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濟(jì)南檔案掃描公司

時間:2023-12-25 作者:中博奧 來源:中博奧 點擊量:

  濟(jì)南檔案掃描公司的檔案數(shù)字化加工業(yè)務(wù)總體流程包括:檔案調(diào)卷、整理及著錄、免拆卷、檔案掃描、影像處理、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、完整歸還、數(shù)據(jù)備份、數(shù)據(jù)掛接。

濟(jì)南檔案掃描公司

       先后順序為:調(diào)卷著錄掃描處理質(zhì)檢歸還備份掛接。在之前的檔案管理數(shù)字化是需要拆卷的,但是現(xiàn)在有專業(yè)的非接觸式掃描設(shè)備可以免拆卷,這就省去了很多的人力物力。

  01

  檔案調(diào)卷

  檔案調(diào)卷這個過程是指定一個專門的負(fù)責(zé)人與檔案庫房管理員共同完成。首先將待加工的檔案從庫房搬運(yùn)到加工現(xiàn)場,對檔案要逐份清點,并辦理檔案交接登記,確定無誤后方可進(jìn)行拆卷環(huán)節(jié)的工作。

  02

  整理及著錄

  檔案目錄的整理是數(shù)字化加工工作的前提條件,如果沒有正確的檔案目錄,會給后序工作帶來很大麻煩,所以在數(shù)字化加工之前必須有完整且正確的檔案目錄。對于待加工的檔案,要制作電子目錄。制作途徑有兩種:

 ?。ㄒ唬┦褂脭?shù)字化加工軟件的數(shù)據(jù)錄入功能,進(jìn)行目錄制作。

  (二)使用Excel表格方式制作。

  如果用戶提供的有紙質(zhì)目錄或電子目錄,要認(rèn)真核對有無錯漏現(xiàn)象,找出錯誤并修正。對于錯誤或疏漏的修正,具體操作細(xì)則如下:

  1、如果用戶提供的目錄和紙質(zhì)檔案不對照的,應(yīng)該以紙質(zhì)檔案原文內(nèi)容為標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行錄入,并刪除錯誤信息。

  2、著錄項相關(guān)內(nèi)容錄入要完整。在實際著錄中以下著錄項必不可少,且與紙質(zhì)檔案要一一對照:以“卷”為管理單位的年度、期限、卷號、題名、卷內(nèi)文件序號、卷內(nèi)文件題名、卷內(nèi)文件頁號等。以“件”為管理單位的年度、期限、件號、頁數(shù)、題名等。

  3、如果目錄內(nèi)容有錯(如主題內(nèi)容,文號等),以紙質(zhì)檔案信息為準(zhǔn)。

  4、如遇到較少見的繁體字或不清晰的字體,不允許擅自解決,所有的繁體字在錄入時應(yīng)錄入為簡體字。

  5、如遇到無題名的檔案,應(yīng)根據(jù)文件內(nèi)容提煉總結(jié)出準(zhǔn)確的題名錄入。

  6、頁碼標(biāo)注。整理著錄的同時,檢查案卷的完整性,是否有缺頁、漏頁、錯編現(xiàn)象,正、副卷標(biāo)注是否正確,有問題及時反饋。沒有問題時,用2B鉛筆對紙質(zhì)檔案內(nèi)容進(jìn)行標(biāo)注頁碼,正面標(biāo)注在右上方,背面標(biāo)注在左上方,頁碼字體工整、大小適中。

  7、分卷事項。檔號保持不變。如果紙質(zhì)檔案分多卷,需核對卷內(nèi)順序號,增加一條案卷目錄,每個分卷都要對應(yīng)一條案卷目錄(不能兩個分卷對應(yīng)一個目錄)。

  8、檔號、卷號、件號、頁號中不能出現(xiàn)正反斜杠(,/),如果發(fā)現(xiàn)要改成中劃線()(注意:中劃線錄入時,要使用英文輸入法下的半腳錄入),日期格式統(tǒng)一采用8位數(shù)字,如20120206,不足8位時補(bǔ)0。

  03

  檔案掃描

  檔案掃描是將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變成電子文件的過程,掃描的操作順序:

  1、導(dǎo)入檔案目錄到檔案數(shù)字化加工軟件;

  2、通過生成計算機(jī)磁盤樹型文件目錄結(jié)構(gòu);

  3、開始掃描檔案;

  掃描中的操作細(xì)節(jié)及要求如下:

  1、掃描后的文件存儲格式應(yīng)為TIFF格式,分辨率為300dpi,以黑白掃描為主,特殊情況下,如掃描照片時,設(shè)置顏色為“灰度”。

  2、檔案掃描的過程要把檔案紙張放置整齊,避免掃描過程中出現(xiàn)卡紙或者掃描數(shù)據(jù)不完全顯示的現(xiàn)象。發(fā)現(xiàn)檔案漏掃時,應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像。發(fā)現(xiàn)掃描影像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整。

  3、掃描過程中如有圖紙或其它原因不能拆分的檔案要用平臺掃描儀進(jìn)行掃描。(掃描分辨率一般建議選擇≥300dpi。特殊情況下,如文字偏小、密集、清晰度較差等,可適當(dāng)提高分辨率。)

  04

  影像處理

  影像處理要以視覺清晰、頁面完整為準(zhǔn),對圖像頁面出現(xiàn)偏斜及圖像頁面中出現(xiàn)影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)進(jìn)行校正和處理。

  影像處理時,要保留文件編號與文件頁碼。特殊情況下,如掃描的照片不用進(jìn)行影像處理。

  影像處理的過程中切勿操之過急,為了確保影像確實處理成功了,要務(wù)必看到了處理后的效果。如果發(fā)現(xiàn)影像質(zhì)量不符合要求,應(yīng)重新對圖像進(jìn)行掃描(初次掃描的圖像要保留)。影像處理過程中應(yīng)遵循在不影響可視度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。影像處理前的數(shù)據(jù)要保留。

  具體操作細(xì)節(jié)如下:

  1、對圖像偏斜度、清晰度、失真度、去污點、去黑邊等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn)不符合圖像質(zhì)量要求時,應(yīng)重新進(jìn)行圖像的處理,初掃要保留。

  2、發(fā)現(xiàn)文件漏掃時,應(yīng)及時補(bǔ)掃并正確插入圖像,發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時,應(yīng)及時進(jìn)行調(diào)整,處理時要保留文件編號與文件頁碼。

  3、大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像,應(yīng)進(jìn)行拼接處理,合并為一個完整的圖像,以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性,不得刪除任何原文或清除任何原文內(nèi)容。

  4、處理過程中遇到問題時,要查閱原文及時做出更改,并進(jìn)行登記。

  05

  數(shù)據(jù)質(zhì)檢

  1、逐條檢查每個案卷目錄下的掃描文件,是否打開正常、頁數(shù)是否正確、目錄和掃描文件是否一致。

  2、逐頁檢查每個影像文件的傾斜度、清晰度、整潔度、分辨率、格式等。

  3、逐頁檢查每個影像文件是否重頁、缺頁、漏頁、頁面信息不完整等。

  06

  數(shù)據(jù)掛接

  1、將掃描數(shù)據(jù)通過數(shù)字化加工軟件生成掛接數(shù)據(jù)。

  2、將數(shù)據(jù)復(fù)制到檔案服務(wù)器上,運(yùn)行服務(wù)器上的掛接軟件進(jìn)行操作。

  3、打開檔案信息化管理系統(tǒng),檢查掛接的文檔。

  07

  數(shù)據(jù)備份

  1、將全部數(shù)據(jù)刻錄成檔案級藍(lán)光光盤備份或移動硬盤。

  2、將全部數(shù)據(jù)在計算機(jī)硬盤上備份。

  3、將全部數(shù)據(jù)復(fù)制到客戶的檔案服務(wù)器上備份。直至全部合格完成整體檔案數(shù)字化流程。

  濟(jì)南檔案掃描公司提供的服務(wù)

  檔案數(shù)字化管理提供了便捷、高效和安全的檔案管理服務(wù),幫助組織更好地管理和利用自己的檔案資源。

  具體來說,檔案數(shù)字化管理可以提供以下服務(wù):

  1.檔案掃描和數(shù)字化:將紙質(zhì)檔案通過掃描儀轉(zhuǎn)換為數(shù)字格式,包括文檔、照片、圖紙等。數(shù)字化檔案可以更好地存儲、檢索和共享。

  2.檔案索引和分類:對數(shù)字化檔案進(jìn)行索引和分類,使其更易于定位和組織。可以通過關(guān)鍵詞、日期、類型等方式進(jìn)行檢索和過濾。

  檔案數(shù)字化

  3.檔案存儲和備份:將數(shù)字化檔案存儲在服務(wù)器上,確保其安全性和可靠性。同時進(jìn)行定期備份,防止數(shù)據(jù)丟失。

  4.檔案檢索和共享:通過檔案管理系統(tǒng)提供的檢索功能,快速地找到所需檔案。同時可以將特定檔案共享給其他人員,提高工作效率和協(xié)作能力。

  5.檔案權(quán)限管理:對檔案進(jìn)行權(quán)限管理,限制不同用戶對檔案的訪問和操作權(quán)限。確保檔案的機(jī)密性和完整性。

  6.檔案銷毀和歸檔:對已經(jīng)數(shù)字化的紙質(zhì)檔案進(jìn)行銷毀或歸檔,釋放空間和減少管理成本。同時可以設(shè)置歸檔規(guī)則,對不再需要的檔案進(jìn)行自動歸檔。

  7.檔案審計和追溯:通過記錄檔案的訪問和操作日志,實現(xiàn)對檔案使用情況的審計和追溯。確保檔案的合規(guī)性和安全性。

  檔案掃描曝光現(xiàn)象處理方法

  檔案掃描過程中,可能會出現(xiàn)曝光現(xiàn)象,影響掃描質(zhì)量。以下是一些處理方法:

  1.調(diào)整掃描設(shè)備的曝光時間和亮度設(shè)置,以適應(yīng)不同的檔案材料。

  2.對于已經(jīng)曝光的檔案,嘗試使用圖像處理軟件進(jìn)行調(diào)整,如增加對比度、調(diào)整色彩平衡等。

  3.在掃描前,對檔案進(jìn)行分類和評估,選擇合適的掃描設(shè)備和設(shè)置,以避免曝光問題。

  4.定期檢查和維護(hù)掃描設(shè)備,確保其正常運(yùn)行。

  5.培訓(xùn)操作人員,提高其對掃描設(shè)備和檔案材料的了解,減少操作失誤。

  總之,要有效處理檔案掃描中的曝光現(xiàn)象,需要綜合考慮掃描設(shè)備的設(shè)置、檔案材料的特性以及操作人員的技能等因素。通過合理調(diào)整設(shè)備參數(shù)、選擇適當(dāng)?shù)膾呙璺椒ㄒ约凹訌?qiáng)人員培訓(xùn),可以提高掃描質(zhì)量,減少曝光問題的發(fā)生。

  濟(jì)南檔案掃描公司的掃描方式

  掃描工序是繼整理工序之后的第二件工作內(nèi)容,主要是將經(jīng)過整理和分檢好的紙質(zhì)檔案使用專用掃描儀生成優(yōu)質(zhì)的圖像文件,并對成果進(jìn)行圖像壓縮以及儲存處理,為下一道工序提供基礎(chǔ)的圖像數(shù)據(jù)。掃描工序的功能職責(zé)主要包括資料掃描、特殊資料重復(fù)掃描、頁數(shù)核對等。下面將逐一進(jìn)行介紹。

  (1)紙質(zhì)檔案順序掃描

  數(shù)字化工作人員將整理好的紙質(zhì)檔案按照一定順序放置在掃描儀的入口,開始掃描處理,生成有序連續(xù)的圖像文件。程序會對掃描生成的圖像數(shù)據(jù)會自動進(jìn)行壓縮存儲處理。

  (2)掃描工作過程中注意事項:

 ?、賿呙桧樞?/p>

  掃描時,工作人員必須按照事先整理好的順序進(jìn)行掃描,不能將檔案的掃描順序顛倒。

 ?、诳刂祈樞驋呙璧募垙垟?shù)量

  在掃描時,一次性放入送紙口的文件數(shù)量不宜過多,最好不要大于十張,以避免由于掃描錯誤,而導(dǎo)致大量文件重新掃描的現(xiàn)象發(fā)生,并且可以避免掃描儀一次進(jìn)多張紙而漏掃紙張的情況發(fā)生。

 ?、郾WC掃描圖像質(zhì)量

  掃描工序必須嚴(yán)格把好圖像質(zhì)量的首輪工序,要保證掃描生成的圖像質(zhì)量清晰、無偏斜,特別是不能出現(xiàn)諸如漏掃、圖像資料嚴(yán)重模糊不清之類的嚴(yán)重錯誤。

 ?、芎藢呙桧摂?shù)

  一卷檔案掃描完成后,必須對紙張檔案頁數(shù)和掃描生成的圖像頁數(shù)進(jìn)行核對,如系統(tǒng)掃描后計算的頁數(shù)與人工計算的頁數(shù)不一致,則需視情況予以補(bǔ)掃描或重新掃描處理。

 ?、輽n案排序

  排序工序應(yīng)在掃描之后,是掃描加工流程中四級質(zhì)量監(jiān)控體系中的第一道檢查工序,主要功能是對掃描工序生成的圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查、核對紙質(zhì)檔案并錄入其索引數(shù)據(jù)項。在排序工序中,掃描的檔案是按“檔案卷”建立索引數(shù)據(jù)項,即每一卷檔案有一條索引信息。排序工序的功能職責(zé)主要包括檢查圖像質(zhì)量、建立索引信息兩部分。

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