檔案整理是指單位檔案規(guī)范整理、檔案編目、制作目錄、規(guī)范裝盒，對目標(biāo)檔案進(jìn)行科學(xué)整理的過程，使之后期利用、保管更加安全、便捷。越來越多的企業(yè)選擇專業(yè)的第三方檔案整理服務(wù)商來進(jìn)行檔案專業(yè)化整理。今天我們就來了解一下企業(yè)選擇檔案整理服務(wù)商的要點(diǎn)吧！

　　企業(yè)在選擇檔案整理服務(wù)商時(shí)，首先要考察一下服務(wù)商資質(zhì)，正規(guī)的第三方檔案整理機(jī)構(gòu)都是在當(dāng)?shù)氐臋n案局有備案的，就拿武漢市來說，我中心作為一家服務(wù)商，須具備檔案中介備案資質(zhì)。其次要考察一下服務(wù)商實(shí)力，一方面不僅自有辦公場地，有一些具備一定規(guī)模的服務(wù)商還建有專業(yè)的人事檔案庫房和檔案寄存庫房，另一方面擁有一定人數(shù)的穩(wěn)定專業(yè)的團(tuán)隊(duì)，而不是錄用大量的兼職人員。最后要考察一下服務(wù)商軟實(shí)力，一家專業(yè)靠譜的檔案整理機(jī)構(gòu)，會(huì)有完善的檔案管理系統(tǒng)，并且有豐富的解決方案和服務(wù)案例，為檔案的規(guī)范化整理提供有力的保障。

　　檔案整理工作包括哪些內(nèi)容呢？

　　檔案整理工作它的基本程序，檔案整理工作的原則、全宗的組織以及全宗的排列與編號(hào)。檔案整理是通過一系列手段將收集來的檔案科學(xué)的組織，使之條理化和系統(tǒng)化，這是一項(xiàng)非?；A(chǔ)也必不可少的一項(xiàng)檔案工作的環(huán)節(jié)。檔案整理可以為檔案的保管、統(tǒng)計(jì)、檢索和利用提供基本的單位和完整的體系，它可以為準(zhǔn)確的鑒定檔案的價(jià)值提供全面、系統(tǒng)的依據(jù)。

　　另一方面能夠完整、系統(tǒng)地反映社會(huì)活動(dòng)、歷史事件和歷史人物的本來面貌，充分發(fā)揮檔案的憑證、參考作用，體現(xiàn)檔案的利用價(jià)值。

　　在正規(guī)條件下，我們的檔案整理工作包括檔案室接收文書部門和業(yè)務(wù)部門，按照歸檔要求整理、歸檔的文件或者是案卷。檔案館接收的是由機(jī)關(guān)檔案室根據(jù)入館要求整理、移交的文件和案卷。正常條件下，檔案室和檔案館的檔案整理工作主要是對所接收的檔案在更大的范圍內(nèi)進(jìn)一步的系統(tǒng)整理，比如全宗和案卷的排列、案卷目錄的加工。另外呢對整理不善的檔案進(jìn)行局部的調(diào)整，檔案館和檔案室對已整理入館，如實(shí)保存的檔案，經(jīng)過管理、實(shí)踐的檢驗(yàn)或?qū)ｉT的質(zhì)量檢查，要對其中不符合要求的檔案進(jìn)行一定的加工，以提高整理的質(zhì)量。

　　某些檔案材料由于保存的時(shí)間較長，其自身和檔案整理體系都會(huì)發(fā)生某些變化，也要對其進(jìn)行相應(yīng)的調(diào)整。對零散文件的整理，對檔案進(jìn)行全過程的整理工作，包括區(qū)分全宗、全宗類檔案的分類，然后案卷的編列、編輯檔案、案卷目錄編制等等……

　　照片檔案的整理步驟

　　按照《照片檔案管理規(guī)范》的要求，照片檔案的整理應(yīng)本著有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系、有利于保管、有利于提供利用的原則。照片檔案的底片、照片應(yīng)分開存放。

　　1.照片檔案的分類

　　根據(jù)照片檔案的特點(diǎn)，從室藏檔案的實(shí)際出發(fā)，適當(dāng)考慮照片檔案與其他類型檔案的聯(lián)系，以達(dá)到分類的客觀性、邏輯性與實(shí)用性的要求。底片與照片應(yīng)有不同的分類方法。

　?。?）底片的分類

　　按底片的制成材料分類，有軟質(zhì)底片、硬質(zhì)底片；按底片尺寸大小分類，有2寸、4寸、特大號(hào)；按年度分類，即按不同歷史時(shí)期產(chǎn)生的照片來分類；按內(nèi)容分類，即按底片所反映的問題、劇目、工程、項(xiàng)目、產(chǎn)品類型來分類。對于底片數(shù)量較少的單位也可以不分類，按底片收到的先后次序流水編號(hào)即可。

　?。?）照片的分類

　　應(yīng)在全宗內(nèi)按保管期限——年度——問題進(jìn)行分類?？缒甓惹也豢煞值恼掌部砂幢９芷谙蕖獑栴}——年度進(jìn)行分類。分類方案應(yīng)保持前后一致，不應(yīng)隨意變動(dòng)。也可以考慮與文書檔案的分類方法保持一致。照片檔案數(shù)量較多的單位，還可以從攝影的目的、記載的內(nèi)容和表現(xiàn)形式，劃分為記錄性照片和藝術(shù)性照片兩大類。

　　2.照片文字說明的編寫

　　文字說明同底片、照片一起構(gòu)成了照片檔案的基本要素。如果沒有文字說明作補(bǔ)充，就會(huì)使人無法明白照片畫面上所反映的時(shí)間、地點(diǎn)與內(nèi)容。文字說明與照片放在一起，可以起到相互印證、補(bǔ)充的作用。文字說明編寫得準(zhǔn)確、簡明與否，直接影響到照片檔案的質(zhì)量。文字

　　說明包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六個(gè)要素。這六要素概括地揭示照片影像所反映的全部信息。單張照片的說明在照片正下方書寫，也可在照片右側(cè)或左側(cè)書寫。大照片的文字說明可另紙書寫，一同保存。

　　3.照片檔案的立卷

　　照片檔案分類后，應(yīng)將照片檔案組合成案卷。一般情況下，一項(xiàng)內(nèi)容一卷，內(nèi)容相近的也可組成一卷，每卷不宜超過30個(gè)芯頁，照片檔案數(shù)量很少的單位，每一年的照片可組合成一卷。一般按照重要程度或時(shí)間順序進(jìn)行排列，按順序嵌進(jìn)照片檔案裝具。然后編照片號(hào)，照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼，由全宗號(hào)、保管期限代碼、冊號(hào)、張?zhí)柦M成。照片號(hào)有兩種格式，即全宗號(hào)——保管期限代碼——冊號(hào)——張?zhí)枴⑷谔?hào)——保管期限代碼——張?zhí)枴?/p>

　　4.照片檔案目錄的編制

　　為了方便地查閱利用照片檔案，需要編制照片檔案目錄。照片檔案目錄是對每張照片編制目錄，目錄的條目是按照照片號(hào)順序排列。照片檔案基本目錄的必備項(xiàng)目有照片號(hào)、題名、時(shí)間、攝影者、底片號(hào)、備注，可根據(jù)需要增加項(xiàng)目?；灸夸浀臈l目應(yīng)按照片號(hào)排序。

　　為什么需要專業(yè)檔案整理

　　對于企事業(yè)單位的檔案管理工作而言，在日常工作開展時(shí)會(huì)遇到一些問題，比如缺乏專業(yè)的檔案崗位工作人員，所以對于檔案管理的日常工作流程會(huì)產(chǎn)生一些疏漏。對于應(yīng)對檔案工作檢查，因?yàn)槿鄙賹I(yè)檔案管理經(jīng)驗(yàn)，使得工作成果達(dá)標(biāo)難，需要對工作內(nèi)容進(jìn)行反復(fù)修改檢查。所以對于企事業(yè)單位來說，如何通過專業(yè)檔案整理解決這些問題，使得日常的檔案管理工作能正常開展，就很重要了。

　　對于這些問題，首要的工作就是需要完成專業(yè)檔案整理工作。對于各類檔案材料，如文書檔案、會(huì)計(jì)檔案、人事檔案、工程檔案等，按照國家檔案管理規(guī)章制度與行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，進(jìn)行檔案整理工作，是檔案建設(shè)的基礎(chǔ)工作之一。

　　對于收集的數(shù)量、種類繁多的檔案材料，經(jīng)過材料鑒別工作后，按照專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行檔案材料分類、排序、目錄撰寫、技術(shù)加工并裝訂成卷。在完成專業(yè)檔案整理工作之后，在進(jìn)行日常工作時(shí)，才能以此為基礎(chǔ)，完成檔案材料的查詢、借出、檔案內(nèi)容補(bǔ)充等環(huán)節(jié)的工作。