近掃描檔案存放位置，即可同時讀取多個標(biāo)簽信息，大大提高了盤點速度。

　　2.提高盤點準(zhǔn)確性：RFID標(biāo)簽具有唯一的識別碼，相比傳統(tǒng)的條碼，不易磨損和偽造。通過RFID技術(shù)，可以準(zhǔn)確地識別檔案信息，避免了人工輸入錯誤等問題。

　　3.實現(xiàn)檔案管理數(shù)字化和自動化：RFID技術(shù)能夠記錄檔案的存放位置、狀態(tài)以及歷史信息，實現(xiàn)檔案的數(shù)字化管理。此外，借助RFID技術(shù)，可以實現(xiàn)檔案的自動定位、管理和檢索等。

　　RFID技術(shù)在檔案盤點中的應(yīng)用極大地提高了盤點效率和準(zhǔn)確性，實現(xiàn)了檔案數(shù)字化和自動化管理。隨著RFID技術(shù)的持續(xù)發(fā)展和成本的降低，RFID技術(shù)在檔案管理領(lǐng)域的應(yīng)用前景更廣闊。