隨著企業(yè)的高速發(fā)展，來(lái)自金融機(jī)構(gòu)、大型企事業(yè)單位的大量業(yè)務(wù)資料、憑證、單據(jù)等呈幾何級(jí)數(shù)增加，檔案整理外包服務(wù)以降本增效為特點(diǎn)，受到了很多企事業(yè)單位的青睞。檔案服務(wù)外包需求日益增長(zhǎng)，各類(lèi)服務(wù)機(jī)構(gòu)發(fā)展迅速但良莠不齊，選擇檔案整理外包服務(wù)要注意以下三個(gè)原則。

　　第一，合法原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)熟悉各項(xiàng)法規(guī)政策，不得違背法律法規(guī)等有關(guān)規(guī)定，不符合法律法規(guī)的外包服務(wù)不得實(shí)施，能?chē)?yán)格按照檔案外包服務(wù)行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范開(kāi)展服務(wù)工作。

　　第二，安全原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)擁有健全的安全管理體系，最大限度地避免因檔案服務(wù)外包引起的檔案實(shí)體受損，或造成商業(yè)秘密和個(gè)人隱私被泄露。

　　第三，可控原則。外包服務(wù)機(jī)構(gòu)能接受企業(yè)對(duì)檔案服務(wù)外包工作全過(guò)程的監(jiān)督監(jiān)控，對(duì)外包機(jī)構(gòu)的人員、工作場(chǎng)所、基礎(chǔ)設(shè)施、技術(shù)、管理工作、業(yè)務(wù)操作等進(jìn)行必要的監(jiān)督、檢查，讓檔案整理外包服務(wù)的各項(xiàng)風(fēng)險(xiǎn)點(diǎn)都在可控范圍之內(nèi)。

　　如果您的企業(yè)有檔案整理的需求，把握好以上三個(gè)原則，就可以挑選到稱(chēng)心如意的檔案整理外包服務(wù)機(jī)構(gòu)啦！

　　紙質(zhì)歸檔文件的整理

　　一、修整

　　1、歸檔文件已破損的，應(yīng)予以修復(fù)：字跡模糊或易褪變的，應(yīng)予復(fù)制；

　　2、歸檔文件應(yīng)按照保管期限要求去除易銹蝕、易氧化的金屬或塑料裝訂用品。

　　3、幅面過(guò)大的文件，應(yīng)在不影響其日后使用效果的前提下進(jìn)行折疊。

　　二、裝訂

　　1、歸檔文件以件為單位裝訂。裝訂后文件平整，有利于歸檔文件的保護(hù)和管理；

　　2、相同期限的歸檔文件裝訂方式應(yīng)盡量保持一致，不同期限的裝訂方式應(yīng)相對(duì)統(tǒng)一。

　　3、永久保管的歸檔文件，宜采取線(xiàn)裝法裝訂。頁(yè)數(shù)較少的，使用直角裝訂。

　　4、永久保管的歸檔文件，不使用不銹鋼夾或封套裝訂。

　　三、編頁(yè)

　　1、以件為單位編制頁(yè)碼；

　　2、頁(yè)碼應(yīng)逐頁(yè)編制，宜分別標(biāo)注在文件正面右上角或背面左上角的空白位置。

　　四、裝盒

　　將歸檔文件按順序裝入無(wú)酸紙制作的檔案盒，并填寫(xiě)檔案盒合集及備考表項(xiàng)目。不同年度、機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）、保管期限的歸檔文件不能裝入同一個(gè)檔案盒。

　　五、排架

　　1、歸檔文件整理完畢裝盒后，上架排列方法應(yīng)與本單位歸檔文件分類(lèi)方案一致，排架方法應(yīng)避免頻繁倒架；

　　2、歸檔文件按年度—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）—保管期限分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）序列依次上架，便于實(shí)體管理；

　　3、歸檔文件按年度—保管期限—機(jī)構(gòu)（問(wèn)題）分類(lèi)的，庫(kù)房排架時(shí)，每年形成的檔案按保管期限依次上架，便于檔案移交進(jìn)館。

　　專(zhuān)業(yè)檔案整理關(guān)鍵步驟

　　很多的機(jī)關(guān)單位或者企業(yè)在長(zhǎng)期的運(yùn)轉(zhuǎn)中都會(huì)產(chǎn)生大量文件，它們有些有重要價(jià)值，有些卻意義不大，但這些文件的存在都無(wú)一例外地耗費(fèi)著單位的空間、人員的時(shí)間和精力。專(zhuān)業(yè)檔案整理是對(duì)檔案文件的歸檔整理，是企業(yè)必不可少的工作，那么，如何做好檔案整理工作呢？

　　首先就是檔案材料收集工作。檔案材料歸檔工作可以結(jié)合企業(yè)的實(shí)際情況，按一定周期進(jìn)行，以年度或者季度為單位，將所有文件收集齊全，確保后期專(zhuān)業(yè)檔案整理工作順利進(jìn)行。

　　其次是檔案材料的歸檔范圍。沒(méi)有參考利用價(jià)值的材料無(wú)需保存，通常企業(yè)都會(huì)有一套歸檔的范圍文件，可以按照此類(lèi)文件剔除，剩余文件則可根據(jù)檔案材料歸檔管理的具體要求進(jìn)行篩選。

　　最后修繕材料內(nèi)容進(jìn)行專(zhuān)業(yè)檔案整理裝訂。對(duì)于文件中存在疏漏或損毀的情況進(jìn)行修補(bǔ)增刪，并打印目錄依次裝盒，規(guī)范填寫(xiě)檔案盒上各個(gè)項(xiàng)目并編號(hào)，編號(hào)要統(tǒng)一連貫，最后匯總所有文件目錄，方便后期快速查閱檔案。

　　武漢檔案整理外包服務(wù)項(xiàng)目驗(yàn)收程序

　?。ㄒ唬╉?xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位在收到檔案驗(yàn)收申請(qǐng)的10個(gè)工作日內(nèi)作出答復(fù)。

　　（二）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收以驗(yàn)收組織單位召集驗(yàn)收會(huì)議的形式進(jìn)行。

　　（三）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收會(huì)議的主要內(nèi)容：

　　1、驗(yàn)收組織單位有關(guān)人員主持驗(yàn)收會(huì)議，宣布項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組成員名單；

　　2、項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）匯報(bào)項(xiàng)目建設(shè)概況和項(xiàng)目檔案工作情況；

　　3、項(xiàng)目施工單位代表匯報(bào)項(xiàng)目施工文件、竣工圖的編制及其管理情況；

　　4、項(xiàng)目監(jiān)理單位代表匯報(bào)項(xiàng)目監(jiān)理文件的管理情況和對(duì)項(xiàng)目施工文件、竣工圖的審核情況；

　　5、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組檢查項(xiàng)目檔案及檔案管理情況；

　　6、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組對(duì)項(xiàng)目檔案質(zhì)量進(jìn)行綜合評(píng)價(jià)并形成檔案驗(yàn)收意見(jiàn)；

　　7、項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組宣布驗(yàn)收結(jié)論。

　?。ㄋ模╉?xiàng)目檔案驗(yàn)收結(jié)果分為合格與不合格。項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組半數(shù)以上成員同意通過(guò)驗(yàn)收的為合格。

　　（五）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收合格的項(xiàng)目。由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組織單位簽署確認(rèn)意見(jiàn)。

　　（六）項(xiàng)目檔案驗(yàn)收不合格的項(xiàng)目，由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提出整改意見(jiàn)，要求項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）于項(xiàng)目竣工驗(yàn)收前對(duì)存在的總是限期整改，并進(jìn)行復(fù)查。復(fù)查后仍不合格的，不得進(jìn)行竣工驗(yàn)收，并由項(xiàng)目檔案驗(yàn)收組提請(qǐng)有關(guān)部門(mén)對(duì)項(xiàng)目建設(shè)單位（法人）通報(bào)批評(píng)。造成檔案損失的，依法追究有關(guān)單位及人員的責(zé)任。