紙質(zhì)檔案的存放可能會(huì)因?yàn)槟晗捱^(guò)程而產(chǎn)生長(zhǎng)霉發(fā)黃或者是字跡退化等問(wèn)題。為了避免這些問(wèn)題，我們就需要把進(jìn)行檔案數(shù)字化，讓材料以網(wǎng)絡(luò)化的形式有限延長(zhǎng)原件的保存時(shí)間，實(shí)現(xiàn)檔案的永久保存。

　　那么什么是檔案數(shù)字化呢？檔案數(shù)字化就是指把檔案通過(guò)計(jì)算機(jī)掃描的方法把檔案紙質(zhì)原件進(jìn)行數(shù)字網(wǎng)絡(luò)化。一般情況下，我們需要先把檔案按照十大類(lèi)要求進(jìn)行整理分類(lèi)、排序、編目、著錄，然后再進(jìn)行數(shù)字化。

　　在進(jìn)行數(shù)字化時(shí)我們需要先對(duì)原紙質(zhì)材料進(jìn)行掃描，上傳到相應(yīng)的系統(tǒng)；然后對(duì)已經(jīng)上傳數(shù)字化的材料進(jìn)行修圖處理，修掉檔案材料中的折痕、墨塊等；接著會(huì)有不同的工作人員進(jìn)行第一次校驗(yàn)和第二次校驗(yàn)，只有通過(guò)兩次校驗(yàn)都沒(méi)有問(wèn)題，我們才能接著對(duì)檔案進(jìn)行批量掛接處理，將掃描、處理完成的圖片掛接到相應(yīng)的檔案條目；

　　掛接完成之后我們還需要進(jìn)行目錄編撰、圖像處理、掛接校對(duì)；接下來(lái)進(jìn)行對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行分類(lèi)和裝訂。最后在光盤(pán)或者硬盤(pán)中進(jìn)行數(shù)字化的備份。數(shù)字化完成之后我們還需要對(duì)光盤(pán)進(jìn)行檢查、數(shù)字化數(shù)據(jù)進(jìn)行整體驗(yàn)收，由技術(shù)人員將加工完并審核無(wú)誤的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)倒入相應(yīng)的庫(kù)中。

　　檔案數(shù)字化能夠有效地延長(zhǎng)我們紙質(zhì)檔案的保存時(shí)間，檔案的數(shù)字化是一項(xiàng)嚴(yán)謹(jǐn)?shù)墓ぷ鳎P(guān)注中博奧技術(shù)有限公司，了解更多檔案數(shù)字化信息。

　　新余檔案整理數(shù)字化加工方案

　　對(duì)于每個(gè)公司的人事部門(mén)來(lái)說(shuō)都會(huì)涉及到檔案問(wèn)題，目前國(guó)家大力倡導(dǎo)檔案數(shù)字化，方便信息化建設(shè)，所以對(duì)于公司來(lái)說(shuō)就必須把檔案數(shù)字化提上日程。對(duì)于從事檔案工作的人來(lái)說(shuō)，一份完整的檔案數(shù)字化方案是我們必須具備的，下面我們就一起來(lái)了解下。

　　首先要確定的是我們的檔案數(shù)字化數(shù)量是多少，具體的截止日期是哪天，也就是給我們自己留出多長(zhǎng)時(shí)間來(lái)完成此項(xiàng)工作。這樣在我們把目標(biāo)確定之后才好倒推整個(gè)檔案數(shù)字化工作方案。

　　以人事檔案為例，比如我們目前有200份左右的檔案需要進(jìn)行數(shù)字化，時(shí)間上有一個(gè)月的時(shí)間給我們。首先我們確定了這兩點(diǎn)信息，接下來(lái)我們還需要知道的是我們準(zhǔn)備投入多少的人和物以及效率問(wèn)題，這樣能夠細(xì)化我們每天的工作量，只要我們每天能夠完成規(guī)定的任務(wù)量，那總體的任務(wù)就一定能夠完成。

　　值得注意的是我們還需要留出足夠的時(shí)間來(lái)進(jìn)行復(fù)核檢查，這是因?yàn)槊總€(gè)人做事的細(xì)節(jié)多多少少都會(huì)存在差異，即使我們事前進(jìn)行過(guò)統(tǒng)一的培訓(xùn)也會(huì)存在，不可避免。同時(shí)復(fù)核也是我們發(fā)現(xiàn)問(wèn)題解決問(wèn)題的最好途徑，復(fù)核可以通過(guò)人工和系統(tǒng)來(lái)進(jìn)行，避免出錯(cuò)。

　　當(dāng)然，如果您的公司因?yàn)榕鋫鋵?zhuān)業(yè)的檔案人員或者工作繁忙無(wú)法抽調(diào)足夠的人手來(lái)進(jìn)行檔案數(shù)字化，那也可以將此項(xiàng)工作外包給專(zhuān)業(yè)的檔案公司來(lái)處理，讓專(zhuān)業(yè)人來(lái)處理專(zhuān)業(yè)事。

　　新余檔案整理數(shù)字化機(jī)構(gòu)怎么選

　　從事檔案工作的小伙伴們都知道檔案的復(fù)雜性，從檔案的分類(lèi)中就可窺見(jiàn)一二，除了傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案之外，還增加了電子檔案。目前的檔案分類(lèi)為了文書(shū)、科技（科研、基建、設(shè)備）、人事、會(huì)計(jì)檔案；專(zhuān)業(yè)檔案；音響檔案；業(yè)務(wù)數(shù)據(jù)、公務(wù)電子郵件、網(wǎng)頁(yè)信息、社交媒體檔案、實(shí)物檔案及其他。

　　每一類(lèi)檔案都有自己的整理和保管方法。為了提高工作效率，有些單位就選擇了向第三方購(gòu)買(mǎi)服務(wù)的方式，幫助自己處理一些諸如檔案整理、數(shù)字化的問(wèn)題，那你知道如何選擇靠譜的檔案整理機(jī)構(gòu)嗎？

　　首先，不論是選擇檔案整理公司也好還是其他類(lèi)型的服務(wù)公司也好，都是要具備相關(guān)資質(zhì)的，比如說(shuō)公司的營(yíng)業(yè)執(zhí)照經(jīng)營(yíng)范圍需要包含諸如檔案整理、檔案數(shù)字化等服務(wù)內(nèi)容，還有向行業(yè)的一些特定資格要求，如檔案中介服務(wù)備案證書(shū)等等。只有具備了這些基本的資質(zhì)才可以開(kāi)展相關(guān)服務(wù)，否則就沒(méi)有了法律的保障，自然就不用去選擇了。

　　其次，一家好的檔案整理機(jī)構(gòu)一定是了解行業(yè)的相關(guān)法律法規(guī)，比如《檔案法》、《機(jī)關(guān)檔案管理規(guī)定》以及一些特定的規(guī)范等等。只有精通了本行業(yè)的法律法規(guī)，做起業(yè)務(wù)來(lái)才能有理論指導(dǎo)，才不會(huì)出現(xiàn)偏差。所以我們?cè)趯ふ覚n案整理機(jī)構(gòu)的時(shí)候通過(guò)溝通就能確定這家單位是不是專(zhuān)業(yè)的服務(wù)公司了。

　　最后，一家專(zhuān)業(yè)靠譜的檔案整理機(jī)構(gòu)，不管從硬軟件設(shè)備還是服務(wù)業(yè)績(jī)都應(yīng)該是滿(mǎn)足檔案行業(yè)的需求的。就人事檔案來(lái)講就會(huì)涉及到檔案用具、檔案加工系統(tǒng)、裝訂機(jī)等各類(lèi)硬軟件設(shè)備，然后服務(wù)過(guò)的企業(yè)同樣是越多越好，因?yàn)轭?lèi)似業(yè)績(jī)多才會(huì)總結(jié)出可能會(huì)出現(xiàn)的問(wèn)題并及時(shí)提供解決方案。

　　以上就是選擇專(zhuān)業(yè)檔案管理機(jī)構(gòu)的方法，如果您還有更多關(guān)于檔案方面的問(wèn)題，可以在官網(wǎng)上跟我們留言討論。

　　新余檔案整理數(shù)字化好處

　　企業(yè)的檔案匯集著豐富的、大量的各方面的知識(shí)，所以檔案的整理工作變得非常繁瑣，重復(fù)勞動(dòng)多，勞動(dòng)強(qiáng)度大。利用計(jì)算機(jī)、掃描儀等設(shè)備手段整理檔案，實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化管理則可以獲得事半功倍的效果。

　　一是降低企業(yè)經(jīng)營(yíng)成本。過(guò)去一直使用粗放型模式來(lái)管理檔案，也就是增加辦公人員和辦公費(fèi)用解決這一難題，致使管理成本大幅上漲。而數(shù)字化管理檔案讓傳統(tǒng)的以紙質(zhì)為載體的檔案信息轉(zhuǎn)化為機(jī)讀檔案，不僅節(jié)約了日常保管維護(hù)費(fèi)用，而且查閱起來(lái)極為方便迅速，從而避免了反復(fù)印制資料而造成的紙張和人員的浪費(fèi)。

　　二是提高辦公效率。檔案數(shù)字化管理使資料能及時(shí)歸檔，并盡快提供利用。以組織人事部門(mén)為例，干部的任用、干部的提拔都需要詳細(xì)準(zhǔn)確的檔案信息。在檔案數(shù)字化之后就可以及時(shí)的提供詳細(xì)的數(shù)據(jù)，為領(lǐng)導(dǎo)決策提供服務(wù)。

　　三是增強(qiáng)檔案原件保護(hù)。將紙質(zhì)檔案轉(zhuǎn)變?yōu)閿?shù)字化電子檔案進(jìn)行檔案數(shù)字化管理后，檔案的使用更加安全。尤其對(duì)歷史久遠(yuǎn)的檔案材料，數(shù)字化處理后無(wú)疑是對(duì)其更好的保護(hù)。

　　根據(jù)檔案管理新《條例》，可以明確檔案數(shù)字化建設(shè)是構(gòu)建檔案管理工作的新的發(fā)展需求與工作要點(diǎn)，會(huì)加強(qiáng)檔案信息的資源規(guī)劃利用，對(duì)于檔案信息的收集工作也是有作用的。比如所屬綜合檔案之一的文書(shū)檔案，通過(guò)開(kāi)展檔案數(shù)字化建設(shè)，完成電子載體檔案體系的搭建，對(duì)于檔案資料的查詢(xún)工作的開(kāi)展可以得到有效的提升。

　　除此之外，對(duì)于檔案管理工作在日常工作中接觸較多的人事檔案，因?yàn)槠錂n案類(lèi)別的特性，需要持續(xù)完成檔案材料的收集與檔案信息的搭建，所以通過(guò)檔案數(shù)字化加工，可以通過(guò)對(duì)電子載體的監(jiān)管更快速、便捷的完成人事檔案資料的持續(xù)更新收集與檔案信息的借閱查詢(xún)與利用工作。

　　檔案數(shù)字化優(yōu)勢(shì)多多，做好檔案數(shù)字化工作，建立安全的檔案數(shù)字化管理體系，是當(dāng)下開(kāi)展檔案管理工作的優(yōu)選之一！