2018年，新組建的中華人民共和國自然資源部，開始對不動產(chǎn)登記檔案實施集中管理。不動產(chǎn)登記檔案是指在不動產(chǎn)登記工作中形成的具有保存價值的各種形式各種載體的原始性憑證和材料。不動產(chǎn)登記檔案客觀、全面、真實記錄了工作過程中的各種活動，對于不動產(chǎn)各項工作的開展具有重要的參考價值和指導(dǎo)意義。

 1、 不動產(chǎn)登記檔案的特點

1.1 復(fù)雜性不動產(chǎn)登記主要涉及土地、海域、房屋及林木等定著物，涉及的部門和內(nèi)容多。從不動產(chǎn)登記的類別來看，包括首次登記、變更登記、注銷登記、查封登記等；而從具體不動產(chǎn)權(quán)利來看， 《不動產(chǎn)登記暫行條例》 中明確了十大類適用不動產(chǎn)登記的權(quán)利，包括集體土地所有權(quán)、建設(shè)用地使用權(quán)、地域權(quán)及宅基地使用權(quán)，等等?？梢钥闯觯粍赢a(chǎn)登記工作本身就比較復(fù)雜，而從不動產(chǎn)登記的具體運行來看，各項工作的程序也十分復(fù)雜，譬如，房屋登記工作，需要全面了解土地信息、常住人口、房屋銷售面積等，需要搜集記錄大量的內(nèi)容和數(shù)據(jù)。而我國疆域遼闊且人口眾多，不動產(chǎn)登記工作十分復(fù)雜，相對應(yīng)檔案管理工作也具有復(fù)雜性，管理難度大。

 1.2 動態(tài)性市場經(jīng)濟(jì)快速發(fā)展，不動產(chǎn)交易成為市場交易的一種普遍形式，最為常見的即商品房交易。有交易就會涉及不動產(chǎn)產(chǎn)權(quán)的變化。不動產(chǎn)登記工作是動態(tài)發(fā)展的一項工作，需要即時更新相關(guān)的信息，以確保信息的準(zhǔn)確性，從而確保產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益?；诖?，不動產(chǎn)檔案同樣需實時更新，真實客觀地反映不動產(chǎn)交易的各項活動，檔案管理工作要求及時、全面、客觀、真實。

 1.3 專業(yè)性從專業(yè)性的角度來看，不動產(chǎn)登記檔案具有其獨特性，是一種特殊的專業(yè)檔案，2016年， 《不動產(chǎn)登記暫行條例實施細(xì)則》 頒布，其中第六章第九十四條明確了不動產(chǎn)登記檔案的具體內(nèi)容：一是不動產(chǎn)登記簿等不動產(chǎn)登記結(jié)果；二是不動產(chǎn)登記原始資料，如申請人身份材料、登記原因等。  可以說，不動產(chǎn)登記檔案存儲了權(quán)利人的所有登記信息，能夠為相關(guān)職能部門和個體用戶提供不動產(chǎn)登記信息、出具相關(guān)證明，相比于一般的文書檔案，不動產(chǎn)登記檔案具有較強(qiáng)的專業(yè)性。

 2 、不動產(chǎn)登記檔案管理的問題分析

 2.1 管理難度比較大不動產(chǎn)登記檔案管理難度大主要源于三點原因：一是檔案意識薄弱。不動產(chǎn)登記檔案以法律的形式明確了物權(quán)所有者的權(quán)利，能夠保護(hù)物權(quán)所有者的合法權(quán)益。但在檔案管理的實際工作中仍存在意識不強(qiáng)的問題，部分單位并未出臺符合工作實際的配套管理制度，檔案管理缺乏規(guī)范性。二是配套設(shè)施不完善。互聯(lián)網(wǎng)+時代，檔案的信息化建設(shè)、數(shù)字化管理成為發(fā)展趨勢，但由于資金問題，部分基層管理部門仍存在基礎(chǔ)設(shè)施和設(shè)備不健全的問題，這不利于檔案的規(guī)范化管理。三是檔案數(shù)量與日俱增。隨著市場經(jīng)濟(jì)的繁榮發(fā)展，城市規(guī)模不斷擴(kuò)大，房地產(chǎn)市場十分活躍，不動產(chǎn)管理活動在社會生活中發(fā)揮著越來越大的作用，也造成了各種不動產(chǎn)檔案資料的不斷累積。  發(fā)達(dá)省份的市級單位產(chǎn)生的不動產(chǎn)檔案存卷可能多于100萬卷且資料分散保存在各個不同的部門，難以實現(xiàn)檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理。

 2.2 信息更新不及時前文已經(jīng)提到，不動產(chǎn)登記檔案工作具有較強(qiáng)的動態(tài)性，隨著我國房地產(chǎn)市場的繁榮發(fā)展，不動產(chǎn)交易的數(shù)量和頻次與日俱增，房產(chǎn)權(quán)屬的變更成為普遍現(xiàn)象，這就要求不動產(chǎn)登記檔案管理工作做到信息的即時更新，以確保信息的準(zhǔn)確性和真實性。但從不動產(chǎn)登記工作的實際運行來看，全國范圍內(nèi)每天的交易次數(shù)多，可能存在應(yīng)發(fā)生變更的不動權(quán)屬，但不動產(chǎn)檔案尚未緊隨權(quán)屬的變更而即時更新數(shù)據(jù)，這樣就可能造成后期產(chǎn)生法律糾紛問題。此外，隨著經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的需求，國家的土地政策也歷經(jīng)了多次改變，由于檔案意識薄弱或者專業(yè)人員不足等原因，不動產(chǎn)登記檔案信息更新不及時，從而產(chǎn)生系列后續(xù)問題。

 2.3 管理格局不成熟不動產(chǎn)登記檔案涉及的內(nèi)容十分廣泛，既包括自身各類業(yè)務(wù)工作行程的檔案資料，還包括從不同部門，如農(nóng)業(yè)部門、林業(yè)部門、房管部門等移交過來的檔案資料，形成了一個十分龐大的檔案信息資源庫。目前，不動產(chǎn)檔案管理工作主要由自然資源和規(guī)劃部門負(fù)責(zé)，能夠有效解決城鎮(zhèn)化建設(shè)中住房拆遷安置補(bǔ)償問題和市場經(jīng)濟(jì)中房地產(chǎn)交易問題。但不動產(chǎn)登記檔案涉及多個部門，部分領(lǐng)域不動產(chǎn)登記檔案工作機(jī)制尚不成熟，仍存在收集不齊全完整、保管不規(guī)范等問題，這就給不動產(chǎn)登記檔案的規(guī)范化管理帶來了不良影響。如何進(jìn)一步完善管理格局，逐步實現(xiàn)不動產(chǎn)登記檔案的統(tǒng)一規(guī)范化管理值得探究。

 2.4 數(shù)字化管理不健全 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代，信息技術(shù)快速發(fā)展，“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”大大提升了不動產(chǎn)登記工作的效率，但給不動產(chǎn)登記檔案管理帶來了沖擊，主要體現(xiàn)為三個方面：一是不動產(chǎn)登記機(jī)構(gòu)更加注重精簡流程，業(yè)務(wù)部門完成登記后，未即時與檔案管理部門完成有效對接，由此造成業(yè)務(wù)工作與歸檔工作脫節(jié)。二是“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”，此種工作方式能夠?qū)崿F(xiàn)“不見面審批”，推行“無紙化辦公”，但部分機(jī)構(gòu)忽視電子文件的歸檔，只是在業(yè)務(wù)系統(tǒng)中完成信息的相關(guān)登記，并未完整保存好業(yè)務(wù)過程中形成的各類電子文件，導(dǎo)致登記材料缺失影響正常歸檔。三是“互聯(lián)網(wǎng)+不動產(chǎn)登記”形成的檔案資料包括紙質(zhì)和電子兩種載體，相比于傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案管理，檔案管理的手段和方式均需進(jìn)行調(diào)整。 

 3、 不動產(chǎn)登記檔案規(guī)范化管理探析

 3.1 參照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，完善管理制度完善的管理制度能夠為不動產(chǎn)登記檔案的規(guī)范化管理提供執(zhí)行依據(jù)，為實現(xiàn)檔案管理的規(guī)范化、科學(xué)化、現(xiàn)代化，各省市職能部門均結(jié)合自身不動產(chǎn)登記工作實際出臺了相應(yīng)的管理規(guī)范。譬如，2019年，湖南省不動產(chǎn)登記中心制定的 《不動產(chǎn)登記檔案管理規(guī)范》正式發(fā)布，立足湖南省不動產(chǎn)登記工作實際，明確了不動產(chǎn)登記檔案的分類標(biāo)準(zhǔn)、歸檔范圍及保管期限等相關(guān)規(guī)范，對于推動省內(nèi)不動產(chǎn)登記檔案的管理具有重要意義。職能部門出臺的相關(guān)管理規(guī)范在檔案管理方面發(fā)揮著重要作用，完善相關(guān)管理制度要參照相關(guān)的標(biāo)準(zhǔn)，如《中華人民共和國檔案法》《不動產(chǎn)登記暫行條例》《不動產(chǎn)登記暫行條例實施細(xì)則》等，這些是開展不動產(chǎn)檔案管理工作的重要參照標(biāo)準(zhǔn)，在遵循法律法規(guī)的前提下，要以上述規(guī)定標(biāo)準(zhǔn)為主要指導(dǎo)依據(jù)。

 3.2 理順工作機(jī)制，實施動態(tài)管理不動產(chǎn)登記檔案具有較強(qiáng)的實時性，需要進(jìn)行動態(tài)管理，保障產(chǎn)權(quán)人的合法權(quán)益。實施動態(tài)管理需關(guān)注三點內(nèi)容：一是實現(xiàn)業(yè)務(wù)工作與檔案工作的無縫對接。不動產(chǎn)登記工作本身就具有動態(tài)性，任何環(huán)節(jié)的變動、任何信息的更改均會影響檔案，檔案管理工作要緊隨業(yè)務(wù)工作的進(jìn)度適時更新相關(guān)信息。二是明確各職能機(jī)構(gòu)的職責(zé)。不動產(chǎn)登記檔案管理工作涉及多個部門，各部門之間應(yīng)強(qiáng)化交流，對檔案管理工作進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)劃，明確各職能部門在檔案管理中的作用并督促落實各項工作，確保檔案收集的齊全完整。三是要強(qiáng)化檔案意識。通過宣傳教育進(jìn)一步強(qiáng)化產(chǎn)權(quán)人、業(yè)務(wù)辦理人員和檔案管理人員的檔案意識，各參與人員意識到檔案的重要性有利于實現(xiàn)各方的良性溝通，有利于做好檔案數(shù)據(jù)的更新工作。

 3.3 掌握核心技術(shù)，推進(jìn)數(shù)字管理 “互聯(lián)網(wǎng)+”時代，不動產(chǎn)登記檔案面臨新的機(jī)遇與挑戰(zhàn)，檔案管理的模式需要進(jìn)一步完善以適應(yīng)不斷變化的形勢。不動產(chǎn)登記檔案管理機(jī)構(gòu)應(yīng)充分運用大數(shù)據(jù)、云存儲等先進(jìn)技術(shù)，實現(xiàn)檔案的智能化管理。推進(jìn)數(shù)字化管理可以從三個方面著手：一是逐步推進(jìn)傳統(tǒng)載體檔案的數(shù)字化建設(shè)。將以前遺留的紙質(zhì)載體檔案進(jìn)行數(shù)字化處理，采用 OCR識別技術(shù)將數(shù)字化形成的圖像文件轉(zhuǎn)化為文字文件，實現(xiàn)檔案的全文檢索。二是建立不動產(chǎn)登記檔案管理系統(tǒng)，實現(xiàn)各業(yè)務(wù)系統(tǒng)與檔案管理系統(tǒng)的有效對接，用大數(shù)據(jù)思維管理檔案，檔案的收集、利用等各項工作均實現(xiàn)在線辦理。三是注重信息化人才的引進(jìn)與培養(yǎng)。不動產(chǎn)登記檔案的數(shù)字化管理是一項系統(tǒng)工程，是一個持續(xù)性發(fā)展的工作，需要專業(yè)的人才作保障。在人才引進(jìn)階段，注重考察人才的專業(yè)技能、信息技術(shù)及職業(yè)素養(yǎng)。此外，注重人才的培養(yǎng)，系統(tǒng)開展專業(yè)技能、信息技術(shù)、知識結(jié)構(gòu)和服務(wù)理念等方面的培訓(xùn)，以更好地適應(yīng)不動產(chǎn)登記檔案管理工作出現(xiàn)的新變化和新需求。