在建設(shè)工程項目中，工程資料、工程檔案是直接反應(yīng)工程在施工過程中的真實記錄。保管好工程項目資料是建筑企業(yè)發(fā)展的客觀需要，也是反映工程質(zhì)量的基礎(chǔ)材料，還是施工企業(yè)管理水平的綜合體現(xiàn)。

　　建設(shè)工程檔案如此重要，那么你了解工程檔案嗎？工程檔案包括哪些內(nèi)容，又該如何管理？本篇文章從全局的視角為您梳理工程檔案管理應(yīng)用。

　　01建設(shè)工程檔案管理包括哪些內(nèi)容？

　　建設(shè)工程檔案又稱為項目檔案、基建檔案，是指在建設(shè)過程中形成的具有歸檔保存價值的文字、圖表、聲像等各種形式的歷史記錄的總稱。

　　從具體工程工作流程的角度上來說，工程資料管理是為工程資料的填寫、編制、審批、收集、整理、組卷、移交及歸檔等相關(guān)工作。主要是對文字材料、圖紙、圖表、聲像材料等。

　　建設(shè)工程檔案形成的過程貫穿可研-立項-初設(shè)-開工準(zhǔn)備-施工-竣工驗收全生命周期，包括建設(shè)項目從從提出、立項、規(guī)劃、征地、勘察、設(shè)計、招投標(biāo)、施工、建立到竣工驗收備案等工程建設(shè)全過程形成的各種載體的文件和資料。

　　具體來說，工程建設(shè)檔案資料是指規(guī)劃文件資料、建設(shè)文件資料、施工技術(shù)資料、竣工圖與竣工測量資料和竣工驗收資料、聲像資料等資料。

　　02工程建設(shè)資料如何轉(zhuǎn)化為檔案？

　　我們知道，檔案是保存?zhèn)洳榈臍v史文件。檔案是由文件或叫文書轉(zhuǎn)化而來的。廣義的“文件”不僅指常規(guī)的機(jī)關(guān)文書，也包括技術(shù)文件、各種手稿等工作中直接使用的材料。資料是一個相對性的、動態(tài)性極強(qiáng)的概念，外延極寬。只要對人們研究解決某一問題有信息支撐價值，無論其具體是什么，均可視為資料。

　　那么工程資料如何轉(zhuǎn)化為工程檔案？需要滿足以下三個條件：

　　（1）辦理完畢或處理完畢的文件才能作為檔案。

　?。?）對日后實際工作和科學(xué)研究等活動具有一定查考利用價值的文件，才有必要作為檔案保存。

　?。?）按照一定規(guī)律保存起來的文件，才能最后成為檔案。

　　03建設(shè)工程檔案都有哪些載體？

　　工程檔案的記載手段是多種多樣的，除了紙質(zhì)材料外，還存在大量其它形式的載體，包括磁性材料、感光材料和其它合成材料等。

　　建設(shè)工程文件和檔案資料的特殊載體檔案包括聲像檔案、電子檔案。建設(shè)工程聲像檔案是竣工檔案不可缺少的重要組成部分，是反映建設(shè)工程現(xiàn)場原地物、地貌和工程施工主要過程及建成后的建（構(gòu)）筑物的照片、錄音、錄像檔案。

　　錄音、錄像檔案，是指專門的器械和材料，采用錄音、錄像的方法，記錄聲音和圖像的一種特殊載體的檔案，分為機(jī)械錄音檔案（唱片檔案）、磁帶錄音檔案和磁帶錄像檔案等。

　　照片檔案是指采用感光材料，利用攝影的方法記錄形象的歷史記錄。電子檔案，是指利用計算機(jī)技術(shù)形成的，以代碼形式存儲于特定介質(zhì)上的檔案，如磁盤、磁帶、光盤等。

　　青海省基建檔案整理外包公司的整理流程

　　基建檔案是指基建項目在立項、設(shè)計、施工、竣工等各個階段所形成的各種文件材料。這些文件材料不僅記錄了基建項目的歷史和現(xiàn)狀，還反映了該項目的整體規(guī)劃和未來發(fā)展，對于后續(xù)的維護(hù)和管理具有重要意義。

　　一、基建檔案的意義和作用

　　記錄歷史：基建檔案是對基建項目整個生命周期的記錄，包括項目的立項、設(shè)計、施工、竣工等各個階段。這些檔案文件可以作為歷史資料，為今后的維護(hù)和管理提供參考。

　　決策依據(jù)：基建檔案可以作為決策的依據(jù)，為項目改造、擴(kuò)建等提供詳細(xì)的技術(shù)資料和數(shù)據(jù)支持。同時，這些檔案也可以為類似項目的規(guī)劃和設(shè)計提供參考。

　　維護(hù)和管理：基建檔案可以為項目的維護(hù)和管理提供依據(jù)和支持。在項目運行過程中，一旦出現(xiàn)故障或問題，可以通過查閱基建檔案迅速找到問題所在并采取相應(yīng)措施。

　　法律憑證：基建檔案還可以作為法律憑證，為項目糾紛和處理提供證據(jù)和支持。例如，在涉及到土地糾紛、工程質(zhì)量等問題時，基建檔案可以發(fā)揮重要作用。

　　二、基建檔案的分類和組成

　　工程準(zhǔn)備階段文件：包括項目建議書、可行性研究報告、選址報告、用地申請文件等。

　　施工文件：包括施工圖紙、施工計劃、施工記錄、驗收報告等。

　　竣工文件：包括竣工圖紙、竣工報告、質(zhì)量評估報告等。

　　其他文件：包括合同、招投標(biāo)文件、財務(wù)文件、人員管理文件等。

　　三、基建檔案的整理和管理

　　建立檔案管理機(jī)構(gòu)：建立專門的檔案管理機(jī)構(gòu)，負(fù)責(zé)基建檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　收集文件材料：基建檔案整理的第一步是收集與基建項目相關(guān)的所有文件材料。這些文件可能包括工程計劃書、合同、圖紙、施工記錄、驗收報告等等。確保這些文件齊全、完整，以便后續(xù)的整理工作。

　　分類和歸檔：將收集到的文件材料按照基建項目的不同階段或主題進(jìn)行分類。例如，可以分為項目前期文件、施工文件、驗收文件等。分類后，將每一類別的文件進(jìn)行歸檔，建立基建檔案的框架體系。

　　文件編號和標(biāo)識：為每個文件分配一個唯一的編號，以便快速識別和檢索。編號可以包括項目名稱、階段、序號等信息。同時，為每個文件添加必要的標(biāo)題和描述，以便了解文件的內(nèi)容和重要性。

　　整理文件順序：按照基建項目的進(jìn)展順序或邏輯關(guān)系，對已歸檔的文件進(jìn)行排序。確保文件的順序合理、清晰，以便后續(xù)的查閱和使用。

　　編寫檔案目錄：為每個歸檔的文件編制目錄，包括文件名稱、編號、日期等信息。檔案目錄可以幫助使用者快速了解基建檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。

　　備份和電子化：對基建檔案進(jìn)行備份，以防文件丟失或損壞。同時，考慮將檔案進(jìn)行電子化處理，方便遠(yuǎn)程查閱和共享。

　　定期檢查和更新：定期對基建檔案進(jìn)行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如果發(fā)現(xiàn)有缺失或錯誤，及時進(jìn)行補(bǔ)充和更正。

　　維護(hù)和使用：維護(hù)基建檔案的安全和保密性，確保只有授權(quán)人員可以訪問。同時，建立合理的使用制度，規(guī)范查閱和使用基建檔案的流程。

　　定期整理和清理：定期對基建檔案進(jìn)行整理和清理，去除過期或不再需要的文件，以節(jié)省存儲空間和提高查閱效率。

　　培訓(xùn)和教育：對參與基建檔案管理的人員進(jìn)行培訓(xùn)和教育，提高他們的檔案管理意識和技能水平。同時，加強(qiáng)相關(guān)人員對基建檔案重要性的認(rèn)識，提高檔案管理的整體水平。

　　基建檔案整理的人員職責(zé)

　　(一)收集、整理工程所形成的各類有保存、利用價值的文學(xué)、圖紙、聲像材料，確保其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。

　　(二)堅持平時立卷，按照基建檔案歸檔管理中的要求，積累、整理、保管基建資料，制定案卷類目，建立卡片，合理存放。

　　(三)參與基建工程竣工驗收，負(fù)責(zé)檢查竣工資料，并主動接受學(xué)校檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)檢查，按規(guī)定向校檔案室歸檔有關(guān)某建竣工工程資料。

　　(四)負(fù)責(zé)檔案室資料的安全管理，對重要文件作好備份，注意檔案資料的保密工作，定期對庫藏檔案清理核對、做到賬物相符。對破損或載體變質(zhì)的檔案要及時進(jìn)行修補(bǔ)復(fù)印。

　　(五)負(fù)責(zé)施工圖紙、資料的收發(fā)、登記工作，作好歸檔書刊的使用登記保管工作。

　　(六)加強(qiáng)業(yè)務(wù)學(xué)習(xí)，提高自身工作能力。

　　(七)完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。

　　基建檔案整理掃描的難點

　　基建檔案整理掃描的難點主要包括以下幾個方面：

　　1.檔案數(shù)量龐大：基建項目通常涉及大量的文件、圖紙、報告等檔案資料，數(shù)量龐大，整理和掃描的工作量較大。

　　2.檔案種類繁多：基建檔案包括建筑設(shè)計圖、施工圖紙、竣工圖紙、驗收報告、合同等多種類型，每種類型的檔案都需要按照特定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行整理和掃描。

　　3.檔案質(zhì)量參差不齊：由于基建項目的建設(shè)周期較長，涉及的單位和人員較多，檔案資料的質(zhì)量參差不齊，有些檔案可能存在缺失、損壞、模糊等問題，需要進(jìn)行修復(fù)和處理。

　　4.檔案管理不規(guī)范：有些基建項目的檔案管理不規(guī)范，檔案存放混亂，沒有建立完善的檔案管理制度，給整理和掃描工作帶來困難。

　　5.技術(shù)要求高：基建檔案整理掃描需要使用專業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，對操作人員的技術(shù)要求較高，需要進(jìn)行專業(yè)的培訓(xùn)和指導(dǎo)。

　　總的來說，基建檔案整理掃描的難點主要包括檔案數(shù)量龐大、種類繁多、質(zhì)量參差不齊、管理不規(guī)范和技術(shù)要求高等方面。為了解決這些問題，需要建立完善的檔案管理制度，加強(qiáng)檔案資料的收集和管理，提高檔案質(zhì)量，選擇專業(yè)的掃描設(shè)備和軟件，提高操作人員的技術(shù)水平。只有這樣，才能確?；n案整理掃描工作的順利進(jìn)行，為基建項目的管理和維護(hù)提供有力的支持。