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隨著社會的發(fā)展和進步,檔案管理對于各個行業(yè)都顯得尤為重要。然而,由于各種原因,很多企業(yè)和機構(gòu)的檔案管理工作存在不完善和混亂的情況,因此很多人開始考慮將檔案整理外包給專業(yè)公司。那么檔案整理外包服務(wù)中有注意哪些事項?
1、選擇合適的檔案整理外包服務(wù)公司至關(guān)重要。檔案整理外包服務(wù)公司很多,選擇一家信譽良好、經(jīng)驗豐富的公司非常重要??梢酝ㄟ^查看公司的工作案例、了解其口碑和背景、與其進行面對面的溝通等方式來準(zhǔn)確評估其專業(yè)水平和能力。
2、要明確自己的需求和目標(biāo)。在將檔案整理外包給公司之前,需要明確自己的需求和目標(biāo),以及對整理后檔案的要求。例如,需要整理什么類型的檔案,是否需要數(shù)字化處理,是否需要建立檔案管理系統(tǒng),通過明確需求和目標(biāo),可以更好地和外包服務(wù)公司進行溝通和合作,確保能夠滿足自己的需求。
3、確保與外包服務(wù)公司有良好的溝通和合作。在整個檔案整理外包的過程中,與服務(wù)公司的溝通和合作至關(guān)重要。要保持雙方的信息暢通,及時溝通和解決問題,確保整個項目能夠順利進行。
4、保護檔案的安全和隱私。檔案整理外包服務(wù)涉及大量的機密和敏感信息,因此要確保檔案的安全和隱私。在選擇合適的服務(wù)公司時,還要了解其相關(guān)的安全措施和隱私保護政策??梢院凸竞炇鸨C軈f(xié)議,明確保護檔案安全和隱私的責(zé)任和義務(wù)。
5、進行監(jiān)管和評估。在整個項目完成后,需要對外包服務(wù)進行監(jiān)管和評估??梢栽u估其整理的效果和質(zhì)量,了解整體的滿意度,以及與預(yù)期目標(biāo)的差距。這樣可以為今后的檔案管理工作提供參考和借鑒,進一步提高檔案管理的效率和質(zhì)量。
綜上所述,只有做到這些,才能確保檔案整理外包服務(wù)工作能夠順利進行,并達到預(yù)期的效果和目標(biāo)。
長春基建檔案整理外包公司服務(wù)內(nèi)容
檔案在現(xiàn)代企業(yè)管理中的地位越來越高了,無論是商業(yè)規(guī)劃還是人事任免都需要利用到檔案。不過檔案的內(nèi)容五花八門,如果不進行系統(tǒng)化的整理是無法有效地進行利用的,但公司往往由于缺少專業(yè)化的檔案管理專員而苦惱,所以今天咱們就來談?wù)剻n案整理外包服務(wù)這件事吧。
檔案可以分為不同的類型,如人事檔案、文書檔案、會計檔案、聲像檔案、實物檔案以及各種專業(yè)檔案。不同的檔案類型對應(yīng)著不同的分類整理方法,如人事檔案,按照《干部人事檔案工作條例》的規(guī)定,人事檔案分為了十個大的類別:履歷類;自傳;考察考核鑒定;學(xué)歷、職稱、科研、培訓(xùn)類;政審審計類;黨團類;獎勵類;處罰類;工資、任免、出國、會議類、重要其他類。
文書檔案按照部門、問題和保管期限分為了永久、定期30年、定期10年。要掌握正確的檔案整理技能確實是一項比較困難的事情,如果單位沒有專業(yè)檔案專員,就需要找專業(yè)的檔案整理外包服務(wù)平臺了。
具體來說,檔案整理外包服務(wù)包含了告知需要補充的材料,待材料收齊之后進行系統(tǒng)化的整理以及錄入系統(tǒng)、數(shù)字化和裝盒上架等服務(wù)。每一個流程還可以細分為不同的步驟。好了,今天的內(nèi)容就為您分享到這里,作為武漢本土專業(yè)化的檔案整理服務(wù)平臺,更多關(guān)于檔案整理外包的服務(wù)還可以咨詢我們的在線客服人員,一定能夠為您排憂解難。
長春基建工程資料文件案卷的歸檔、驗收與移交
建設(shè)工程資料文件案卷的歸檔、驗收與移交
一、歸檔時間應(yīng)符合下列規(guī)定:
1、根據(jù)建設(shè)程序和工程特點;歸檔可分階段分期進行,也可以在單位或分部工程通過竣工驗收后進行。
2、勘察、設(shè)計單位應(yīng)在任務(wù)完成時,施工、監(jiān)理單位應(yīng)當(dāng)在工程驗收前,將各自形成的有關(guān)工程檔案向建設(shè)單位移交。
二、勘察、設(shè)計、施工單位在完備工程文件并整理立卷后,建設(shè)單位或監(jiān)理單位應(yīng)根據(jù)本規(guī)定的要求對檔案文件完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)情況和案卷質(zhì)量進行審查。審查合格后向建設(shè)單位移交。
三、工程檔案一般不少于兩套,一套由于建設(shè)單位保管,一套(原件)移交當(dāng)?shù)爻墙n案館(室)。
四、列入城建檔案館(室)檔案接收范圍的工程,建設(shè)單位在組織工程竣工驗收前,應(yīng)提請城建檔案管理機構(gòu)進行預(yù)驗收。預(yù)驗收合格后,由城建檔案管理機構(gòu)出具體工程檔案認可文件。建設(shè)單位在取得工程檔案認可文件后,方可組織工程竣工驗收。
五、停建、緩建建設(shè)工程的檔案,暫由建設(shè)單位保管。
六、對改建、擴建和維修工程,建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)組織設(shè)計,施工單位據(jù)實修改,補充和完善原工程檔案。對改變部位,應(yīng)當(dāng)重新編工程檔案,并在工程竣工驗收后3個月內(nèi)向城建檔案館(室)移交。
七、建設(shè)單位應(yīng)當(dāng)在工程竣工驗收三個月內(nèi),向城建檔案館報送一套符合規(guī)定的建設(shè)工程檔案。
八、建設(shè)單位向城建檔案館(室)移交工程檔案時,應(yīng)辦理移交手續(xù),填寫移交目錄(一式兩份,雙方各留一份),雙方簽字,蓋章交接。
基建檔案整理流程
將紙質(zhì)文檔通過掃描、錄入等方式將信息存儲到計算機數(shù)據(jù)庫中,以實現(xiàn)檢索快捷方便、同步備份快速簡單、存儲空間小、維護方便、安全等功效。檔案整理數(shù)字化服務(wù)商可以幫助企業(yè)完成這項工作,使企業(yè)今后檔案管理起到事半功倍的效果,提高辦公效率和經(jīng)濟效益。
項目準(zhǔn)備:檔案整理數(shù)字化服務(wù)商和委托企業(yè)制定工作標(biāo)準(zhǔn)和計劃,按企業(yè)要求在規(guī)定的時間、地點完成工作。
定掃描頁:原則上應(yīng)將確定為數(shù)字化對象的紙質(zhì)檔案全部掃描,不宜進行挑掃。如有不需要掃描的頁面應(yīng)加以標(biāo)注。
編制頁號:應(yīng)對沒有頁號或頁號不正確的檔案重新編制頁號。統(tǒng)一位置書寫頁號,且不壓蓋檔案內(nèi)容。同時將破損頁面、缺頁等特殊情況進行登記。
目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備:按照目錄數(shù)據(jù)庫建立時制定的數(shù)據(jù)規(guī)則,對照檔案原件內(nèi)容,規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。并對照需在目錄數(shù)據(jù)庫中進行標(biāo)記的情況進行標(biāo)記。
拆除裝訂:應(yīng)以對紙質(zhì)檔案的保護為原則確定是否拆除裝訂。如需拆除裝訂物,應(yīng)注意保護檔案不受損害,并對排列順序不準(zhǔn)確的檔案進行重排。特殊裝訂且拆除裝訂后需恢復(fù)的檔案,在拆除裝訂物時應(yīng)采用拍照等方式記錄檔案原貌,以便于恢復(fù)。
技術(shù)修復(fù):破損嚴重或其他無法直接進行掃描的紙質(zhì)檔案,應(yīng)先由專業(yè)技術(shù)人員進行技術(shù)修復(fù)。折皺不平影響掃描質(zhì)量的紙質(zhì)檔案應(yīng)先進行壓平等相應(yīng)技術(shù)處理。
數(shù)字化處理:對原紙質(zhì)材料進行掃描,上傳到相應(yīng)的系統(tǒng)。然后對已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進行修圖處理,修掉檔案材料中的折痕、墨塊等。
校驗和掛接:會有不同的工作人員進行第一次校驗和第二次校驗,只有通過兩次校驗都沒有問題,才能接著對檔案進行批量掛接處理,將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目。掛接完成之后還需要進行目錄編撰、圖像處理、掛接校對。
分類和裝訂:在進行數(shù)字化管理之后,需要對紙質(zhì)檔案進行分類和裝訂,以便于后續(xù)的查閱和使用。
數(shù)據(jù)備份:最后需要在光盤或者硬盤中進行數(shù)字化的備份,以防止數(shù)據(jù)丟失。
檔案管理轉(zhuǎn)型數(shù)字化管理是一種趨勢,順應(yīng)互聯(lián)網(wǎng)潮流和時代發(fā)展的要求。很多企業(yè)會把檔案數(shù)字化工作外包檔案整理數(shù)字化服務(wù)商。