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臺(tái)北檔案整理服務(wù)公司

時(shí)間:2024-01-02 作者:中博奧 來源:中博奧 點(diǎn)擊量:

  隨著時(shí)間的推進(jìn),對(duì)于一些單位來說,公司累積的各類檔案也不斷增加,如果不定期進(jìn)行系統(tǒng)化的整理則會(huì)對(duì)公司的發(fā)展帶來一些負(fù)面影響,如占據(jù)公司大量場(chǎng)地以及后期查詢利用困難等等。這個(gè)時(shí)候就需要專業(yè)化的檔案整理服務(wù)來幫助公司解決此類困難,那具體來說檔案整理服務(wù)包含哪些內(nèi)容呢?

臺(tái)北檔案整理服務(wù)公司

  由于檔案的種類繁多,這里我們就以人事檔案為例為大家說明檔案整理服務(wù)的具體內(nèi)容。首先檔案整理不是亂整理,它是有一定的法律法規(guī)依據(jù)的。人事檔案整理的規(guī)范大家可以參考《干部人事檔案工作條例》中關(guān)于檔案收集、分類的標(biāo)準(zhǔn)來進(jìn)行整理。在人事檔案中共計(jì)包含了履歷類、自傳、鑒定等十個(gè)大類的類別,所以我們首先需要對(duì)檔案材料進(jìn)行分類整理。

  其次,在我們進(jìn)行了系統(tǒng)的分類之后,還需要按照一定的標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行排序和編寫類號(hào)、件號(hào)和頁號(hào)的工作。在人事檔案的排序中分為了時(shí)間排序法和邏輯排序法兩類排序方法,其中一類、二類、三類、四類、七類、九類和十類是按照時(shí)間排序法,五類、六類和八類按照邏輯排序法排列。

  再次,我們進(jìn)行了系統(tǒng)分類、排序和編碼之后,需要借助計(jì)算機(jī)和專門的加工軟件來編寫目錄,方便后期檔案的查詢和閱讀,在編寫目錄的時(shí)候需要注意的是材料名稱的準(zhǔn)確性以及備注內(nèi)容的填寫。

  最后,我們需要使用打孔機(jī)對(duì)檔案進(jìn)行打孔,并用專門的人事檔案盒進(jìn)行裝訂,貼好側(cè)脊和姓名,這樣一份完整的檔案才算是整理完畢。

  臺(tái)北檔案整理的步驟

  檔案整理,就是按照文件材料的形成規(guī)律,根據(jù)科學(xué)的理論和方法,把檔案整理成便于保管和利用的有序體系的業(yè)務(wù)活動(dòng)?!稒C(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》提出了檔案整理的基本原則,即“遵循文件材料的形成規(guī)律,保持文件材料之間的有機(jī)聯(lián)系,區(qū)分不同價(jià)值,便于保管和利用”。按照上述原則,檔案整理的基本流程包括:確定檔案整理單位、揭示檔案之間的內(nèi)在聯(lián)系、確定檔案先后次序、為檔案提供唯一標(biāo)識(shí)符、編制檢索工具,也就是組件(卷)、分類、排列、編號(hào)與編目等五個(gè)步驟。

  組件(卷)

  檔案整理的第一步,就是要確定檔案的基本整理單位,即組件或組卷,以此明確件(卷)的構(gòu)成以及件(卷)內(nèi)的排序。

  在件的構(gòu)成中,對(duì)于照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案,一張照片、一盒錄音、一盤錄像、一件實(shí)物即為一件。文書檔案件的構(gòu)成要復(fù)雜一些,收文一般包括文件處理單、文件正本,發(fā)文一般包括文件正本、發(fā)文稿紙、定稿、重要文件歷次修改稿等,各種稿本往往還會(huì)包括正文、附件。在件內(nèi)排序時(shí)要求正文在前、附件在后,正本在前、定稿在后,有文件處理單或發(fā)文稿紙的,文件處理單在前、收文在后,正本在前、發(fā)文稿紙和定稿在后。

  組卷(以科技檔案為例)時(shí),科研課題、建設(shè)項(xiàng)目、設(shè)備儀器方面的科技文件一般按其課題、工程項(xiàng)目、臺(tái)(套)等分別組卷,管理性科技文件應(yīng)放入所針對(duì)的項(xiàng)目文件中,按階段或分年度組卷??萍紮n案卷內(nèi)文件一般應(yīng)文字材料在前、圖樣在后,案卷內(nèi)管理性文件按問題結(jié)合時(shí)間(階段)或重要程度排列。

  分類

  分類指的是檔案歸類,即將完成組件(卷)的檔案按照分類方案劃分、歸入相應(yīng)的層次和類別,揭示檔案內(nèi)在聯(lián)系,使檔案形成一套有機(jī)體系。

  文書檔案一般采用年度、機(jī)構(gòu)(問題)、保管期限分類項(xiàng)進(jìn)行復(fù)式分類,如:年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)、年度—保管期限等。規(guī)模較大或公文辦理程序適于機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位,一般采用年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限、年度—保管期限—機(jī)構(gòu)(問題)三級(jí)分類;規(guī)模較小或公文辦理程序不適于按機(jī)構(gòu)(問題)分類的立檔單位,可采用兩級(jí)分類,如:年度—保管期限分類法。

  照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案分類方法與文書檔案類似,但一般按照問題進(jìn)行分類較為適宜,即照片、錄音、錄像檔案按照問題或事由分類,實(shí)物檔案按印章、題詞、獎(jiǎng)牌、獎(jiǎng)?wù)?、證書、公務(wù)禮品等問題分類。檔案數(shù)量較少的,也可以不分問題,采用兩級(jí)分類。常見的分類方法包括:年度—問題—保管期限、年度—保管期限—問題、年度—保管期限等。

  排列

  排列是在分類方案最低一級(jí)類目?jī)?nèi),根據(jù)一定的方法確定檔案先后次序的過程。以件為單位整理的文書檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi),按時(shí)間結(jié)合事由排列,同一事由的文件按照形成先后順序排列;以卷為單位整理的科技檔案,科研類、建設(shè)項(xiàng)目類檔案可按照課題研究、項(xiàng)目建設(shè)工作順序排列,設(shè)備儀器類檔案可按照立項(xiàng)、驗(yàn)收、安裝、維護(hù)等過程排列;照片、錄音、錄像、實(shí)物檔案在最低一級(jí)類目?jī)?nèi)按照時(shí)間排列即可。

  編號(hào)

  檔案編號(hào)是對(duì)分類排列后的檔案編制檔號(hào)。檔號(hào)是在檔案整理過程中賦予的一組數(shù)字、字符的集合,能夠反映檔案的基本屬性,指示檔案在全宗中的位置。

  以件為單位整理檔案,按照年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限進(jìn)行分類的,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—機(jī)構(gòu)(問題)—保管期限—件號(hào)。比如,Z109全宗文書類2019年永久檔案辦公室第1件、Z109全宗照片類2019年永久檔案第1專題第1件,按照規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109—WS·2019—Y—BGS—0001、Z109—ZP·2019—Y—001—0001。采用“年度—保管期限”進(jìn)行分類的,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—檔案門類代碼·年度—保管期限—件號(hào)。前例檔案,去掉機(jī)構(gòu)(問題)分類要求,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109—WS·2019—Y—0001、Z109—ZP·2019—Y—0001。

  以卷為單位整理的檔案,其檔號(hào)結(jié)構(gòu)為:全宗號(hào)—目錄號(hào)(類別號(hào)、項(xiàng)目號(hào))—案卷號(hào)—件、頁(張)號(hào),比如,Z109全宗科技檔案科研項(xiàng)目第1項(xiàng)第1卷第3件、Z109全宗會(huì)計(jì)檔案2019年度第15卷第21件,按照本規(guī)則確定的檔號(hào)為:Z109—KJ·KY01—001—0003、Z109—KU·2019—015—0021。

  編目

  編目就是編制檔案目錄。以件為單位整理檔案應(yīng)編制歸檔文件目錄,以卷為單位整理檔案應(yīng)編制案卷目錄和卷內(nèi)文件目錄。目錄編制時(shí)應(yīng)按照分類、排列的結(jié)果,依據(jù)檔號(hào)順序,逐卷、逐件開展。每一卷檔案、每一件檔案在目錄中體現(xiàn)為一個(gè)條目。在信息化條件下,檔案目錄不僅僅體現(xiàn)為紙質(zhì)目錄,同時(shí)也體現(xiàn)為電子目錄,既方便手工查閱、檔案交接,又方便計(jì)算機(jī)檢索。需要注意的是,使用電子表格或者文字處理軟件進(jìn)行目錄編制的,項(xiàng)目?jī)?nèi)容應(yīng)直接輸入完成,不加入空格、回車,以免影響數(shù)據(jù)完整性,給數(shù)據(jù)檢索帶來麻煩。

  雖然不同門類檔案整理的一般要求基本相同,但在具體要求上存在一定差異,尤其是采用不同整理方式時(shí)差異就更為明顯。為解決此問題,《規(guī)定》提出了“卷件融合”新思路,從整理思路、檔案管理、檔號(hào)編制、目錄編制上將卷、件整理方法逐步統(tǒng)一起來,實(shí)現(xiàn)檔案資源的融合管理。

  臺(tái)北檔案整理標(biāo)準(zhǔn)

  將分散的材料補(bǔ)充到文件中。對(duì)每一份材料嚴(yán)格把關(guān),按類編號(hào),頁碼進(jìn)行編注,編碼不能出現(xiàn)重復(fù),次序混亂。

  檔案材料整理完畢后,用鉛筆在每份材料的第一頁右上角編好版號(hào)和序號(hào),并在右下角寫上頁碼;紙張要求A4或B5格式,其他格式的文件需要改為A4版本。

  1、打印訂裝標(biāo)準(zhǔn)

  打印文件目錄;為符合《檔案整理細(xì)則》的規(guī)定,裝訂時(shí)一定要做到底側(cè)整齊,左側(cè)整齊。

  2、目錄錄入標(biāo)準(zhǔn)

  文件目錄的錄入要嚴(yán)格準(zhǔn)確,具體要求如下:一是單記一條,不多記,少記;二是輸入的目錄內(nèi)容與檔案內(nèi)容完全一致,不得有差錯(cuò)。

  3、掃描圖像標(biāo)準(zhǔn)

  檢查文件的掃描圖像,圖像的排列順序與紙質(zhì)文件的排序要求一致;圖像清晰無雜質(zhì),亮度不易太強(qiáng),但適中。

  分辨率為300DPI的圖像必須進(jìn)行校正和打孔,圖像在每條中心線的起點(diǎn)和終點(diǎn)的傾斜度不得超過1°。

  4、圖像處理標(biāo)準(zhǔn)

  基于原始圖像質(zhì)量:圖像排序要求與原始圖像排序要求一致的圖像去除污點(diǎn)、黑點(diǎn)、黑邊,肉眼可見清晰、平坦、清潔的布局采用自動(dòng)中央操作的圖像不得與原始圖像過濃或過淡,字跡清晰。

  5、存儲(chǔ)處理標(biāo)準(zhǔn)

  存儲(chǔ)是對(duì)檔案信息的完整評(píng)估;檢查和校準(zhǔn)目錄、原始、高清白色圖像和高清黃色圖像,以滿足驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)。原則上,存儲(chǔ)需要單獨(dú)存儲(chǔ)在服務(wù)器上,如果條件不能滿足,也可以用單獨(dú)的計(jì)算機(jī)代替。

  二、優(yōu)化建議

  1、增強(qiáng)數(shù)字化加工人員的安全意識(shí)

  可以在一定程度上減少信息泄露,應(yīng)運(yùn)用風(fēng)險(xiǎn)控制的思想定期進(jìn)行評(píng)估。

  例如處理場(chǎng)地分散所帶來的文件實(shí)體風(fēng)險(xiǎn),及時(shí)制定可行的應(yīng)急策略,從而規(guī)范信息安全應(yīng)急響應(yīng),能夠有效預(yù)先預(yù)防.

  及時(shí)控制和最大限度地消除各種突發(fā)事件的危害和影響,使安全危機(jī)在初期得以消除。

  2、完善安全監(jiān)管體系

  檔案數(shù)字化處理必須堅(jiān)持法治,加強(qiáng)監(jiān)督和指導(dǎo),制定科學(xué)、合理、詳細(xì)的安全管理措施;

  其次,進(jìn)一步完善管理機(jī)構(gòu),明確分工,責(zé)任到人,建立覆蓋檔案數(shù)字化全過程的領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任制和崗位安全責(zé)任制;實(shí)行監(jiān)督機(jī)制。

  由檔案管理機(jī)構(gòu)和保密監(jiān)督部門共同制定監(jiān)督考核制度,對(duì)數(shù)字化服務(wù)機(jī)構(gòu)的處理進(jìn)度和保密措施的落實(shí)情況進(jìn)行監(jiān)督檢查。

  臺(tái)北檔案整理成本

  檔案整理是一項(xiàng)復(fù)雜的工作,需要耗費(fèi)大量的人力、物力和財(cái)力。檔案整理的成本包括以下幾個(gè)方面:

  1.人力成本:檔案整理需要專門的人員進(jìn)行分類、編目、排序、裝盒等工作,這些工作需要耗費(fèi)大量的時(shí)間和精力。

  2.設(shè)備成本:檔案整理需要使用各種設(shè)備,如檔案柜、檔案盒、掃描儀、打印機(jī)等,這些設(shè)備需要購買或租賃,會(huì)產(chǎn)生一定的成本。

  3.管理成本:檔案整理需要建立一套完善的管理制度,包括檔案的借閱、歸還、銷毀等,這些管理工作需要耗費(fèi)人力和時(shí)間。

  4.存儲(chǔ)成本:檔案整理后需要存儲(chǔ)在專門的場(chǎng)所,如檔案室、倉庫等,這些場(chǎng)所需要租賃或購買,會(huì)產(chǎn)生一定的成本。

  5.安全成本:檔案整理需要保證檔案的安全性,防止檔案丟失、損壞或被盜,因此需要采取一定的安全措施,如安裝監(jiān)控、購買保險(xiǎn)等,這些措施會(huì)產(chǎn)生一定的成本。

  總之,檔案整理的成本包括人力成本、設(shè)備成本、管理成本、存儲(chǔ)成本和安全成本等方面,需要綜合考慮這些成本因素,制定合理的檔案整理方案,以確保檔案整理工作的順利進(jìn)行。

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