為了更好的完成企業(yè)的檔案工作，應(yīng)對(duì)檔案資料繁多、檔案保管場(chǎng)地不足、專(zhuān)崗的檔案管理工作者不夠、檔案工作的政策法規(guī)所需要進(jìn)行的培訓(xùn)學(xué)習(xí)不夠充分等等問(wèn)題，選擇合適的具有檔案管理資質(zhì)的檔案外包服務(wù)公司來(lái)協(xié)助企業(yè)完成檔案管理工作，是當(dāng)下企業(yè)開(kāi)展檔案管理工作的新趨勢(shì)之一。

　　那么如何選擇更適合的檔案外包服務(wù)公司呢？

　　首先，檔案管理工作的重點(diǎn)之一在于檔案保管庫(kù)房的建設(shè)，因?yàn)闄n案管理的基礎(chǔ)工作之一就是完成對(duì)于各類(lèi)檔案材料的存放保管，且大部分的檔案材料都是紙質(zhì)載體，對(duì)于存放環(huán)境也有要求，所以選擇檔案外包服務(wù)公司就需要注重其檔案庫(kù)房建設(shè)是否齊全、存放場(chǎng)地設(shè)備建設(shè)能否可以保障檔案材料的存儲(chǔ)與保密安全。其次，檔案管理工作除了基礎(chǔ)的檔案保存需求外，還可能涉及檔案的整理工作、綜合檔案整理及數(shù)字化工作、人事檔案的整理裝訂需求及人事檔案專(zhuān)項(xiàng)審核和數(shù)字化加工需求等等，所以選擇服務(wù)范圍更全面的檔案外包服務(wù)公司可以更有效的協(xié)助企業(yè)完成檔案工作。

　　歸檔文件“件”的區(qū)分與修整

　　首先是以我為本(以發(fā)文單位為主)。凡是本單位所產(chǎn)生的發(fā)文(紅頭文)必須歸檔，其它單位（包括上級(jí)、同級(jí)和下級(jí)機(jī)關(guān)）的來(lái)文，需要辦理的文件(辦件)必須歸檔，重要的文件材料應(yīng)該歸檔，閱知類(lèi)的文件可以不歸檔。

　　文件以“件”為單位進(jìn)行整理歸檔。一般以每份文件為一件，

　　1、文件正本與定稿為一件（重要文件如法律法規(guī)等須保留歷次修改稿的，其正本與歷次稿包括定稿各為一件）。

　　2、正文與附件為一件（附件是指附屬于正文之后的其他文件材料，作為正文的補(bǔ)充說(shuō)明或參考材料，如附帶的圖表、統(tǒng)計(jì)數(shù)字，正文批準(zhǔn)或發(fā)布的法規(guī)文件等等。一般來(lái)說(shuō)，正文與附件為一件，如果附件數(shù)量較多或者太厚不易裝訂時(shí)，也可各為一件）。

　　3、原件與復(fù)制件為一件（對(duì)于制成材料、字跡材料等不利于檔案保管的文件（如熱敏紙傳真件、鉛筆書(shū)寫(xiě)的重要文件），以及使用中出現(xiàn)破損的文件，應(yīng)復(fù)制后歸檔。復(fù)制件包括復(fù)印機(jī)制作的復(fù)印件以及手工謄寫(xiě)的抄件等。這些復(fù)制件應(yīng)與原件作為一件）。

　　4、轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文為一件（轉(zhuǎn)發(fā)文與被轉(zhuǎn)發(fā)文是一份文件的不同部分，前者往往包括貫徹意見(jiàn)及執(zhí)行要求，后者則是具體內(nèi)容，它們?cè)诎l(fā)揮文件效力方面難以分割，因此也應(yīng)作為一件）。

　　5、報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一冊(cè)（本）為一件（報(bào)表、名冊(cè)、圖冊(cè)等一般每?jī)?cè)（本）內(nèi)容都相對(duì)完整，具有獨(dú)立的檢索價(jià)值，因此應(yīng)按照其本來(lái)的裝訂方式，一冊(cè)（本）作為一件）。

　　6、來(lái)文與復(fù)文各為一件（這是比較特殊的一種規(guī)定。“來(lái)文與復(fù)文”是對(duì)聯(lián)系密切的來(lái)往性質(zhì)的文件材料的概括性表述，也包括“去文與復(fù)文”，從文種上看包括請(qǐng)示與批復(fù)、報(bào)告與批示、函與復(fù)函、通知與報(bào)告等等）。

　　7、請(qǐng)示與批復(fù)各為一件。

　　8、報(bào)告與批示各為一件。

　　正文與文件處理單（文件在運(yùn)轉(zhuǎn)過(guò)程中一般都附有文件處理單或者擬辦單、發(fā)文稿頭紙，有的還附有領(lǐng)導(dǎo)批示的簽批條等。這些表單真實(shí)地記錄了文件的形成、辦理過(guò)程，是歸檔文件不可分割的重要組成部分，應(yīng)與文件作為一件）。

　　“為一件”是指在實(shí)體上裝訂在一起，編目時(shí)也只體現(xiàn)為一條條目。

　　歸檔文件的整理工作，必須遵循文件的形成規(guī)律，保持文件之間的有機(jī)聯(lián)系。排列方法強(qiáng)調(diào)按事由排列。

　　歸檔文件按照不同年度、不同機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、不同保管期限等形成中的客觀規(guī)律進(jìn)行相對(duì)集中，維護(hù)不同文件間的有機(jī)聯(lián)系。排列文件時(shí)，強(qiáng)調(diào)了“事由原則”，將同一事由形成的文件排列在一起，使文件間的有機(jī)聯(lián)系得以充分體現(xiàn)。

　　在裝訂之前，將全部文件梳理一遍，按照以上整理原則，將屬于一件的材料放在一起，以便于裝訂，防止返工。

　　檔案管理歸檔整理分類(lèi)的技巧

　　檔案管理的技巧是處于不斷變化之中的，其并不是固定不變的。檔案管理的技巧與時(shí)代發(fā)展變化兩者之間有著密不可分的聯(lián)系。因此，檔案管理人員必須要保持與時(shí)俱進(jìn)的理念，在充分掌握時(shí)代發(fā)展特點(diǎn)的前提下，及時(shí)學(xué)習(xí)和更新自身的檔案管理理念，并且將全新的檔案管理理念運(yùn)用于實(shí)際工作中，只有這樣，才能夠取得事半功倍的效果。

　　在檔案管理工作過(guò)程中，必須要注意以下幾點(diǎn)：

　　第一，要檢查檔案是否完好，是否存在破損的情形。對(duì)于那些具有重要意義的檔案，必須要對(duì)破損的地方作及時(shí)的記錄，避免由于不可恢復(fù)性帶來(lái)的巨大經(jīng)濟(jì)損失和文化損失。

　　第二，要保證檔案的安全性。檔案作為重要的決策文件，如果其安全性無(wú)法得到有效的保證，將會(huì)導(dǎo)致國(guó)家的安全、穩(wěn)定等受到嚴(yán)重的威脅。值得注意的是，在檔案管理過(guò)程中，必須要采取積極的、有效的方式延長(zhǎng)檔案的壽命，有效避免不必要的損失。

　　檔案歸納整理技巧

　　在對(duì)檔案實(shí)施整理歸納過(guò)程中：

　　第一，要對(duì)檔案文件有一個(gè)大致的了解，明確檔案中哪些是有價(jià)值的，哪些是需要?jiǎng)h除的。采取科學(xué)的、合理的方式對(duì)于檔案進(jìn)行歸納整理，根據(jù)重要性原則對(duì)于檔案進(jìn)行分析。同時(shí)，在歸納整理過(guò)程中，要密切注意不同檔案之間的關(guān)聯(lián)性，切忌將檔案分離開(kāi)來(lái)。

　　第二，要加大檔案收集的力度，使得檔案的完整性可以得到有效的保證，避免出現(xiàn)信息缺失的情況，確保檔案整理工作的順利實(shí)施和開(kāi)展。

　　第三，在歸納整理過(guò)程中，如果發(fā)現(xiàn)檔案的類(lèi)目存在著不一致的情況要進(jìn)行及時(shí)地修訂；對(duì)于已經(jīng)修訂的檔案要進(jìn)行及時(shí)地修改和更正。

　　檔案的分類(lèi)技巧

　　在檔案分類(lèi)過(guò)程中，要做到對(duì)檔案文件的內(nèi)容有一個(gè)大致的了解，緊密結(jié)合檔案的具體內(nèi)容保證檔案分類(lèi)的科學(xué)性和合理性。在檔案工作中，分類(lèi)是核心工作內(nèi)容。檔案分類(lèi)的準(zhǔn)確性程度將會(huì)直接對(duì)檔案信息的提供以及檔案的利用率帶來(lái)顯著的影響。同時(shí)，還需要對(duì)分類(lèi)文件有明確的標(biāo)識(shí)，提高查找的便捷性，推動(dòng)檔案工作的順利實(shí)施和開(kāi)展。

　　檔案整理服務(wù)費(fèi)用影響因素

　　檔案整理服務(wù)的費(fèi)用可能會(huì)根據(jù)具體情況有所變化。在選擇服務(wù)提供商時(shí)，除了考慮費(fèi)用因素，還應(yīng)該關(guān)注其專(zhuān)業(yè)能力、信譽(yù)和服務(wù)質(zhì)量，以確保獲得滿意的結(jié)果。檔案整理服務(wù)的費(fèi)用通常受到以下因素的影響：

　　1.項(xiàng)目規(guī)模：項(xiàng)目規(guī)模越大，需要整理的檔案數(shù)量越多，費(fèi)用也就相應(yīng)增加。

　　2.檔案復(fù)雜程度：如果檔案的內(nèi)容復(fù)雜、分類(lèi)要求高，整理難度會(huì)加大，費(fèi)用可能會(huì)提高。

　　3.時(shí)間緊迫程度：如果需要在較短時(shí)間內(nèi)完成檔案整理，服務(wù)提供商可能會(huì)收取更高的加急費(fèi)用。

　　4.服務(wù)質(zhì)量：不同的服務(wù)提供商可能提供不同質(zhì)量水平的服務(wù)，高質(zhì)量的服務(wù)通常會(huì)有更高的費(fèi)用。

　　5.地區(qū)差異：不同地區(qū)的檔案整理服務(wù)費(fèi)用可能存在差異，一般與當(dāng)?shù)氐慕?jīng)濟(jì)水平和市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)情況有關(guān)。

　　6.額外服務(wù)：如果需要提供特殊的檔案處理、數(shù)字化或索引編制等額外服務(wù)，費(fèi)用也會(huì)相應(yīng)增加。

　　總的來(lái)說(shuō)，檔案整理服務(wù)的費(fèi)用是根據(jù)項(xiàng)目規(guī)模、復(fù)雜程度、時(shí)間要求、服務(wù)質(zhì)量等因素來(lái)確定的?？蛻粼谶x擇服務(wù)提供商時(shí)應(yīng)綜合考慮費(fèi)用和服務(wù)質(zhì)量，并與服務(wù)提供商進(jìn)行詳細(xì)的溝通和協(xié)商，以獲得最合適的方案。