作為一名資深的檔案工作者，我在檔案整理業(yè)務(wù)板塊也是有很深的感受，每次和其他企業(yè)在檔案工作對接時，也發(fā)現(xiàn)了很多問題。這期我們就來看一下，檔案整理外包的優(yōu)勢有哪些？

　　首先就是檔案整理外包機構(gòu)在對檔案政策的敏感度、專業(yè)性更強。就人事檔案整理工作來說，我們常說的“檔案十大類”分類看似簡單，但是如果沒有多年的工作經(jīng)驗實踐，僅憑幾天的短暫的理論培訓(xùn)，是無法按要求完成工作。每一份檔案的情況都會有所不同，特別是有提拔或年代久遠的干部檔案，不僅材料內(nèi)容復(fù)雜，很多紙質(zhì)材料在分類上會存在一定的爭議，一不小心就會放錯類別。

　　其次，人事檔案整理工作是一個漫長的過程，不僅耗費時間長，同時需要工作人員有足夠的耐心。從檔案的清點、核查，到十大類的分類，最后編目裝訂上架，每一步都是相互承接，特別是最后的二次審查抽查環(huán)節(jié)，錯一步就可能重新開始前面的工序。

　　所以在選擇檔案整理外包公司時，不僅要看對方的資質(zhì)是否齊全，同時需要從業(yè)人員有極強的專業(yè)度，對人事檔案整理工作政策有熟練的解讀，為企業(yè)提供有力的理論支撐。

　　南寧基建檔案的整理和管理

　　建立檔案管理機構(gòu)：建立專門的檔案管理機構(gòu)，負(fù)責(zé)基建檔案的收集、整理、保管和利用工作。

　　收集文件材料：基建檔案整理的第一步是收集與基建項目相關(guān)的所有文件材料。這些文件可能包括基建計劃書、合同、圖紙、施工記錄、驗收報告等等。確保這些文件齊全、完整，以便后續(xù)的整理工作。

　　分類和歸檔：將收集到的文件材料按照基建項目的不同階段或主題進行分類。例如，可以分為項目前期文件、施工文件、驗收文件等。分類后，將每一類別的文件進行歸檔，建立基建檔案的框架體系。

　　文件編號和標(biāo)識：為每個文件分配一個唯一的編號，以便快速識別和檢索。編號可以包括項目名稱、階段、序號等信息。同時，為每個文件添加必要的標(biāo)題和描述，以便了解文件的內(nèi)容和重要性。

　　整理文件順序：按照基建項目的進展順序或邏輯關(guān)系，對已歸檔的文件進行排序。確保文件的順序合理、清晰，以便后續(xù)的查閱和使用。

　　編寫檔案目錄：為每個歸檔的文件編制目錄，包括文件名稱、編號、日期等信息。檔案目錄可以幫助使用者快速了解基建檔案的內(nèi)容和結(jié)構(gòu)。

　　備份和電子化：對基建檔案進行備份，以防文件丟失或損壞。同時，考慮將檔案進行電子化處理，方便遠程查閱和共享。

　　定期檢查和更新：定期對基建檔案進行檢查，確保檔案的完整性和準(zhǔn)確性。如果發(fā)現(xiàn)有缺失或錯誤，及時進行補充和更正。

　　維護和使用：維護基建檔案的安全和保密性，確保只有授權(quán)人員可以訪問。同時，建立合理的使用制度，規(guī)范查閱和使用基建檔案的流程。

　　定期整理和清理：定期對基建檔案進行整理和清理，去除過期或不再需要的文件，以節(jié)省存儲空間和提高查閱效率。

　　培訓(xùn)和教育：對參與基建檔案管理的人員進行培訓(xùn)和教育，提高他們的檔案管理意識和技能水平。同時，加強相關(guān)人員對基建檔案重要性的認(rèn)識，提高檔案管理的整體水平。

　　基建檔案管理要求

　　1、基建資料歸檔規(guī)定

　?。?）凡各項目部新建、改建、擴建的工業(yè)與民用建筑、建筑設(shè)備安裝和裝飾裝修基建，其基建資料均應(yīng)交公司基建管理處檔案室歸檔。投資額在３０萬元或在建筑面積３００平方米及其以上的基建資料還必須交當(dāng)?shù)貦n案館存檔。

　?。?）基建文件的立卷分類應(yīng)符合地方標(biāo)準(zhǔn)DB64/266-2003《建筑基建資料管理規(guī)程》的要求。

　　2、歸檔文件的質(zhì)量要求

　?。?）歸檔的基建文件應(yīng)盡可能保證為原件，必須保證為原件的有以下內(nèi)容：

　　a）竣工圖、基建中標(biāo)通知書、施工承包合同，各種物資材料進場合格證、檢測報告、復(fù)試報告等。

　　b）單位基建質(zhì)量竣工驗收記錄、單位基建質(zhì)量控制資料核查記錄、單位基建安全和功能檢驗核查資料及主要功能抽查記錄。單位基建觀感質(zhì)量檢查記錄。

　　c）分部、分項、檢驗批施工質(zhì)量驗收資料。

　　d）竣工驗收備案資料或竣工驗收證明書。

　?。?）基建文件的內(nèi)容及其深度必須符合國家有關(guān)基建勘察、設(shè)計、施工、監(jiān)理等方面的技術(shù)規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)程。

　?。?）基建文件的內(nèi)容必須真實、準(zhǔn)確，與基建實際相符合。

　　（4）基建文件應(yīng)采用耐久性強的書寫材料，如碳素墨水、藍黑墨水，不得使用易褪色的書寫材料，如：紅色墨水、純藍墨水、圓珠筆、復(fù)寫紙、鉛筆等。

　　（5）基建文件應(yīng)字跡清楚，圖樣清晰，圖表整潔，簽字蓋章手續(xù)完備。

　?。?）卷內(nèi)目錄、卷內(nèi)備考表、案卷內(nèi)封面應(yīng)采用70ｇ以上白色書寫紙制作，統(tǒng)一采用Ａ４幅面。

　　3、立卷的原則和方法

　　（1）立卷應(yīng)遵循基建文件的自然形成規(guī)律，保持卷內(nèi)文件的有機聯(lián)系，便于檔案的保管和利用。

　　（2）一個建設(shè)基建由多個單位基建組成時，基建文件應(yīng)按單位基建組卷。施工文件可按單位基建、專業(yè)、分部基建、階段等組卷。

　?。?）竣工圖可按單位基建、專業(yè)等組卷。所有竣工圖均應(yīng)加蓋竣工圖章。

　　為什么要做基建檔案收集

　　基建檔案館開展的檔案收集工作必須按照法規(guī)、規(guī)范的要求進行。基建檔案機構(gòu)是一個城市集中保管重要基建檔案的基地，基建檔案的收集是以國家法律、法規(guī)為保障。各級基建檔案館應(yīng)當(dāng)按照國家法律、法規(guī)，在“統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)、分級管理”的原則下，全力收集屬于本地區(qū)收集范圍內(nèi)的基建檔案和有關(guān)資料，不斷豐富館藏，完善館藏結(jié)構(gòu)。

　　基建檔案收集工作的意義，主要體現(xiàn)在以下三個方面：

　　1、基建檔案收集工作是檔案工作的基礎(chǔ)。俗語說“巧婦難為無米之炊”。沒有檔案收集工作為前提，檔案館（室）就缺乏開展檔案工作的基本條件，檔案的整理、保管、鑒定、利用工作就無從談起，檔案工作就沒有賴以存在的物質(zhì)基礎(chǔ)。因此，收集工作是檔案工作諸環(huán)節(jié)中的首要環(huán)節(jié)，也是檔案工作的起點。

　　2、基建檔案收集是實現(xiàn)檔案集中統(tǒng)一管理的基本手段和具體措施?；n案是國家重要的寶貴財富和重要的信息資源，對國家規(guī)定應(yīng)該歸檔的各種重要基建檔案，各單位不得分散保存，任何個人都不能據(jù)為己有。只有通過行之有效的檔案收集工作，才能將分散的檔案材料集中到基建檔案館，形成統(tǒng)一的檔案信息保管基地，實行科學(xué)規(guī)范的管理，才能便于社會各方面的有效利用。

　　3、基建檔案收集是決定檔案館存在和發(fā)展的重要條件。收集工作的效果決定檔案館（室）藏檔案的數(shù)量多少與質(zhì)量高低。檔案數(shù)量的多少決定檔案工作規(guī)模的大??；檔案質(zhì)量的好壞決定檔案業(yè)務(wù)工作水平的高低。收集工作的質(zhì)量還直接影響到基建檔案工作的其他業(yè)務(wù)環(huán)節(jié)，影響到整個檔案館的工作水平和質(zhì)量。

　　只有將檔案收全、收好，才有條件為社會各界提供良好的基建檔案信息利用服務(wù)，滿足社會對基建檔案信息的需要，才能使基建檔案館真正成為保存重要基建檔案資料的基地和開發(fā)利用基建檔案信息的中心。檔案收集在整個檔案工作中具有十分重要的地位。