紙質(zhì)檔案的存放可能會(huì)因?yàn)槟晗捱^程而產(chǎn)生長霉發(fā)黃或者是字跡退化等問題。為了避免這些問題，我們就需要把進(jìn)行檔案數(shù)字化，讓材料以網(wǎng)絡(luò)化的形式有限延長原件的保存時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存。

　　那么什么是檔案數(shù)字化呢？檔案數(shù)字化就是指把檔案通過計(jì)算機(jī)掃描的方法把檔案紙質(zhì)原件進(jìn)行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化。一般情況下，我們需要先把檔案按照十大類要求進(jìn)行整理分類、排序、編目、著錄，然后再進(jìn)行數(shù)字化。

　　在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)我們需要先對(duì)原紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，上傳到相應(yīng)的系統(tǒng)；然后對(duì)已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進(jìn)行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等；接著會(huì)有不同的工作人員進(jìn)行第一次校驗(yàn)和第二次校驗(yàn)，只有通過兩次校驗(yàn)都沒有問題，我們才能接著對(duì)檔案進(jìn)行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目；

　　掛接完成之后我們還需要進(jìn)行目錄編撰、圖像處理、掛接校對(duì)；接下來進(jìn)行對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類和裝訂。最后在光盤或者硬盤中進(jìn)行數(shù)字化的備份。數(shù)字化完成之后我們還需要對(duì)光盤進(jìn)行檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行整體驗(yàn)收，由技術(shù)人員將加工完并審核無誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)倒入相應(yīng)的庫中。

　　檔案數(shù)字化能夠有效地延長我們紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間，檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎P(guān)注中博奧技術(shù)有限公司，了解更多檔案數(shù)字化信息。

　　檔案整理數(shù)字化流程

　　檔案整理工作是檔案管理的基礎(chǔ)工作之一。作為檔案管理工作中較為常見的檔案種類之一的人事檔案，在開展檔案管理工作時(shí)，首要的就是做好檔案整理工作。而隨著人事檔案管理工作的發(fā)展，推行人事檔案信息化建設(shè)也是開展檔案管理的新趨勢之一。那么開展人事檔案整理及數(shù)字化工作的流程有哪些呢？一起來了解一下吧！

　　人事檔案整理及數(shù)字化工作并不是隨心所欲的，檔案管理政策法規(guī)對(duì)于人事檔案的整理會(huì)進(jìn)行十大類的分類細(xì)則，所以做好檔案整理的第一步就是根據(jù)檔案十大類準(zhǔn)則進(jìn)行檔案材料的收集與查漏補(bǔ)缺工作。當(dāng)然，檔案收集工作并不是一次性的，隨著時(shí)間的推移還會(huì)產(chǎn)生許多需要收集歸檔的檔案資料，做好人事檔案的收集工作也是檔案日常管理的工作內(nèi)容之一。

　　當(dāng)然，檔案整理不僅僅是進(jìn)行檔案收集工作，除此之外還需要進(jìn)行材料排序、人事檔案目錄編寫、檔案材料祛釘修整，才是完成了檔案整理工作的主要環(huán)節(jié)，同時(shí)才能進(jìn)入檔案數(shù)字化加工流程。數(shù)字化加工需要對(duì)紙質(zhì)檔案載體進(jìn)行電子掃描，同時(shí)對(duì)于檔案掃描件進(jìn)行修圖、校對(duì)等工作，才能將紙質(zhì)載體檔案變成電子載體信息進(jìn)行存儲(chǔ)。

　　人事檔案整理及數(shù)字化工作對(duì)于推進(jìn)檔案管理與資源的利用有很大的幫助，所以做好整理及數(shù)字化工作是有益于企業(yè)進(jìn)行人事檔案管理的！

　　檔案整理數(shù)字化注意事項(xiàng)

　　檔案信息是企業(yè)的核心資源和重要資產(chǎn)，隨著科技的飛速發(fā)展，數(shù)字化、智能化對(duì)企業(yè)的發(fā)展越來越重要。那么在武漢，檔案數(shù)字化服務(wù)的選擇需要注意什么呢？

　　第一，采用科學(xué)的技術(shù)指標(biāo)。熟悉掌握檔案數(shù)字化相關(guān)的規(guī)范文件。例如，紙質(zhì)檔案掃描加工的主要技術(shù)參數(shù)要求涉及色彩模式、分辨率、存儲(chǔ)格式和壓縮率等。其中掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。建議掃描分辨率不小于300dpi。

　　第二，采用規(guī)范的加工流程。檔案數(shù)字化加工的流程主要包括檔案整理、目錄建庫、檔案掃描、圖像處理、圖像存儲(chǔ)、數(shù)據(jù)質(zhì)檢、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。不可遺漏任何一個(gè)工作環(huán)節(jié)，否則可能導(dǎo)致數(shù)字化成果不合格、不可用。

　　第三，采用嚴(yán)謹(jǐn)?shù)倪^程管理。在數(shù)字化加工過程中，建立問題反饋機(jī)制，階段性對(duì)數(shù)字化成果進(jìn)行檢驗(yàn)和修正，加強(qiáng)對(duì)質(zhì)量的檢測和過程的監(jiān)控。

　　檔案整理：在進(jìn)行數(shù)字化之前，要對(duì)檔案進(jìn)行整理，包括排序、分類、去重、檢查文件完整性和準(zhǔn)確性等。確保檔案材料的齊全、有序和準(zhǔn)確。

　　圖像處理、質(zhì)量控制：慎用裁切、橡皮擦等圖像工具，避免對(duì)原始檔案造成不必要的損害；需要對(duì)數(shù)字化過程中的圖像質(zhì)量、文件完整性、數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性等進(jìn)行嚴(yán)格把關(guān)，確保數(shù)字化成果的質(zhì)量。

　　數(shù)據(jù)存儲(chǔ)和管理、數(shù)據(jù)保密和權(quán)限控制：確保數(shù)字化后的檔案數(shù)據(jù)安全存儲(chǔ)，并進(jìn)行有效的管理和維護(hù)；選擇合適且多樣化的存儲(chǔ)設(shè)備，如硬盤、光盤、云存儲(chǔ)等，以保證數(shù)據(jù)的安全性和可持續(xù)性；在檔案數(shù)字化過程中，要加強(qiáng)對(duì)敏感和機(jī)密信息的保護(hù)，設(shè)置相應(yīng)的權(quán)限控制，確保檔案數(shù)據(jù)的安全性。

　　建立索引：建立索引，便于檔案管理員查找和利用檔案信息。

　　外包服務(wù)管理：如果需要進(jìn)行檔案整理及數(shù)字化的外包服務(wù)，選擇外包公司的時(shí)候不僅要鑒別單位的資質(zhì)，還需要按照上述注意事項(xiàng)進(jìn)行嚴(yán)格的管理和監(jiān)督，確保外包服務(wù)的質(zhì)量和檔案安全。

　　通過以上注意事項(xiàng)，可以確保檔案整理及數(shù)字化工作的順利進(jìn)行，提高檔案管理效率，并且達(dá)到保護(hù)原始檔案的目的。

　　檔案整理數(shù)字化的作用

　　檔案整理數(shù)字化是指將紙質(zhì)檔案通過數(shù)字化技術(shù)手段轉(zhuǎn)換為電子文件，以實(shí)現(xiàn)檔案信息的數(shù)字化管理和利用。這一服務(wù)在現(xiàn)代信息化社會(huì)中具有重要作用。以下是關(guān)于檔案整理數(shù)字化的作用：

　　1.提高檔案管理效率：數(shù)字化檔案可以通過電子檢索系統(tǒng)快速搜索、定位和獲取所需檔案信息，大大提高檔案管理的效率。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案需要耗費(fèi)大量時(shí)間和人力進(jìn)行查找和整理，而數(shù)字化檔案可以在幾秒鐘內(nèi)完成檢索，節(jié)省了大量的人力資源。

　　2.便于檔案共享與協(xié)同：數(shù)字化檔案可以實(shí)現(xiàn)檔案信息的共享與協(xié)同。不同部門、機(jī)構(gòu)或單位之間可以通過網(wǎng)絡(luò)平臺(tái)共享數(shù)字化檔案，避免了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案流轉(zhuǎn)和傳遞帶來的時(shí)間和空間限制。同時(shí)，數(shù)字化檔案也方便了多個(gè)團(tuán)隊(duì)或部門之間的合作與協(xié)同。

　　3.提升檔案保護(hù)水平：紙質(zhì)檔案容易受到自然災(zāi)害、人為損毀等風(fēng)險(xiǎn)的影響，數(shù)字化檔案可以有效地提升檔案的保護(hù)水平。數(shù)字化檔案可以進(jìn)行多重備份，保證檔案信息的安全性和穩(wěn)定性。此外，數(shù)字化檔案不會(huì)受到紙張老化、蟲蛀等問題的困擾，有助于長期保存檔案信息。

　　4.節(jié)約空間與資源：紙質(zhì)檔案需要大量的存儲(chǔ)空間和人力維護(hù)成本。通過數(shù)字化檔案整理，可以節(jié)約存儲(chǔ)空間，減少紙張和印刷材料的使用，降低環(huán)境壓力，實(shí)現(xiàn)可持續(xù)發(fā)展。同時(shí)，數(shù)字化檔案也減少了傳統(tǒng)檔案整理和管理所需的人力資源。

　　5.促進(jìn)信息化建設(shè)：數(shù)字化檔案整理是信息化建設(shè)的重要組成部分。通過數(shù)字化檔案整理，可以促進(jìn)各個(gè)部門、機(jī)構(gòu)或單位信息化水平的提高，推動(dòng)現(xiàn)代化管理模式的應(yīng)用，推進(jìn)數(shù)字化城市建設(shè)。

　　綜上所述，檔案整理數(shù)字化在提高檔案管理效率、便于檔案共享與協(xié)同、提升檔案保護(hù)水平、節(jié)約空間與資源以及促進(jìn)信息化建設(shè)等方面具有重要作用。數(shù)字化檔案的應(yīng)用可以提高工作效率，增強(qiáng)檔案信息的安全與穩(wěn)定性，推動(dòng)信息化建設(shè)的發(fā)展。因此，積極推進(jìn)檔案整理數(shù)字化服務(wù)對(duì)于促進(jìn)社會(huì)發(fā)展和提升管理水平具有重要意義。