1、 基礎(chǔ)層的思考

1.1 高校高質(zhì)量、精準(zhǔn)檔案管理咨詢外包，基礎(chǔ)性工作的定位。檔案基礎(chǔ)性工作是鞏固高校檔案工作的立命之本。對(duì)于檔案基礎(chǔ)性工作維度，應(yīng)該把握好 “變”與“不變”的關(guān)系，明確“變”的是“隨新一代信息技術(shù)的發(fā)展和檔案文化需求而變的檔案業(yè)務(wù)場(chǎng)景”，“不變”的是“檔案基礎(chǔ)性工作的責(zé)任和環(huán)節(jié)”。以后文中多次提到的人工智能為例，其作為新一代信息技術(shù)的代表，核心要素包括事物規(guī)則、計(jì)算設(shè)備、數(shù)據(jù)信息與算法。從這個(gè)角度來(lái)講，高校檔案部門產(chǎn)生龐大數(shù)據(jù)資源，對(duì)于許多人工智能專家是不可缺少的“能源”。故將高校檔案基礎(chǔ)性工作做好，順應(yīng)新一代信息技術(shù)發(fā)展的站位需求，方能確保數(shù)據(jù)資源質(zhì)量和充分被利用。

1.2 規(guī)范和安全思維的堅(jiān)守。高校檔案工作未來(lái)發(fā)展離不開(kāi)對(duì)檔案基礎(chǔ)性工作責(zé)任與流程的規(guī)范。新《檔案法》中多處明確體現(xiàn)依法健全檔案管理制度的條款，這些條款，有利于高校在科學(xué)總結(jié)、總體立足學(xué)校治理和把握檔案工作實(shí)踐的基礎(chǔ)上，深刻貫徹與領(lǐng)悟新《檔案法》中蘊(yùn)含的規(guī)范、防控風(fēng)險(xiǎn)等具有指導(dǎo)意義的觀點(diǎn)和思路，推動(dòng)高校檔案工作體系朝更加系統(tǒng)和合規(guī)的方向發(fā)展。新《檔案法》多處條款還反映出建立安全工作機(jī)制、落實(shí)問(wèn)責(zé)制度的安全思維。體現(xiàn)出檔案工作為貫徹總體國(guó)家安全觀而推進(jìn)的系統(tǒng)性制度安排，能在維護(hù)檔案工作安全管理方面發(fā)揮作用、提升檔案安全能力，還可以有效防止突發(fā)風(fēng)險(xiǎn)，推進(jìn)高校檔案基礎(chǔ)性工作的未來(lái)發(fā)展，高校高質(zhì)量、精準(zhǔn)檔案管理咨詢外包。

 1.3 專業(yè)和業(yè)務(wù)思維的強(qiáng)化。近年來(lái)，許多高校檔案部門都面臨著被“合并化”和“邊緣化”的可能，而如何保持獨(dú)立和避免“出局”已成為高校檔案界當(dāng)下重要的話題之一?；诖?，高校檔案部門應(yīng)在基礎(chǔ)性工作中更多地融入檔案 “專業(yè)思維”，強(qiáng)化專業(yè)自信，否則高校檔案工作就可能成為無(wú)源之水或者無(wú)本之木。事實(shí)上，檔案專業(yè)自信的培養(yǎng)往往與開(kāi)展基礎(chǔ)性工作密不可分，這首先體現(xiàn)在檔案基礎(chǔ)性工作各個(gè)環(huán)節(jié)所展現(xiàn)的責(zé)任感與使命感；其次，檔案基礎(chǔ)性工作既包括專業(yè)理論，又結(jié)合專業(yè)實(shí)踐與方法，最能形成“檔案專業(yè)素養(yǎng)”，養(yǎng)成出“檔案專業(yè)自信”。因此，強(qiáng)化檔案專業(yè)自信，秉持專業(yè)自覺(jué)能夠更好地為高校檔案工作“從哪里來(lái)”“到哪里去”指明方向。

 2 、核心層的思考 2.1 檔案信息化的“再出發(fā)”

2.1.1 “再”信息化中的數(shù)據(jù)思維。強(qiáng)化“數(shù)據(jù)”思維，利用數(shù)據(jù)技術(shù)對(duì)已數(shù)字化的檔案內(nèi)容進(jìn)行分析、整合，是檔案部門和檔案學(xué)界要考慮的重點(diǎn)和熱點(diǎn)。[1]要實(shí)現(xiàn)檔案數(shù)字化到數(shù)據(jù)化的轉(zhuǎn)型，就要做到從面向目錄信息管理檔案的粗粒度管理，到面向計(jì)算機(jī)信息系統(tǒng)管理檔案頁(yè)面的中粒度管理，再到面向字符管理檔案內(nèi)容信息的細(xì)粒度管理。

2.1.2 “全”信息化中的延展思維。高校檔案信息化主要可以從全面管理、全面協(xié)同和彌補(bǔ)短板三個(gè)方向加以延展。全面管理就是以原生電子文件歸檔為方向，務(wù)必要解決“歸什么”“在哪里歸”“歸哪里”“怎么歸”“怎么用”和“歸得好”等六個(gè)問(wèn)題，做好校園網(wǎng)相關(guān)辦事事項(xiàng)電子化歸檔工作，實(shí)現(xiàn)多樣化檔案信息數(shù)據(jù)集的有效管理。全面協(xié)同是實(shí)現(xiàn)檔案的內(nèi)容、環(huán)境、用戶、組織等的全面協(xié)同。彌補(bǔ)短板就是發(fā)現(xiàn)諸如聲像檔案信息化不足等短板，有針對(duì)性地開(kāi)展檔案資源的再加工和深挖掘，達(dá)到提質(zhì)增效的目標(biāo)。

 2.1.3 “真”信息化中的用戶思維。過(guò)去，高校檔案信息化著眼點(diǎn)多集中于檔案實(shí)體的“收、管、存”，而非完全基于檔案信息的“用”，用戶可感可知可用的信息化體驗(yàn)還顯薄弱。以“用”為導(dǎo)向的信息化建設(shè)，可以探尋各個(gè)檔案文件間的關(guān)聯(lián)，增強(qiáng)檔案信息利用的效益。同時(shí)，借助數(shù)據(jù)化檔案資源，可以構(gòu)建基于專家經(jīng)驗(yàn)、知識(shí)庫(kù)和機(jī)器學(xué)習(xí)等技術(shù)的檔案信息檢索、分析工具集供用戶利用。信息化之 “真”更注重挖掘細(xì)粒度、可供利用與計(jì)算分析的關(guān)聯(lián)檔案數(shù)據(jù)。

2.2 檔案文化建設(shè)的“再布局”

2.2.1 檔案管理咨詢外包，文化記憶工程中的根基思維。應(yīng)以檔案資源優(yōu)化為根基開(kāi)展文化記憶工程，具體可表現(xiàn)為校史檔案、名人檔案、院系或?qū)W科史檔案、影像記憶、建筑記憶、檔案（文獻(xiàn)）遺產(chǎn)等工程或項(xiàng)目建設(shè)。本文所認(rèn)為的根基思維具有兩個(gè)內(nèi)涵：其一，以高校文化作為精神核心，以文化人。展現(xiàn)高校文化遺存，必然要認(rèn)準(zhǔn)高校文化傳承的精神實(shí)質(zhì)。其二，將“檔案”作為積淀高校文化記憶的根基。文化記憶工程衍生出的高校歷史畫(huà)面、情節(jié)，為利用者展現(xiàn)過(guò)去的情況與情景，同時(shí)也無(wú)聲地傳達(dá)了當(dāng)下或未來(lái)應(yīng)該承擔(dān)的責(zé)任和義務(wù)，毫無(wú)疑問(wèn)，這其中發(fā)揮最大作用的便是具有原始記錄作用的檔案本身。

 2.2.2 文化產(chǎn)品創(chuàng)作中的精品思維。摒棄泛泛堆集，鑄就文化精品。新《檔案法》第三十三條第二款指出：“檔案館應(yīng)當(dāng)配備研究人員，加強(qiáng)對(duì)檔案的研究整理，有計(jì)劃地組織編輯出版檔案材料，在不同范圍內(nèi)發(fā)行?！睉?yīng)積極探索高校檔案品牌化建設(shè)、創(chuàng)作檔案文化精品，可關(guān)注的范圍包括：重大事件、重大紀(jì)念日、重大活動(dòng)等主題性項(xiàng)目；珍貴檔案文獻(xiàn)；專題檔案數(shù)據(jù)庫(kù)等。精品思維還體現(xiàn)在工作機(jī)制建設(shè)和運(yùn)作上，具體包括：檔案文化產(chǎn)品選題、創(chuàng)作和傳播過(guò)程的長(zhǎng)效工作機(jī)制；組織有關(guān)單位和專家?guī)椭M(jìn)行項(xiàng)目策劃、研討與立項(xiàng)以及資金扶持的運(yùn)行機(jī)制；圍繞產(chǎn)品傳播，組織宣傳推介和品牌化運(yùn)作機(jī)制；文化作品創(chuàng)作傳播過(guò)程中的法律與倫理保護(hù)機(jī)制等。

 2.2.3 文化傳播平臺(tái)中的陣地思維。提到高校檔案文化傳播平臺(tái)， 檔案管理咨詢外包，不得不提校史博物館這一主陣地。高校校史館是動(dòng)態(tài)的，高校校史館建館思維經(jīng)歷了從藏品——展品——用戶體驗(yàn)的一個(gè)發(fā)展過(guò)程，需要尋求自身的可持續(xù)性發(fā)展之路，高校檔案館未來(lái)發(fā)展要注重用戶的感知與體驗(yàn)，在此基礎(chǔ)上實(shí)現(xiàn)從“功能性”——“可用性”——“愉悅性”的變換過(guò)程。同時(shí)應(yīng)注重深挖校史館與檔案館之間的關(guān)聯(lián)。

3 、保障層的探究

3.1 保障層的構(gòu)成。保障層的缺位或失誤都可能影響工作體系的效率或效果。建立配合有序的保障層，可以更好地回答上述基礎(chǔ)層和核心層應(yīng)當(dāng)由誰(shuí)或和誰(shuí)來(lái)實(shí)施；應(yīng)當(dāng)通過(guò)何種方式、方法或策略來(lái)加以實(shí)施并且實(shí)施到位；需要什么樣的制度來(lái)確保實(shí)施的問(wèn)題；等等。這里我們以WSR方法論， [4]將保障層劃分為三個(gè)關(guān)鍵機(jī)制，即為管理性、組織性和制度性三個(gè)保障機(jī)制，它們更多地關(guān)注高校檔案工作所依賴的環(huán)境或氛圍的營(yíng)造，是確保高校檔案工作完整體系得以順利進(jìn)行的支撐。

3.2 管理性保障中的工程思維。工程思維是以價(jià)值目標(biāo)為導(dǎo)向和以價(jià)值目的為靈魂的一種實(shí)踐性思維，其關(guān)注的是 “建構(gòu)”問(wèn)題。長(zhǎng)期以來(lái)，高校檔案部門較多地運(yùn)用科學(xué)思維，對(duì)應(yīng)著成果性目標(biāo)，而隨著檔案信息化和檔案文化建設(shè)不斷深入，檔案數(shù)字化工程、數(shù)字檔案館項(xiàng)目工程、檔案記憶工程和檔案文化陣地工程等更多地涉及如何“建構(gòu)”問(wèn)題，因此有必要強(qiáng)化工程思維。工程思維最重要特征是整體性、復(fù)雜性、動(dòng)態(tài)性和組織性，因此通常用“綜合的”“集成的”“整體的”等詞來(lái)描述工程思維的系統(tǒng)方式。

 3.3 組織性保障中的生態(tài)思維。從信息生態(tài)系統(tǒng)要素[5]的視角看，高校檔案工作組織上的保障要建立生態(tài)觀念，促進(jìn) “信息人、信息技術(shù)、信息內(nèi)外部環(huán)境”的良好配合與發(fā)展。首先，內(nèi)外組織建設(shè)要堅(jiān)持檔案工作的政治定位，新《檔案法》第三條旗幟鮮明把堅(jiān)持黨對(duì)檔案工作的領(lǐng)導(dǎo)寫(xiě)入法律，從根本上回答了檔案“為誰(shuí)而管、為誰(shuí)所用”的問(wèn)題，充分發(fā)揮黨管檔案工作的體制優(yōu)勢(shì)。[6] 其次，應(yīng)考慮內(nèi)部總體部署，建立符合檔案工作實(shí)際的保障制度，將檔案信息化納入信息化發(fā)展規(guī)劃，將檔案文化建設(shè)作為推進(jìn)高校文化建設(shè)的重要環(huán)節(jié)。最后，高校檔案部門應(yīng)重點(diǎn)關(guān)注新《檔案法》第二十四條有關(guān)檔案服務(wù)外包相關(guān)規(guī)定，建立起外包項(xiàng)目管理機(jī)制以及項(xiàng)目監(jiān)理制度，以有效地應(yīng)對(duì)項(xiàng)目外包質(zhì)量、進(jìn)度、費(fèi)用和安全等問(wèn)題。

 3.4 制度性保障中的整合思維。本文強(qiáng)調(diào)以整合思維構(gòu)建制度性保障，更側(cè)重問(wèn)題導(dǎo)向、綜合協(xié)同、眾中集優(yōu)的內(nèi)涵，主要來(lái)自于三方面的合力，即來(lái)自檔案部門內(nèi)部制度控制、標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范控制和政策法規(guī)控制等保障。在直接制定標(biāo)準(zhǔn)的條件還不成熟情況下，應(yīng)做好內(nèi)部制度體系的設(shè)計(jì)、構(gòu)建、監(jiān)測(cè)和完善工作，注重協(xié)同與配合，以達(dá)到規(guī)范和約束高校檔案工作活動(dòng)的目的。本文系中國(guó)高等教育學(xué)會(huì)高等教育科學(xué)研究 “十三五”規(guī)劃重點(diǎn)調(diào)研課題《全國(guó)高校檔案信息化現(xiàn)狀調(diào)研與數(shù)字檔案館建設(shè)發(fā)展戰(zhàn)略研究》， 檔案管理咨詢外包。