所謂檔案數(shù)字化加工外包服務(wù)就是用人員、專門設(shè)備，到用戶駐地進(jìn)行文檔掃描加工、檔案索引建立、檔案目錄打印并刻成光盤等全過(guò)程工作。檔案數(shù)字化加工為切實(shí)保證各類檔案在數(shù)字化過(guò)程中的信息和實(shí)體安全。

　　為了實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化加工工作的規(guī)范化，搞好檔案建設(shè)，便于檔案的保管和利用，根據(jù)《干部檔案工作條例》(以下簡(jiǎn)稱《條例》)及有關(guān)規(guī)定，訂本細(xì)則。單位或企業(yè)想要做檔案數(shù)字化，不確定要多久能做完，針對(duì)這個(gè)問(wèn)題，具體要考慮以下3個(gè)因素：紙質(zhì)檔案數(shù)量、投入做數(shù)字化的人數(shù)以及數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度。

　　一、紙質(zhì)檔案數(shù)量

　　首先，需要預(yù)估下本單位需要進(jìn)行檔案數(shù)字化的范圍、數(shù)量以及檔案類型，明確哪些需要數(shù)字化哪些不需要數(shù)字化，可根據(jù)歸檔范圍進(jìn)行梳理；數(shù)量的估算可以按照紙張規(guī)格或檔案類型進(jìn)行初步估算，如不便于分類可根據(jù)紙質(zhì)檔案存儲(chǔ)方式進(jìn)行粗略估算，是柜子、箱子或是密集架，每個(gè)單位上大概存放多少盒，一盒大概多少頁(yè)等；估算數(shù)量最好精確到頁(yè)。有條件的單位也可邀請(qǐng)專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)幫助單位進(jìn)行數(shù)量的估算。

　　二、投入做數(shù)字化的人數(shù)

　　其一，單位有充足的人員和精力，可以考慮組織自己?jiǎn)挝蝗藛T進(jìn)行數(shù)字化加工的簡(jiǎn)單流程，如掃描、圖片處理等，但也存在如下問(wèn)題，如數(shù)字化格式批量轉(zhuǎn)換、數(shù)據(jù)掛接，單子數(shù)據(jù)系統(tǒng)上傳等流程，專業(yè)程度較高，一般的單位剛開(kāi)始接觸多少有些困難。

　　其二，有條件的單位，可有計(jì)劃地進(jìn)行外包，選擇專業(yè)的檔案中介服務(wù)機(jī)構(gòu)（檔案?jìng)浒割愋托枰瑱n案數(shù)字化）來(lái)進(jìn)行集中統(tǒng)一作業(yè)。

　　下面簡(jiǎn)單對(duì)數(shù)字化方式的選擇進(jìn)行簡(jiǎn)單分析——數(shù)字化外包的優(yōu)勢(shì)分析，減少單位在財(cái)力、人力上的投入，增加資本運(yùn)作的回報(bào)率；

　　對(duì)單位的檔案可做到統(tǒng)一數(shù)字化加工，統(tǒng)一移交并接收；極大地減單位檔案的工作難度，保質(zhì)保量地完成數(shù)字化工作；

　　選擇專業(yè)項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)，管理有序，分工明確，責(zé)任到人；減少勞動(dòng)爭(zhēng)議所帶來(lái)的麻煩避免項(xiàng)目實(shí)施導(dǎo)致的運(yùn)轉(zhuǎn)不靈的結(jié)果；具有時(shí)效性，可設(shè)置時(shí)間范圍和服務(wù)質(zhì)量。

　　三、數(shù)字化設(shè)備的專業(yè)程度

　　數(shù)字化設(shè)備的選擇，具體要根據(jù)紙質(zhì)檔案紙張情況、紙張規(guī)格進(jìn)行選擇。

　　紙張情況來(lái)說(shuō)，紙張厚度、平整度良好，可采用高速掃描儀；紙張較薄或年代較久遠(yuǎn)，特別是稿紙或已經(jīng)泛黃的檔案，就可以采用平板掃描儀、高拍儀等設(shè)備。

　　紙張規(guī)格來(lái)說(shuō)，一般的A4幅面的可選用A4掃描儀，較大尺寸的紙張可選用A3幅面或大幅面掃描儀，特殊規(guī)格的可選用專業(yè)掃描儀，如工程藍(lán)圖，一般選用圖紙掃描儀。

　　西安檔案整理數(shù)字化加工方案

　　隨著檔案信息化的發(fā)展，企事業(yè)單位在進(jìn)行檔案管理工作時(shí)，對(duì)于檔案數(shù)字化的需求也愈發(fā)突出，但是對(duì)于企業(yè)單位的檔案工作者來(lái)說(shuō)，如何推進(jìn)檔案數(shù)字化、進(jìn)行數(shù)字化工作需要什么設(shè)備工具、數(shù)據(jù)如何處理等相關(guān)工作難點(diǎn)也是需要面臨的，那么如何構(gòu)建適合的檔案數(shù)字化方案呢？一起來(lái)了解吧！

　　進(jìn)行檔案數(shù)字化工作，首先需要配置相應(yīng)的工作設(shè)備，比如專門進(jìn)行檔案材料掃描的掃描儀器，幫助檔案材料裝訂的打孔設(shè)備，進(jìn)行數(shù)據(jù)存放和數(shù)據(jù)查詢的軟件系統(tǒng)和硬件存儲(chǔ)設(shè)備等，所以在制作檔案數(shù)字化方案時(shí)，設(shè)備方面的購(gòu)置是需要首先考慮的。

　　其次，對(duì)于需要進(jìn)行檔案數(shù)字化工作的檔案，是不是已經(jīng)完成整理工作的，還是需要再次進(jìn)行材料收集與材料整理，都是需要在數(shù)字化方案中重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。除此之外，對(duì)于檔案數(shù)據(jù)的處理工作，比如檔案數(shù)據(jù)是只存放在光盤、硬盤備份待查？還是需要選擇檔案數(shù)據(jù)掛接軟件在日常工作中進(jìn)行利用？也是需要重點(diǎn)考慮的問(wèn)題。

　　構(gòu)建一份合適的檔案數(shù)字化方案，除了這些重點(diǎn)問(wèn)題之外，還需要結(jié)合實(shí)際情況進(jìn)行細(xì)節(jié)調(diào)整，如需咨詢更多檔案數(shù)字化信息，歡迎致電聯(lián)系中博奧技術(shù)有限公司！

　　西安檔案整理數(shù)字化的常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)

　　下面我們來(lái)介紹一下檔案整理數(shù)字化的常見(jiàn)風(fēng)險(xiǎn)：

　　1.設(shè)備性能風(fēng)險(xiǎn)。

　　因?yàn)閿?shù)字化設(shè)備的性能會(huì)影響檔案的數(shù)字化質(zhì)量，所以明確合作伙伴的硬件配置和掃描質(zhì)量是非常重要的，以確保硬件設(shè)備和掃描質(zhì)量達(dá)到最佳狀態(tài)。

　　2.服務(wù)器容量風(fēng)險(xiǎn)。

　　由于檔案數(shù)字化后產(chǎn)生大量的電子數(shù)據(jù)，企業(yè)在進(jìn)行掃描時(shí)，需要評(píng)價(jià)現(xiàn)有的文件管理信息系統(tǒng)，在服務(wù)器配置方面需要數(shù)據(jù)存儲(chǔ)可行性，充分考慮存儲(chǔ)容量。

　　3.數(shù)據(jù)庫(kù)安全風(fēng)險(xiǎn)。

　　檔案管理信息系統(tǒng)中的檔案數(shù)字化處理需要掛接條目、頻繁讀取數(shù)據(jù)庫(kù)，這對(duì)服務(wù)器造成了一定的安全隱患，需要建立數(shù)據(jù)備份系統(tǒng)，對(duì)數(shù)據(jù)庫(kù)進(jìn)行實(shí)時(shí)備份。

　　4.設(shè)備存儲(chǔ)介質(zhì)安全風(fēng)險(xiǎn)。

　　一些數(shù)字處理設(shè)備有它們自己的儲(chǔ)存功能。在數(shù)字化過(guò)程中和數(shù)字化后，存儲(chǔ)介質(zhì)應(yīng)移交檔案部門統(tǒng)一存放，避免因工作人員離開(kāi)辦公場(chǎng)所而造成企業(yè)機(jī)密泄露。

　　5.檔案保密風(fēng)險(xiǎn)。

　　因?yàn)樗鶅?chǔ)存的檔案涉及企業(yè)的商業(yè)秘密和敏感信息，有可能使外包單位工作人員泄露企業(yè)的商業(yè)秘密，也有可能使檔案數(shù)字化密文件被誤傳到互聯(lián)網(wǎng)。

　　因此，我們依據(jù)日常工作經(jīng)驗(yàn)分析了檔案數(shù)字化的風(fēng)險(xiǎn)，所以選擇好的檔案數(shù)字化公司尤為重要，通過(guò)建立統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，規(guī)范整個(gè)文件管理，包括規(guī)范各業(yè)務(wù)系統(tǒng)的文件管理；構(gòu)建完整的檔案資源信息共享服務(wù)平臺(tái)。

　　西安檔案整理數(shù)字化服務(wù)的意義

　　檔案是歷史的記錄者，也是延續(xù)未來(lái)的基石。它對(duì)國(guó)家、社會(huì)、組織和個(gè)人而言都有重要的憑證和參考作用，具有不可替代的重要價(jià)值。從古代出現(xiàn)檔案的雛形至今已有幾千年，經(jīng)過(guò)時(shí)間和朝代的變化，也是逐漸形成我們目前所知的檔案。那么，為什么要做檔案數(shù)字化呢？

　　首先，我們要知道現(xiàn)在是信息化時(shí)代、網(wǎng)絡(luò)時(shí)代，精良的掃描儀器和安全的操作系統(tǒng)可以做到將紙質(zhì)檔案掃描成電子文件，并通過(guò)系統(tǒng)達(dá)到便捷管理、存放安全、有序利用的目的。檔案數(shù)字化之后不僅能夠提供詳細(xì)、即時(shí)的數(shù)據(jù)信息，同時(shí)還能夠在一定程度上保證檔案的原始記錄性。這樣就可以在政務(wù)平臺(tái)的幫助下，真正做到讓辦事人員足不出戶便可辦理完手續(xù)。

　　其次，檔案是企業(yè)開(kāi)展業(yè)務(wù)活動(dòng)的重要工具和憑證性信息記錄，是其核心信息資源與重要資產(chǎn)。在進(jìn)行檔案數(shù)字化之后，不僅能夠提高工作效率，助力快速完成審核文件內(nèi)容、檢查手續(xù)缺漏等工作，還可以節(jié)約管理成本、保護(hù)檔案原件。

　　為什么要做檔案數(shù)字化呢？因?yàn)閷n案進(jìn)行數(shù)字化不僅是立足于現(xiàn)在，順應(yīng)潮流，適應(yīng)時(shí)代發(fā)展的新舉措、新要求，而且能夠展望未來(lái)，迎接更多挑戰(zhàn)和機(jī)遇。